5 أفضل برامج إدارة المستندات المحاسبية

يساعد برنامج إدارة المستندات المحاسبية الشركات على إدارة الأعمال الورقية المتعلقة بالمحاسبة.

تستغرق إدارة عمليات المحاسبة الورقية وقتًا طويلاً ومعقدة. يمكن أن تُفقد المستندات الورقية في مكانها أو تُفقد ، وإذا لم تقم بتسميتها بشكل صحيح ، فستجد صعوبة في العثور على مستند أو سجل معين عندما تحتاج إليه.

إذا كنت مدير حسابات في شركة صغيرة وتبدو مثل هذه المشكلات مألوفة لك ، فقد حان الوقت للاستثمار في برامج إدارة المستندات. يلغي حل إدارة المستندات التخزين الورقي ويساعد في تنظيم جميع مستنداتك المحاسبية وإضفاء الطابع المركزي عليها. تبحث هذه المقالة في أفضل خمسة برامج إدارة مستندات موثوق بها من قبل مستخدمين حقيقيين من صناعة المحاسبة. (اقرأ كيف اخترنا هذه المنتجات.)

ما هي الميزات التي يقدمها برنامج إدارة المستندات المحاسبية؟

الميزات الأساسية لنظام إدارة المستندات المحاسبية هي:

• التقاط المستندات: تحويل المستندات المادية إلى ملفات رقمية.

• تخزين المستندات: قم بتخزين المستندات في مستودع مركزي لسهولة الوصول إليها.

• البحث عن نص كامل : ابحث في المستندات المحاسبية للعثور على معلومات محددة مثل فواتير العميل.

تشمل جميع المنتجات المدرجة في هذا التقرير الميزات المذكورة أعلاه.

إلى جانب هذه الميزات الأساسية ، تقدم أنظمة إدارة المستندات المحاسبية أيضًا بشكل شائع:

• ضوابط الوصول / الأذونات

• الأرشفة والاحتفاظ

• أدوات التعاون

• تتبع الامتثال

• تصنيف الوثيقة

• تحويل الملف

• إدارة الملفات ومشاركتها

• بوابة بيانات الموظف

• التعرف الضوئي على الحروف

• التحكم في الإصدار

ما نغطيه لكل منتج

نغطي ما يلي لكل منتج:

أفضل 5 برامج لإدارة المستندات المحاسبية

1. دروب بوكس ​​الأعمال

مقتطفات من المراجعات الأكثر إيجابية للمنتج:

"الميزات أداة رائعة ومفيدة جدًا للمستندات الخاصة بي ودعم تسعير عادل. إنها أيضًا مثالية جدًا للتعاون أو التكامل مع البرامج الأخرى."

"الميزة الكبيرة لـ Dropbox هي إمكانية استخدامه على العديد من الأجهزة. المزامنة الفورية تجعل العمل الجماعي أسهل. تعد سهولة الاستخدام ومساحة القرص الكبيرة في السحابة من أعظم مزايا هذه الأداة."

"يعد Dropbox Business ممتازًا لتخزين البيانات لأنه يسمح للمستخدمين الخارجيين بالوصول إلى المعلومات دون الحاجة إلى الوصول إلى شبكة مؤسستي الآمنة .. إنه برنامج ممتاز لأن قدرته على مشاركة الملفات بسرعة وأمان تجعل عملي أسهل. إنه أمر بسيط للاستخدام ، ولديه واجهة مستخدم ممتازة ، ويقدم مجموعة متنوعة من خيارات التخزين. "

اقرأ جميع تقييمات Dropbox Business هنا.

2. Google Drive

مقتطفات من المراجعات الأكثر إيجابية للمنتج:

"كما هو الحال مع معظم منتجات Google ، من السهل جدًا استخدام واجهة مستخدم جيدة. إنه ممتاز لتخزين الصور وتوثيق مقاطع الفيديو والقدرة على مشاركتها ببساطة أمر مهم للغاية."

"استخدمته لسنوات ، وهي طريقة رائعة لتخزين الملفات ونسخها احتياطيًا ومشاركتها مع الآخرين. وتتمثل الميزات الرائعة في أنه يمكنك تحديد الأشخاص الذين تريد مشاركة ما معهم مما يساعد في الحفاظ على السرية والخصوصية. غالبًا ما أصل إلى ملفات العمل من هاتفي أثناء التواجد في الخارج وحول ذلك هذا التخزين السحابي مفيد حقًا! "

"يعد Drive منتجًا رائعًا للمبتدئين وحتى النسخ الاحتياطي للأشياء المهمة حقًا. سعة التخزين المجانية 15 جيجابايت رائعة وأنا أقدر أنواع الملفات التي يمكنك إنشاؤها. هناك أيضًا مجموعة واسعة من المكونات الإضافية التي تعزز ميزاته الآلية بالفعل. ميزات التعاون هي ممتاز!"

اقرأ جميع مراجعات Google Drive هنا.

3. مايكروسوفت 365

مقتطفات من المراجعات الأكثر إيجابية للمنتج:

"لقد كانت Microsoft Teams هي أفضل ميزاتي حيث يمكنني العمل مع فريقي دون عناء. لقد كان One Drive ميزة ممتازة لأنه يوفر إمكانية الوصول إلى المستندات والملفات المحفوظة من أي مكان. يعد Office 365 حلاً كبيرًا يعزز الكفاءة والإنتاجية وله ميزة واجهة مستخدم رائعة. تم دمج Sharepoint مع أحد حلول MFT لدينا ؛ Globalscape Enhanced File Transfer. "

"يمكننا العمل من أي جزء من العالم فقط من خلال الوصول إلى الإنترنت. إنه يساعدنا في تعزيز الإنتاجية بأمانه القوي وموثوقيته. إنه يحتوي على كل التطبيقات المتعاونة التي نستخدمها عادةً مثل Excel و Word و powerpoint و outlook وما إلى ذلك. "

"أكثر ما أحبه هو حقيقة أنه يمكن التنقل فيه بسهولة وفهمه بسهولة. مما يجعل أداء العمل أكثر إمتاعًا أيضًا نظرًا للعديد من الميزات"

اقرأ جميع تقييمات Microsoft 365 هنا.

4. مايكروسوفت شيربوينت

مقتطفات من المراجعات الأكثر إيجابية للمنتج:

"لا يوجد تنزيل وملفات تثبيت غير ودية. تصميم وتخطيط رائعان .. الوظائف والميزات يمكن الوصول إليها بسهولة للمستخدمين المتوسطين والمبتدئين. أحب الطريقة التي يمكننا بها التعاون مع بعضنا البعض. التكامل مع التطبيقات الأخرى مثالي وبدون مجهود."

"لقد كانت SharePoint أداة رائعة في مساعدة فريق التوظيف الخاص بي على التنظيم والبقاء منظمًا. جميع وثائقنا المهمة موجودة في مكان واحد للرجوع إليها واستخدامها في المستقبل ، وقد سهلت بالتأكيد الأمور من منظور وظيفي."

"يساعدنا Microsoft SharePoint في تبسيط المعلومات وتنظيمها بشكل أفضل بين الفرق! يمكن الوصول إليها بسهولة من قبل المستخدمين الجدد وهي ميزة رائعة أننا قادرون على تخصيص مواقعنا وفقًا لاحتياجاتنا. سواء كنا بحاجة إلى المزيد من قاعدة مشاركة الملفات أو أكثر مركزًا للمعلومات ، هذا البرنامج متعدد الاستخدامات! "

اقرأ جميع تقييمات Microsoft SharePoint هنا.

5. OneDrive

مقتطفات من المراجعات الأكثر إيجابية للمنتج:

"OneDrive هي الأداة التي تحتاجها إذا كنت تريد مشاركة ملفاتك الأكثر أهمية بشكل آمن وسهل. إنه أيضًا بديل رائع لتحرير بعض المساحة من وحدات التخزين المحلية لديك والحصول على نسخة احتياطية آمنة في السحابة."

"OneDrive غني بالميزات ولديه واجهة رائعة وودية وممتعة للغاية للعمل معها. إنه يتزامن مع أجهزة مختلفة بسرعة كبيرة وسهولة ، كما أن تطبيق الأجهزة المحمولة أمر لا بد منه ، لأنه يسهل الوصول إلى المجلدات ".

"نظام سحابة رائع يمكننا تخزين أهم معلوماتنا فيه. آمن جدًا ويمكن الوصول إليه من أي جهاز إذا كان المستخدم لديه إذن. . . نوصي بشدة للشركات الصغيرة ".

اقرأ جميع تقييمات OneDrive هنا.

كيفية اختيار برنامج إدارة المستندات المحاسبية المناسب لعملك

قد يكون شراء البرامج أمرًا صعبًا إذا كنت لا تعرف ما الذي تبحث عنه. فيما يلي بعض التوصيات التي يجب وضعها في الاعتبار عند وضع قائمة مختصرة ببرنامج إدارة المستندات لفريق المحاسبة الخاص بك:

• قم بتقييم ما إذا كان البرنامج يوفر استعادة المستندات. ستتيح لك هذه الميزة استرداد مستندات المحاسبة واستعادتها في حالة الحذف العرضي. سيحتفظ نظام إدارة المستندات المثالي بنسخة احتياطية من جميع السجلات والمستندات المتعلقة بالمحاسبة لمنع فقدان البيانات.

• ابحث عن خدمة مسح المستندات. يعد إدخال البيانات يدويًا من مستند ورقي إلى البرنامج مهمة تستغرق وقتًا طويلاً. ولكن إذا كان البرنامج الذي اخترته يوفر وظيفة مسح المستندات ضوئيًا ، فيمكنك بسهولة مسح الملفات الورقية لتحويلها إلى مستندات رقمية أو إلكترونية.

• تحقق مما إذا كان البرنامج يوفر ميزات تحكم إدارية. يجب أن يحمي حل إدارة المستندات المثالي المعلومات المحاسبية الحساسة عن طريق السماح لك بالموافقة على الموظفين الذين يحصلون على حق الوصول "للقراءة فقط" أو "التحرير" إلى المستندات المالية.

أسئلة شائعة لطرحها على البائعين عند شراء برنامج إدارة المستندات المحاسبية

كيف اخترنا هذه المنتجات؟ لم نفعل - أنت فعلت

للعثور على تطابق برنامجك المثالي ، تحتاج إلى معلومات يمكنك الوثوق بها - حتى تتمكن من توفير الوقت ، والبقاء على الميزانية ، والتركيز بشكل أكبر على تنمية أعمالك. لهذا السبب نقوم بفحص جميع مراجعات المستخدمين الخاصة بنا والتحقق منها ونوصي فقط بالأدوات المعتمدة من قبل أشخاص مثلك.

بعبارة أخرى ، لا يتم شراء توصيات منتجاتنا أو بيعها أبدًا ، أو استنادًا إلى رأي فرد واحد - يتم اختيارهم من قبل أقرانك ، مما يعكس وجهات نظر وتجارب قاعدتنا المستقلة من مراجعي البرامج.

تعد أدوات إدارة المستندات المحاسبية الواردة في هذه المقالة هي الأكثر موصى بها بناءً على مراجعات المستخدمين التي تم التحقق منها. ومع ذلك ، إذا لم يستوفوا متطلبات إدارة المستندات لفريق الحسابات الخاص بك ، فيمكنك التحقق من دليل برنامج إدارة المستندات الخاص بنا للعثور على الحل الأنسب.