هل يمكن لتطبيق مراقبة الموظف تعزيز إنتاجية فريق التسويق الخاص بك؟

برامج إدارة الوقت وتتبع الوقت والجداول الزمنية - ما علاقة هذه بوكالتك التسويقية؟ عادة ، تقضي أسابيع في مشاريع متعددة لعملاء مختلفين ، لكن هل تعرف ما إذا كانت مشاريعك ستكون مربحة في النهاية؟

كعمل تجاري خدمي ، ما تبيعه هو ساعات. لا يهم ما إذا كنت فريقًا صغيرًا أو شركة ، يجب أن تستخدم كل وكالة نوعًا من برامج تتبع الوقت. عند القيام بذلك ، يمكنك فهم كيف يقضي فريقك الوقت في المهام ويضع استراتيجيات لتحقيق أقصى قدر من الأرباح.

في هذا المقال نجيب على الأسئلة التالية:

• هل يؤدي تتبع الوقت إلى زيادة الإنتاجية؟
• ما هي أفضل طريقة لتتبع الوقت؟
• لماذا يعد تتبع الإنتاجية مهمًا؟

كيف تجعل فريق وكالة التسويق الخاص بك يتتبع الوقت

ضع في اعتبارك أن مراقبة الموظفين يمكن أن تخلق مخاوف تتعلق بالخصوصية مع فريقك. في أحد الاستطلاعات التي نشرتها SHRM ، قال 79٪ من العمال إنهم سيسمحون لأصحاب العمل بمراقبتهم إذا كانوا شفافين بشأن ذلك.

لذلك ، تأكد من حصولك على موافقة الفريق فيما يتعلق بالبرنامج الذي تختاره. نقطة البداية الجيدة هي أن تبدأ بشرح الأسباب الكامنة وراء تنفيذ حل تتبع الوقت لفريقك. فيما يلي بعض النصائح التي يجب مراعاتها:

• أشرك فرقك. إن العاملين لديك هم من سيستخدمون بالفعل أداة تتبع الوقت ، لذا أشركهم في عملية الاختيار. اسمح لهم باختبار ميزات تطبيقك المقترح وإبداء الملاحظات. السماح للموظفين بالاستثمار في نظام تتبع الوقت يجعلهم أكثر عرضة لاستخدامه.
• اشرح فوائد تتبع الوقت. يجب أن يفهم فريقك "سبب" متتبع الوقت لاحتضانه. بصرف النظر عن الإدارة الفعالة لأعباء العمل ، يمكن أن يساعدك نظام تتبع الوقت في تحديد المهام أو الخدمات التي تحتاج إلى الاستعانة بمصادر خارجية.
• ابحث عن متتبع للوقت يتكامل مع التطبيقات التي تستخدمها أنت وفريقك بالفعل. على سبيل المثال ، يمكن أن يوفر التكامل مع تطبيقات التقويم أو برامج المحاسبة على فريقك الكثير من الوقت.
• توفير التدريب على كيفية استخدام نظام تتبع الوقت الجديد. يعد متعقب الوقت الجيد سهل الاستخدام ويوفر دعمًا ممتازًا للعملاء يمكن لأعضاء الفريق الوصول إليه متى احتاجوا إلى المساعدة.

لماذا يعد تتبع الوقت لوكالتك أمرًا منطقيًا

إذا كانت وكالتك تقوم بالدفع بالساعة ، فأنت تريد برنامجًا لتتبع الوقت يلتقط بدقة كل ثانية تقضيها في العمل. من المثير للدهشة أن بعض الوكالات لا تزال تفعل ذلك في المدرسة القديمة - باستخدام القلم والورق. على الرغم من بساطته ، إلا أنه يساهم في نقص رؤية المشروع والتحكم فيه ، فضلاً عن عدم الدقة عند تلخيص البيانات.

يعد نظام تتبع الوقت الآلي أكثر ملاءمة ويضمن الاستخدام المناسب للوقت. إنه يجعل إعداد التقارير أسهل ، ويوفر نظرة ثاقبة لسير عمل فريقك ، ويبسط التجربة بأكملها. إذا كنت لا تستخدم متتبع الوقت مع فريق التسويق الخاص بك حتى الآن ، فقد حان الوقت لتقديم واحد.

اقرأ فيما نناقش بشكل أكبر الأسباب التي تجعلك تبدأ في تتبع الوقت لوكالتك.

