Şeffaf Proje Planı Nedir ve Neden Birine İhtiyacınız Var?

Bir proje genelinde paydaşlarla şeffaflık, onu görevde tutmak için çok önemlidir.

En büyük rakibinize gidebilecek büyük bir sözleşme imzaladınız. Ancak hız, çeviklik ve projeyi zamanında ve müşterinin parametreleri dahilinde tamamlama becerileri vaat ederek havuzdaki büyük balığın değerini düşürdünüz.

Bir işletme sahibi olarak, pazarlama ekibinizin müşteriyi büyüleme yetenekleri ve becerileri hakkında endişelenmiyorsunuz. Bununla birlikte, son zamanlarda devam eden tüm kariyer değişiklikleriyle, sektörünüze yeni işler getirmek için oldukça çekişmeli bir alanda projenin hayati ayrıntılarının rakiplerinize sızmasını istemezsiniz. Ekibinizin dahili projelerle kendi pazarlamanızda da başarılı olmasını istiyorsunuz.

Ancak, ekibinizi projenin her adımında güçlendirmek de istersiniz, çünkü onların müşteri beklentilerinin üzerinde teslimat yapmak için mümkün olan her avantaja ihtiyaçları vardır. Proje yönetimi iletişiminde şeffaflığa öncelik vermek, başarılı olmak için ihtiyaç duyduğunuz hayati bir unsurdur.

1. Şeffaf bir proje planı nedir?

Şeffaf bir plan, tüm paydaşların ihtiyaç duydukları bilgilere erişimini sağlamak için açık proje yönetimi iletişimi ile başlar. Belgelere, e-postalara, toplantılara, eğitimlere veya dijital ve fiziksel varlıklara erişmeleri gerekebilir. Bu öğeler verimli olmalı ve kolayca bulunabilmelidir, işbirliği yazılımı entegrasyonu ise proje yönetimine getirebileceğiniz başka bir hayati unsuru temsil eder.

Bir bütün olarak proje söz konusu olduğunda herkesin aynı sayfada olmasına ihtiyacınız var, ancak aynı zamanda her kişinin her görevi kimin yaptığının farkında olduğundan emin olmanız gerekiyor. Proje yöneticileri ayrıca bir projenin programa uygun kalmasını sağlamak için belgelere, notlara ve paydaşlar arasındaki iletişimlere hızlı ve kolay bir şekilde erişebilmelidir.

2. Bir projeyi yönetirken şeffaflık neden önemlidir?

Şeffaflık, ekip üyelerinin proje zaman çizelgeleri içinde görevlerinin başında kalmasına, sorunları ortaya çıktıkça gidermelerine ve teslimatları zamanında karşılamak için bir projeyi ilerletmelerine yardımcı olur.

Aslında, haftalık olarak proje yönetimi (PM) yazılımı kullanan 243 sektör profesyonelinin katıldığı bir ankete göre, proje yönetimi yazılımını kullanan kişiler, işbirliği özelliklerine sahip olmasını tercih ediyor. Software Advice'a göre, yanıt verenlerin toplam %54'ü entegre işbirliği ve iletişim araçlarını tercih ederken, %13'ü bağımsız bir işbirliği aracını tercih ediyor. ^{[ 1 ]} İşbirliği özellikleri, sahiplerin ve yöneticilerin bir ekip içinde proje yönetimi iletişimini ve şeffaflığı korumalarına yardımcı olur.

Uzaktan çalışma çağında, iletişim ve işbirliği küçük işletmeler için daha da önemlidir. Hibrit küçük işletmelerdeki çalışanlar, yani çalışma haftasının bazı bölümlerinde yüz yüze ve uzaktan çalıştıkları anlamına gelir, hibrit çalışma modelinin en büyük iki zorluğunun, bir proje sırasında üretkenliği sürdürmek (%40) ve etkili iletişim ve işbirliğine (%35) sahip olmak olduğunu söylüyor. , GetApp'in ABD'deki küçük işletmelerde 503 karar mercii ve 488 personel çalışanıyla yaptığı 2021 anketine[*] göre. Hibrit modelin benimsenmesi bu şirketlerin çoğunda meydana geldiğinden, iki sürekli zorluk, üretkenliği yönetmek ve proje ekibinde etkili iletişim ve işbirliğini sürdürmektir. Proje yönetimi araçlarınız, uzaktaki ekiplerle devam eden bu iletişim için hayati önem taşır.

Bir proje sahibi veya işletme sahibi olarak, şirketteki herkese karşı tam şeffaflık konusunda çekingen davranabilirsiniz. Herkesin sözleşmenin değerini veya sözleşme ayrıntılarını bilmesi gerekmez. Ancak, yöneticiler ve ekip üyeleri karlılık konusunda endişeleniyorsa geçici çözümlere sahipsiniz. Bir sözleşmenin değerini tanımlamak yerine, her bir çalışanın belirli bir görev üzerinde çalışması için ihtiyaç duyduğu maksimum saatleri gösterin. Ardından, ekiplerin projeyi daha hızlı tamamlamasının daha karlı hale geleceği konusunda onları etkileyin.

3. Şeffaf bir projeyi hangi özellikler tanımlar?

Sahipler ve yöneticiler, bir projenin mali durumunu ifşa etmeden hala net bir şekilde tanımlayabilirler.

