5 ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารทางบัญชีที่ดีที่สุด

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางบัญชีช่วยให้ธุรกิจจัดการเอกสารเกี่ยวกับการบัญชี

การจัดการกระบวนการบัญชีที่ใช้กระดาษนั้นใช้เวลานานและซับซ้อน เอกสารที่เป็นกระดาษอาจวางผิดที่หรือสูญหายได้ และหากคุณติดฉลากไม่ถูกต้อง คุณจะพบกับความยากลำบากในการค้นหาเอกสารหรือบันทึกที่ต้องการเมื่อคุณต้องการ

หากคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายบัญชีในธุรกิจขนาดเล็กและคุณคุ้นเคยกับปัญหาดังกล่าว ถึงเวลาลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารแล้ว โซลูชันการจัดการเอกสารช่วยขจัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่เป็นกระดาษ และช่วยจัดระเบียบและรวมศูนย์เอกสารทางบัญชีทั้งหมดของคุณ บทความนี้กล่าวถึงซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ดีที่สุด 5 อันดับที่ได้รับความไว้วางใจจากผู้ใช้จริงจากอุตสาหกรรมการบัญชี (อ่านวิธีที่เราเลือกผลิตภัณฑ์เหล่านี้)

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางบัญชีมีคุณสมบัติอะไรบ้าง?

คุณสมบัติหลักของระบบการจัดการเอกสารทางบัญชีคือ:

• การจับภาพเอกสาร: แปลงเอกสารจริงเป็นไฟล์ดิจิทัล

• การจัดเก็บเอกสาร: จัด เก็บเอกสารในที่เก็บข้อมูลส่วนกลางเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย

• การค้นหาข้อความแบบเต็ม : ดูเอกสารทางบัญชีเพื่อค้นหาข้อมูลเฉพาะ เช่น ใบแจ้งหนี้ของลูกค้า

ผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่แสดงอยู่ในรายงานนี้มีคุณลักษณะที่กล่าวถึงข้างต้น

นอกจากคุณสมบัติหลักเหล่านี้แล้ว ระบบการจัดการเอกสารทางบัญชียังเสนอ:

• การควบคุมการเข้าถึง/สิทธิ์

• การเก็บถาวรและการเก็บรักษา

• เครื่องมือการทำงานร่วมกัน

• การติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด

• การจัดประเภทเอกสาร

• การแปลงไฟล์

• การจัดการไฟล์และการแบ่งปัน

• พอร์ทัลข้อมูลพนักงาน

• การรู้จำอักขระด้วยแสง

• การควบคุมเวอร์ชัน

สิ่งที่เราครอบคลุมสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์

สำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ เราครอบคลุมสิ่งต่อไปนี้:

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารทางบัญชี 5 อันดับแรก

1. ธุรกิจ Dropbox

ข้อความที่ตัดตอนมาจากบทวิจารณ์ที่เป็นบวกมากที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์:

"คุณลักษณะต่างๆ เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมและมีประโยชน์มากสำหรับเอกสารของฉันและการสนับสนุนด้านราคาที่ยุติธรรม นอกจากนี้ยังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำงานร่วมกันหรือการรวมเข้ากับซอฟต์แวร์อื่นๆ"

"ข้อได้เปรียบอย่างมากของ Dropbox คือความเป็นไปได้ในการใช้งานบนอุปกรณ์หลายเครื่อง การซิงโครไนซ์แบบทันทีทำให้การทำงานเป็นทีมง่ายขึ้น ใช้งานง่ายและพื้นที่ดิสก์ขนาดใหญ่ในระบบคลาวด์คือข้อดีที่สุดของเครื่องมือนี้"

"Dropbox Business ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดเก็บข้อมูล เพราะช่วยให้ผู้ใช้ภายนอกสามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยไม่ต้องเข้าถึงเครือข่ายองค์กรที่ปลอดภัยของฉัน... เป็นซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยมเพราะความสามารถในการแบ่งปันไฟล์อย่างรวดเร็วและปลอดภัยทำให้งานของฉันง่ายขึ้น มันง่ายมาก ใช้งานได้ มีส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยม และมีตัวเลือกพื้นที่เก็บข้อมูลที่หลากหลาย"

อ่านบทวิจารณ์ Dropbox Business ทั้งหมดที่นี่

2. Google ไดรฟ์

ข้อความที่ตัดตอนมาจากบทวิจารณ์ที่เป็นบวกมากที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์:

"เช่นเดียวกับผลิตภัณฑ์ส่วนใหญ่ของ Google การใช้งานค่อนข้างง่ายมีส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่ดี เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดเก็บรูปภาพ เอกสาร วิดีโอ และความสามารถในการแบ่งปันเป็นสิ่งสำคัญมาก"

"ใช้มาหลายปี เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดเก็บ สำรองข้อมูล และแชร์ไฟล์กับผู้อื่น คุณสมบัติที่ดีคือคุณสามารถเลือกได้ว่าจะแชร์กับใคร ซึ่งจะช่วยรักษาความลับและความเป็นส่วนตัว ฉันมักจะเข้าถึงไฟล์งานจากโทรศัพท์ของฉันขณะอยู่ข้างนอก ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์นี้มีประโยชน์จริงๆ!”

