5 najlepszych programów do zarządzania dokumentami księgowymi

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami księgowymi pomaga firmom zarządzać dokumentacją związaną z księgowością.

Zarządzanie procesami księgowymi w formie papierowej jest zarówno czasochłonne, jak i skomplikowane. Dokumenty papierowe mogą się zagubić lub zgubić, a jeśli nie oznaczysz ich prawidłowo, trudno będzie znaleźć konkretny dokument lub akta, gdy będą potrzebne.

Jeśli jesteś kierownikiem księgowości w małej firmie i takie kwestie brzmią dla Ciebie znajomo, nadszedł czas, aby zainwestować w oprogramowanie do zarządzania dokumentami. Rozwiązanie do zarządzania dokumentami eliminuje przechowywanie w formie papierowej i pomaga organizować i centralizować wszystkie dokumenty księgowe. W tym artykule omówiono pięć najlepszych programów do zarządzania dokumentami, którym zaufali prawdziwi użytkownicy z branży księgowej. (Przeczytaj, jak wybraliśmy te produkty.)

Jakie funkcje oferuje oprogramowanie do zarządzania dokumentami księgowymi?

Podstawowe cechy systemu zarządzania dokumentami księgowymi to:

• Przechwytywanie dokumentów: Konwertuj fizyczne dokumenty na pliki cyfrowe.

• Przechowywanie dokumentów : Przechowuj dokumenty w scentralizowanym repozytorium, aby mieć do nich łatwy dostęp.

• Wyszukiwanie pełnotekstowe : przejrzyj dokumenty księgowe, aby znaleźć określone informacje, takie jak faktury klienta.

Wszystkie produkty wymienione w tym raporcie zawierają wymienione powyżej cechy.

Oprócz tych podstawowych funkcji, systemy zarządzania dokumentami księgowymi często oferują również:

• Kontrola dostępu/uprawnienia

• Archiwizacja i przechowywanie

• Narzędzia współpracy

• Śledzenie zgodności

• Klasyfikacja dokumentów

• Konwersja plików

• Zarządzanie plikami i udostępnianie

• Portal danych pracowników

• Optyczne rozpoznawanie znaków

• Kontrola wersji

Co obejmujemy dla każdego produktu

W przypadku każdego produktu zapewniamy:

5 najlepszych programów do zarządzania dokumentami księgowymi

1. Dropbox Business

Fragmenty najbardziej pozytywnych recenzji produktu:

"Funkcje są świetnym i bardzo przydatnym narzędziem dla moich dokumentów i wspierają uczciwą wycenę. Jest również bardzo idealne do współpracy lub integracji z innymi programami."

"Ogromną zaletą Dropbox jest możliwość korzystania z niego na wielu urządzeniach. Błyskawiczna synchronizacja ułatwia pracę w zespole. Łatwość obsługi i duża przestrzeń dyskowa w chmurze to największe zalety tego narzędzia."

„Dropbox Business doskonale nadaje się do przechowywania danych, ponieważ umożliwia zewnętrznym użytkownikom dostęp do informacji bez konieczności dostępu do mojej bezpiecznej sieci firmowej… To doskonałe oprogramowanie, ponieważ jego zdolność do szybkiego i bezpiecznego udostępniania plików ułatwia mi pracę. To proste w użyciu, ma doskonały interfejs użytkownika i oferuje różnorodne opcje przechowywania”.

Przeczytaj wszystkie recenzje Dropbox Business tutaj.

2. Dysk Google

Fragmenty najbardziej pozytywnych recenzji produktu:

„Podobnie jak w przypadku większości produktów Google, jest dość łatwy w użyciu i ma dobry interfejs użytkownika. Doskonale nadaje się do przechowywania zdjęć dokumentujących filmy, a możliwość ich udostępniania jest po prostu bardzo ważna”.

„Używam go od lat, świetny sposób na przechowywanie, tworzenie kopii zapasowych i udostępnianie plików innym. Fajną funkcją jest to, że możesz wybrać, komu chcesz udostępniać, co pomaga w zachowaniu poufności i prywatności. Często uzyskuję dostęp do plików służbowych z mojego telefonu, gdy jestem poza domem, więc to przechowywanie w chmurze jest naprawdę przydatne!”

„Dysk to świetny produkt dla początkujących, a nawet do tworzenia kopii zapasowych naprawdę ważnych rzeczy. Bezpłatne 15 GB miejsca jest wspaniałe i doceniam typy plików, które możesz tworzyć. Dostępna jest również szeroka gama wtyczek, które ulepszają już i tak dobre funkcje. doskonały!"

Przeczytaj wszystkie recenzje Dysku Google tutaj.

3.Microsoft365

Fragmenty najbardziej pozytywnych recenzji produktu:

„Microsoft Teams to moja najlepsza funkcja, ponieważ mogłem bez wysiłku współpracować z moim zespołem. One Drive to doskonała funkcja, ponieważ zapewnia dostęp do zapisanych dokumentów i plików z dowolnego miejsca. Office 365 to duże rozwiązanie zwiększające wydajność i produktywność, które ma świetny interfejs użytkownika. Sharepoint został zintegrowany z jednym z naszych rozwiązań MFT; Globalscape Enhanced File Transfer."

