Kann eine App zur Mitarbeiterüberwachung die Produktivität Ihres Marketingteams steigern?

Zeitmanagement, Zeiterfassung und Timesheet-Software – was haben diese mit Ihrer Marketingagentur zu tun? Normalerweise verbringen Sie Wochen mit mehreren Projekten für verschiedene Kunden, aber wissen Sie, ob sich Ihre Projekte am Ende rentieren werden?

Als Dienstleistungsunternehmen verkaufen Sie Stunden. Es spielt keine Rolle, ob Sie ein kleines Team oder ein Unternehmen sind, jede Agentur sollte eine Art Zeiterfassungssoftware verwenden. Auf diese Weise können Sie nachvollziehen, wie Ihr Team Zeit für Aufgaben aufwendet, und Strategien zur Gewinnmaximierung entwickeln.

In diesem Artikel beantworten wir folgende Fragen:

• Erhöht Zeiterfassung die Produktivität?
• Was ist der beste Weg, um die Zeit zu verfolgen?
• Warum ist Produktivitäts-Tracking wichtig?

So bringen Sie Ihr Marketingagentur-Team dazu, die Zeit zu verfolgen

Denken Sie daran, dass die Mitarbeiterüberwachung Datenschutzbedenken bei Ihrem Team hervorrufen kann. In einer von SHRM veröffentlichten Umfrage gaben 79 Prozent der Arbeitnehmer an, dass sie sich von ihren Arbeitgebern überwachen lassen würden, wenn sie dies transparent machen würden.

Stellen Sie also sicher, dass Sie die Zustimmung Ihres Teams bezüglich der Software Ihrer Wahl erhalten. Ein guter Ausgangspunkt ist, Ihrem Team zunächst die Gründe für die Implementierung einer Zeiterfassungslösung zu erklären. Hier sind einige Tipps, die Sie beachten sollten:

• Binden Sie Ihre Teams ein. Ihre Mitarbeiter sind diejenigen, die das Zeiterfassungstool tatsächlich verwenden werden, also beziehen Sie sie in den Auswahlprozess mit ein. Lassen Sie sie die Funktionen Ihrer vorgeschlagenen App testen und Feedback geben. Wenn Sie es den Mitarbeitern ermöglichen, in das Zeiterfassungssystem zu investieren, wird es wahrscheinlicher, dass sie es nutzen.
• Erläutern Sie die Vorteile der Zeiterfassung. Ihr Team muss das „Warum“ der Zeiterfassung verstehen, um sie annehmen zu können. Abgesehen von einem effektiven Workload-Management kann Ihnen ein Zeiterfassungssystem dabei helfen, Aufgaben oder Dienstleistungen zu identifizieren, die ausgelagert werden müssen.
• Finden Sie eine Zeiterfassung, die sich in Apps integrieren lässt, die Sie und Ihr Team bereits verwenden. Beispielsweise kann die Integration mit Kalender-Apps oder Buchhaltungssoftware Ihrem Team viel Zeit sparen.
• Bieten Sie Schulungen zur Verwendung des neuen Zeiterfassungssystems an. Eine gute Zeiterfassung ist einfach zu bedienen und bietet einen hervorragenden Kundensupport, auf den Teammitglieder zugreifen können, wann immer sie Hilfe benötigen.

Warum Zeiterfassung für Ihre Agentur sinnvoll ist

Wenn Ihre Agentur stundenweise abrechnet, möchten Sie eine Zeiterfassungssoftware, die jede Sekunde, die Sie mit der Arbeit verbringen, genau erfasst. Überraschenderweise machen einige Agenturen immer noch die alte Schule – mit Stift und Papier. Obwohl es einfach ist, trägt es zu einem Mangel an Projekttransparenz und -kontrolle sowie zu Ungenauigkeiten bei der Zusammenfassung von Daten bei.

Ein automatisiertes Zeiterfassungssystem ist bequemer und sorgt für eine angemessene Zeitnutzung. Es erleichtert die Berichterstellung, bietet Einblicke in den Arbeitsablauf Ihres Teams und optimiert die gesamte Erfahrung. Wenn Sie mit Ihrem Marketingteam noch keine Zeiterfassung verwenden, ist es höchste Zeit, eine solche einzuführen.

Lesen Sie weiter, während wir die Gründe besprechen, warum Sie mit der Zeiterfassung für Ihre Agentur beginnen sollten.

