En İyi 5 Muhasebe Doküman Yönetimi Yazılımı

Yayınlanan: 2022-11-25

Muhasebe belge yönetimi yazılımı, işletmelerin muhasebe ile ilgili evrak işlerini yönetmesine yardımcı olur.

Kâğıt tabanlı muhasebe süreçlerini yönetmek hem zaman alıcı hem de karmaşıktır. Kağıt belgeler kaybolabilir veya kaybolabilir ve bunları doğru şekilde etiketlemezseniz, ihtiyacınız olduğunda belirli bir belgeyi veya kaydı bulmakta zorlanabilirsiniz.

Küçük bir işletmede muhasebe müdürüyseniz ve bu tür sorunlar size tanıdık geliyorsa, belge yönetimi yazılımına yatırım yapmanın tam zamanı. Belge yönetimi çözümü, kağıt tabanlı depolamayı ortadan kaldırır ve tüm muhasebe belgelerinizi düzenlemenize ve merkezileştirmenize yardımcı olur. Bu makale, muhasebe endüstrisindeki gerçek kullanıcıların güvendiği en iyi beş belge yönetimi yazılımını ele almaktadır. (Bu ürünleri nasıl seçtiğimizi okuyun.)

Muhasebe belge yönetimi yazılımı hangi özellikleri sunar?

Bir muhasebe belge yönetim sisteminin temel özellikleri şunlardır:

  • Belge yakalama: Fiziksel belgeleri dijital dosyalara dönüştürün.

  • Belge saklama: Kolay erişim için belgeleri merkezi bir havuzda saklayın.

  • Tam metin arama : Bir müşterinin faturaları gibi belirli bilgileri bulmak için muhasebe belgelerine bakın.

Bu raporda listelenen tüm ürünler yukarıda belirtilen özellikleri içermektedir.

Bu temel özelliklerin yanı sıra, muhasebe belge yönetim sistemleri de yaygın olarak şunları sunar:

  • Erişim denetimleri/izinleri

  • Arşivleme ve saklama

  • Işbirliği araçları

  • Uyumluluk takibi

  • Belge sınıflandırması

  • Dosya dönüştürme

  • Dosya yönetimi ve paylaşımı

  • Çalışan veri portalı

  • Optik karakter tanıma

  • Sürüm kontrolü

Her ürün için neleri kapsıyoruz?

Her ürün için aşağıdakileri ele alıyoruz:

Kullanıcılar öne çıkan ürünleri farklı açılardan nasıl derecelendirdi?

Kullanıcıların bu ürünleri kullanım kolaylığı, müşteri desteği, paranın karşılığı ve işlevsellik gibi parametreler açısından nasıl algıladıklarını ortaya çıkarmak için tüm ürünlerdeki 71 incelemeyi analiz ettik.

Kullanıcılar ürünler hakkında ne diyor?

Öne çıkan ürünlerin her biri için, takip eden yıldan bazı inceleme alıntıları ekledik.

Ürünler nasıl fiyatlandırılır?

Fiyatlandırma modelleri genellikle şunlardan biridir: sabit oran, kullanıma dayalı, kullanıcı başına veya özellik başına. Ayrıca, çoğu zaman ödeme sıklığı ya tek seferlik, yıllık ya da aylıktır.

Ürünler muhasebe ekibiniz için uygun mu?

Bazı araçlar özellikle işletmeler için tasarlanırken, diğerleri küçük veya orta ölçekli şirketler için mükemmel şekilde çalışır. Bu ürünlerin tipik kullanıcı tabanını bilmek, muhasebe departmanınız için doğru seçime karar vermenize yardımcı olacak başka bir ayırt edici faktördür.

En iyi 5 muhasebe belge yönetimi yazılımı

Not: Ürünler alfabetik olarak sıralanmıştır.

1. Dropbox İşletmesi

Ürün için en olumlu incelemelerden alıntılar:

"Özellikler harika ve belgelerim için çok kullanışlı bir araç ve adil bir fiyatlandırma desteği. Ayrıca, diğer yazılımlarla işbirliği veya entegrasyon için de çok mükemmel."

"Dropbox'ın büyük bir avantajı, birçok cihazda kullanılabilmesidir. Anında senkronizasyon, ekip olarak çalışmayı kolaylaştırır. Kullanım kolaylığı ve bulutta geniş disk alanı, bu aracın en büyük avantajlarıdır."

