5つの最高の会計文書管理ソフトウェア

会計文書管理ソフトウェアは、企業が会計関連の事務処理を管理するのに役立ちます。

紙ベースの会計プロセスの管理は、時間がかかり複雑です。 紙の書類は置き忘れたり紛失したりする可能性があり、ラベルを正しく付けないと、必要なときに特定の書類や記録を見つけるのが難しくなります。

あなたが中小企業の経理担当者で、そのような問題に慣れ親しんでいる場合は、ドキュメント管理ソフトウェアに投資する時が来ました。 ドキュメント管理ソリューションは、紙ベースのストレージを排除し、すべての会計ドキュメントを整理して一元化するのに役立ちます。 この記事では、会計業界の実際のユーザーから信頼されている最高のドキュメント管理ソフトウェアを 5 つ紹介します。 (これらの製品をどのように選択したかをお読みください。)

会計文書管理ソフトウェアにはどのような機能がありますか?

会計文書管理システムの主な機能は次のとおりです。

• ドキュメント キャプチャ:物理的なドキュメントをデジタル ファイルに変換します。

• ドキュメント ストレージ:ドキュメントを一元化されたリポジトリに保存して、簡単にアクセスできるようにします。

• 全文検索: 会計文書を調べて、顧客の請求書などの特定の情報を見つけます。

このレポートに記載されているすべての製品には、上記の機能が含まれています。

これらのコア機能に加えて、会計文書管理システムは一般的に次の機能も提供します。

• アクセス制御/許可

• アーカイブと保持

• コラボレーション ツール

• コンプライアンス追跡

• 文書分類

• ファイル変換

• ファイルの管理と共有

• 従業員データ ポータル

• 光学式文字認識

• バージョン管理

各製品の対象範囲

各製品について、以下をカバーします。

トップ5の会計文書管理ソフトウェア

1. ドロップボックス ビジネス

製品の最も肯定的なレビューの抜粋:

「機能は、私のドキュメントにとって非常に便利な優れたツールであり、公正な価格設定をサポートしています。また、他のソフトウェアとのコラボレーションや統合にも最適です。」

「Dropbox の大きな利点は、多くのデバイスで使用できることです。即時同期により、チームとしての作業が容易になります。使いやすさとクラウドの大きなディスク容量が、このツールの最大の利点です。」

「Dropbox Business は、外部ユーザーが私の安全な企業ネットワークにアクセスしなくても情報にアクセスできるため、データ ストレージに最適です..ファイルをすばやく安全に共有できるため、仕事が簡単になるため、優れたソフトウェアです。シンプルです。優れたユーザー インターフェイスを備え、さまざまなストレージ オプションを提供します。」

ここですべての Dropbox Business のレビューをお読みください。

2. Google ドライブ

製品の最も肯定的なレビューの抜粋:

「ほとんどの Google 製品と同様に、非常に使いやすく、優れたユーザー インターフェイスを備えています。動画を記録する写真を保存するのに優れており、それらを簡単に共有できる機能は非常に重要です。」

「何年も使用しており、ファイルを保存、バックアップ、共有するのに最適な方法です。優れた機能は、誰と何を共有するかを選択できることです。これは、機密性とプライバシーを保護するのに役立ちます。外出中に携帯電話から作業ファイルにアクセスすることがよくあります。このクラウドストレージは本当に便利です！」

「Drive は初心者に最適で、本当に重要なもののバックアップ製品でもあります。無料の 15 GB ストレージは素晴らしく、作成できるファイルの種類に感謝しています。また、すでに堅牢な機能を強化する幅広いプラグインもあります。コラボレーション機能は次のとおりです。優れた！"

ここですべての Google ドライブのレビューをお読みください。

3. Microsoft 365

製品の最も肯定的なレビューの抜粋:

「Microsoft Teams は、チームと簡単に作業できるので、私の最高の機能です。One Drive は、保存されたドキュメントやファイルにどこからでもアクセスできるため、優れた機能です。Office 365 は、効率と生産性を向上させる大規模なソリューションです。優れたユーザー インターフェイスです。Sharepoint は、当社の MFT ソリューションの 1 つである Globalscape Enhanced File Transfer と統合されました。」

