員工監控應用程序可以提高營銷團隊的生產力嗎？

時間管理、時間跟踪和時間表軟件——這些與您的營銷機構有什麼關係？ 通常，您會為不同客戶的多個項目花費數週時間，但您知道您的項目最終是否會盈利嗎？

作為一家服務企業，您銷售的是小時數。 無論您是小團隊還是公司，每個機構都應該使用某種時間跟踪軟件。 通過這樣做，您可以了解您的團隊如何在任務上花費時間並製定策略以最大化利潤。

在本文中，我們將回答以下問題：

• 時間跟踪能提高生產力嗎？
• 跟踪時間的最佳方法是什麼？
• 為什么生產力跟踪很重要？

如何讓您的營銷代理團隊跟踪時間

請記住，員工監控可能會給您的團隊帶來隱私問題。 在 SHRM 發布的一項調查中，79% 的工人表示，如果他們對此保持透明，他們會讓雇主監控他們。

因此，請確保您獲得團隊對您選擇的軟件的認可。 一個好的起點是首先向您的團隊解釋實施時間跟踪解決方案的原因。 以下是一些需要考慮的提示：

• 讓您的團隊參與進來。 您的員工將實際使用時間跟踪工具，因此請讓他們參與選擇過程。 讓他們測試您提議的應用程序的功能並提供反饋。 允許員工投資於時間跟踪系統使他們更有可能使用它。
• 解釋時間跟踪的好處。 您的團隊必須了解時間跟踪器的“原因”才能接受它。 除了有效的工作負載管理外，時間跟踪系統還可以幫助您識別需要外包的任務或服務。
• 查找與您和您的團隊已經使用的應用程序集成的時間跟踪器。 例如，與日曆應用程序或會計軟件集成可以為您的團隊節省大量時間。
• 提供有關如何使用新時間跟踪系統的培訓。 一個好的時間跟踪器易於使用，並提供出色的客戶支持，團隊成員可以在需要幫助時訪問。

為什麼跟踪您的代理機構的時間是有意義的

如果您的代理機構按小時計費，您需要一款時間跟踪軟件，該軟件可以準確記錄每一秒的工作時間。 令人驚訝的是，一些機構仍然在做老派——使用筆和紙。 雖然它很簡單，但它會導致缺乏項目可見性和控制，以及匯總數據時的不准確性。

自動時間跟踪系統更方便，並確保適當的時間利用。 它使報告變得更容易，讓您深入了解團隊的工作流程，並簡化整個體驗。 如果您的營銷團隊還沒有使用時間跟踪器，那麼是時候介紹一個了。

請繼續閱讀，我們將進一步討論您應該開始為您的代理機構跟踪時間的原因。

促進員工問責制

對於許多企業來說，員工時間盜竊是一個令人擔憂的趨勢。 根據 TSheets 的一項獨立調查，49% 的美國跟踪時間的員工承認時間被盜。 這占美國雇主每年 110 億美元的損失。 問題可能不一定是員工，而是組織時間跟踪系統的缺陷。

有二分之一的員工承認他們的時間表增加了 15 到 60 分鐘，您可以想像通過適當的時間管理可以節省多少。

那麼，如何防止時間被盜呢？ 好吧，您可以實施自動時間跟踪系統。 精確到秒的項目時間跟踪軟件可確保計算所有時間，並按實際投入的時間向員工支付報酬。

有見地的時間管理

在任何典型的日子裡，營銷機構都有數百項活動需要處理。 從內容營銷、廣告和社交媒體營銷到製定項目計劃，團隊必須了解跨業務運營的時間分佈。

時間跟踪工具可讓您了解在客戶項目上花費的時間。 團隊成員在開始工作時打卡，完成後點擊“停止”。 您不再需要猜測員工在項目上花費了多少時間。 該軟件會自動捕獲每個項目的確切工作分鐘數以及由誰工作。

