Cele mai bune 5 programe de gestionare a documentelor contabile

Software-ul de gestionare a documentelor contabile ajută companiile să gestioneze documentele legate de contabilitate.

Gestionarea proceselor de contabilitate pe hârtie este atât consumatoare de timp, cât și complicată. Documentele pe hârtie se pot pierde sau se pot pierde, iar dacă nu le etichetați corect, veți avea dificultăți în a găsi un anumit document sau o înregistrare atunci când aveți nevoie de el.

Dacă sunteți manager contabil la o afacere mică și astfel de probleme vă sună cunoscute, atunci este timpul să investiți în software de management al documentelor. O soluție de gestionare a documentelor elimină stocarea pe hârtie și ajută la organizarea și centralizarea tuturor documentelor contabile. Acest articol analizează cele mai bune cinci programe de gestionare a documentelor în care au încredere utilizatorii reali din industria contabilității. (Citiți cum am selectat aceste produse.)

Ce caracteristici oferă software-ul de gestionare a documentelor contabile?

Caracteristicile de bază ale unui sistem de management al documentelor contabile sunt:

• Captură document: convertiți documente fizice în fișiere digitale.

• Stocarea documentelor: stocați documentele într-un depozit centralizat pentru acces ușor.

• Căutare integrală : căutați prin documentele contabile pentru a găsi informații specifice, cum ar fi facturile unui client.

Toate produsele enumerate în acest raport includ caracteristicile menționate mai sus.

Pe lângă aceste caracteristici de bază, sistemele de gestionare a documentelor contabile oferă de obicei:

• Controale de acces/permisiuni

• Arhivare și păstrare

• Instrumente de colaborare

• Urmărirea conformității

• Clasificarea documentelor

• Conversie de fișiere

• Gestionarea și partajarea fișierelor

• Portalul de date privind angajații

• Recunoaștere optică a caracterelor

• Controlul versiunii

Ce acoperim pentru fiecare produs

Pentru fiecare produs, acoperim următoarele:

Top 5 software de gestionare a documentelor contabile

1. Dropbox Business

Extrase din cele mai pozitive recenzii pentru produs:

„Funcțiile sunt un instrument grozav și foarte util pentru documentele mele și un suport pentru prețuri corecte. Este, de asemenea, foarte perfect pentru colaborare sau integrare cu alte software-uri.”

„Un avantaj uriaș al Dropbox este posibilitatea de a-l folosi pe multe dispozitive. Sincronizarea instantanee facilitează lucrul în echipă. Ușurința în utilizare și spațiul mare pe disc în cloud sunt cele mai mari avantaje ale acestui instrument.”

„Dropbox Business este excelent pentru stocarea datelor, deoarece permite utilizatorilor externi să acceseze informații fără a necesita acces la rețeaua mea corporativă securizată... Este un program excelent, deoarece capacitatea sa de a partaja rapid și în siguranță fișiere îmi face munca mai ușoară. Este simplu de utilizat, are o interfață de utilizator excelentă și oferă o varietate de opțiuni de stocare.”

Citiți aici toate recenziile Dropbox Business.

2. Google Drive

Extrase din cele mai pozitive recenzii pentru produs:

„Ca și în cazul majorității produselor Google, destul de ușor de utilizat are o interfață de utilizator bună. Este excelent pentru stocarea imaginilor care documentează videoclipuri și abilitatea de a le partaja pur și simplu este foarte importantă.”

„L-am folosit de ani de zile, o modalitate excelentă de a stoca, de a face backup și de a partaja fișiere cu alții. Caracteristicile frumoase sunt că puteți selecta cui să partajați cu ce, ceea ce ajută la confidențialitate și confidențialitate. Accesez adesea fișierele de lucru de pe telefon în timp ce sunt în afara ei. această stocare în cloud este cu adevărat utilă!”

„Drive este un produs excelent pentru începători și chiar de rezervă pentru lucrurile cu adevărat importante. Spațiul de stocare gratuit de 15 GB este minunat și apreciez tipurile de fișiere pe care le puteți crea. Există, de asemenea, o gamă largă de plugin-uri care îmbunătățesc caracteristicile deja robuste. Caracteristicile de colaborare sunt excelent!"

Citiți aici toate recenziile Google Drive.

3. Microsoft 365

Extrase din cele mai pozitive recenzii pentru produs:

„Microsoft Teams au fost cele mai bune funcții ale mele, deoarece am putut lucra cu echipa mea fără efort. One Drive a fost o caracteristică excelentă, deoarece oferă accesibilitate documentelor și fișierelor salvate de oriunde. Office 365 este o soluție mare care îmbunătățește eficiența și productivitatea, care are un interfață excelentă cu utilizatorul. Sharepoint a fost integrat cu una dintre soluțiile noastre MFT; Globalscape Enhanced File Transfer.”

