5 Miglior software di gestione dei documenti contabili

Il software di gestione dei documenti contabili aiuta le aziende a gestire i documenti relativi alla contabilità.

La gestione dei processi contabili basati su carta è sia lunga che complicata. I documenti cartacei possono essere smarriti o persi e, se non li etichetti correttamente, avrai difficoltà a trovare un documento o un record specifico quando ne avrai bisogno.

Se sei un responsabile della contabilità in una piccola impresa e tali problemi ti sembrano familiari, allora è il momento di investire nel software di gestione dei documenti. Una soluzione di gestione dei documenti elimina l'archiviazione cartacea e aiuta a organizzare e centralizzare tutti i documenti contabili. Questo articolo esamina i cinque migliori software di gestione dei documenti considerati affidabili dagli utenti reali del settore contabile. (Leggi come abbiamo selezionato questi prodotti.)

Quali funzionalità offre il software di gestione dei documenti contabili?

Le caratteristiche principali di un sistema di gestione dei documenti contabili sono:

• Acquisizione di documenti: conversione di documenti fisici in file digitali.

• Archiviazione dei documenti: archivia i documenti in un archivio centralizzato per un facile accesso.

• Ricerca full-text : consulta i documenti contabili per trovare informazioni specifiche come le fatture di un cliente.

Tutti i prodotti elencati in questo rapporto includono le funzionalità sopra menzionate.

Oltre a queste caratteristiche fondamentali, i sistemi di gestione dei documenti contabili offrono comunemente anche:

• Controlli di accesso/autorizzazioni

• Archiviazione e conservazione

• Strumenti di collaborazione

• Monitoraggio della conformità

• Classificazione dei documenti

• Conversione file

• Gestione e condivisione dei file

• Portale dati dipendenti

• Riconoscimento ottico dei caratteri

• Controllo della versione

Cosa copriamo per ogni prodotto

Per ogni prodotto, copriamo quanto segue:

I 5 migliori software di gestione dei documenti contabili

1. Casella aziendale

Estratti delle recensioni più positive per il prodotto:

"Le funzionalità sono uno strumento eccezionale e molto utile per i miei documenti e un supporto per i prezzi equo. È anche perfetto per la collaborazione o l'integrazione con altri software."

"Un enorme vantaggio di Dropbox è la possibilità di utilizzarlo su molti dispositivi. La sincronizzazione istantanea facilita il lavoro in team. La facilità d'uso e un ampio spazio su disco nel cloud sono i maggiori vantaggi di questo strumento."

"Dropbox Business è eccellente per l'archiviazione dei dati perché consente agli utenti esterni di accedere alle informazioni senza richiedere l'accesso alla mia rete aziendale sicura... È un software eccellente perché la sua capacità di condividere file in modo rapido e sicuro semplifica il mio lavoro. È semplice da usare, ha un'interfaccia utente eccellente e offre una varietà di opzioni di archiviazione."

Leggi tutte le recensioni di Dropbox Business qui.

2. GoogleDrive

Estratti delle recensioni più positive per il prodotto:

"Come con la maggior parte dei prodotti Google, è abbastanza facile da usare e ha una buona interfaccia utente. È eccellente per archiviare immagini che documentano video e la possibilità di condividerli semplicemente è molto importante."

"Usato per anni, ottimo modo per archiviare, eseguire il backup e condividere file con altri. Le caratteristiche interessanti sono la possibilità di selezionare con chi condividere cosa, il che aiuta con la riservatezza e la privacy. Spesso accedo ai file di lavoro dal mio telefono mentre sono in giro, quindi questo cloud storage è davvero utile!"

"Drive è un ottimo prodotto per principianti e persino di backup per le cose veramente importanti. Lo spazio di archiviazione gratuito di 15 GB è meraviglioso e apprezzo i tipi di file che puoi creare. C'è anche un'ampia gamma di plug-in che migliorano le sue già funzionalità robist. Le funzionalità di collaborazione sono eccellente!"

Leggi tutte le recensioni di Google Drive qui.

3.Microsoft 365

Estratti delle recensioni più positive per il prodotto:

"Microsoft Teams è stata la mia funzionalità migliore in quanto ho potuto lavorare con il mio team senza sforzo. One Drive è stata una funzionalità eccellente in quanto offre l'accessibilità ai documenti e ai file salvati da qualsiasi luogo. Office 365 è una grande soluzione che migliora l'efficienza e la produttività che ha un ottima interfaccia utente. Sharepoint è stato integrato con una delle nostre soluzioni MFT: Globalscape Enhanced File Transfer."