Son teslim tarihleri, bir projeyi ilerletmek ve zamanında tamamlamak için çok önemlidir. Herkesin, hedeflerine ulaşıp ulaşmadıklarını bilmek için bir projede harcanan zamanı izlemenin bir yolu olmalıdır. Bir projedeki her hedef net olmalı ve net bir son teslim tarihi olmalıdır.

Paydaşlar, bir proje boyunca hangi görevleri yerine getirmeleri gerektiğini tam olarak bilmelidir. Personelin devamsızlığı veya birinin yardıma ihtiyacı olması durumunda çakışma olabilirken, açıkça tanımlanmış rollere sahip olmak, herkesin çabalarını tekrarlamadan görevde kalmasına yardımcı olur.

Herkes, ayrılan zaman çerçevesi içinde hedeflerine ulaşmak için araçlara ve kaynaklara ihtiyaç duyar. Doğru araçlara, ürünlere ve hizmetlere sahip olmalarını sağlayarak projedeki paydaşları güçlendirin. Proje yönetimi iletişimi burada hayati önem taşır çünkü ekip liderleri, ekip arkadaşlarına başarılı olmak için neye ihtiyaçları olduğunu sormalıdır.

4. Proje planlaması sırasında şeffaflığa sahip olmamanın tuzakları nelerdir?

Büyük veya küçük herhangi bir proje birkaç nedenden dolayı ters gidebilir. Sorunları ortaya çıktıkları anda yakalamak önemlidir çünkü zorluk ileride daha büyük bir şeye dönüştüğünde beklemektense hemen düzeltmek daha kolaydır.

Personel arasındaki dahili yanlış iletişim, bir projenin aşamalarını geciktirebilir. Bir müşterinin iletişim eksikliği, ekibinizin hatası olmasa bile, teslim tarihlerinin kaçırılmasına da neden olabilir. Bir şeylerin ters gitmesi ihtimaline karşı değiştirilmiş zaman çizelgeleri oluşturun.

422 proje yöneticisiyle yaptığımız ankete göre, projelerin dörtte birinin zamanında sonuç verme şansı %50'den az.[**] Bu, müşterilere sağlanan iş değerinin azalmasına ve bütçeyi aşma ve bütçeyi aşma olasılığının artmasına katkıda bulunuyor tamamlanması için orijinal zaman çizelgesi.

Snafus'un üstünde kalmak ve bir şeyin plana göre gitmeyeceğini kabul etmek, sorunları verimli bir şekilde azaltmanın anahtarıdır.

5. Şeffaf bir proje planının faydaları nelerdir?

Açıkça tanımlanmış bir proje planına sahip olmak, üzerinde çalışan herkese ve projenin kendisine yardımcı olur. Herkes beklentileri ve son teslim tarihlerini anlar, büyük resmi ve küçük detayları görür ve projeyi tamamlanmaya doğru ilerletir.

5.1 Ekip çalışmasını optimize eder

Herkes diğer herkesin hangi rolü oynadığını bildiğinde, bireyler daha geniş bir proje kapsamında ekiplerinin işlevlerini daha iyi anlarlar. Bunları bilmek, proje yönetimi iletişimini, sorumluluğu ve (gerekirse) kimden yardım isteneceğini geliştirir.

5.2 Baş ağrılarını hafifletir

Bazı görevler, diğer görevler tamamlanana kadar başlayamaz. Gecikmeler meydana geldiğinde, proje yöneticileri ve ekip üyeleri daha fazla gecikmeden nasıl kaçınılacağını belirleyebilir. Aynı zamanda, tüm ekibin son teslim tarihlerini tutturmanın önemini anlamasına yardımcı olacak bir öğrenme aracı olarak hizmet eder.

5.3 Çalışanları motive eder

Şeffaf son tarihler ve açık proje yönetimi iletişimi, herkesi eylemlerinden sorumlu tutarak çalışanları motive eder. Bireyler, bir projeyi takip ederken görevlerinin diğer herkesin üzerinde tam olarak ne gibi bir etkisi olduğunu görebilirler.

6. Proje planı şeffaflığını kolaylaştırmak için hızlı çözümler

Proje planı şeffaflığını kolaylaştırabilecek bazı hızlı isabetler ve çözümler şunları içerir:

Tüm paydaşların takvimlerini/zaman çizelgelerini paylaşın. Diğer görevlerin ne zaman tamamlandığını bilmek, özellikle bağımlılıklar olduğunda, bir projeyi doğru hızda ilerletebilir.

Beyin fırtınası ve durum güncellemeleri için toplantılar düzenleyin. Haftalık ekip check-in'leri ve ardından aylık durum güncellemeleri burada uygundur. Bireysel check-in'ler, herhangi birinin yardıma ihtiyacı olup olmadığını sormak için iyi bir fikirdir.

Proje yönetimi yazılımı , iş akışı yönetimi yazılımı ve işbirliği araçları gibi dijital araçları kullanın . İlgili herkesle iletişimi geliştirirken sıradan görevleri azaltabilirler.

Hedeflere ulaşmadaki başarıları kutlayın! Bir proje sonuna kadar tamamlanmamış olsa da, yeni bir seviyeye geçmek kutlamak için bir sebep sunar.

Şeffaf bir proje planı oluşturmak için adım adım talimatları tartışacağımız bu dizinin ikinci bölümü için bizi izlemeye devam edin.