„Putem lucra din orice parte a lumii doar cu acces la internet. Ne ajută să creștem productivitatea cu securitatea și fiabilitatea sa robustă. Are toate aplicațiile colaborative pe care le folosim în mod normal, cum ar fi excel, word, powerpoint, outlook etc. "

„Ceea ce îmi place cel mai mult este faptul că poate fi navigat cu ușurință și ușor de înțeles. Face munca și mai plăcută datorită numeroaselor funcții”

Citiți toate recenziile Microsoft 365 aici.

4. Microsoft SharePoint

Extrase din cele mai pozitive recenzii pentru produs:

„Fără descărcare și fișiere de instalare neprietenoase. Design și aspect extraordinar. Funcțiile și caracteristicile sunt ușor accesibile pentru utilizatorii intermediari și începători. Îmi place felul în care am putea colabora unii cu alții. Integrarea cu alte aplicații este perfectă și fără efort.”

„SharePoint a fost un instrument atât de uimitor în a ajuta echipa mea de recrutare să se organizeze și să rămână organizată. Toată documentația noastră importantă este într-un singur loc pentru referință și utilizare ulterioară și, cu siguranță, a ușurat lucrurile dintr-o perspectivă funcțională.”

„Microsoft SharePoint ne ajută să eficientizăm și să organizăm mai bine informațiile între echipe! Este ușor accesibil de către utilizatori noi și este un mare avantaj că suntem capabili să ne personalizăm site-urile în funcție de nevoile noastre. Fie că avem nevoie de mai multă bază de partajare de fișiere sau de mai multe un centru informațional, acest program este atât de versatil!"

Citiți toate recenziile Microsoft SharePoint aici.

5. OneDrive

Extrase din cele mai pozitive recenzii pentru produs:

„OneDrive este instrumentul de care aveți nevoie dacă doriți să partajați cu ușurință și în siguranță cele mai importante fișiere. Este, de asemenea, o alternativă excelentă pentru a elibera spațiu din unitățile de stocare locale și pentru a avea un backup securizat în cloud.”

„OneDrive este bogat în funcții și are o interfață grozavă, prietenoasă, cu care este foarte distractiv de lucrat. Se sincronizează cu diferite dispozitive foarte rapid și ușor, iar aplicația mobilă este o necesitate, deoarece facilitează accesul la foldere.”

„Un sistem cloud grozav în care putem stoca cele mai importante informații ale noastre. Foarte sigur și poate fi accesat de pe orice dispozitiv dacă utilizatorul are permisiunea. . . Recomand cu căldură întreprinderilor mici.”

Citiți toate recenziile OneDrive aici.

Cum să alegi software-ul potrivit de gestionare a documentelor contabile pentru afacerea ta

Achiziționarea de software poate fi o provocare dacă nu știți ce să căutați. Iată câteva recomandări de care trebuie să țineți cont atunci când selectați software-ul de gestionare a documentelor pentru echipa dvs. de contabilitate:

• Evaluați dacă software-ul oferă restaurarea documentelor. Această funcție vă va permite să recuperați și să restaurați documentele contabile în cazul ștergerii accidentale. Un sistem ideal de gestionare a documentelor va menține o copie de rezervă a tuturor înregistrărilor și documentelor dvs. legate de contabilitate pentru a preveni pierderea datelor.

• Căutați serviciul de scanare a documentelor. Introducerea manuală a datelor dintr-un document de hârtie în software este o sarcină care necesită timp. Dar dacă software-ul ales oferă funcționalitate de scanare a documentelor, puteți scana cu ușurință fișiere de hârtie pentru a le converti în documente digitale sau electronice.

• Verificați dacă software-ul oferă funcții de control administrativ. O soluție ideală de gestionare a documentelor trebuie să protejeze informațiile contabile sensibile, permițându-vă să aprobați care angajați au acces „numai în citire” sau „editare” la documentele financiare.

Întrebări frecvente pe care trebuie să le adresați vânzătorilor atunci când cumpărați software de gestionare a documentelor contabile

Cum am ales aceste produse? Noi nu - tu ai făcut-o

Pentru a găsi software-ul potrivit, aveți nevoie de informații în care puteți avea încredere, astfel încât să puteți economisi timp, să vă păstrați bugetul și să vă concentrați mai multă energie pe dezvoltarea afacerii dvs. De aceea verificăm și verificăm toate recenziile utilizatorilor noștri și recomandăm doar instrumentele aprobate de oameni ca tine.

Cu alte cuvinte, recomandările noastre de produse nu sunt niciodată cumpărate sau vândute sau se bazează pe opinia unei singure persoane – sunt alese de colegii dvs., reflectând opiniile și experiențele bazei noastre independente de examinatori de software.

Instrumentele de gestionare a documentelor contabile prezentate în acest articol sunt cele mai recomandate pe baza recenziilor verificate de utilizatori. Cu toate acestea, dacă nu îndeplinesc cerințele de gestionare a documentelor ale echipei dvs. de conturi, puteți consulta directorul nostru de software de gestionare a documentelor pentru a găsi soluția cea mai potrivită.