Un'app di monitoraggio dei dipendenti può aumentare la produttività del tuo team di marketing?

Software per la gestione del tempo, il monitoraggio del tempo e la scheda attività: cosa hanno a che fare con la tua agenzia di marketing? Normalmente, trascorri settimane su più progetti per clienti diversi, ma sai se i tuoi progetti alla fine saranno redditizi?

Come azienda di servizi, quello che vendi sono ore. Non importa se sei una piccola squadra o una società, ogni agenzia dovrebbe utilizzare una sorta di software di monitoraggio del tempo. In tal modo, puoi capire come il tuo team dedica il tempo alle attività e ideare strategie per massimizzare i profitti.

In questo articolo rispondiamo alle seguenti domande:

• Il monitoraggio del tempo aumenta la produttività?
• Qual è il modo migliore per tenere traccia del tempo?
• Perché il monitoraggio della produttività è importante?

Come convincere il team dell'agenzia di marketing a tenere traccia del tempo

Tieni presente che il monitoraggio dei dipendenti può creare problemi di privacy con il tuo team. In un sondaggio pubblicato da SHRM, il 79% dei lavoratori afferma che lascerebbe che i propri datori di lavoro li monitorino se fossero trasparenti al riguardo.

Quindi, assicurati di ottenere il consenso del team per quanto riguarda il tuo software preferito. Un buon punto di partenza è iniziare spiegando al tuo team i motivi alla base dell'implementazione di una soluzione di monitoraggio del tempo. Ecco alcuni suggerimenti da considerare:

• Coinvolgi i tuoi team. I tuoi lavoratori sono quelli che utilizzeranno effettivamente lo strumento di monitoraggio del tempo, quindi coinvolgili nel processo di selezione. Consenti loro di testare le funzionalità dell'app proposta e di fornire feedback. Consentire ai dipendenti di essere investiti nel sistema di monitoraggio del tempo li rende più propensi a utilizzarlo.
• Spiega i vantaggi del monitoraggio del tempo. Il tuo team deve capire il "perché" del cronometro per abbracciarlo. Oltre a un'efficace gestione del carico di lavoro, un sistema di monitoraggio del tempo può aiutarti a identificare attività o servizi che devono essere esternalizzati.
• Trova un rilevatore di tempo che si integri con le app che tu e il tuo team già utilizzate. Ad esempio, l'integrazione con app di calendario o software di contabilità può far risparmiare molto tempo al tuo team.
• Fornire formazione su come utilizzare il nuovo sistema di rilevamento del tempo. Un buon time tracker è semplice da usare e offre un eccellente supporto clienti a cui i membri del team possono accedere ogni volta che hanno bisogno di assistenza.

Perché ha senso tenere traccia del tempo per la tua agenzia

Se la tua agenzia fattura a ore, desideri un software di monitoraggio del tempo che catturi accuratamente ogni secondo trascorso a lavorare. Sorprendentemente, alcune agenzie lo stanno ancora facendo alla vecchia maniera, usando carta e penna. Sebbene sia semplice, contribuisce alla mancanza di visibilità e controllo del progetto, nonché all'imprecisione durante il riepilogo dei dati.

Un sistema automatizzato di rilevamento del tempo è più conveniente e garantisce un corretto utilizzo del tempo. Semplifica la creazione di report, fornisce informazioni dettagliate sul flusso di lavoro del tuo team e semplifica l'intera esperienza. Se non stai ancora utilizzando un rilevatore di tempo con il tuo team di marketing, è giunto il momento di introdurne uno.

Continua a leggere mentre discutiamo ulteriormente i motivi per cui dovresti iniziare a monitorare il tempo per la tua agenzia.

Promuove la responsabilità dei dipendenti

Il furto di tempo dei dipendenti è una tendenza preoccupante per molte aziende. Secondo un sondaggio indipendente di TSheets, il 49% dei dipendenti statunitensi che tengono traccia del tempo ha ammesso di aver rubato il tempo. Ciò rappresentava ogni anno 11 miliardi di dollari di perdite per i datori di lavoro americani. Il problema potrebbe non riguardare necessariamente i dipendenti, ma un difetto nel sistema di monitoraggio del tempo dell'organizzazione.

Con un dipendente su due che ammette di aggiungere tra 15 e 60 minuti ai propri fogli presenze, puoi immaginare quanto puoi risparmiare con una corretta gestione del tempo.

Quindi, come puoi prevenire il furto di tempo? Bene, puoi implementare un sistema di monitoraggio del tempo automatizzato. Il software di monitoraggio del tempo di progetto accurato al secondo assicura che tutto il tempo venga contabilizzato e che i dipendenti vengano pagati per le ore in cui hanno effettivamente investito.

Perspicace gestione del tempo

Le agenzie di marketing hanno centinaia di attività con cui destreggiarsi in una giornata tipo. Dal content marketing, pubblicità e social media marketing alla creazione di piani di progetto, i team devono comprendere la distribuzione del tempo tra le operazioni aziendali.

Uno strumento di monitoraggio del tempo fornisce visibilità sulle ore trascorse su un progetto del cliente. I membri del team timbrano quando iniziano a lavorare e premono "stop" quando hanno finito. Non devi più indovinare quanto tempo un dipendente ha dedicato a un progetto. Il software acquisisce automaticamente il numero esatto di minuti lavorati su ciascun progetto e da chi.

Un eccellente software di monitoraggio del tempo evidenzia le spese di tempo per individui o gruppi e promuove una migliore pianificazione del progetto.