"Dropbox Business, veri depolama için mükemmel çünkü harici kullanıcıların güvenli kurumsal ağıma erişim gerektirmeden bilgilere erişmesine izin veriyor.. Mükemmel bir yazılım çünkü dosyaları hızlı ve güvenli bir şekilde paylaşma yeteneği işimi kolaylaştırıyor. Çok basit mükemmel bir kullanıcı arayüzüne sahip ve çeşitli depolama seçenekleri sunuyor."

Tüm Dropbox Business incelemelerini buradan okuyun.

2. Google Drive

Ürün için en olumlu incelemelerden alıntılar:

"Çoğu Google ürününde olduğu gibi, kullanımı oldukça kolay, iyi bir kullanıcı arayüzüne sahip. Videoları belgeleyen resimleri depolamak için mükemmel ve bunları basitçe paylaşma yeteneği çok önemli."

"Yıllarca kullanıldı; dosyaları depolamak, yedeklemek ve başkalarıyla paylaşmak için harika bir yol. Kiminle neyi paylaşacağınızı seçebilmeniz, gizliliğin ve mahremiyetin korunmasına yardımcı oluyor. İş dosyalarına genellikle dışarıdayken telefonumdan erişiyorum. bu bulut depolaması gerçekten kullanışlı!"

"Drive, gerçekten önemli şeyler için harika bir başlangıç ​​ve hatta yedekleme ürünü. Ücretsiz 15 GB depolama alanı harika ve oluşturabileceğiniz dosya türlerini takdir ediyorum. Ayrıca, zaten sağlam olan özelliklerini geliştiren geniş bir eklenti yelpazesi de var. İşbirliği özellikleri, harika!"

Tüm Google Drive incelemelerini buradan okuyun.

3.Microsoft 365

Ürün için en olumlu incelemelerden alıntılar:

"Microsoft Teams, ekibimle zahmetsizce çalışabildiğim için en iyi özelliklerim oldu. Kaydedilen belgelere ve dosyalara her yerden erişim sağladığı için One Drive mükemmel bir özellik oldu. Office 365, verimliliği ve üretkenliği artıran büyük bir çözümdür. harika kullanıcı arayüzü Sharepoint, MFT çözümlerimizden biri olan Globalscape Enhanced File Transfer ile entegre edildi."

"Yalnızca internet erişimiyle dünyanın herhangi bir yerinden çalışabiliriz. Sağlam güvenliği ve güvenilirliğiyle üretkenliği artırmamıza yardımcı olur. Excel, word, powerpoint, görünüm vb. normalde kullandığımız tüm ortak uygulamalara sahiptir. "

"En sevdiğim yanı, kolayca gezinilebilir ve kolay anlaşılır olması. Birçok özelliği nedeniyle iş yapmayı da biraz daha keyifli hale getiriyor "

Tüm Microsoft 365 incelemelerini buradan okuyun.

4.Microsoft SharePoint

Ürün için en olumlu incelemelerden alıntılar:

"İndirme ve düşmanca yükleme dosyaları yok. Harika tasarım ve düzen.. Orta ve başlangıç ​​seviyesindeki kullanıcılar için işlevlere ve özelliklere kolayca erişilebilir. Birbirimizle işbirliği yapma şeklimize bayılıyorum. Diğer uygulamalarla entegrasyon mükemmel ve zahmetsiz."

"SharePoint, işe alım ekibimin organize olmasına ve düzenli kalmasına yardımcı olan harika bir araç oldu. Tüm önemli belgelerimiz, ileride başvurmak ve kullanmak üzere tek bir yerde ve işlevsel açıdan kesinlikle işleri kolaylaştırdı."

"Microsoft SharePoint, ekipler arasında bilgileri daha iyi düzenlememize ve düzenlememize yardımcı oluyor! Yeni kullanıcılar tarafından kolayca erişilebilir ve sitelerimizi ihtiyaçlarımıza göre özelleştirebilmemiz büyük bir avantaj. İster daha fazla Dosya Paylaşımı tabanına ihtiyacımız olsun, ister daha fazlasına ihtiyacımız olsun. bir Bilgi merkezi, bu program çok yönlü!"

Tüm Microsoft SharePoint incelemelerini buradan okuyun.

5. OneDrive

Ürün için en olumlu incelemelerden alıntılar:

"En önemli dosyalarınızı güvenli ve kolay bir şekilde paylaşmak istiyorsanız OneDrive ihtiyacınız olan araçtır. Ayrıca, yerel depolama birimlerinizde yer açmak ve bulutta güvenli bir yedeklemeye sahip olmak için harika bir alternatiftir."

"OneDrive zengin özelliklere sahip ve çalışması çok eğlenceli olan harika, kullanıcı dostu bir arayüze sahip. Farklı cihazlarla çok hızlı ve kolay bir şekilde senkronize oluyor ve mobil uygulamaya erişimi kolaylaştırdığı için olmazsa olmazlardan. klasörler."

