5 meilleurs logiciels de gestion de documents comptables

Un logiciel de gestion de documents comptables aide les entreprises à gérer les documents liés à la comptabilité.

La gestion des processus comptables sur papier est à la fois chronophage et compliquée. Les documents papier peuvent être égarés ou perdus, et si vous ne les étiquetez pas correctement, vous aurez du mal à trouver un document ou un enregistrement spécifique lorsque vous en aurez besoin.

Si vous êtes responsable comptable dans une petite entreprise et que ces problèmes vous semblent familiers, il est temps d'investir dans un logiciel de gestion de documents. Une solution de gestion de documents élimine le stockage sur papier et aide à organiser et centraliser tous vos documents comptables. Cet article examine les cinq meilleurs logiciels de gestion de documents approuvés par de vrais utilisateurs du secteur comptable. (Lisez comment nous avons sélectionné ces produits.)

Quelles fonctionnalités propose un logiciel de gestion de documents comptables ?

Les principales caractéristiques d'un système de gestion des documents comptables sont les suivantes :

• Capture de documents : convertissez des documents physiques en fichiers numériques.

• Stockage de documents : stockez les documents dans un référentiel centralisé pour un accès facile.

• Recherche plein texte : Parcourez les documents comptables pour trouver des informations spécifiques telles que les factures d'un client.

Tous les produits répertoriés dans ce rapport incluent les fonctionnalités mentionnées ci-dessus.

Outre ces fonctionnalités essentielles, les systèmes de gestion des documents comptables offrent également :

• Contrôles d'accès/autorisations

• Archivage et conservation

• Outils de collaboration

• Suivi de la conformité

• Classement des documents

• Conversion de fichiers

• Gestion et partage de fichiers

• Portail de données des employés

• Reconnaissance optique de caractères

• Contrôle de version

Ce que nous couvrons pour chaque produit

Pour chaque produit, nous couvrons les éléments suivants :

Top 5 des logiciels de gestion de documents comptables

1. Entreprise Dropbox

Extraits des critiques les plus positives pour le produit :

"Les fonctionnalités sont un outil formidable et très utile pour mes documents et un support de tarification équitable. C'est également très parfait pour la collaboration ou l'intégration avec d'autres logiciels."

"Un énorme avantage de Dropbox est la possibilité de l'utiliser sur de nombreux appareils. La synchronisation instantanée facilite le travail en équipe. La facilité d'utilisation et un grand espace disque dans le cloud sont les plus grands avantages de cet outil."

"Dropbox Business est excellent pour le stockage de données car il permet aux utilisateurs externes d'accéder aux informations sans avoir besoin d'accéder à mon réseau d'entreprise sécurisé... C'est un excellent logiciel car sa capacité à partager des fichiers rapidement et en toute sécurité facilite mon travail. C'est simple à utiliser, dispose d'une excellente interface utilisateur et offre une variété d'options de stockage."

Lisez tous les avis sur Dropbox Business ici.

2. Google Disque

Extraits des critiques les plus positives pour le produit :

"Comme avec la plupart des produits Google, il est assez facile à utiliser et possède une bonne interface utilisateur. Il est excellent pour stocker des images documentant des vidéos et la possibilité de les partager est tout simplement très importante."

"Je l'ai utilisé pendant des années, un excellent moyen de stocker, de sauvegarder et de partager des fichiers avec d'autres. Les fonctionnalités intéressantes sont que vous pouvez sélectionner avec qui partager quoi, ce qui contribue à la confidentialité et à la confidentialité. J'accède souvent à des fichiers de travail depuis mon téléphone lorsque je suis en déplacement, donc ce stockage cloud est vraiment utile !"

"Drive est un excellent produit pour débutant et même de sauvegarde pour les choses vraiment importantes. Le stockage gratuit de 15 Go est merveilleux et j'apprécie les types de fichiers que vous pouvez créer. Il existe également une large gamme de plugins qui améliorent ses fonctionnalités déjà robist. Les fonctionnalités de collaboration sont excellent!"

Lisez tous les avis sur Google Drive ici.

3.Microsoft 365

Extraits des critiques les plus positives pour le produit :

"Microsoft Teams a été ma meilleure fonctionnalité car je pouvais travailler avec mon équipe sans effort. One Drive a été une excellente fonctionnalité car il permet d'accéder aux documents et fichiers enregistrés de n'importe où. Office 365 est une grande solution qui améliore l'efficacité et la productivité qui a un excellente interface utilisateur. Sharepoint a été intégré à l'une de nos solutions MFT ; Globalscape Enhanced File Transfer."

