Um aplicativo de monitoramento de funcionários pode aumentar a produtividade da sua equipe de marketing?

Software de gerenciamento de tempo, controle de tempo e planilha de horas – o que isso tem a ver com sua agência de marketing? Normalmente, você passa semanas em vários projetos para clientes diferentes, mas você sabe se seus projetos serão lucrativos no final?

Como uma empresa de serviços, o que você está vendendo são horas. Não importa se você é uma equipe pequena ou uma corporação, toda agência deve utilizar algum tipo de software de rastreamento de tempo. Ao fazer isso, você pode entender como sua equipe gasta tempo em tarefas e elaborar estratégias para maximizar os lucros.

Neste artigo, respondemos às seguintes perguntas:

• O controle de tempo aumenta a produtividade?
• Qual é a melhor maneira de controlar o tempo?
• Por que o rastreamento de produtividade é importante?

Como fazer com que sua equipe de agência de marketing acompanhe o tempo

Lembre-se de que o monitoramento de funcionários pode criar preocupações de privacidade com sua equipe. Em uma pesquisa publicada pela SHRM, 79% dos trabalhadores dizem que deixariam seus empregadores monitorá-los se fossem transparentes sobre isso.

Portanto, certifique-se de obter a adesão da equipe em relação ao software de sua escolha. Um bom ponto de partida é começar explicando à sua equipe as razões por trás da implementação de uma solução de controle de tempo. Aqui estão algumas dicas a serem consideradas:

• Envolva suas equipes. Seus funcionários são aqueles que realmente usarão a ferramenta de controle de tempo, portanto, envolva-os no processo de seleção. Deixe que eles testem os recursos do aplicativo proposto e dêem feedback. Permitir que os funcionários invistam no sistema de rastreamento de tempo os torna mais propensos a usá-lo.
• Explique os benefícios do rastreamento de tempo. Sua equipe deve entender o “porquê” do rastreador de tempo para adotá-lo. Além do gerenciamento eficaz da carga de trabalho, um sistema de rastreamento de tempo pode ajudá-lo a identificar tarefas ou serviços que precisam ser terceirizados.
• Encontre um rastreador de tempo que se integre aos aplicativos que você e sua equipe já usam. Por exemplo, a integração com aplicativos de calendário ou software de contabilidade pode economizar muito tempo da sua equipe.
• Fornecer treinamento sobre como usar o novo sistema de rastreamento de tempo. Um bom rastreador de tempo é simples de usar e oferece excelente suporte ao cliente que os membros da equipe podem acessar sempre que precisarem de assistência.

Por que o rastreamento do tempo para sua agência faz sentido

Se sua agência cobra por hora, você deseja um software de rastreamento de tempo que capture com precisão cada segundo gasto trabalhando. Surpreendentemente, algumas agências ainda estão fazendo isso à moda antiga – usando caneta e papel. Embora seja simples, contribui para a falta de visibilidade e controle do projeto, bem como imprecisão ao resumir os dados.

Um sistema automatizado de rastreamento de tempo é mais conveniente e garante a utilização adequada do tempo. Ele facilita a geração de relatórios, fornece informações sobre o fluxo de trabalho de sua equipe e simplifica toda a experiência. Se você ainda não está usando um rastreador de tempo com sua equipe de marketing, é hora de introduzir um.

Continue lendo enquanto discutimos os motivos pelos quais você deve começar a rastrear o tempo de sua agência.

Promove a responsabilidade dos funcionários

O roubo de horas dos funcionários é uma tendência preocupante para muitas empresas. De acordo com uma pesquisa independente da TSheets, 49% dos funcionários dos EUA que rastreiam o tempo admitiram roubo de tempo. Isso representava US$ 11 bilhões em perdas para os empregadores americanos a cada ano. O problema pode não ser necessariamente os funcionários, mas uma falha no sistema de controle de tempo da organização.

Com um em cada dois funcionários admitindo adicionar entre 15 e 60 minutos aos seus quadros de horários, você pode imaginar o quanto pode economizar com o gerenciamento adequado do tempo.

Então, como você pode evitar o roubo de tempo? Bem, você pode implementar um sistema automatizado de rastreamento de tempo. O software de rastreamento de tempo de projeto preciso ao segundo garante que todo o tempo seja contabilizado e os funcionários sejam pagos pelas horas em que realmente investiram.

Gerenciamento de tempo perspicaz

As agências de marketing têm centenas de atividades para fazer malabarismos em qualquer dia típico. Desde marketing de conteúdo, publicidade e marketing de mídia social até a criação de planos de projeto, as equipes devem entender a distribuição de tempo nas operações de negócios.

Uma ferramenta de rastreamento de tempo fornece visibilidade das horas gastas em um projeto do cliente. Os membros da equipe marcam o ponto quando começam a trabalhar e apertam “stop” quando terminam. Você não precisa mais adivinhar quanto tempo um funcionário gastou em um projeto. O software captura automaticamente o número exato de minutos trabalhados em cada projeto e por quem.

Um excelente software de controle de tempo destaca os gastos de tempo para indivíduos ou grupos e promove um melhor planejamento do projeto.

