5 Software Manajemen Dokumen Akuntansi Terbaik

Perangkat lunak manajemen dokumen akuntansi membantu bisnis mengelola dokumen terkait akuntansi.

Mengelola proses akuntansi berbasis kertas memakan waktu dan rumit. Dokumen kertas bisa salah tempat atau hilang, dan jika Anda tidak memberi label dengan benar, Anda akan kesulitan menemukan dokumen atau catatan tertentu saat Anda membutuhkannya.

Jika Anda seorang manajer akuntansi di bisnis kecil dan masalah seperti itu terdengar asing bagi Anda, inilah saatnya untuk berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen dokumen. Solusi manajemen dokumen meniadakan penyimpanan berbasis kertas dan membantu mengatur dan memusatkan semua dokumen akuntansi Anda. Artikel ini membahas lima perangkat lunak manajemen dokumen terbaik yang dipercaya oleh pengguna nyata dari industri akuntansi. (Baca bagaimana kami memilih produk ini.)

Fitur apa yang ditawarkan perangkat lunak manajemen dokumen akuntansi?

Fitur inti dari sistem manajemen dokumen akuntansi adalah:

• Pengambilan dokumen: Ubah dokumen fisik menjadi file digital.

• Penyimpanan dokumen: Simpan dokumen dalam repositori terpusat untuk akses mudah.

• Pencarian teks lengkap : Telusuri dokumen akuntansi untuk menemukan informasi spesifik seperti faktur pelanggan.

Semua produk yang tercantum dalam laporan ini menyertakan fitur yang disebutkan di atas.

Selain fitur inti ini, sistem manajemen dokumen akuntansi juga biasanya menawarkan:

• Akses kontrol/izin

• Pengarsipan dan penyimpanan

• Alat kolaborasi

• Pelacakan kepatuhan

• Klasifikasi dokumen

• Konversi file

• Manajemen dan berbagi file

• Portal data karyawan

• Pengenalan karakter optik

• Kontrol versi

Apa yang kami tutupi untuk setiap produk

Untuk setiap produk, kami membahas hal-hal berikut:

5 perangkat lunak manajemen dokumen akuntansi teratas

1. Dropbox Bisnis

Kutipan ulasan paling positif untuk produk:

"Fiturnya bagus dan alat yang sangat berguna untuk dokumen saya dan dukungan harga yang adil. Ini juga sangat sempurna untuk kolaborasi atau integrasi dengan perangkat lunak lain."

"Keuntungan besar Dropbox adalah kemungkinan untuk menggunakannya di banyak perangkat. Sinkronisasi instan membuat pekerjaan sebagai tim menjadi lebih mudah. ​​Kemudahan penggunaan dan ruang disk yang besar di cloud adalah keuntungan terbesar dari alat ini."

"Dropbox Business sangat bagus untuk penyimpanan data karena memungkinkan pengguna eksternal untuk mengakses informasi tanpa memerlukan akses ke jaringan perusahaan saya yang aman... Ini adalah perangkat lunak yang luar biasa karena kemampuannya untuk berbagi file dengan cepat dan aman membuat pekerjaan saya lebih mudah. ​​Sederhana untuk digunakan, memiliki antarmuka pengguna yang luar biasa, dan menawarkan berbagai pilihan penyimpanan."

Baca semua ulasan Dropbox Business di sini.

2.Google Drive

Kutipan ulasan paling positif untuk produk:

"Seperti kebanyakan produk Google, cukup mudah digunakan memiliki antarmuka pengguna yang bagus. Sangat bagus untuk menyimpan gambar yang mendokumentasikan video dan kemampuan untuk membagikannya sangatlah penting."

"Menggunakannya selama bertahun-tahun, cara yang bagus untuk menyimpan, mencadangkan, dan berbagi file dengan orang lain. Fitur bagusnya adalah Anda dapat memilih dengan siapa akan berbagi apa yang membantu menjaga kerahasiaan dan privasi. Saya sering mengakses file kerja dari ponsel saya saat bepergian dan sekitar. penyimpanan cloud ini sangat berguna!"

"Drive adalah pemula yang hebat dan bahkan produk cadangan untuk hal-hal yang sangat penting. Penyimpanan gratis 15GB sangat bagus dan saya menghargai jenis file yang dapat Anda buat. Ada juga berbagai plugin yang meningkatkan fitur yang sudah canggih. Fitur kolaborasi adalah bagus sekali!"

Baca semua ulasan Google Drive di sini.

3.Microsoft 365

Kutipan ulasan paling positif untuk produk:

"Microsoft Teams telah menjadi fitur terbaik saya karena saya dapat bekerja dengan tim saya dengan mudah. ​​One Drive telah menjadi fitur unggulan karena memberikan aksesibilitas ke dokumen dan file yang disimpan dari mana saja. Office 365 adalah solusi besar yang meningkatkan efisiensi dan produktivitas yang memiliki antarmuka pengguna yang hebat. Sharepoint terintegrasi dengan salah satu solusi MFT kami; Globalscape Enhanced File Transfer."

