Poate o aplicație de monitorizare a angajaților să sporească productivitatea echipei dvs. de marketing?

Software-ul pentru managementul timpului, urmărirea timpului și foile de pontaj – ce legătură au acestea cu agenția dvs. de marketing? În mod normal, petreci săptămâni întregi pe mai multe proiecte pentru diferiți clienți, dar știi dacă proiectele tale vor fi profitabile în final?

Ca afacere de servicii, ceea ce vindeți sunt ore. Nu contează dacă sunteți o echipă mică sau o corporație, fiecare agenție ar trebui să utilizeze un fel de software de urmărire a timpului. Făcând acest lucru, puteți înțelege modul în care echipa dvs. petrece timp pe sarcini și puteți concepe strategii pentru a maximiza profiturile.

În acest articol, răspundem la următoarele întrebări:

• Urmărirea timpului crește productivitatea?
• Care este cel mai bun mod de a urmări timpul?
• De ce este importantă urmărirea productivității?

Cum să-ți faci echipa agenției de marketing să urmărească timpul

Rețineți că monitorizarea angajaților poate crea probleme de confidențialitate echipei dvs. Într-un sondaj publicat de SHRM, 79% dintre lucrători spun că și-ar lăsa angajatorii să-i monitorizeze dacă ar fi transparenți în acest sens.

Așadar, asigurați-vă că obțineți acceptul echipei în ceea ce privește software-ul ales. Un bun punct de plecare este să începeți prin a explica echipei dvs. motivele din spatele implementării unei soluții de urmărire a timpului. Iată câteva sfaturi de luat în considerare:

• Implicați-vă echipele. Lucrătorii dvs. sunt cei care vor folosi instrumentul de urmărire a timpului, așa că implicați-i în procesul de selecție. Lăsați-i să testeze funcțiile aplicației propuse și să ofere feedback. Permiterea angajaților să fie investiți în sistemul de urmărire a timpului îi face mai probabil să îl folosească.
• Explicați beneficiile urmăririi timpului. Echipa ta trebuie să înțeleagă „de ce” monitorului de timp pentru a-l accepta. Pe lângă gestionarea eficientă a volumului de muncă, un sistem de urmărire a timpului vă poate ajuta să identificați sarcinile sau serviciile care trebuie externalizate.
• Găsiți un instrument de urmărire a timpului care se integrează cu aplicațiile pe care dvs. și echipa dvs. le utilizați deja. De exemplu, integrarea cu aplicațiile de calendar sau software-ul de contabilitate vă poate economisi mult timp echipei.
• Oferiți instruire despre cum să utilizați noul sistem de urmărire a timpului. Un instrument bun de urmărire a timpului este simplu de utilizat și oferă asistență excelentă pentru clienți, la care membrii echipei îl pot accesa oricând au nevoie de asistență.

De ce are sens să urmăriți timpul pentru agenția dvs

Dacă agenția dvs. facturează la oră, doriți un software de urmărire a timpului care să surprindă cu exactitate fiecare secundă petrecută lucrând. În mod surprinzător, unele agenții încă o fac pe vechea școală – folosind creion și hârtie. Deși este simplu, contribuie la lipsa vizibilității și a controlului proiectului, precum și la inexactitatea la rezumarea datelor.

Un sistem automat de urmărire a timpului este mai convenabil și asigură o utilizare adecvată a timpului. Ușurează raportarea, oferă o perspectivă asupra fluxului de lucru al echipei și eficientizează întreaga experiență. Dacă încă nu utilizați un instrument de urmărire a timpului cu echipa de marketing, este timpul să introduceți unul.

Citiți în continuare în timp ce discutăm în continuare motivele pentru care ar trebui să începeți să urmăriți timpul pentru agenția dvs.

Promovează responsabilitatea angajaților

Furtul de timp al angajaților este o tendință îngrijorătoare pentru multe companii. Potrivit unui sondaj independent realizat de TSheets, 49% dintre angajații din SUA care urmăresc timpul au recunoscut că au furat timp. Acest lucru a reprezentat 11 miliarde de dolari în pierderi pentru angajatorii americani în fiecare an. Problema ar putea să nu fie neapărat angajații, ci o defecțiune în sistemul de urmărire a timpului al organizației.

Întrucât unul din doi angajați admite că adaugă între 15 și 60 de minute la foile de pontaj, vă puteți imagina cât de mult puteți economisi printr-un management adecvat al timpului.

Deci, cum poți preveni furtul de timp? Ei bine, puteți implementa un sistem automat de urmărire a timpului. Software-ul de urmărire a timpului de proiect, precis până la a doua, asigură că tot timpul este contabilizat și că angajații sunt plătiți pentru orele în care au investit efectiv.

Gestionarea perspicace a timpului

Agențiile de marketing au sute de activități cu care să jongleze în orice zi obișnuită. De la marketing de conținut, publicitate și marketing pe rețelele sociale până la construirea de planuri de proiect, echipele trebuie să înțeleagă distribuția timpului între operațiunile de afaceri.

Un instrument de urmărire a timpului oferă vizibilitate asupra orelor petrecute pe un proiect client. Membrii echipei intră când încep să lucreze și apasă pe „stop” când au terminat. Nu mai trebuie să ghiciți cât timp a petrecut un angajat într-un proiect. Software-ul captează automat numărul exact de minute lucrate la fiecare proiect și de către cine.

Un software excelent de urmărire a timpului evidențiază cheltuielile de timp pentru indivizi sau grupuri și promovează o mai bună planificare a proiectelor.

