5 款最佳会计文档管理软件

会计文件管理软件可帮助企业管理与会计相关的文书工作。

管理纸质会计流程既耗时又复杂。 纸质文件可能会放错地方或丢失，如果您没有正确标记它们，您将很难在需要时找到特定的文件或记录。

如果您是一家小型企业的会计经理，并且这些问题对您来说很熟悉，那么是时候投资文档管理软件了。 文件管理解决方案消除了纸质存储，并有助于组织和集中所有会计文件。 本文着眼于会计行业真实用户信赖的五种最佳文档管理软件。 （阅读我们如何选择这些产品。）

会计文件管理软件提供哪些功能？

会计文件管理系统的核心功能是：

• 文档捕获：将物理文档转换为数字文件。

• 文档存储：将文档存储在一个集中的存储库中，以便于访问。

• 全文搜索：查看会计凭证以查找特定信息，例如客户的发票。

本报告中列出的所有产品均具有上述特征。

除了这些核心功能外，会计文件管理系统通常还提供：

• 访问控制/权限

• 存档和保留

• 协作工具

• 合规跟踪

• 文件分类

• 文件转换

• 文件管理和共享

• 员工数据门户

• 光学字符识别

• 版本控制

我们为每个产品涵盖的内容

对于每种产品，我们涵盖以下内容：

Top 5 会计文件管理软件

1. Dropbox 业务

产品最正面评价的摘录：

“功能很棒，对我的文档非常有用，而且价格公道。它也非常适合与其他软件协作或集成。”

“Dropbox 的一个巨大优势是可以在许多设备上使用它。即时同步让团队合作变得更容易。易于使用和云中的大磁盘空间是该工具的最大优势。”

“Dropbox Business 非常适合数据存储，因为它允许外部用户访问信息，而无需访问我的安全公司网络……它是一款出色的软件，因为它能够快速安全地共享文件，使我的工作更加轻松。它很简单易于使用，具有出色的用户界面，并提供多种存储选项。”

在此处阅读所有 Dropbox Business 评论。

2. 谷歌云端硬盘

产品最正面评价的摘录：

“与大多数 Google 产品一样，它非常易于使用，具有良好的用户界面。非常适合存储图片记录视频，并且简单地共享它们的能力非常重要。”

“多年来一直使用它，这是存储、备份和与他人共享文件的好方法。不错的功能是你可以选择与谁共享什么，这有助于保密和隐私。我经常在外出时通过手机访问工作文件，所以这个云盘真的好用！”

“Drive 是一个很好的初学者，甚至是真正重要的东西的备份产品。免费的 15GB 存储空间很棒，我很欣赏你可以创建的文件类型。还有各种各样的插件可以增强它已经很强大的功能。协作功能是出色的！”

在此处阅读所有 Google 云端硬盘评论。

3. 微软 365

产品最正面评价的摘录：

“Microsoft Teams 是我最好的功能，因为我可以毫不费力地与我的团队一起工作。One Drive 是一项出色的功能，因为它可以从任何地方访问保存的文档和文件。Office 365 是一个大型解决方案，可以提高效率和生产力，它具有出色的用户界面。Sharepoint 与我们的 MFT 解决方案之一集成；Globalscape 增强型文件传输。”

“只要有互联网接入，我们就可以在世界任何地方工作。它以其强大的安全性和可靠性帮助我们提高生产力。它拥有我们通常使用的所有协作应用程序，如 excel、word、powerpoint、outlook 等。 “

“我最喜欢的是它可以轻松导航且易于理解。由于功能众多，工作也变得更加愉快”

在此处阅读所有 Microsoft 365 评论。

4.微软SharePoint

产品最正面评价的摘录：

“没有下载和不友好的安装文件。很棒的设计和布局。中级和初学者用户可以轻松访问功能和特性。喜欢我们彼此协作的方式。与其他应用程序的集成完美而轻松。”

“SharePoint 是一个非常棒的工具，可以帮助我的招聘团队组织起来并保持井井有条。我们所有的重要文档都放在一个地方以供将来参考和使用，从功能的角度来看，它确实让事情变得更容易了。”

“Microsoft SharePoint 帮助我们更好地简化和组织团队之间的信息！新用户可以轻松访问它，这是一个很大的优势，我们能够根据需要自定义我们的网站。无论我们需要更多的文件共享基础还是更多的一个信息中心，这个程序是如此多才多艺！”

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5. OneDrive

产品最正面评价的摘录：

“如果您想安全轻松地共享最重要的文件，OneDrive 是您需要的工具。它也是释放本地存储单元的一些空间并在云中进行安全备份的绝佳选择。”

“OneDrive 功能丰富，界面友好，使用起来非常有趣。它可以非常快速、轻松地与不同设备同步，移动应用程序是必不可少的，因为它可以更轻松地访问文件夹。”

“很棒的云系统，我们可以在其中存储最重要的信息。非常安全，如果用户获得许可，可以从任何设备访问。 . . 强烈推荐给小型企业。”

在此处阅读所有 OneDrive 评论。

如何为您的企业选择合适的会计文件管理软件

如果您不知道要寻找什么，那么购买软件可能会很困难。 在为您的会计团队筛选文档管理软件时，请牢记以下一些建议：

• 评估该软件是否提供文档恢复。 此功能可让您在意外删除的情况下恢复和恢复会计文件。 一个理想的文件管理系统将维护您所有与会计相关的记录和文件的备份，以防止数据丢失。

• 寻找文件扫描服务。 手动将纸质文档中的数据键入软件是一项耗时的任务。 但如果您选择的软件提供文档扫描功能，您可以轻松扫描纸质文件，将其转换为数字或电子文档。

• 检查该软件是否提供管理控制功能。 理想的文档管理解决方案必须通过让您批准哪些员工对财务文档具有“只读”或“编辑”权限来保护敏感的会计信息。

购买会计文件管理软件时要问供应商的常见问题

我们是如何选择这些产品的？ 我们没有——你做到了

要找到理想的软件匹配，您需要可以信赖的信息——这样您就可以节省时间、控制预算并将更多精力用于发展业务。 这就是为什么我们审查和验证我们所有的用户评论，并只推荐像您这样的人认可的工具。

换句话说，我们的产品推荐绝不会买卖，也不会基于单个人的意见——它们是由您的同行选择的，反映了我们独立的软件评论员群体的观点和经验。

本文中介绍的会计文档管理工具是根据经过验证的用户评论最推荐的。 但是，如果它们不符合您的客户团队的文档管理要求，您可以查看我们的文档管理软件目录以找到最合适的解决方案。