员工监控应用程序可以提高营销团队的生产力吗？

已发表: 2022-01-14

时间管理、时间跟踪和时间表软件——这些与您的营销机构有什么关系？通常，您会为不同客户的多个项目花费数周时间，但您知道您的项目最终是否会盈利吗？

作为一家服务企业，您销售的是小时数。无论您是小团队还是公司，每个机构都应该使用某种时间跟踪软件。通过这样做，您可以了解您的团队如何在任务上花费时间并制定策略以最大化利润。

在本文中，我们将回答以下问题：

时间跟踪能提高生产力吗？
跟踪时间的最佳方法是什么？
为什么生产力跟踪很重要？

如何让您的营销代理团队跟踪时间

请记住，员工监控可能会给您的团队带来隐私问题。在 SHRM 发布的一项调查中，79% 的工人表示，如果他们对此保持透明，他们会让雇主监控他们。

因此，请确保您获得团队对您选择的软件的认可。一个好的起点是首先向您的团队解释实施时间跟踪解决方案的原因。以下是一些需要考虑的提示：

让您的团队参与进来。您的员工将实际使用时间跟踪工具，因此请让他们参与选择过程。让他们测试您提议的应用程序的功能并提供反馈。允许员工投资于时间跟踪系统使他们更有可能使用它。
解释时间跟踪的好处。您的团队必须了解时间跟踪器的“原因”才能接受它。除了有效的工作负载管理外，时间跟踪系统还可以帮助您识别需要外包的任务或服务。
查找与您和您的团队已经使用的应用程序集成的时间跟踪器。例如，与日历应用程序或会计软件集成可以为您的团队节省大量时间。
提供有关如何使用新时间跟踪系统的培训。一个好的时间跟踪器易于使用，并提供出色的客户支持，团队成员可以在需要帮助时访问。

为什么跟踪您的代理机构的时间是有意义的

如果您的代理机构按小时计费，您需要一款时间跟踪软件，该软件可以准确记录每一秒的工作时间。令人惊讶的是，一些机构仍然在做老派——使用笔和纸。虽然它很简单，但它会导致缺乏项目可见性和控制，以及汇总数据时的不准确性。

自动时间跟踪系统更方便，并确保适当的时间利用。它使报告变得更容易，让您深入了解团队的工作流程，并简化整个体验。如果您的营销团队还没有使用时间跟踪器，那么是时候介绍一个了。

请继续阅读，我们将进一步讨论您应该开始为您的代理机构跟踪时间的原因。

促进员工问责制

对于许多企业来说，员工时间盗窃是一个令人担忧的趋势。根据 TSheets 的一项独立调查，49% 的美国跟踪时间的员工承认时间被盗。这占美国雇主每年 110 亿美元的损失。问题可能不一定是员工，而是组织时间跟踪系统的缺陷。

有二分之一的员工承认他们的时间表增加了 15 到 60 分钟，您可以想象通过适当的时间管理可以节省多少。

那么，如何防止时间被盗呢？好吧，您可以实施自动时间跟踪系统。精确到秒的项目时间跟踪软件可确保计算所有时间，并按实际投入的时间向员工支付报酬。

有见地的时间管理

在任何典型的日子里，营销机构都有数百项活动需要处理。从内容营销、广告和社交媒体营销到制定项目计划，团队必须了解跨业务运营的时间分布。

时间跟踪工具可让您了解在客户项目上花费的时间。团队成员在开始工作时打卡，完成后点击“停止”。您不再需要猜测员工在项目上花费了多少时间。该软件会自动捕获每个项目的确切工作分钟数以及由谁工作。

出色的时间跟踪软件可以突出个人或团体的时间支出，并促进更好的项目规划。

改进的报告

机构团队依靠报告来制定未来的项目计划。无论您是监控计费时间、预算还是应用程序和网站活动，时间跟踪器只需单击几下即可简化信息收集。

然后，您可以生成不同的报告以与您的客户共享，作为有助于付款处理的工作证明。

代理时间跟踪防止过度预算

您是否有客户要求的时间比他们支付的要多得多？时间跟踪软件可让您限制营销团队在客户项目上花费的时间。您可以实时跟踪项目进度并检测何时有超出预算的危险。

一些具有时间跟踪功能的项目管理工具会在您只剩下几个小时时提醒您。然后，您可以进行适当的调整以保持在预算范围内。

时间跟踪促进更好的工作负载管理

盖洛普的一项调查发现，23% 的团队成员表示经常或总是感到工作倦怠，而 44% 的团队成员表示有时也有同样的感觉。 63% 的精疲力竭的工人更有可能请病假，而在其他地方寻找工作的可能性则高出 2.6 倍，因此工作量管理至关重要。

如果您想知道如何管理团队工作量，首先要投资时间跟踪系统。这样的工具提供工作证明，显示每个团队成员的表现。员工监控应用程序提供可选的屏幕截图、Web 和应用程序使用情况以及键盘和鼠标活动跟踪，可帮助您了解人们如何度过他们的工作时间。

该应用程序可以在一天中以特定时间间隔随机截取屏幕截图。可选的屏幕截图让您可以查看每个工作人员的项目进度，而无需中断他们进行状态更新。

在管理大型团队时，这种可见性水平很有价值，因为它可以帮助您快速识别过度劳累的员工。更重要的是，屏幕截图功能提高了透明度，尤其是在与需要定期更新的客户合作时。

时间跟踪可帮助您确定您的机构是否人手不足

当团队有很多事情要做并且没有足够的资源时，很难按时完成任务。时间跟踪应用程序可以揭示拖后的项目，使您能够采取适当的行动，例如雇用补充人员。

您可以使用过去收集的数据来确定哪些任务需要最长时间才能完成。这些是您花费最多的项目。然后，您可以选择外包此类任务以节省资金和资源，并释放团队的工作量。

时间跟踪简化了绩效和生产力跟踪

正确的时间跟踪软件可以帮助提高您机构的生产力。自动跟踪器允许用户跳过手动时间输入，而是专注于完成工作，从而减少时间浪费。

用户只需要根据需要启动、暂停或停止计时器。该工具会自动收集有关用户活动的所有数据，同时记录每一秒的工作时间。作为经理，您会发现这些数据对于识别工作策略中的弱点和优势非常宝贵，因此您可以在它们变得不成比例之前对其进行修复。

代理时间跟踪简化了准确的计费和发票

会计是任何商业模式的重要组成部分，包括营销机构。您的主要任务是赚取能够维持和发展您的业务的利润。另一方面，您希望跟踪计费时间（和非计费时间）以减少成本和资源浪费。

时间跟踪工具可确保准确记录工作时间并最大限度地减少会计错误。然后，它会自动将跟踪的计费时间转换为计费金额。此外，时间跟踪工具简化了创建自定义发票的过程，然后您可以通过电子邮件将其发送出去，从而进一步简化流程。

此外，您可以导出付款信息以进行会计，并比较支出以确定您可以继续追求的有利可图的项目。时间跟踪也有利于您的客户，由于计费时间的准确记录，他们将享受零时间损失。

包起来

最终，代理时间跟踪为您提供宝贵的见解，使您能够充分了解您的业务盈利能力。跟踪团队的生产力可以让您确定更好的策略来发展您的营销代理。您将能够识别高 ROI 任务和项目，因此您可以将它们分配给专门的团队。

此外，您将了解时间是如何花在项目上的以及应该把钱花在哪里。最后，时间跟踪描绘了一幅更大的图景，可以帮助您规划代理机构的未来。