Fördert die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter

Zeitdiebstahl durch Mitarbeiter ist ein besorgniserregender Trend für viele Unternehmen. Laut einer unabhängigen Umfrage von TSheets gaben 49 Prozent der US-Angestellten, die Zeit erfassen, Zeitdiebstahl zu. Dies führte jedes Jahr zu Verlusten in Höhe von 11 Milliarden US-Dollar für amerikanische Arbeitgeber. Das Problem müssen nicht unbedingt die Mitarbeiter sein, sondern ein Fehler im Zeiterfassungssystem der Organisation.

Da jeder zweite Mitarbeiter zugibt, zwischen 15 und 60 Minuten zu seinen Stundenzetteln hinzuzufügen, können Sie sich vorstellen, wie viel Sie mit richtigem Zeitmanagement sparen können.

Wie können Sie also Zeitdiebstahl verhindern? Nun, Sie können ein automatisiertes Zeiterfassungssystem implementieren. Eine sekundengenaue Projektzeiterfassungssoftware stellt sicher, dass alle Zeiten erfasst und die Mitarbeiter für die Stunden bezahlt werden, in die sie tatsächlich investiert haben.

Aufschlussreiches Zeitmanagement

Marketingagenturen müssen an einem typischen Tag Hunderte von Aktivitäten jonglieren. Von Content-Marketing, Werbung und Social-Media-Marketing bis hin zur Erstellung von Projektplänen müssen Teams die Zeitverteilung in den Geschäftsabläufen verstehen.

Ein Zeiterfassungstool bietet Einblick in die für ein Kundenprojekt aufgewendeten Stunden. Teammitglieder stempeln ein, wenn sie mit der Arbeit beginnen, und drücken auf „Stopp“, wenn sie fertig sind. Sie müssen nicht mehr raten, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für ein Projekt aufgewendet hat. Die Software erfasst automatisch die genaue Anzahl der Minuten, die an jedem Projekt gearbeitet wurden, und von wem.

Eine hervorragende Zeiterfassungssoftware hebt den Zeitaufwand für Einzelpersonen oder Gruppen hervor und fördert eine bessere Projektplanung.

Verbesserte Berichterstattung

Agenturteams verlassen sich auf Berichte, um zukünftige Projektpläne zu entwickeln. Ganz gleich, ob Sie abrechenbare Stunden, Budgets oder App- und Website-Aktivitäten überwachen, Zeiterfassung vereinfacht das Sammeln von Informationen mit nur wenigen Klicks.

Sie können dann verschiedene Berichte erstellen, die Sie mit Ihren Kunden teilen können, um als Arbeitsnachweis zu dienen, der die Zahlungsabwicklung erleichtert.

Agenturzeiterfassung verhindert Überbudgetierung

Haben Sie Kunden, die viel mehr Zeit in Anspruch nehmen, als sie bezahlen? Mit Zeiterfassungssoftware können Sie die Zeit begrenzen, die Ihr Marketingteam für ein Kundenprojekt aufwendet. Sie können den Projektfortschritt in Echtzeit verfolgen und erkennen, wenn die Gefahr besteht, dass das Budget überschritten wird.

Einige Projektmanagement-Tools mit Zeiterfassungsfunktionen warnen Sie, wenn Sie nur noch wenige Stunden Zeit haben. Sie können dann die entsprechenden Anpassungen vornehmen, um das Budget einzuhalten.

Zeiterfassung fördert ein besseres Workload-Management

Eine Gallup-Umfrage ergab, dass 23 Prozent der Teammitglieder angaben, sich bei der Arbeit oft oder immer ausgebrannt zu fühlen, während 44 Prozent angaben, sich manchmal genauso zu fühlen. Da 63 Prozent der ausgebrannten Arbeitnehmer eher krank sind und 2,6-mal häufiger anderswo eine Beschäftigung suchen, ist Workload-Management unerlässlich.

Wenn Sie sich fragen, wie Sie die Arbeitsbelastung eines Teams verwalten können, beginnt es mit der Investition in ein Zeiterfassungssystem. Ein solches Tool liefert einen Arbeitsnachweis und zeigt die Leistung jedes Teammitglieds an. Eine App zur Mitarbeiterüberwachung, die optionale Screenshots, Web- und App-Nutzung sowie Tastatur- und Mausaktivitätsverfolgung bietet, hilft Ihnen zu verstehen, wie Menschen ihre Arbeitszeiten verbringen.