„Możemy pracować z dowolnego miejsca na świecie, mając tylko dostęp do Internetu. Pomaga nam to zwiększyć produktywność dzięki solidnemu bezpieczeństwu i niezawodności. Posiada wszystkie współpracujące aplikacje, z których zwykle korzystamy, takie jak Excel, Word, Powerpoint, Outlook itp. "

„Najbardziej podoba mi się to, że jest łatwa w nawigacji i łatwa do zrozumienia. Sprawia, że ​​praca jest nieco przyjemniejsza dzięki wielu funkcjom”

Przeczytaj wszystkie recenzje platformy Microsoft 365 tutaj.

4.MicrosoftSharePoint

Fragmenty najbardziej pozytywnych recenzji produktu:

„Bez pobierania i nieprzyjaznych plików instalacyjnych. Niesamowity projekt i układ. Funkcje i funkcje są łatwo dostępne dla średniozaawansowanych i początkujących użytkowników. Uwielbiam sposób, w jaki możemy ze sobą współpracować. Integracja z innymi aplikacjami jest idealna i bezproblemowa”.

„SharePoint był niesamowitym narzędziem, które pomogło mojemu zespołowi rekrutacyjnemu zorganizować się i utrzymać porządek. Cała nasza ważna dokumentacja znajduje się w jednym miejscu do wykorzystania w przyszłości i z pewnością ułatwiła pracę z perspektywy funkcjonalnej”.

„Microsoft SharePoint pomaga nam lepiej usprawnić i uporządkować informacje między zespołami! Jest łatwo dostępny dla nowych użytkowników i jest wielką zaletą, że możemy dostosować nasze witryny do naszych potrzeb. Niezależnie od tego, czy potrzebujemy więcej bazy udostępniania plików, czy więcej centrum informacyjne, ten program jest tak wszechstronny!”

Przeczytaj wszystkie recenzje programu Microsoft SharePoint tutaj.

5. OneDrive

Fragmenty najbardziej pozytywnych recenzji produktu:

„OneDrive to narzędzie, którego potrzebujesz, jeśli chcesz bezpiecznie i łatwo udostępniać najważniejsze pliki. To także świetna alternatywa, aby zwolnić trochę miejsca w lokalnych jednostkach pamięci masowej i mieć bezpieczną kopię zapasową w chmurze”.

„OneDrive jest bogaty w funkcje i ma świetny, przyjazny interfejs, z którym praca jest super przyjemna. Synchronizuje się z różnymi urządzeniami bardzo szybko i łatwo, a aplikacja mobilna jest koniecznością, ponieważ ułatwia dostęp do lornetka składana."

„Świetny system w chmurze, w którym możemy przechowywać nasze najważniejsze informacje. Bardzo bezpieczny i dostępny z dowolnego urządzenia, jeśli użytkownik ma na to pozwolenie. . . Gorąco polecam małym firmom."

Przeczytaj wszystkie recenzje usługi OneDrive tutaj.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentami księgowymi dla swojej firmy

Zakup oprogramowania może być trudny, jeśli nie wiesz, czego szukać. Oto kilka zaleceń, o których należy pamiętać, wybierając oprogramowanie do zarządzania dokumentami dla swojego zespołu księgowego:

• Oceń, czy oprogramowanie zapewnia przywracanie dokumentów. Ta funkcja pozwoli Ci odzyskać i przywrócić dokumenty księgowe w przypadku przypadkowego usunięcia. Idealny system zarządzania dokumentami będzie utrzymywał kopię zapasową wszystkich zapisów i dokumentów związanych z księgowością, aby zapobiec utracie danych.

• Poszukaj usługi skanowania dokumentów. Ręczne wprowadzanie danych z dokumentu papierowego do oprogramowania to czasochłonne zadanie. Ale jeśli wybrane oprogramowanie oferuje funkcję skanowania dokumentów, możesz łatwo skanować pliki papierowe, aby przekształcić je w dokumenty cyfrowe lub elektroniczne.

• Sprawdź, czy oprogramowanie oferuje funkcje kontroli administracyjnej. Idealne rozwiązanie do zarządzania dokumentami musi chronić poufne informacje księgowe, umożliwiając zatwierdzanie pracownikom dostępu „tylko do odczytu” lub „edycji” dokumentów finansowych.

Typowe pytania, które należy zadać sprzedawcom przy zakupie oprogramowania do zarządzania dokumentami księgowymi

Jak wybraliśmy te produkty? My tego nie zrobiliśmy – ty to zrobiłeś

Aby znaleźć idealne oprogramowanie, potrzebujesz informacji, którym możesz zaufać, aby zaoszczędzić czas, zmieścić się w budżecie i skoncentrować więcej energii na rozwoju firmy. Właśnie dlatego sprawdzamy i weryfikujemy wszystkie nasze recenzje użytkowników i rekomendujemy tylko narzędzia zatwierdzone przez osoby takie jak Ty.

Innymi słowy, nasze rekomendacje produktów nigdy nie są kupowane ani sprzedawane ani oparte na opinii pojedynczej osoby — są wybierane przez Twoich rówieśników, odzwierciedlając opinie i doświadczenia naszej niezależnej bazy recenzentów oprogramowania.

Narzędzia do zarządzania dokumentami księgowymi opisane w tym artykule są najbardziej polecane na podstawie zweryfikowanych recenzji użytkowników. Jeśli jednak nie spełniają one wymagań dotyczących zarządzania dokumentami Twojego zespołu księgowego, możesz sprawdzić nasz katalog oprogramowania do zarządzania dokumentami, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie.