5 款最佳會計文檔管理軟件

會計文件管理軟件可幫助企業管理與會計相關的文書工作。

管理紙質會計流程既耗時又復雜。 紙質文件可能會放錯地方或丟失，如果您沒有正確標記它們，您將很難在需要時找到特定的文件或記錄。

如果您是一家小型企業的會計經理，並且這些問題對您來說很熟悉，那麼是時候投資文檔管理軟件了。 文件管理解決方案消除了紙質存儲，並有助於組織和集中所有會計文件。 本文著眼於會計行業真實用戶信賴的五種最佳文檔管理軟件。 （閱讀我們如何選擇這些產品。）

會計文件管理軟件提供哪些功能？

會計文件管理系統的核心功能是：

• 文檔捕獲：將物理文檔轉換為數字文件。

• 文檔存儲：將文檔存儲在一個集中的存儲庫中，以便於訪問。

• 全文搜索：查看會計憑證以查找特定信息，例如客戶的發票。

本報告中列出的所有產品均具有上述特徵。

除了這些核心功能外，會計文件管理系統通常還提供：

• 訪問控制/權限

• 存檔和保留

• 協作工具

• 合規跟踪

• 文件分類

• 文件轉換

• 文件管理和共享

• 員工數據門戶

• 光學字符識別

• 版本控制

我們為每個產品涵蓋的內容

對於每種產品，我們涵蓋以下內容：

Top 5 會計文件管理軟件

1. Dropbox 業務

產品最正面評價的摘錄：

“功能很棒，對我的文檔非常有用，而且價格公道。它也非常適合與其他軟件協作或集成。”

“Dropbox 的一個巨大優勢是可以在許多設備上使用它。即時同步讓團隊合作變得更容易。易於使用和雲中的大磁盤空間是該工具的最大優勢。”

“Dropbox Business 非常適合數據存儲，因為它允許外部用戶訪問信息，而無需訪問我的安全公司網絡……它是一款出色的軟件，因為它能夠快速安全地共享文件，使我的工作更加輕鬆。它很簡單易於使用，具有出色的用戶界面，並提供多種存儲選項。”

在此處閱讀所有 Dropbox Business 評論。

2. 谷歌云端硬盤

產品最正面評價的摘錄：

“與大多數 Google 產品一樣，它非常易於使用，具有良好的用戶界面。非常適合存儲圖片記錄視頻，並且簡單地共享它們的能力非常重要。”

“多年來一直使用它，這是存儲、備份和與他人共享文件的好方法。不錯的功能是你可以選擇與誰共享什麼，這有助於保密和隱私。我經常在外出時通過手機訪問工作文件，所以這個雲盤真的好用！”

“Drive 是一個很好的初學者，甚至是真正重要的東西的備份產品。免費的 15GB 存儲空間很棒，我很欣賞你可以創建的文件類型。還有各種各樣的插件可以增強它已經很強大的功能。協作功能是出色的！”

在此處閱讀所有 Google 雲端硬盤評論。

3. 微軟 365

產品最正面評價的摘錄：

“Microsoft Teams 是我最好的功能，因為我可以毫不費力地與我的團隊一起工作。One Drive 是一項出色的功能，因為它可以從任何地方訪問保存的文檔和文件。Office 365 是一個大型解決方案，可以提高效率和生產力，它具有出色的用戶界面。Sharepoint 與我們的 MFT 解決方案之一集成；Globalscape 增強型文件傳輸。”

“只要有互聯網接入，我們就可以在世界任何地方工作。它以其強大的安全性和可靠性幫助我們提高生產力。它擁有我們通常使用的所有協作應用程序，如 excel、word、powerpoint、outlook 等。 “

“我最喜歡的是它可以輕鬆導航且易於理解。由於功能眾多，工作也變得更加愉快”

在此處閱讀所有 Microsoft 365 評論。

4.微軟SharePoint

產品最正面評價的摘錄：

“沒有下載和不友好的安裝文件。很棒的設計和佈局。中級和初學者用戶可以輕鬆訪問功能和特性。喜歡我們彼此協作的方式。與其他應用程序的集成完美而輕鬆。”

“SharePoint 是一個非常棒的工具，可以幫助我的招聘團隊組織起來並保持井井有條。我們所有的重要文檔都放在一個地方以供將來參考和使用，從功能的角度來看，它確實讓事情變得更容易了。”

“Microsoft SharePoint 幫助我們更好地簡化和組織團隊之間的信息！新用戶可以輕鬆訪問它，這是一個很大的優勢，我們能夠根據需要自定義我們的網站。無論我們需要更多的文件共享基礎還是更多的一個信息中心，這個程序是如此多才多藝！”

在此處閱讀所有 Microsoft SharePoint 評論。

5. OneDrive

產品最正面評價的摘錄：

“如果您想安全輕鬆地共享最重要的文件，OneDrive 是您需要的工具。它也是釋放本地存儲單元的一些空間並在雲中進行安全備份的絕佳選擇。”

“OneDrive 功能豐富，界面友好，使用起來非常有趣。它可以非常快速、輕鬆地與不同設備同步，移動應用程序是必不可少的，因為它可以更輕鬆地訪問文件夾。”

“很棒的雲系統，我們可以在其中存儲最重要的信息。非常安全，如果用戶獲得許可，可以從任何設備訪問。 . . 強烈推薦給小型企業。”

在此處閱讀所有 OneDrive 評論。

如何為您的企業選擇合適的會計文件管理軟件

如果您不知道要尋找什麼，那麼購買軟件可能會很困難。 在為您的會計團隊篩選文檔管理軟件時，請牢記以下一些建議：

• 評估該軟件是否提供文檔恢復。 此功能可讓您在意外刪除的情況下恢復和恢復會計文件。 一個理想的文件管理系統將維護您所有與會計相關的記錄和文件的備份，以防止數據丟失。

• 尋找文件掃描服務。 手動將紙質文檔中的數據鍵入軟件是一項耗時的任務。 但如果您選擇的軟件提供文檔掃描功能，您可以輕鬆掃描紙質文件，將其轉換為數字或電子文檔。

• 檢查該軟件是否提供管理控制功能。 理想的文檔管理解決方案必須通過讓您批准哪些員工對財務文檔具有“只讀”或“編輯”權限來保護敏感的會計信息。

購買會計文件管理軟件時要問供應商的常見問題

我們是如何選擇這些產品的？ 我們沒有——你做到了

要找到理想的軟件匹配，您需要可以信賴的信息——這樣您就可以節省時間、控制預算並將更多精力用於發展業務。 這就是為什麼我們審查和驗證我們所有的用戶評論，並只推薦像您這樣的人認可的工具。

換句話說，我們的產品推薦絕不會買賣，也不會基於單個人的意見——它們是由您的同行選擇的，反映了我們獨立的軟件評論員群體的觀點和經驗。

本文中介紹的會計文檔管理工具是根據經過驗證的用戶評論最推薦的。 但是，如果它們不符合您的客戶團隊的文檔管理要求，您可以查看我們的文檔管理軟件目錄以找到最合適的解決方案。