Bisakah Aplikasi Pemantauan Karyawan Meningkatkan Produktivitas Tim Pemasaran Anda?

Manajemen waktu, pelacakan waktu, dan perangkat lunak absen—apa hubungannya dengan agen pemasaran Anda? Biasanya, Anda menghabiskan waktu berminggu-minggu untuk beberapa proyek untuk klien yang berbeda, tetapi tahukah Anda jika proyek Anda pada akhirnya akan menguntungkan?

Sebagai bisnis jasa, apa yang Anda jual adalah berjam-jam. Tidak masalah apakah Anda tim kecil atau perusahaan, setiap agensi harus menggunakan beberapa jenis perangkat lunak pelacak waktu. Dengan melakukan itu, Anda dapat memahami bagaimana tim Anda menghabiskan waktu untuk tugas dan menyusun strategi untuk memaksimalkan keuntungan.

Dalam artikel ini, kami menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah pelacakan waktu meningkatkan produktivitas?
• Apa cara terbaik untuk melacak waktu?
• Mengapa pelacakan produktivitas itu penting?

Cara Membuat Tim Agen Pemasaran Anda Melacak Waktu

Perlu diingat, pemantauan karyawan dapat menimbulkan masalah privasi dengan tim Anda. Dalam satu survei yang diterbitkan oleh SHRM, 79 persen pekerja mengatakan mereka akan membiarkan majikan mereka memantau mereka jika mereka transparan tentang hal itu.

Jadi, pastikan Anda mendapatkan dukungan tim terkait perangkat lunak pilihan Anda. Titik awal yang baik adalah memulai dengan menjelaskan kepada tim Anda alasan di balik penerapan solusi pelacakan waktu. Berikut adalah beberapa tips untuk dipertimbangkan:

• Libatkan tim Anda. Pekerja Anda adalah orang-orang yang akan benar-benar menggunakan alat pelacak waktu, jadi libatkan mereka dalam proses seleksi. Biarkan mereka menguji fitur aplikasi yang Anda usulkan dan memberikan umpan balik. Mengizinkan karyawan untuk diinvestasikan dalam sistem pelacakan waktu membuat mereka lebih mungkin menggunakannya.
• Jelaskan manfaat dari pelacakan waktu. Tim Anda harus memahami "mengapa" pelacak waktu untuk menerimanya. Terlepas dari manajemen beban kerja yang efektif, sistem pelacakan waktu dapat membantu Anda mengidentifikasi tugas atau layanan yang perlu dialihdayakan.
• Temukan pelacak waktu yang terintegrasi dengan aplikasi yang sudah Anda dan tim Anda gunakan. Misalnya, integrasi dengan aplikasi kalender atau perangkat lunak akuntansi dapat menghemat banyak waktu tim Anda.
• Memberikan pelatihan tentang cara menggunakan sistem pelacakan waktu yang baru. Pelacak waktu yang baik mudah digunakan dan menawarkan dukungan pelanggan yang sangat baik yang dapat diakses oleh anggota tim kapan pun mereka membutuhkan bantuan.

Mengapa Melacak Waktu untuk Agensi Anda Masuk Akal

Jika agensi Anda menagih per jam, Anda menginginkan perangkat lunak pelacakan waktu yang secara akurat menangkap setiap detik yang dihabiskan untuk bekerja. Anehnya, beberapa agensi masih melakukannya dengan cara kuno – menggunakan pena dan kertas. Meskipun sederhana, ini berkontribusi pada kurangnya visibilitas dan kontrol proyek, serta ketidakakuratan saat meringkas data.

Sistem pelacakan waktu otomatis lebih nyaman dan memastikan pemanfaatan waktu yang tepat. Itu membuat pelaporan lebih mudah, memberikan wawasan tentang alur kerja tim Anda, dan menyederhanakan seluruh pengalaman. Jika Anda belum menggunakan pelacak waktu dengan tim pemasaran Anda, sudah saatnya Anda memperkenalkannya.

Baca terus selagi kami membahas lebih lanjut alasan Anda harus mulai melacak waktu untuk biro iklan Anda.

