¿Puede una aplicación de monitoreo de empleados aumentar la productividad de su equipo de marketing?

Software de administración del tiempo, seguimiento del tiempo y hojas de tiempo: ¿qué tienen que ver con su agencia de marketing? Normalmente, pasa semanas en múltiples proyectos para diferentes clientes, pero ¿sabe si sus proyectos serán rentables al final?

Como empresa de servicios, lo que vendes son horas. No importa si es un equipo pequeño o una corporación, cada agencia debe utilizar algún tipo de software de seguimiento del tiempo. Al hacerlo, puede comprender cómo su equipo dedica tiempo a las tareas y diseñar estrategias para maximizar las ganancias.

En este artículo respondemos a las siguientes preguntas:

• ¿El seguimiento del tiempo aumenta la productividad?
• ¿Cuál es la mejor manera de controlar el tiempo?
• ¿Por qué es importante el seguimiento de la productividad?

Cómo hacer que el equipo de su agencia de marketing controle el tiempo

Tenga en cuenta que el monitoreo de los empleados puede crear problemas de privacidad con su equipo. En una encuesta publicada por SHRM, el 79 por ciento de los trabajadores dicen que dejarían que sus empleadores los vigilen si fueran transparentes al respecto.

Por lo tanto, asegúrese de obtener la aceptación del equipo con respecto al software de su elección. Un buen punto de partida es comenzar explicando a su equipo las razones detrás de la implementación de una solución de seguimiento del tiempo. Estos son algunos consejos a tener en cuenta:

• Involucra a tus equipos. Sus trabajadores son los que realmente utilizarán la herramienta de seguimiento de tiempo, así que involúcrelos en el proceso de selección. Permítales probar las características de su aplicación propuesta y dar su opinión. Permitir que los empleados inviertan en el sistema de seguimiento del tiempo hace que sea más probable que lo utilicen.
• Explicar los beneficios del seguimiento del tiempo. Su equipo debe comprender el "por qué" del rastreador de tiempo para adoptarlo. Además de una gestión eficaz de la carga de trabajo, un sistema de seguimiento del tiempo puede ayudarlo a identificar tareas o servicios que deben subcontratarse.
• Encuentre un rastreador de tiempo que se integre con las aplicaciones que usted y su equipo ya usan. Por ejemplo, la integración con aplicaciones de calendario o software de contabilidad puede ahorrarle mucho tiempo a su equipo.
• Proporcione capacitación sobre cómo usar el nuevo sistema de seguimiento de tiempo. Un buen rastreador de tiempo es fácil de usar y ofrece una excelente atención al cliente a la que los miembros del equipo pueden acceder cuando necesiten ayuda.

Por qué el seguimiento del tiempo para su agencia tiene sentido

Si su agencia factura por hora, desea un software de seguimiento del tiempo que capture con precisión cada segundo dedicado al trabajo. Sorprendentemente, algunas agencias todavía lo están haciendo a la vieja usanza, usando lápiz y papel. Si bien es simple, contribuye a la falta de visibilidad y control del proyecto, así como a la inexactitud al resumir los datos.

Un sistema de seguimiento de tiempo automatizado es más conveniente y garantiza la utilización adecuada del tiempo. Facilita la creación de informes, proporciona información sobre el flujo de trabajo de su equipo y agiliza toda la experiencia. Si aún no está utilizando un rastreador de tiempo con su equipo de marketing, ya es hora de que presente uno.

Siga leyendo mientras discutimos más a fondo las razones por las que debe comenzar a realizar un seguimiento del tiempo para su agencia.

Promueve la responsabilidad de los empleados

El robo de tiempo de los empleados es una tendencia preocupante para muchas empresas. Según una encuesta independiente realizada por TSheets, el 49 por ciento de los empleados de EE. UU. que realizan un seguimiento del tiempo admitieron el robo de tiempo. Esto representó $ 11 mil millones en pérdidas para los empleadores estadounidenses cada año. Es posible que el problema no sean necesariamente los empleados, sino una falla en el sistema de seguimiento del tiempo de la organización.

Con uno de cada dos empleados admitiendo agregar entre 15 y 60 minutos a sus hojas de tiempo, puede imaginar cuánto puede ahorrar con una gestión adecuada del tiempo.

Entonces, ¿cómo se puede prevenir el robo de tiempo? Bueno, puede implementar un sistema de seguimiento de tiempo automatizado. El software de seguimiento del tiempo del proyecto con precisión al segundo garantiza que se contabilice todo el tiempo y que se pague a los empleados por las horas en las que realmente invirtieron.

Gestión del tiempo perspicaz

Las agencias de marketing tienen cientos de actividades para hacer malabares en un día normal. Desde el marketing de contenidos, la publicidad y el marketing en redes sociales hasta la creación de planes de proyectos, los equipos deben comprender la distribución del tiempo en las operaciones comerciales.

Una herramienta de seguimiento del tiempo proporciona visibilidad de las horas dedicadas a un proyecto de cliente. Los miembros del equipo registran cuando comienzan a trabajar y presionan "detener" cuando terminan. Ya no tiene que adivinar cuánto tiempo pasó un empleado en un proyecto. El software captura automáticamente la cantidad exacta de minutos trabajados en cada proyecto y por quién.

Un excelente software de seguimiento del tiempo destaca los gastos de tiempo de individuos o grupos y promueve una mejor planificación de proyectos.