Rapporti migliorati

I team delle agenzie si affidano ai rapporti per sviluppare piani di progetti futuri. Che tu stia monitorando le ore fatturabili, il budget o l'attività di app e siti web, i time tracker semplificano la raccolta di informazioni in pochi clic.

Puoi quindi generare diversi rapporti da condividere con i tuoi clienti per fungere da prova del lavoro che faciliterà l'elaborazione dei pagamenti.

Il monitoraggio del tempo dell'agenzia previene il superamento del budget

Hai clienti che richiedono molto più tempo di quello per cui stanno pagando? Il software di monitoraggio del tempo ti consente di limitare la quantità di tempo che il tuo team di marketing dedica al progetto di un cliente. Puoi monitorare lo stato di avanzamento del progetto in tempo reale e rilevare quando rischia di superare il budget.

Alcuni strumenti di gestione dei progetti con funzionalità di monitoraggio del tempo ti avviseranno quando ti rimangono solo poche ore. È quindi possibile apportare le modifiche appropriate per rimanere entro il budget.

Il monitoraggio del tempo promuove una migliore gestione del carico di lavoro

Un sondaggio Gallup ha rilevato che il 23% dei membri del team ha riferito di sentirsi esaurito sul lavoro spesso o sempre, mentre il 44% ha riferito di sentirsi lo stesso a volte. Con il 63% dei lavoratori esauriti più propensi a prendersi una giornata di malattia e 2,6 volte più propensi a cercare lavoro altrove, la gestione del carico di lavoro è essenziale.

Se ti stai chiedendo come gestire il carico di lavoro del team, inizia con l'investimento in un sistema di monitoraggio del tempo. Tale strumento fornisce una prova del lavoro, mostrando le prestazioni di ciascun membro del team. Un'app di monitoraggio dei dipendenti che offre schermate opzionali, utilizzo di Web e app e monitoraggio dell'attività di tastiera e mouse ti aiuta a capire come le persone trascorrono le ore di lavoro.

L'app può acquisire schermate casuali a intervalli specifici durante il giorno. Gli screenshot opzionali ti consentono di controllare lo stato di avanzamento del progetto di ciascun lavoratore senza interromperli per un aggiornamento dello stato.

Questo livello di visibilità è prezioso quando si gestisce un grande team poiché può aiutarti a identificare rapidamente i dipendenti oberati di lavoro. Inoltre, le funzionalità di cattura dello schermo promuovono la trasparenza, soprattutto quando si lavora con clienti che desiderano aggiornamenti regolari.

Il monitoraggio del tempo ti aiuta a identificare se la tua agenzia è a corto di personale

Quando i team hanno molte cose da fare e non hanno risorse sufficienti, può essere difficile rispettare le scadenze. Un'applicazione di monitoraggio del tempo può portare alla luce i progetti che si stanno trascinando indietro, consentendoti di intraprendere azioni appropriate come l'assunzione di personale supplementare.

Puoi utilizzare i dati raccolti in passato per identificare le attività che richiedono più tempo per essere completate. Questi sono i progetti per cui spendi di più. Puoi quindi scegliere di esternalizzare tali attività per risparmiare denaro e risorse, oltre a liberare il carico di lavoro del tuo team.

Il monitoraggio del tempo semplifica il monitoraggio delle prestazioni e della produttività

Il giusto software di monitoraggio del tempo può aiutare ad aumentare la produttività della tua agenzia. Un tracker automatizzato riduce le perdite di tempo consentendo agli utenti di saltare l'inserimento manuale del tempo e concentrarsi invece sul completamento del lavoro.

Gli utenti devono solo avviare, mettere in pausa o interrompere il timer secondo necessità. Lo strumento raccoglie automaticamente tutti i dati sull'attività dell'utente, registrando ogni secondo trascorso a lavorare. In qualità di manager, troverai i dati inestimabili per identificare punti deboli e punti di forza nelle tue strategie di lavoro, in modo da poterli correggere prima che diventino sproporzionati.

Il monitoraggio del tempo dell'agenzia semplifica la fatturazione e la fatturazione accurate

La contabilità è una componente essenziale di qualsiasi modello di business, comprese le agenzie di marketing. La tua missione principale è realizzare profitti che sostengano e facciano crescere la tua attività. D'altra parte, vuoi tenere traccia delle ore fatturabili (e non fatturabili) per ridurre i costi e lo spreco di risorse.

Uno strumento di monitoraggio del tempo assicura ore di lavoro accuratamente registrate e riduce al minimo gli errori nella contabilità. Quindi converte automaticamente il tempo fatturabile tracciato in importi fatturabili. Inoltre, gli strumenti di monitoraggio del tempo semplificano il processo di creazione della fatturazione personalizzata, che puoi poi inviare via e-mail, snellendo ulteriormente il processo.

Inoltre, puoi esportare le informazioni di pagamento per la contabilità e confrontare le spese per determinare progetti redditizi che puoi continuare a perseguire. Il monitoraggio del tempo è vantaggioso anche per il tuo cliente, che godrà di zero perdite di tempo, grazie all'accurata registrazione delle ore fatturabili.

Avvolgendo

In definitiva, il monitoraggio del tempo dell'agenzia ti offre informazioni preziose che ti consentono di comprendere appieno la redditività della tua attività. Monitorare la produttività del tuo team ti consente di determinare strategie migliori per far crescere la tua agenzia di marketing. Sarai in grado di identificare attività e progetti con ROI elevato, in modo da poterli assegnare a team specializzati.

Inoltre, saprai come viene speso il tempo sui progetti e dove dovresti investire i tuoi soldi. Alla fine, il monitoraggio del tempo dipinge un quadro più ampio che può aiutarti a pianificare il futuro della tua agenzia.