"Possiamo lavorare da qualsiasi parte del mondo solo con l'accesso a Internet. Ci aiuta ad aumentare la produttività con la sua solida sicurezza e affidabilità. Ha tutte le applicazioni collaborative che normalmente utilizziamo come Excel, Word, Powerpoint, Outlook ecc. "

"Quello che mi piace di più è il fatto che può essere facilmente navigato e facile da capire. Rende anche il lavoro un po' più piacevole grazie alle numerose funzionalità "

Leggi tutte le recensioni di Microsoft 365 qui.

4.Microsoft SharePoint

Estratti delle recensioni più positive per il prodotto:

"Nessun download e file di installazione ostili. Design e layout fantastici. Le funzioni e le caratteristiche sono facilmente accessibili per utenti intermedi e principianti. Adoro il modo in cui possiamo collaborare tra loro. L'integrazione con altre app è perfetta e senza sforzo."

"SharePoint è stato uno strumento straordinario per aiutare il mio team di reclutamento a organizzarsi e mantenersi organizzato. Tutta la nostra documentazione importante è in un unico posto per riferimenti e utilizzi futuri e ha sicuramente semplificato le cose da una prospettiva funzionale".

"Microsoft SharePoint ci aiuta a semplificare e organizzare meglio le informazioni tra i team! È facilmente accessibile dai nuovi utenti ed è un grande vantaggio poter personalizzare i nostri siti in base alle nostre esigenze. Se abbiamo bisogno di più di una base di condivisione file o di più un hub informativo, questo programma è così versatile!"

Leggi tutte le recensioni di Microsoft SharePoint qui.

5. Un'unità

Estratti delle recensioni più positive per il prodotto:

"OneDrive è lo strumento di cui hai bisogno se desideri condividere in modo semplice e sicuro i tuoi file più importanti. È anche un'ottima alternativa per liberare spazio nelle tue unità di archiviazione locali e avere un backup protetto nel cloud."

"OneDrive è ricco di funzionalità e ha un'interfaccia fantastica e amichevole con cui è super divertente lavorare. Si sincronizza con diversi dispositivi molto rapidamente e facilmente e l'app mobile è un must, in quanto rende più facile l'accesso a cartelle."

"Ottimo sistema cloud in cui possiamo archiviare le nostre informazioni più importanti. Molto sicuro e accessibile da qualsiasi dispositivo se l'utente dispone dell'autorizzazione. . . Consiglio vivamente alle piccole imprese."

Leggi tutte le recensioni di OneDrive qui.

Come scegliere il giusto software di gestione dei documenti contabili per la tua azienda

L'acquisto di software può essere difficile se non sai cosa cercare. Ecco alcuni consigli da tenere a mente quando selezioni un software di gestione dei documenti per il tuo team di contabilità:

• Valutare se il software fornisce il ripristino del documento. Questa funzionalità ti consentirà di recuperare e ripristinare i documenti contabili in caso di cancellazioni accidentali. Un sistema di gestione dei documenti ideale manterrà un backup di tutti i registri e documenti relativi alla contabilità per prevenire la perdita di dati.

• Cerca il servizio di scansione dei documenti. L'inserimento manuale dei dati da un documento cartaceo nel software è un'attività che richiede molto tempo. Ma se il software scelto offre funzionalità di scansione dei documenti, puoi facilmente scansionare i file cartacei per convertirli in documenti digitali o elettronici.

• Controlla se il software offre funzionalità di controllo amministrativo. Una soluzione ideale per la gestione dei documenti deve salvaguardare le informazioni contabili riservate consentendo di approvare quali dipendenti ottengono l'accesso in "sola lettura" o "modifica" ai documenti finanziari.

Domande comuni da porre ai fornitori al momento dell'acquisto di software per la gestione dei documenti contabili

Come abbiamo scelto questi prodotti? Noi non... tu l'hai fatto

Per trovare la corrispondenza software ideale, hai bisogno di informazioni di cui ti puoi fidare, in modo da poter risparmiare tempo, rispettare il budget e concentrare più energie sulla crescita della tua attività. È per questo che esaminiamo e verifichiamo tutte le recensioni dei nostri utenti e raccomandiamo solo gli strumenti approvati da persone come te.

In altre parole, i nostri consigli sui prodotti non vengono mai acquistati o venduti o basati sull'opinione di un singolo individuo: vengono scelti dai tuoi colleghi, riflettendo le opinioni e le esperienze della nostra base indipendente di revisori software.

Gli strumenti di gestione dei documenti contabili descritti in questo articolo sono i più consigliati in base alle recensioni verificate degli utenti. Tuttavia, se non soddisfano i requisiti di gestione dei documenti del tuo team di account, puoi consultare la nostra directory del software di gestione dei documenti per trovare la soluzione più adatta.