Informes mejorados

Los equipos de la agencia confían en los informes para desarrollar planes de proyectos futuros. Ya sea que esté monitoreando las horas facturables, el presupuesto o la actividad de la aplicación y el sitio web, los rastreadores de tiempo simplifican la recopilación de información con solo unos pocos clics.

Luego puede generar diferentes informes para compartir con sus clientes para que sirvan como prueba de trabajo que facilitará el procesamiento de pagos.

El seguimiento del tiempo de la agencia evita el exceso de presupuesto

¿Tienes clientes que demandan mucho más tiempo del que están pagando? El software de seguimiento de tiempo le permite limitar la cantidad de tiempo que su equipo de marketing dedica a un proyecto de cliente. Puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto en tiempo real y detectar cuándo está en peligro de sobrepasar el presupuesto.

Algunas herramientas de gestión de proyectos con funciones de seguimiento del tiempo le avisarán cuando solo le queden unas pocas horas. Luego puede hacer los ajustes apropiados para mantenerse dentro del presupuesto.

El seguimiento del tiempo promueve una mejor gestión de la carga de trabajo

Una encuesta de Gallup encontró que el 23 por ciento de los miembros del equipo informaron sentirse agotados en el trabajo a menudo o siempre, mientras que el 44 por ciento informó sentirse igual a veces. Dado que el 63 por ciento de los trabajadores quemados tienen más probabilidades de tomar un día por enfermedad y 2,6 veces más probabilidades de buscar empleo en otro lugar, la gestión de la carga de trabajo es esencial.

Si se pregunta cómo administrar la carga de trabajo del equipo, comience invirtiendo en un sistema de seguimiento del tiempo. Dicha herramienta proporciona prueba de trabajo, mostrando el desempeño de cada miembro del equipo. Una aplicación de monitoreo de empleados que ofrece capturas de pantalla opcionales, uso de aplicaciones y web, y seguimiento de la actividad del teclado y el mouse lo ayuda a comprender cómo las personas pasan sus horas de trabajo.

La aplicación puede tomar capturas de pantalla aleatorias a intervalos específicos a lo largo del día. Las capturas de pantalla opcionales le permiten verificar el progreso del proyecto de cada trabajador sin interrumpirlos para una actualización de estado.

Este nivel de visibilidad es valioso cuando se administra un gran equipo, ya que puede ayudarlo a identificar rápidamente a los empleados con exceso de trabajo. Además, las funciones de captura de pantalla promueven la transparencia, especialmente cuando se trabaja con clientes que desean actualizaciones periódicas.

El seguimiento del tiempo lo ayuda a identificar si su agencia tiene poco personal

Cuando los equipos tienen mucho que hacer y no tienen suficientes recursos, puede ser difícil cumplir con los plazos. Una aplicación de seguimiento del tiempo puede sacar a la luz proyectos que se están retrasando, lo que le permite tomar las medidas adecuadas, como contratar personal adicional.

Puede usar los datos recopilados en el pasado para identificar qué tareas tardan más en completarse. Estos son los proyectos en los que gastas más dinero. Luego puede optar por subcontratar tales tareas para ahorrar dinero y recursos, así como liberar la carga de trabajo de su equipo.

El seguimiento del tiempo simplifica el seguimiento del rendimiento y la productividad

El software de seguimiento de tiempo adecuado puede ayudar a aumentar la productividad de su agencia. Un rastreador automatizado reduce el desperdicio de tiempo al permitir a los usuarios omitir la entrada manual de tiempo y, en cambio, concentrarse en realizar el trabajo.

Los usuarios solo necesitan iniciar, pausar o detener el temporizador según sea necesario. La herramienta recopila automáticamente todos los datos sobre la actividad del usuario, mientras registra cada segundo de trabajo. Como gerente, encontrará que los datos son invaluables para identificar debilidades y fortalezas en sus estrategias de trabajo, para que pueda corregirlas antes de que se salgan de proporción.

El seguimiento del tiempo de la agencia agiliza la facturación y la facturación precisas

La contabilidad es un componente esencial de cualquier modelo de negocio, incluidas las agencias de marketing. Su misión principal es obtener ganancias que sostengan y hagan crecer su negocio. Por otro lado, desea realizar un seguimiento de las horas facturables (y las horas no facturables) para reducir los costos y el desperdicio de recursos.

Una herramienta de seguimiento del tiempo garantiza horas de trabajo registradas con precisión y minimiza los errores en la contabilidad. Luego convierte automáticamente el tiempo facturable rastreado en montos facturables. Además, las herramientas de seguimiento del tiempo simplifican el proceso de creación de facturación personalizada, que luego puede enviar por correo electrónico, lo que agiliza aún más el proceso.

Además, puede exportar la información de pago para la contabilidad y comparar los gastos para determinar proyectos rentables que puede seguir persiguiendo. El seguimiento del tiempo también es beneficioso para su cliente, que disfrutará de cero pérdidas de tiempo gracias al registro preciso de las horas facturables.

Terminando

En última instancia, el seguimiento del tiempo de la agencia le brinda información valiosa que le permite comprender completamente la rentabilidad de su negocio. El seguimiento de la productividad de su equipo le permite determinar mejores estrategias para hacer crecer su agencia de marketing. Podrá identificar tareas y proyectos de alto ROI, para poder asignarlos a equipos especializados.

Además, sabrá cómo se gasta el tiempo en los proyectos y dónde debe poner su dinero. Al final, el seguimiento del tiempo pinta un panorama más amplio que puede ayudarlo a planificar el futuro de su agencia.