Die App kann den ganzen Tag über zufällige Screenshots in bestimmten Intervallen erstellen. Mit den optionalen Screenshots können Sie den Projektfortschritt jedes Mitarbeiters überprüfen, ohne ihn für eine Statusaktualisierung zu unterbrechen.

Dieses Maß an Transparenz ist wertvoll, wenn Sie ein großes Team verwalten, da es Ihnen helfen kann, überarbeitete Mitarbeiter schnell zu erkennen. Darüber hinaus fördern Bildschirmaufnahmefunktionen die Transparenz, insbesondere bei der Arbeit mit Kunden, die regelmäßige Updates wünschen.

Zeiterfassung hilft Ihnen zu erkennen, ob Ihre Agentur unterbesetzt ist

Wenn Teams viel zu tun haben und nicht über ausreichende Ressourcen verfügen, kann es schwierig sein, Fristen einzuhalten. Eine Zeiterfassungsanwendung kann ins Stocken geratene Projekte ans Licht bringen, sodass Sie geeignete Maßnahmen ergreifen können, z. B. die Einstellung von zusätzlichem Personal.

Anhand der in der Vergangenheit gesammelten Daten können Sie ermitteln, welche Aufgaben am längsten dauern. Das sind die Projekte, für die Sie am meisten Geld ausgeben. Sie können sich dann dafür entscheiden, solche Aufgaben auszulagern, um Geld und Ressourcen zu sparen und die Arbeitslast Ihres Teams zu entlasten.

Zeiterfassung Vereinfacht die Leistungs- und Produktivitätserfassung

Die richtige Zeiterfassungssoftware kann dazu beitragen, die Produktivität Ihrer Agentur zu steigern. Ein automatisierter Tracker reduziert die Zeitverschwendung, indem er es den Benutzern ermöglicht, die manuelle Zeiteingabe zu überspringen und sich stattdessen auf die Erledigung der Arbeit zu konzentrieren.

Benutzer müssen den Timer nur nach Bedarf starten, anhalten oder stoppen. Das Tool sammelt automatisch alle Daten zur Benutzeraktivität und zeichnet jede Sekunde auf, die mit der Arbeit verbracht wird. Als Manager werden Sie die Daten von unschätzbarem Wert finden, um Schwächen und Stärken in Ihren Arbeitsstrategien zu identifizieren, damit Sie sie beheben können, bevor sie überproportional werden.

Agenturzeiterfassung optimiert die genaue Abrechnung und Rechnungsstellung

Die Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Geschäftsmodells, einschließlich Marketingagenturen. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, Gewinne zu erzielen, die Ihr Unternehmen aufrechterhalten und wachsen lassen. Andererseits möchten Sie abrechenbare Stunden (und nicht abrechenbare Stunden) nachverfolgen, um Kosten und Ressourcenverschwendung zu reduzieren.

Ein Zeiterfassungstool sorgt für exakt erfasste Arbeitszeiten und minimiert Fehler in der Abrechnung. Anschließend wird die nachverfolgte abrechenbare Zeit automatisch in abrechenbare Beträge umgewandelt. Darüber hinaus vereinfachen Zeiterfassungstools den Prozess der Erstellung benutzerdefinierter Rechnungsstellungen, die Sie dann per E-Mail versenden können, wodurch der Prozess weiter optimiert wird.

Darüber hinaus können Sie die Zahlungsinformationen für die Buchhaltung exportieren und die Ausgaben vergleichen, um profitable Projekte zu ermitteln, die Sie weiterverfolgen können. Die Zeiterfassung ist auch für Ihren Kunden von Vorteil, der dank der genauen Erfassung der abrechenbaren Stunden keinen Zeitverlust hat.

Einpacken

Letztendlich gibt Ihnen die Zeiterfassung der Agentur wertvolle Einblicke, die es Ihnen ermöglichen, die Rentabilität Ihres Unternehmens vollständig zu verstehen. Die Verfolgung der Produktivität Ihres Teams ermöglicht es Ihnen, bessere Strategien zum Wachstum Ihrer Marketingagentur festzulegen. Sie können Aufgaben und Projekte mit hohem ROI identifizieren und sie spezialisierten Teams zuweisen.

Außerdem wissen Sie, wie viel Zeit für Projekte aufgewendet wird und wo Sie Ihr Geld investieren sollten. Am Ende zeichnet die Zeiterfassung ein größeres Bild, das Ihnen bei der Planung der Zukunft Ihrer Agentur helfen kann.