出色的時間跟踪軟件可以突出個人或團體的時間支出，並促進更好的項目規劃。

改進的報告

機構團隊依靠報告來製定未來的項目計劃。 無論您是監控計費時間、預算還是應用程序和網站活動，時間跟踪器只需單擊幾下即可簡化信息收集。

然後，您可以生成不同的報告以與您的客戶共享，作為有助於付款處理的工作證明。

代理時間跟踪防止過度預算

您是否有客戶要求的時間比他們支付的要多得多？ 時間跟踪軟件可讓您限制營銷團隊在客戶項目上花費的時間。 您可以實時跟踪項目進度並檢測何時有超出預算的危險。

一些具有時間跟踪功能的項目管理工具會在您只剩下幾個小時時提醒您。 然後，您可以進行適當的調整以保持在預算範圍內。

時間跟踪促進更好的工作負載管理

蓋洛普的一項調查發現，23% 的團隊成員表示經常或總是感到工作倦怠，而 44% 的團隊成員表示有時也有同樣的感覺。 63% 的精疲力竭的工人更有可能請病假，而在其他地方尋找工作的可能性則高出 2.6 倍，因此工作量管理至關重要。

如果您想知道如何管理團隊工作量，首先要投資時間跟踪系統。 這樣的工具提供工作證明，顯示每個團隊成員的表現。 員工監控應用程序提供可選的屏幕截圖、Web 和應用程序使用情況以及鍵盤和鼠標活動跟踪，可幫助您了解人們如何度過他們的工作時間。

該應用程序可以在一天中以特定時間間隔隨機截取屏幕截圖。 可選的屏幕截圖讓您可以查看每個工作人員的項目進度，而無需中斷他們進行狀態更新。

在管理大型團隊時，這種可見性水平很有價值，因為它可以幫助您快速識別過度勞累的員工。 更重要的是，屏幕截圖功能提高了透明度，尤其是在與需要定期更新的客戶合作時。

時間跟踪可幫助您確定您的機構是否人手不足

當團隊有很多事情要做並且沒有足夠的資源時，很難按時完成任務。 時間跟踪應用程序可以揭示拖後的項目，使您能夠採取適當的行動，例如僱用補充人員。

您可以使用過去收集的數據來確定哪些任務需要最長時間才能完成。 這些是您花費最多的項目。 然後，您可以選擇外包此類任務以節省資金和資源，並釋放團隊的工作量。

時間跟踪簡化了績效和生產力跟踪

正確的時間跟踪軟件可以幫助提高您機構的生產力。 自動跟踪器允許用戶跳過手動時間輸入，而是專注於完成工作，從而減少時間浪費。

用戶只需要根據需要啟動、暫停或停止計時器。 該工具會自動收集有關用戶活動的所有數據，同時記錄每一秒的工作時間。 作為經理，您會發現數據對於識別工作策略中的弱點和優勢非常寶貴，因此您可以在它們變得不成比例之前對其進行修復。

代理時間跟踪簡化了準確的計費和發票

會計是任何商業模式的重要組成部分，包括營銷機構。 您的主要任務是賺取能夠維持和發展您的業務的利潤。 另一方面，您希望跟踪計費時間（和非計費時間）以減少成本和資源浪費。

時間跟踪工具可確保准確記錄工作時間並最大限度地減少會計錯誤。 然後，它會自動將跟踪的計費時間轉換為計費金額。 此外，時間跟踪工具簡化了創建自定義發票的過程，然後您可以通過電子郵件將其發送出去，從而進一步簡化流程。

此外，您可以導出付款信息以進行會計，並比較支出以確定您可以繼續追求的有利可圖的項目。 時間跟踪也有利於您的客戶，由於計費時間的準確記錄，他們將享受零時間損失。

包起來

最終，代理時間跟踪為您提供寶貴的見解，使您能夠充分了解您的業務盈利能力。 跟踪團隊的生產力可以讓您確定更好的策略來發展您的營銷代理。 您將能夠識別高 ROI 任務和項目，因此您可以將它們分配給專門的團隊。

此外，您將了解時間是如何花在項目上的以及應該把錢花在哪裡。 最後，時間跟踪描繪了一幅更大的圖景，可以幫助您規劃代理機構的未來。