“En önemli bilgilerimizi saklayabileceğimiz harika bir bulut sistemi. Çok güvenli ve kullanıcının izni varsa herhangi bir cihazdan erişilebilir. . . Küçük işletmelere şiddetle tavsiye ederim."

Tüm OneDrive incelemelerini buradan okuyun.

İşletmeniz için doğru muhasebe belge yönetimi yazılımını nasıl seçersiniz?

Ne arayacağınızı bilmiyorsanız yazılım satın almak zor olabilir. Muhasebe ekibiniz için belge yönetimi yazılımını kısa listeye alırken aklınızda bulundurmanız gereken bazı öneriler:

  • Yazılımın belge geri yükleme sağlayıp sağlamadığını değerlendirin. Bu özellik, yanlışlıkla silinmesi durumunda muhasebe belgelerini kurtarmanıza ve geri yüklemenize olanak tanır. İdeal bir belge yönetim sistemi, veri kaybını önlemek için muhasebe ile ilgili tüm kayıtlarınızın ve belgelerinizin yedeğini alacaktır.

  • Belge tarama hizmetini arayın. Bir kağıt belgedeki verileri yazılıma manuel olarak girmek zaman alan bir iştir. Ancak, seçtiğiniz yazılım belge tarama işlevi sunuyorsa, kağıt dosyaları dijital veya elektronik belgelere dönüştürmek için kolayca tarayabilirsiniz.

  • Yazılımın idari kontrol özellikleri sunup sunmadığını kontrol edin. İdeal bir belge yönetimi çözümü, hangi çalışanların mali belgelere "salt okunur" veya "düzenleme" erişimine sahip olduğunu onaylamanıza izin vererek hassas muhasebe bilgilerini korumalıdır.

Muhasebe belge yönetimi yazılımı satın alırken satıcılara sorulacak yaygın sorular

Yazılımınız belgeler için metin araması sunuyor mu?

İdeal bir belge yönetimi aracı, belge arama ve alma iş akışını daha verimli hale getirmeye yardımcı olacak bir metin arama özelliğini kullanarak müşteri faturaları veya sözleşmeler gibi belirli belgeleri aramanıza izin vermelidir.

Belgeleri çeşitli kategoriler altında saklayabilir ve kullanıcı erişimini kontrol edebilir miyim?

Belge yönetimi yazılımınız, belgeleri alacak hesabı verileri ve borç verileri gibi birden çok alt kategori altında saklamanıza ve bunları kuruluşunuzdaki belirli kişilerle paylaşmanıza izin veriyorsa, bilgi aramak daha kolay olacaktır. Yazılım seçeneklerini listelerken satıcılara, ürünlerinin belge türlerini bölümlere ayırmanıza ve bunlara kullanıcı erişimini kısıtlamanıza izin verip vermediğini sorun.

Yazılımınız üçüncü taraf platformlarla entegre oluyor mu?

Satın aldığınız belge yönetimi yazılımı, önemli finansal belgeleri ve genel muhasebe verilerini kolayca taşıyabilmeniz ve aktarabilmeniz için üçüncü taraf uygulamalarla entegre olabilmelidir. Satıcılara, ürünlerinin bu tür entegrasyon özelliklerine sahip olup olmadığını sorduğunuzdan emin olun.

Bu ürünleri nasıl seçtik? biz yapmadık sen yaptın

İdeal yazılım eşleşmenizi bulmak için güvenebileceğiniz bilgilere ihtiyacınız vardır; böylece zamandan tasarruf edebilir, bütçenizi aşmayabilir ve enerjinizi işinizi büyütmeye odaklayabilirsiniz. Bu nedenle, tüm kullanıcı incelemelerimizi inceleyip doğruluyoruz ve yalnızca sizin gibi kişiler tarafından onaylanan araçları öneriyoruz.

Başka bir deyişle, ürün önerilerimiz asla satın alınmaz veya satılmaz veya tek bir kişinin görüşüne dayanmaz; bağımsız yazılım incelemecileri tabanımızın görüş ve deneyimlerini yansıtan meslektaşlarınız tarafından seçilir.

Bu makalede yer alan muhasebe belge yönetimi araçları, doğrulanmış kullanıcı incelemelerine göre en çok tavsiye edilen araçlardır. Ancak, muhasebe ekibinizin belge yönetimi gereksinimlerini karşılamıyorlarsa, en uygun çözümü bulmak için belge yönetimi yazılımı dizinimize göz atabilirsiniz.