"ไดรฟ์เป็นอุปกรณ์เริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมและแม้แต่ผลิตภัณฑ์สำรองข้อมูลสำหรับสิ่งที่สำคัญจริงๆ พื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 15GB นั้นยอดเยี่ยมมาก และฉันชื่นชมประเภทไฟล์ที่คุณสามารถสร้างได้ นอกจากนี้ยังมีปลั๊กอินหลากหลายที่ช่วยปรับปรุงคุณสมบัติที่มีอยู่แล้ว คุณสมบัติการทำงานร่วมกันคือ ยอดเยี่ยม!"

อ่านบทวิจารณ์ Google Drive ทั้งหมดที่นี่

3. ไมโครซอฟต์ 365

ข้อความที่ตัดตอนมาจากบทวิจารณ์ที่เป็นบวกมากที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์:

"Microsoft Teams เป็นคุณลักษณะที่ดีที่สุดของฉัน เนื่องจากฉันสามารถทำงานร่วมกับทีมของฉันได้อย่างง่ายดาย One Drive เป็นคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมเนื่องจากช่วยให้สามารถเข้าถึงเอกสารและไฟล์ที่บันทึกไว้ได้จากทุกที่ Office 365 เป็นโซลูชันขนาดใหญ่ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลซึ่งมี ส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยม Sharepoint ถูกรวมเข้ากับหนึ่งในโซลูชัน MFT ของเรา นั่นคือ Globalscape Enhanced File Transfer"

"เราสามารถทำงานได้จากทุกส่วนของโลกเพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต ซึ่งช่วยเราในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยความปลอดภัยที่แข็งแกร่งและความน่าเชื่อถือ มันมีแอปพลิเคชันที่ทำงานร่วมกันทั้งหมดที่เราใช้ตามปกติ เช่น excel, word, powerpoint, outlook เป็นต้น "

"สิ่งที่ฉันชอบที่สุดคือความจริงที่ว่าสามารถนำทางได้ง่ายและเข้าใจง่าย ทำให้การทำงานสนุกขึ้นอีกเล็กน้อยด้วยเนื่องจากมีฟีเจอร์มากมาย "

อ่านบทวิจารณ์ Microsoft 365 ทั้งหมดที่นี่

4. Microsoft SharePoint

ข้อความที่ตัดตอนมาจากบทวิจารณ์ที่เป็นบวกมากที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์:

"ไม่มีการดาวน์โหลดและไฟล์ติดตั้งที่ไม่เป็นมิตร การออกแบบและเลย์เอาต์ที่ยอดเยี่ยม ฟังก์ชันและฟีเจอร์ต่างๆ นั้นเข้าถึงได้ง่ายสำหรับผู้ใช้ระดับกลางและระดับเริ่มต้น ชอบวิธีที่เราสามารถทำงานร่วมกัน การผสานรวมกับแอพอื่นๆ นั้นสมบูรณ์แบบและง่ายดาย"

"SharePoint เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมมากในการช่วยให้ทีมสรรหาบุคลากรของฉันได้รับและจัดระเบียบอยู่เสมอ เอกสารสำคัญทั้งหมดของเราอยู่ในที่เดียวสำหรับการอ้างอิงและการใช้งานในอนาคต และทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้นจากมุมมองด้านการทำงาน"

"Microsoft SharePoint ช่วยให้เราปรับปรุงประสิทธิภาพและจัดระเบียบข้อมูลระหว่างทีมได้ดีขึ้น! ผู้ใช้ใหม่สามารถเข้าถึงได้ง่ายและเป็นข้อได้เปรียบอย่างยิ่งที่เราสามารถปรับแต่งไซต์ของเราตามความต้องการ ไม่ว่าเราต้องการฐานการแชร์ไฟล์มากขึ้นหรือมากกว่านั้น ศูนย์กลางข้อมูล โปรแกรมนี้มีความหลากหลายมาก!"