Mempromosikan Akuntabilitas Karyawan

Pencurian waktu karyawan adalah tren yang mengkhawatirkan bagi banyak bisnis. Menurut survei independen oleh TSheets, 49 persen karyawan AS yang melacak waktu mengaku melakukan pencurian waktu. Hal ini menyebabkan kerugian sebesar $11 miliar bagi pengusaha Amerika setiap tahun. Masalahnya mungkin belum tentu karyawan, tetapi cacat dalam sistem pelacakan waktu organisasi.

Dengan satu dari dua karyawan mengaku menambahkan antara 15 dan 60 menit ke lembar waktu mereka, Anda dapat membayangkan berapa banyak yang dapat Anda hemat dengan manajemen waktu yang tepat.

Jadi, bagaimana Anda bisa mencegah pencurian waktu? Nah, Anda dapat menerapkan sistem pelacakan waktu otomatis. Perangkat lunak pelacakan waktu proyek yang akurat hingga detik memastikan bahwa semua waktu diperhitungkan dan karyawan dibayar untuk jam yang benar-benar mereka investasikan.

Manajemen Waktu yang Berwawasan

Agen pemasaran memiliki ratusan kegiatan untuk dilakukan pada hari-hari biasa. Dari pemasaran konten, periklanan, dan pemasaran media sosial hingga membangun rencana proyek, tim harus memahami distribusi waktu di seluruh operasi bisnis.

Alat pelacak waktu memberikan visibilitas ke dalam jam yang dihabiskan untuk proyek klien. Anggota tim masuk ketika mereka mulai bekerja dan menekan "berhenti" ketika mereka selesai. Anda tidak lagi harus menebak berapa banyak waktu yang dihabiskan seorang karyawan untuk sebuah proyek. Perangkat lunak ini secara otomatis menangkap jumlah menit yang tepat untuk setiap proyek, dan oleh siapa.

Perangkat lunak pelacakan waktu yang sangat baik menyoroti pengeluaran waktu untuk individu atau kelompok dan mempromosikan perencanaan proyek yang lebih baik.

Pelaporan yang Ditingkatkan

Tim agensi mengandalkan laporan untuk mengembangkan rencana proyek di masa depan. Baik Anda memantau jam, anggaran, atau aktivitas aplikasi dan situs web yang dapat ditagih, pelacak waktu menyederhanakan pengumpulan informasi hanya dengan beberapa klik.

Anda kemudian dapat membuat laporan yang berbeda untuk dibagikan dengan klien Anda sebagai bukti kerja yang akan memfasilitasi pemrosesan pembayaran.

Pelacakan Waktu Agensi Mencegah Penganggaran Berlebih

Apakah Anda memiliki klien yang menuntut lebih banyak waktu daripada yang mereka bayarkan? Perangkat lunak pelacakan waktu memungkinkan Anda membatasi jumlah waktu yang dihabiskan tim pemasaran Anda untuk proyek klien. Anda dapat melacak kemajuan proyek secara real-time dan mendeteksi saat proyek terancam melebihi anggaran.

Beberapa alat manajemen proyek dengan fitur pelacakan waktu akan mengingatkan Anda ketika Anda hanya memiliki beberapa jam lagi. Anda kemudian dapat membuat penyesuaian yang sesuai agar tetap sesuai dengan anggaran.

Pelacakan Waktu Mempromosikan Manajemen Beban Kerja yang Lebih Baik

Sebuah survei Gallup menemukan bahwa 23 persen anggota tim melaporkan sering merasa lelah di tempat kerja, sementara 44 persen melaporkan perasaan yang sama kadang-kadang. Dengan 63 persen pekerja yang kelelahan lebih mungkin untuk mengambil cuti sakit dan 2,6 kali lebih mungkin untuk mencari pekerjaan di tempat lain, manajemen beban kerja sangat penting.

Jika Anda bertanya-tanya bagaimana mengelola beban kerja tim, itu dimulai dengan berinvestasi dalam sistem pelacakan waktu. Alat tersebut memberikan bukti kerja, menampilkan kinerja setiap anggota tim. Aplikasi pemantauan karyawan yang menawarkan tangkapan layar opsional, penggunaan web dan aplikasi, serta pelacakan aktivitas keyboard dan mouse membantu Anda memahami cara orang menghabiskan jam kerja mereka.