"Kita dapat bekerja dari belahan dunia manapun hanya dengan akses internet. Ini membantu kita dalam meningkatkan produktivitas dengan keamanan dan keandalannya yang kuat. Ia memiliki semua aplikasi kolaborasi yang biasa kita gunakan seperti excel, word, powerpoint, outlook dll. "

"Yang paling saya sukai adalah fakta bahwa navigasinya mudah dan mudah dipahami. Membuat bekerja sedikit lebih menyenangkan juga karena banyaknya fitur "

Baca semua ulasan Microsoft 365 di sini.

4.Microsoft SharePoint

Kutipan ulasan paling positif untuk produk:

"Tidak ada unduhan dan file instalasi yang tidak ramah. Desain dan tata letak yang luar biasa.. Fungsi dan fitur mudah diakses untuk pengguna menengah dan pemula. Suka cara kami dapat berkolaborasi satu sama lain. Integrasi dengan aplikasi lain sempurna dan mudah."

"SharePoint telah menjadi alat yang luar biasa dalam membantu tim rekrutmen saya menjadi dan tetap teratur. Semua dokumentasi penting kami ada di satu tempat untuk referensi dan penggunaan di masa mendatang, dan ini tentu saja membuat segalanya lebih mudah dari perspektif fungsional."

"Microsoft SharePoint membantu kami merampingkan dan mengatur informasi antar tim dengan lebih baik! Ini mudah diakses oleh pengguna baru dan merupakan keuntungan besar bahwa kami dapat menyesuaikan situs kami dengan kebutuhan kami. Apakah kami membutuhkan lebih banyak basis Berbagi File atau lebih pusat Informasi, program ini sangat serbaguna!"

Baca semua ulasan Microsoft SharePoint di sini.

5. OneDrive

Kutipan ulasan paling positif untuk produk:

"OneDrive adalah alat yang Anda perlukan jika Anda ingin berbagi file paling penting dengan aman dan mudah. ​​Ini juga merupakan alternatif yang bagus untuk membebaskan sebagian ruang unit penyimpanan lokal Anda dan memiliki cadangan yang aman di cloud."

"OneDrive kaya akan fitur dan memiliki antarmuka yang hebat dan ramah yang sangat menyenangkan untuk digunakan. OneDrive menyinkronkan dengan perangkat yang berbeda dengan sangat cepat dan nyaman, dan aplikasi seluler harus dimiliki, karena mempermudah akses ke folder."

“Sistem cloud yang hebat tempat kami dapat menyimpan informasi terpenting kami. Sangat aman dan dapat diakses dari perangkat apa pun jika pengguna memiliki izin. . . Sangat direkomendasikan untuk usaha kecil."

Baca semua ulasan OneDrive di sini.

Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen dokumen akuntansi yang tepat untuk bisnis Anda

Membeli perangkat lunak dapat menjadi tantangan jika Anda tidak tahu apa yang harus dicari. Berikut adalah beberapa rekomendasi yang perlu diingat saat memilih perangkat lunak manajemen dokumen untuk tim akuntansi Anda:

• Menilai apakah perangkat lunak menyediakan pemulihan dokumen. Fitur ini memungkinkan Anda memulihkan dan mengembalikan dokumen akuntansi jika terjadi penghapusan yang tidak disengaja. Sistem manajemen dokumen yang ideal akan menyimpan cadangan semua catatan dan dokumen terkait akuntansi Anda untuk mencegah kehilangan data.

• Cari layanan pemindaian dokumen. Memasukkan data secara manual dari dokumen kertas ke dalam perangkat lunak adalah tugas yang memakan waktu. Tetapi jika perangkat lunak pilihan Anda menawarkan fungsionalitas pemindaian dokumen, Anda dapat dengan mudah memindai file kertas untuk mengubahnya menjadi dokumen digital atau elektronik.

• Periksa apakah perangkat lunak menawarkan fitur kontrol administratif. Solusi manajemen dokumen yang ideal harus melindungi informasi akuntansi yang sensitif dengan membiarkan Anda menyetujui karyawan mana yang mendapatkan akses "baca-saja" atau "mengedit" ke dokumen keuangan.

Pertanyaan umum untuk ditanyakan kepada vendor saat membeli perangkat lunak manajemen dokumen akuntansi

Bagaimana kami memilih produk ini? Kami tidak—Anda melakukannya

Untuk menemukan kecocokan perangkat lunak ideal Anda, Anda memerlukan informasi yang dapat Anda percayai—sehingga Anda dapat menghemat waktu, tetap pada anggaran, dan lebih memfokuskan energi untuk mengembangkan bisnis Anda. Itu sebabnya kami memeriksa dan memverifikasi semua ulasan pengguna kami dan hanya merekomendasikan alat yang didukung oleh orang-orang seperti Anda.

Dengan kata lain, rekomendasi produk kami tidak pernah dibeli atau dijual, atau berdasarkan pendapat satu individu—mereka dipilih oleh rekan Anda, yang mencerminkan pandangan dan pengalaman basis peninjau perangkat lunak independen kami.

Alat manajemen dokumen akuntansi yang ditampilkan dalam artikel ini adalah yang paling direkomendasikan berdasarkan ulasan pengguna yang terverifikasi. Namun, jika mereka tidak memenuhi persyaratan manajemen dokumen dari tim akun Anda, Anda dapat melihat direktori perangkat lunak manajemen dokumen kami untuk menemukan solusi yang paling sesuai.