Raportare îmbunătățită

Echipele agenției se bazează pe rapoarte pentru a dezvolta planuri de proiecte viitoare. Indiferent dacă monitorizați orele facturabile, bugetul sau activitatea din aplicații și site-uri web, instrumentele de urmărire a timpului simplifică colectarea de informații în doar câteva clicuri.

Puteți genera apoi diferite rapoarte pentru a le partaja clienților dvs. pentru a servi drept dovadă a muncii care va facilita procesarea plăților.

Urmărirea timpului agenției previne suprabugetarea

Aveți clienți care solicită mult mai mult timp decât plătesc? Software-ul de urmărire a timpului vă permite să limitați timpul pe care echipa dvs. de marketing îl petrece unui proiect client. Puteți urmări progresul proiectului în timp real și puteți detecta când este în pericol să depășească bugetul.

Unele instrumente de management de proiect cu funcții de urmărire a timpului vă vor avertiza când mai aveți doar câteva ore. Apoi puteți face ajustările corespunzătoare pentru a rămâne în limita bugetului.

Urmărirea timpului promovează o gestionare mai bună a sarcinii de lucru

Un sondaj Gallup a constatat că 23% dintre membrii echipei au declarat că se simt epuizați la locul de muncă des sau întotdeauna, în timp ce 44% au raportat că se simt la fel uneori. Având în vedere că 63% dintre lucrătorii epuizați sunt mai probabil să își ia o zi de boală și de 2,6 ori mai multe șanse să caute un loc de muncă în altă parte, gestionarea volumului de muncă este esențială.

Dacă vă întrebați cum să gestionați volumul de lucru în echipă, începe cu investiția într-un sistem de urmărire a timpului. Un astfel de instrument oferă dovada muncii, afișând performanța fiecărui membru al echipei. O aplicație de monitorizare a angajaților care oferă capturi de ecran opționale, utilizarea web și a aplicațiilor și urmărirea activității de la tastatură și mouse vă ajută să înțelegeți cum își petrec oamenii orele de lucru.

Aplicația poate face capturi de ecran aleatorii la intervale specifice de-a lungul zilei. Capturile de ecran opționale vă permit să verificați progresul proiectului fiecărui lucrător fără a-l întrerupe pentru o actualizare de stare.

Acest nivel de vizibilitate este valoros atunci când gestionați o echipă mare, deoarece vă poate ajuta să identificați rapid angajații suprasolicitați. În plus, funcțiile de captură de ecran promovează transparența, mai ales atunci când lucrează cu clienți care doresc actualizări regulate.

Urmărirea timpului vă ajută să identificați dacă agenția dvs. are personal insuficient

Când echipele au multe de făcut și nu au resurse suficiente, poate fi greu să respecti termenele limită. O aplicație de urmărire a timpului poate scoate la lumină proiecte care rămân în urmă, permițându-vă să luați măsuri adecvate, cum ar fi angajarea de personal suplimentar.

Puteți utiliza datele colectate în trecut pentru a identifica sarcinile care durează cel mai mult pentru a fi finalizate. Acestea sunt proiectele pentru care cheltuiți cei mai mulți bani. Puteți opta apoi să externalizați astfel de sarcini pentru a economisi bani și resurse, precum și pentru a elibera volumul de lucru al echipei.

Urmărirea timpului simplifică urmărirea performanței și a productivității

Software-ul potrivit de urmărire a timpului poate ajuta la creșterea productivității agenției dvs. Un tracker automat reduce pierderea de timp, permițând utilizatorilor să sară peste introducerea manuală a timpului și, în schimb, să se concentreze pe finalizarea muncii.

Utilizatorii trebuie doar să pornească, să întrerupă sau să oprească cronometrul după cum este necesar. Instrumentul colectează automat toate datele despre activitatea utilizatorului, în timp ce înregistrează fiecare secundă petrecută lucrând. În calitate de manager, veți găsi datele de neprețuit în identificarea punctelor slabe și a punctelor forte în strategiile dvs. de lucru, astfel încât să le puteți remedia înainte ca acestea să explodeze disproporționat.

Urmărirea timpului agenției simplifică facturarea și facturarea precisă

Contabilitatea este o componentă esențială a oricărui model de afaceri, inclusiv a agențiilor de marketing. Misiunea ta principală este să obții profituri care să-ți susțină și să-ți dezvolte afacerea. Pe de altă parte, doriți să urmăriți orele facturabile (și orele nefacturabile) pentru a reduce costurile și risipa de resurse.

Un instrument de urmărire a timpului asigură orele de lucru înregistrate cu precizie și minimizează erorile în contabilitate. Apoi convertește automat timpul facturabil urmărit în sume facturabile. Mai mult, instrumentele de urmărire a timpului simplifică procesul de creare a facturării personalizate, pe care apoi le puteți trimite prin e-mail, simplificând și mai mult procesul.

În plus, puteți exporta informațiile de plată pentru contabilitate și puteți compara cheltuielile pentru a determina proiecte profitabile pe care le puteți continua. Urmărirea timpului este, de asemenea, benefică pentru clientul dvs., care se va bucura de pierderi de timp zero, datorită înregistrării precise a orelor facturabile.

Încheierea

În cele din urmă, urmărirea timpului agenției vă oferă informații valoroase care vă permit să înțelegeți pe deplin profitabilitatea afacerii dvs. Urmărirea productivității echipei vă permite să determinați strategii mai bune pentru a vă dezvolta agenția de marketing. Veți putea identifica sarcini și proiecte cu un ROI ridicat, astfel încât să le puteți atribui echipelor specializate.

În plus, veți ști cum se petrece timpul pe proiecte și unde ar trebui să vă puneți banii. În cele din urmă, urmărirea timpului prezintă o imagine mai mare care vă poate ajuta să vă planificați viitorul agenției.