Aplikasi ini dapat mengambil tangkapan layar acak pada interval tertentu sepanjang hari. Tangkapan layar opsional memungkinkan Anda memeriksa kemajuan proyek setiap pekerja tanpa mengganggu mereka untuk pembaruan status.

Tingkat visibilitas ini sangat berharga saat mengelola tim besar karena dapat membantu Anda mengidentifikasi karyawan yang terlalu banyak bekerja dengan cepat. Terlebih lagi, fitur tangkapan layar mempromosikan transparansi, terutama saat bekerja dengan klien yang menginginkan pembaruan rutin.

Pelacakan Waktu Membantu Anda Mengidentifikasi jika Agensi Anda Kekurangan Staf

Ketika tim memiliki banyak hal yang terjadi dan tidak memiliki sumber daya yang cukup, akan sulit untuk memenuhi tenggat waktu. Aplikasi pelacakan waktu dapat mengungkap proyek yang tertunda, memungkinkan Anda mengambil tindakan yang tepat seperti mempekerjakan staf tambahan.

Anda dapat menggunakan data yang dikumpulkan di masa lalu untuk mengidentifikasi tugas mana yang membutuhkan waktu paling lama untuk diselesaikan. Ini adalah proyek yang paling banyak menghabiskan uang Anda. Anda kemudian dapat memilih untuk melakukan outsourcing tugas-tugas tersebut untuk menghemat uang dan sumber daya, serta membebaskan beban kerja tim Anda.

Pelacakan Waktu Menyederhanakan Pelacakan Kinerja dan Produktivitas

Perangkat lunak pelacakan waktu yang tepat dapat membantu meningkatkan produktivitas biro iklan Anda. Pelacak otomatis mengurangi pemborosan waktu dengan memungkinkan pengguna melewatkan entri waktu manual dan alih-alih fokus menyelesaikan pekerjaan.

Pengguna hanya perlu memulai, menjeda, atau menghentikan timer sesuai kebutuhan. Alat ini secara otomatis mengumpulkan semua data tentang aktivitas pengguna, sambil merekam setiap detik yang dihabiskan untuk bekerja. Sebagai seorang manajer, Anda akan menemukan data yang sangat berharga dalam mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan dalam strategi kerja Anda, sehingga Anda dapat memperbaikinya sebelum meledak di luar proporsi.

Pelacakan Waktu Agensi Merampingkan Penagihan dan Faktur yang Akurat

Akuntansi adalah komponen penting dari setiap model bisnis, termasuk agen pemasaran. Misi utama Anda adalah menghasilkan keuntungan yang akan menopang dan mengembangkan bisnis Anda. Di sisi lain, Anda ingin melacak jam yang dapat ditagih (dan jam yang tidak dapat ditagih) untuk mengurangi biaya dan pemborosan sumber daya.

Alat pelacak waktu memastikan jam kerja yang dicatat secara akurat dan meminimalkan kesalahan dalam akuntansi. Kemudian secara otomatis mengubah waktu yang dapat ditagih yang dilacak menjadi jumlah yang dapat ditagih. Selain itu, alat pelacak waktu menyederhanakan proses pembuatan faktur khusus, yang kemudian dapat Anda kirimkan melalui email, sehingga lebih menyederhanakan proses.

Selain itu, Anda dapat mengekspor informasi pembayaran untuk akuntansi, dan membandingkan pengeluaran untuk menentukan proyek menguntungkan yang dapat terus Anda kejar. Pelacakan waktu juga bermanfaat bagi klien Anda, yang akan menikmati zero-time loss, berkat pencatatan akurat jam yang dapat ditagih.

Membungkus

Pada akhirnya, pelacakan waktu agensi memberi Anda wawasan berharga yang memungkinkan Anda memahami sepenuhnya profitabilitas bisnis Anda. Melacak produktivitas tim Anda memungkinkan Anda menentukan strategi yang lebih baik untuk mengembangkan agensi pemasaran Anda. Anda akan dapat mengidentifikasi tugas dan proyek dengan ROI tinggi, sehingga Anda dapat menugaskannya ke tim khusus.

Selain itu, Anda akan tahu bagaimana waktu dihabiskan untuk proyek dan di mana Anda harus meletakkan uang Anda. Pada akhirnya, pelacakan waktu memberikan gambaran yang lebih besar yang dapat membantu Anda merencanakan masa depan biro iklan Anda.