يعزز مساءلة الموظفين

تعد سرقة وقت الموظفين اتجاهًا مقلقًا للعديد من الشركات. وفقًا لمسح مستقل أجرته TSheets ، اعترف 49 بالمائة من الموظفين الأمريكيين الذين يتتبعون الوقت بسرقة الوقت. كان هذا يمثل 11 مليار دولار من الخسائر لأرباب العمل الأمريكيين كل عام. قد لا تكون المشكلة بالضرورة موظفين ، ولكنها خلل في نظام تتبع الوقت في المنظمة.

مع اعتراف واحد من كل اثنين من الموظفين بإضافة ما بين 15 و 60 دقيقة إلى جداولهم الزمنية ، يمكنك تخيل مقدار ما يمكنك توفيره من خلال إدارة الوقت المناسبة.

فكيف يمكنك منع سرقة الوقت؟ حسنًا ، يمكنك تنفيذ نظام آلي لتتبع الوقت. يضمن برنامج تتبع وقت المشروع الدقيق إلى الثانية أن يتم احتساب كل الوقت وأن يتم الدفع للموظفين مقابل الساعات التي استثمروا فيها بالفعل.

ثاقبة إدارة الوقت

وكالات التسويق لديها المئات من الأنشطة للتوفيق بينها في أي يوم عادي. من تسويق المحتوى والإعلان والتسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي إلى بناء خطط المشاريع ، يجب أن تفهم الفرق توزيع الوقت عبر العمليات التجارية.

توفر أداة تتبع الوقت رؤية للساعات التي يقضيها العميل في مشروع. يعمل أعضاء الفريق عند بدء العمل ويضغطون على "توقف" عند الانتهاء. لم يعد عليك تخمين مقدار الوقت الذي يقضيه الموظف في المشروع. يقوم البرنامج تلقائيًا بالتقاط العدد الدقيق لدقائق العمل في كل مشروع ومن قام به.

برنامج ممتاز لتتبع الوقت يسلط الضوء على نفقات الوقت للأفراد أو المجموعات ويعزز التخطيط الأفضل للمشروع.

تحسين التقارير

تعتمد فرق الوكالة على التقارير لتطوير خطط المشاريع المستقبلية. سواء كنت تراقب الساعات القابلة للفوترة أو الميزانية أو نشاط التطبيق والموقع الإلكتروني ، فإن أدوات تعقب الوقت تبسط عملية جمع المعلومات ببضع نقرات فقط.

يمكنك بعد ذلك إنشاء تقارير مختلفة لمشاركتها مع عملائك لتكون بمثابة دليل على العمل الذي سيسهل معالجة الدفع.

تتبع وقت الوكالة يمنع تجاوز الميزانية

هل لديك عملاء يطلبون وقتًا أطول بكثير مما يدفعون مقابله؟ يتيح لك برنامج تتبع الوقت تحديد مقدار الوقت الذي يقضيه فريق التسويق في مشروع العميل. يمكنك تتبع تقدم المشروع في الوقت الفعلي واكتشاف ما إذا كان في خطر تجاوز الميزانية.

ستنبهك بعض أدوات إدارة المشاريع المزودة بميزات تتبع الوقت عندما لا يتبقى لديك سوى بضع ساعات. يمكنك بعد ذلك إجراء التعديلات المناسبة للبقاء في حدود الميزانية.

يعمل تتبع الوقت على تعزيز إدارة عبء العمل بشكل أفضل

وجد استطلاع أجرته مؤسسة غالوب أن 23 في المائة من أعضاء الفريق أفادوا بأنهم يشعرون بالإرهاق في العمل في كثير من الأحيان أو دائمًا ، بينما أفاد 44 في المائة بأنهم يشعرون بنفس الشيء في بعض الأحيان. مع 63 في المائة من العمال المنهكين أكثر عرضة لقضاء يوم مريض و 2.6 مرة أكثر احتمالية للبحث عن عمل في مكان آخر ، فإن إدارة عبء العمل ضرورية.

إذا كنت تتساءل عن كيفية إدارة عبء العمل الجماعي ، فسيبدأ بالاستثمار في نظام تتبع الوقت. توفر هذه الأداة إثباتًا للعمل ، وتعرض أداء كل عضو في الفريق. يساعدك تطبيق مراقبة الموظف الذي يوفر لقطات شاشة اختيارية واستخدام الويب والتطبيقات ولوحة المفاتيح وتتبع نشاط الماوس على فهم كيفية قضاء الأشخاص لساعات عملهم.