Relatórios aprimorados

As equipes das agências contam com relatórios para desenvolver planos de projetos futuros. Esteja você monitorando horas faturáveis, orçamento ou atividade de aplicativos e sites, os rastreadores de tempo simplificam a coleta de informações com apenas alguns cliques.

Você pode então gerar diferentes relatórios para compartilhar com seus clientes para servir como prova de trabalho que facilitará o processamento de pagamentos.

O rastreamento de tempo da agência evita orçamentos excessivos

Você tem clientes que exigem muito mais tempo do que estão pagando? O software de rastreamento de tempo permite limitar a quantidade de tempo que sua equipe de marketing gasta em um projeto de cliente. Você pode acompanhar o andamento do projeto em tempo real e detectar quando ele corre o risco de ultrapassar o orçamento.

Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos com recursos de controle de tempo irão alertá-lo quando você tiver apenas algumas horas restantes. Você pode então fazer os ajustes apropriados para ficar dentro do orçamento.

O controle de tempo promove um melhor gerenciamento da carga de trabalho

Uma pesquisa da Gallup descobriu que 23% dos membros da equipe relataram se sentir esgotados no trabalho com frequência ou sempre, enquanto 44% relataram sentir o mesmo às vezes. Com 63% dos trabalhadores esgotados mais propensos a ficar doente e 2,6 vezes mais propensos a procurar emprego em outro lugar, o gerenciamento da carga de trabalho é essencial.

Se você está se perguntando como gerenciar a carga de trabalho da equipe, comece investindo em um sistema de controle de tempo. Essa ferramenta fornece prova de trabalho, exibindo o desempenho de cada membro da equipe. Um aplicativo de monitoramento de funcionários que oferece capturas de tela opcionais, uso da Web e de aplicativos e rastreamento de atividades de teclado e mouse ajuda você a entender como as pessoas passam suas horas de trabalho.

O aplicativo pode fazer capturas de tela aleatórias em intervalos específicos ao longo do dia. As capturas de tela opcionais permitem que você verifique o andamento do projeto de cada trabalhador sem interrompê-los para uma atualização de status.

Esse nível de visibilidade é valioso ao gerenciar uma grande equipe, pois pode ajudá-lo a identificar rapidamente funcionários sobrecarregados. Além disso, os recursos de captura de tela promovem transparência, especialmente ao trabalhar com clientes que desejam atualizações regulares.

O rastreamento de tempo ajuda você a identificar se sua agência está com falta de funcionários

Quando as equipes têm muita coisa acontecendo e não têm recursos suficientes, pode ser difícil cumprir os prazos. Um aplicativo de controle de tempo pode trazer à tona projetos que estão ficando para trás, permitindo que você tome as ações apropriadas, como contratar pessoal suplementar.

Você pode usar os dados coletados no passado para identificar quais tarefas demoram mais para serem concluídas. Estes são os projetos em que você gasta mais dinheiro. Você pode então optar por terceirizar essas tarefas para economizar dinheiro e recursos, além de liberar a carga de trabalho de sua equipe.

O rastreamento de tempo simplifica o rastreamento de desempenho e produtividade

O software de rastreamento de tempo certo pode ajudar a aumentar a produtividade da sua agência. Um rastreador automatizado reduz o desperdício de tempo, permitindo que os usuários ignorem a entrada manual de horas e se concentrem em realizar o trabalho.

Os usuários só precisam iniciar, pausar ou parar o cronômetro conforme necessário. A ferramenta coleta automaticamente todos os dados sobre a atividade do usuário, enquanto registra cada segundo gasto trabalhando. Como gerente, você achará os dados inestimáveis ​​na identificação de pontos fracos e fortes em suas estratégias de trabalho, para que possa corrigi-los antes que fiquem fora de proporção.

O rastreamento de tempo da agência simplifica o faturamento e o faturamento precisos

A contabilidade é um componente essencial de qualquer modelo de negócio, incluindo agências de marketing. Sua principal missão é obter lucros que sustentem e cresçam seus negócios. Por outro lado, você deseja rastrear horas faturáveis ​​(e horas não faturáveis) para reduzir custos e desperdício de recursos.

Uma ferramenta de controle de tempo garante horas de trabalho registradas com precisão e minimiza erros na contabilidade. Em seguida, ele converte automaticamente o tempo faturável rastreado em valores faturáveis. Além disso, as ferramentas de controle de tempo simplificam o processo de criação de faturamento personalizado, que você pode enviar por e-mail, agilizando ainda mais o processo.

Além disso, você pode exportar as informações de pagamento para contabilidade e comparar as despesas para determinar projetos lucrativos que você pode continuar buscando. O rastreamento do tempo também é benéfico para o seu cliente, que terá perda de tempo zero, graças ao registro preciso das horas faturáveis.

Empacotando

Em última análise, o rastreamento do tempo da agência fornece informações valiosas que permitem que você entenda completamente a lucratividade do seu negócio. Acompanhar a produtividade da sua equipe permite que você determine as melhores estratégias para expandir sua agência de marketing. Você poderá identificar tarefas e projetos de alto ROI, para poder atribuí-los a equipes especializadas.

Além disso, você saberá como o tempo é gasto em projetos e onde deve investir seu dinheiro. No final, o rastreamento de tempo mostra uma imagem maior que pode ajudá-lo a planejar o futuro de sua agência.