อ่านบทวิจารณ์ Microsoft SharePoint ทั้งหมดที่นี่

5. วันไดรฟ์

ข้อความที่ตัดตอนมาจากบทวิจารณ์ที่เป็นบวกมากที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์:

"OneDrive เป็นเครื่องมือที่คุณต้องการหากคุณต้องการแบ่งปันไฟล์ที่สำคัญที่สุดของคุณอย่างปลอดภัยและง่ายดาย นอกจากนี้ยังเป็นทางเลือกที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มพื้นที่ว่างในหน่วยจัดเก็บข้อมูลภายในเครื่องของคุณ และมีการสำรองข้อมูลที่ปลอดภัยในระบบคลาวด์"

"OneDrive มีฟีเจอร์มากมายและมีอินเทอร์เฟซที่ยอดเยี่ยมและเป็นมิตรซึ่งสนุกสุด ๆ ในการทำงาน มันซิงโครไนซ์กับอุปกรณ์ต่าง ๆ อย่างรวดเร็วและง่ายดาย และแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่เป็นสิ่งที่ต้องมี เนื่องจากทำให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น โฟลเดอร์"

“ระบบคลาวด์ที่ยอดเยี่ยมที่เราสามารถเก็บข้อมูลที่สำคัญที่สุดของเราได้ ปลอดภัยมากและสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ใดก็ได้หากผู้ใช้ได้รับอนุญาต . . แนะนำเป็นอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก "

อ่านบทวิจารณ์ OneDrive ทั้งหมดที่นี่

วิธีเลือกซอฟต์แวร์จัดการเอกสารทางบัญชีให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ

การซื้อซอฟต์แวร์อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายหากคุณไม่รู้ว่าต้องค้นหาอะไร ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำที่ควรคำนึงถึงเมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสำหรับทีมบัญชีของคุณ:

• ประเมินว่าซอฟต์แวร์มีการคืนค่าเอกสารหรือไม่ คุณลักษณะนี้จะช่วยให้คุณกู้คืนและกู้คืนเอกสารทางบัญชีในกรณีที่มีการลบโดยไม่ตั้งใจ ระบบจัดการเอกสารในอุดมคติจะสำรองบันทึกและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีทั้งหมดของคุณเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย

• ค้นหาบริการสแกนเอกสาร การป้อนข้อมูลด้วยตนเองจากเอกสารกระดาษลงในซอฟต์แวร์เป็นงานที่ใช้เวลานาน แต่ถ้าซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกมีฟังก์ชันการสแกนเอกสาร คุณสามารถสแกนไฟล์กระดาษเพื่อแปลงเป็นเอกสารดิจิทัลหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย

• ตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์มีคุณสมบัติการควบคุมดูแลระบบหรือไม่ โซลูชันการจัดการเอกสารในอุดมคติจะต้องปกป้องข้อมูลทางบัญชีที่ละเอียดอ่อนโดยอนุญาตให้คุณอนุมัติว่าพนักงานคนใดได้รับสิทธิ์เข้าถึงเอกสารทางการเงินแบบ "อ่านอย่างเดียว" หรือ "แก้ไข"

คำถามทั่วไปที่ต้องถามผู้ขายเมื่อซื้อซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางบัญชี

เราเลือกผลิตภัณฑ์เหล่านี้ได้อย่างไร? เราไม่ได้ - คุณทำ

ในการหาซอฟต์แวร์ที่ตรงกับความต้องการของคุณ คุณต้องมีข้อมูลที่สามารถเชื่อถือได้ เพื่อให้คุณประหยัดเวลา อยู่ในงบประมาณ และมุ่งเน้นพลังงานมากขึ้นในการขยายธุรกิจของคุณ นั่นเป็นเหตุผลที่เราตรวจสอบและยืนยันรีวิวทั้งหมดจากผู้ใช้ของเรา และแนะนำเฉพาะเครื่องมือที่รับรองโดยบุคคลเช่นคุณ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง คำแนะนำผลิตภัณฑ์ของเราจะไม่ถูกซื้อหรือขาย หรือขึ้นอยู่กับความคิดเห็นของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง—คำแนะนำเหล่านี้จะถูกเลือกโดยเพื่อนร่วมงานของคุณ ซึ่งสะท้อนถึงมุมมองและประสบการณ์ของฐานผู้ตรวจสอบซอฟต์แวร์อิสระของเรา

เครื่องมือการจัดการเอกสารทางบัญชีที่นำเสนอในบทความนี้ได้รับการแนะนำมากที่สุดโดยอิงตามความคิดเห็นของผู้ใช้ที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว อย่างไรก็ตาม หากไม่เป็นไปตามข้อกำหนดการจัดการเอกสารของทีมบัญชีของคุณ คุณสามารถดูไดเร็กทอรีซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของเราเพื่อค้นหาโซลูชันที่เหมาะสมที่สุด