يمكن للتطبيق التقاط لقطات شاشة عشوائية على فترات زمنية محددة على مدار اليوم. تتيح لك لقطات الشاشة الاختيارية التحقق من تقدم المشروع لكل عامل دون مقاطعته لتحديث الحالة.

يعد هذا المستوى من الرؤية ذا قيمة عند إدارة فريق كبير لأنه يمكن أن يساعدك في تحديد الموظفين المرهقين بسرعة. علاوة على ذلك ، تعمل ميزات التقاط الشاشة على تعزيز الشفافية ، خاصة عند العمل مع العملاء الذين يريدون تحديثات منتظمة.

يساعدك تتبع الوقت في تحديد ما إذا كانت وكالتك تعاني من نقص في الموظفين

عندما يكون لدى الفرق الكثير من العمل ولا تمتلك الموارد الكافية ، فقد يكون من الصعب الوفاء بالمواعيد النهائية. يمكن لتطبيق تتبع الوقت أن يسلط الضوء على المشاريع التي تتأخر ، مما يتيح لك اتخاذ الإجراءات المناسبة مثل تعيين موظفين إضافيين.

يمكنك استخدام البيانات التي تم جمعها في الماضي لتحديد المهام التي تستغرق وقتًا أطول لإكمالها. هذه هي المشاريع التي تنفق عليها معظم الأموال. يمكنك بعد ذلك اختيار الاستعانة بمصادر خارجية لمثل هذه المهام لتوفير المال والموارد ، فضلاً عن تحرير أعباء عمل فريقك.

يعمل تتبع الوقت على تبسيط الأداء وتتبع الإنتاجية

يمكن أن يساعد برنامج تتبع الوقت المناسب في زيادة إنتاجية وكالتك. يقلل المتتبع الآلي من إهدار الوقت من خلال السماح للمستخدمين بتخطي إدخال الوقت اليدوي والتركيز بدلاً من ذلك على إنجاز العمل.

يحتاج المستخدمون فقط إلى بدء تشغيل المؤقت أو إيقافه مؤقتًا أو إيقافه حسب الحاجة. تقوم الأداة تلقائيًا بجمع جميع البيانات المتعلقة بنشاط المستخدم ، مع تسجيل كل ثانية تقضيها في العمل. بصفتك مديرًا ، ستجد أن البيانات لا تقدر بثمن في تحديد نقاط الضعف والقوة في استراتيجيات عملك ، حتى تتمكن من إصلاحها قبل أن تنفد بشكل كبير.

تتبع وقت الوكالة يبسط الفواتير الدقيقة والفواتير

المحاسبة عنصر أساسي في أي نموذج عمل ، بما في ذلك وكالات التسويق. مهمتك الأساسية هي تحقيق أرباح من شأنها أن تحافظ على عملك وتنموه. من ناحية أخرى ، تريد تتبع الساعات المدفوعة (والساعات غير القابلة للفوترة) لتقليل التكاليف وإهدار الموارد.

تضمن أداة تتبع الوقت تسجيل ساعات العمل بدقة وتقليل الأخطاء في المحاسبة. ثم يقوم تلقائيًا بتحويل وقت الفوترة المتعقب إلى مبالغ قابلة للفوترة. علاوة على ذلك ، تعمل أدوات تتبع الوقت على تبسيط عملية إنشاء فواتير مخصصة ، والتي يمكنك إرسالها عبر البريد الإلكتروني ، مما يزيد من تبسيط العملية.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تصدير معلومات الدفع للمحاسبة ، ومقارنة النفقات لتحديد المشاريع المربحة التي يمكنك الاستمرار في متابعتها. يعد تتبع الوقت مفيدًا أيضًا لعميلك ، الذي سيستمتع بضياع الوقت الصفري ، بفضل التسجيل الدقيق للساعات القابلة للفوترة.

تغليف

في النهاية ، يمنحك تتبع وقت الوكالة رؤى قيمة تمكّنك من الفهم الكامل لربحية عملك. يتيح لك تتبع إنتاجية فريقك تحديد استراتيجيات أفضل لتنمية وكالة التسويق الخاصة بك. ستكون قادرًا على تحديد مهام ومشاريع عائد استثمار عالية ، بحيث يمكنك تعيينها لفرق متخصصة.

بالإضافة إلى ذلك ، ستعرف كيف يتم إنفاق الوقت على المشاريع وأين يجب أن تضع أموالك. في النهاية ، يرسم تتبع الوقت صورة أكبر يمكن أن تساعدك في التخطيط لمستقبل وكالتك.