"Nous pouvons travailler depuis n'importe quelle partie du monde simplement avec l'accès à Internet. Cela nous aide à augmenter la productivité grâce à sa sécurité et sa fiabilité robustes. Il dispose de toutes les applications collaboratives que nous utilisons normalement comme Excel, Word, PowerPoint, Outlook, etc. "

"Ce que j'aime le plus, c'est le fait qu'il peut être facilement navigué et facile à comprendre. Cela rend également le travail un peu plus agréable grâce aux nombreuses fonctionnalités "

Lisez tous les avis sur Microsoft 365 ici.

4. Microsoft SharePoint

Extraits des critiques les plus positives pour le produit :

"Aucun téléchargement et fichiers d'installation peu conviviaux. Conception et mise en page impressionnantes. Les fonctions et fonctionnalités sont facilement accessibles pour les utilisateurs intermédiaires et débutants. J'adore la façon dont nous pourrions collaborer les uns avec les autres. L'intégration avec d'autres applications est parfaite et sans effort."

"SharePoint a été un outil formidable pour aider mon équipe de recrutement à s'organiser et à rester organisée. Toute notre documentation importante se trouve au même endroit pour référence et utilisation futures, et cela a certainement facilité les choses d'un point de vue fonctionnel."

"Microsoft SharePoint nous aide à mieux rationaliser et organiser les informations entre les équipes ! Il est facilement accessible par les nouveaux utilisateurs et c'est un grand avantage que nous puissions personnaliser nos sites en fonction de nos besoins. Que nous ayons besoin de plus d'une base de partage de fichiers ou de plus de un centre d'information, ce programme est si polyvalent !"

Lisez tous les avis sur Microsoft SharePoint ici.

5. One Drive

Extraits des critiques les plus positives pour le produit :

"OneDrive est l'outil dont vous avez besoin si vous souhaitez partager facilement et en toute sécurité vos fichiers les plus importants. C'est également une excellente alternative pour libérer de l'espace sur vos unités de stockage locales et disposer d'une sauvegarde sécurisée dans le cloud."

"OneDrive est riche en fonctionnalités et possède une interface géniale et conviviale avec laquelle il est très amusant de travailler. Il se synchronise avec différents appareils très rapidement et facilement, et l'application mobile est indispensable, car elle facilite l'accès à Dossiers."

"Excellent système cloud dans lequel nous pouvons stocker nos informations les plus importantes. Très sécurisé et accessible depuis n'importe quel appareil si l'utilisateur en a la permission. . . Je le recommande vivement aux petites entreprises."

Lisez tous les avis OneDrive ici.

Comment choisir le bon logiciel de gestion de documents comptables pour votre entreprise

L'achat d'un logiciel peut être difficile si vous ne savez pas quoi chercher. Voici quelques recommandations à garder à l'esprit lors de la présélection d'un logiciel de gestion de documents pour votre équipe comptable :

• Évaluer si le logiciel permet la restauration de documents. Cette fonctionnalité vous permettra de récupérer et de restaurer des pièces comptables en cas de suppressions accidentelles. Un système de gestion de documents idéal conservera une sauvegarde de tous vos enregistrements et documents liés à la comptabilité pour éviter la perte de données.

• Recherchez le service de numérisation de documents. Saisir manuellement les données d'un document papier dans le logiciel est une tâche chronophage. Mais si le logiciel que vous avez choisi offre une fonctionnalité de numérisation de documents, vous pouvez facilement numériser des fichiers papier pour les convertir en documents numériques ou électroniques.

• Vérifiez si le logiciel offre des fonctionnalités de contrôle administratif. Une solution de gestion de documents idéale doit protéger les informations comptables sensibles en vous permettant d'approuver quels employés obtiennent un accès « en lecture seule » ou « en modification » aux documents financiers.

Questions courantes à poser aux fournisseurs lors de l'achat d'un logiciel de gestion de documents comptables

Comment avons-nous choisi ces produits ? Nous n'avons pas - vous avez fait

Pour trouver votre logiciel idéal, vous avez besoin d'informations fiables, afin de gagner du temps, de respecter votre budget et de consacrer plus d'énergie à la croissance de votre entreprise. C'est pourquoi nous examinons et vérifions tous nos avis d'utilisateurs et ne recommandons que les outils approuvés par des personnes comme vous.

En d'autres termes, nos recommandations de produits ne sont jamais achetées ou vendues, ou basées sur l'opinion d'un seul individu - elles sont choisies par vos pairs, reflétant les opinions et les expériences de notre base indépendante d'évaluateurs de logiciels.

Les outils de gestion des documents comptables présentés dans cet article sont les plus recommandés d'après les avis vérifiés des utilisateurs. Cependant, s'ils ne répondent pas aux exigences de gestion de documents de votre équipe comptable, vous pouvez consulter notre répertoire de logiciels de gestion de documents pour trouver la solution la mieux adaptée.