「インターネットにアクセスするだけで、世界中のどこからでも作業できます。堅牢なセキュリティと信頼性により、生産性を高めるのに役立ちます。Excel、word、powerpoint、outlook など、通常使用するすべての共同アプリケーションが備わっています。 "

「私が一番気に入っているのは、簡単にナビゲートでき、理解しやすいという事実です。多くの機能により、仕事をするのも少し楽しくなります」

ここで Microsoft 365 のすべてのレビューをお読みください。

4. マイクロソフト シェアポイント

製品の最も肯定的なレビューの抜粋:

「ダウンロードがなく、インストール ファイルが不親切。素晴らしいデザインとレイアウト。機能と機能は、中級者から初心者のユーザーでも簡単にアクセスできます。お互いに協力できる方法が気に入っています。他のアプリとの統合は完璧で簡単です。」

「SharePoint は、私の採用チームが組織化された状態を維持するのに非常に役立つツールです。将来の参照と使用のために、すべての重要なドキュメントが 1 か所にまとめられており、機能的な観点から作業が確実に容易になりました。」

「Microsoft SharePoint は、チーム間の情報をより効率的に整理し、整理するのに役立ちます! 新しいユーザーが簡単にアクセスでき、ニーズに合わせてサイトをカスタマイズできることは大きな利点です。ファイル共有ベースまたは情報ハブであるこのプログラムは非常に用途が広いです!"

ここで Microsoft SharePoint のすべてのレビューをお読みください。

5.ワンドライブ

製品の最も肯定的なレビューの抜粋:

「OneDrive は、最も重要なファイルを安全かつ簡単に共有したい場合に必要なツールです。また、ローカル ストレージ ユニットのスペースを解放し、クラウドに安全なバックアップを作成するための優れた代替手段でもあります。」

「OneDrive は機能が豊富で、操作するのがとても楽しいフレンドリーなインターフェイスを備えています。さまざまなデバイスと非常に迅速かつ簡単に同期できます。モバイル アプリは、簡単にアクセスできるため、必須です。フォルダ。」

「最も重要な情報を保存できる優れたクラウド システムです。非常に安全で、ユーザーの許可があればどのデバイスからでもアクセスできます。 . . 中小企業に強くお勧めします。」

ここですべての OneDrive レビューをお読みください。

ビジネスに適した会計文書管理ソフトウェアを選択する方法

何を探すべきかわからない場合、ソフトウェアの購入は困難な場合があります。 経理チーム向けのドキュメント管理ソフトウェアを候補に挙げる際に留意すべきいくつかの推奨事項を次に示します。

• ソフトウェアがドキュメントの復元を提供するかどうかを評価します。 この機能を使用すると、誤って削除した場合に会計ドキュメントを回復および復元できます。 理想的な文書管理システムは、データの損失を防ぐために、すべての会計関連の記録と文書のバックアップを維持します。

• ドキュメント スキャン サービスを探します。 紙の文書からソフトウェアに手動でデータを入力するのは、時間のかかる作業です。 ただし、選択したソフトウェアがドキュメント スキャン機能を備えている場合は、紙のファイルを簡単にスキャンして、デジタルまたは電子ドキュメントに変換できます。

• ソフトウェアが管理制御機能を提供しているかどうかを確認します。 理想的なドキュメント管理ソリューションは、どの従業員が財務ドキュメントへの「読み取り専用」または「編集」アクセス権を取得できるかを承認できるようにすることで、機密の会計情報を保護する必要があります。

会計文書管理ソフトウェアを購入する際にベンダーに尋ねる一般的な質問

これらの製品をどのように選択したのですか? 私たちはしませんでした—あなたはしました

最適なソフトウェアを見つけるには、信頼できる情報が必要です。これにより、時間を節約し、予算を抑え、ビジネスの成長により多くのエネルギーを注ぐことができます。 そのため、すべてのユーザー レビューを精査して検証し、あなたのような人々によって支持されたツールのみを推奨しています。

言い換えれば、私たちの製品の推奨事項は売買されたり、1 人の個人の意見に基づいたりすることは決してありません。

この記事で紹介する会計文書管理ツールは、検証済みのユーザー レビューに基づいて最も推奨されるものです。 ただし、アカウント チームのドキュメント管理要件を満たしていない場合は、ドキュメント管理ソフトウェア ディレクトリをチェックして、最適なソリューションを見つけることができます。