5 лучших программ для управления бухгалтерскими документами

Опубликовано: 2022-11-25

Программное обеспечение для управления бухгалтерскими документами помогает предприятиям управлять документами, связанными с бухгалтерским учетом.

Управление процессами бухгалтерского учета на бумажных носителях требует много времени и является сложным. Бумажные документы могут быть потеряны или потеряны, и если вы не пометите их правильно, вам будет трудно найти конкретный документ или запись, когда она вам понадобится.

Если вы менеджер по бухгалтерскому учету в малом бизнесе и такие вопросы кажутся вам знакомыми, то пришло время инвестировать в программное обеспечение для управления документами. Решение для управления документами устраняет необходимость хранения на бумажных носителях и помогает систематизировать и централизовать все ваши бухгалтерские документы. В этой статье рассматриваются пять лучших программ для управления документами, которым доверяют реальные пользователи из бухгалтерской отрасли. (Прочитайте, как мы выбирали эти продукты.)

Какие функции предлагает программное обеспечение для управления бухгалтерскими документами?

Основными особенностями системы управления бухгалтерскими документами являются:

  • Захват документов: преобразование физических документов в цифровые файлы.

  • Хранение документов: Храните документы в централизованном хранилище для быстрого доступа.

  • Полнотекстовый поиск : просматривайте бухгалтерские документы, чтобы найти конкретную информацию, например счета клиентов.

Все продукты, перечисленные в этом отчете, включают функции, упомянутые выше.

Помимо этих основных функций, системы управления бухгалтерскими документами также обычно предлагают:

  • Контроль доступа/разрешения

  • Архивирование и хранение

  • Инструменты для совместной работы

  • Отслеживание соответствия

  • Классификация документов

  • Преобразование файлов

  • Управление файлами и совместное использование

  • Портал данных сотрудников

  • Оптическое распознавание символов

  • Управление версиями

Что мы покрываем для каждого продукта

Для каждого продукта мы покрываем следующее:

Как пользователи оценили рекомендуемые продукты по различным аспектам?

Мы проанализировали 71 отзыв по всем продуктам, чтобы выяснить, как пользователи воспринимают эти продукты по таким параметрам, как простота использования, поддержка клиентов, соотношение цены и качества и функциональность.

Что пользователи говорят о продуктах?

Для каждого из рекомендуемых продуктов мы включили несколько выдержек из обзоров за последний год.

Как оцениваются продукты?

Модели ценообразования, как правило, являются одной из следующих: фиксированная ставка, на основе использования, на пользователя или на функцию. Кроме того, в большинстве случаев частота платежей либо разовая, либо ежегодная, либо ежемесячная.

Подходят ли эти продукты для вашей бухгалтерской команды?

Некоторые инструменты созданы специально для предприятий, а другие идеально подходят для малых и средних компаний. Знание типичной пользовательской базы этих продуктов — еще один отличительный фактор, помогающий решить, какой продукт лучше всего подходит для вашего бухгалтерского отдела.

Топ 5 программ для управления бухгалтерскими документами

Примечание. Продукты перечислены в алфавитном порядке.

1. Дропбокс Бизнес

Выдержки из самых положительных отзывов о продукте:

«Функции — это отличный и очень полезный инструмент для моих документов, а также справедливая ценовая поддержка. Он также идеально подходит для совместной работы или интеграции с другими программами».

«Огромным преимуществом Dropbox является возможность его использования на многих устройствах. Мгновенная синхронизация облегчает работу в команде. Простота использования и большое дисковое пространство в облаке — самые большие преимущества этого инструмента».

«Dropbox Business отлично подходит для хранения данных, потому что он позволяет внешним пользователям получать доступ к информации, не требуя доступа к моей защищенной корпоративной сети… Это отличное программное обеспечение, потому что его способность быстро и безопасно обмениваться файлами облегчает мою работу. Это просто в использовании, имеет отличный пользовательский интерфейс и предлагает различные варианты хранения».

Прочтите все отзывы о Dropbox Business здесь.

2. Гугл Диск

Выдержки из самых положительных отзывов о продукте:

«Как и большинство продуктов Google, он довольно прост в использовании и имеет хороший пользовательский интерфейс. Он отлично подходит для хранения изображений и видео, а возможность делиться ими просто очень важна».

«Использую его в течение многих лет, отличный способ хранения, резервного копирования и обмена файлами с другими. Отличные функции заключаются в том, что вы можете выбирать, кому и чем делиться, что помогает с конфиденциальностью и конфиденциальностью. это облачное хранилище действительно полезно!»

«Диск — отличный продукт для новичков и даже для резервного копирования действительно важных вещей. 15 ГБ бесплатного хранилища — это прекрасно, и я ценю типы файлов, которые вы можете создавать. превосходно!"

Прочитайте все обзоры Google Диска здесь.

3. Microsoft 365

Выдержки из самых положительных отзывов о продукте:

«Microsoft Teams была моей лучшей функцией, так как я мог легко работать со своей командой. One Drive был отличной функцией, поскольку он обеспечивает доступ к сохраненным документам и файлам из любого места. Office 365 — это крупное решение, которое повышает эффективность и производительность. отличный пользовательский интерфейс. Sharepoint был интегрирован с одним из наших решений MFT — Globalscape Enhanced File Transfer».

«Мы можем работать из любой части мира, просто имея доступ в Интернет. Это помогает нам повысить производительность благодаря своей надежной безопасности и надежности. В нем есть все приложения для совместной работы, которые мы обычно используем, такие как Excel, Word, PowerPoint, Outlook и т. д. "

«Что мне больше всего нравится, так это то, что в нем легко ориентироваться и его легко понять. Благодаря множеству функций работа становится немного более приятной».

Прочтите все обзоры Microsoft 365 здесь.

4. Microsoft SharePoint

Выдержки из самых положительных отзывов о продукте:

«Никаких загрузок и неудобных установочных файлов. Потрясающий дизайн и компоновка. Функции и функции легко доступны для опытных и начинающих пользователей. Нам нравится, как мы можем сотрудничать друг с другом. Интеграция с другими приложениями совершенна и не требует усилий».

«SharePoint оказался таким замечательным инструментом, который помог моей команде по подбору персонала организоваться и оставаться организованной. Вся наша важная документация находится в одном месте для дальнейшего использования и использования, и это, безусловно, упростило работу с функциональной точки зрения».

«Microsoft SharePoint помогает нам лучше оптимизировать и организовывать информацию между командами! Он легко доступен для новых пользователей, и это большое преимущество, что мы можем настроить наши сайты в соответствии со своими потребностями. Нужна ли нам дополнительная база общего доступа к файлам или больше Информационный центр, эта программа настолько универсальна!"

Прочитайте все обзоры Microsoft SharePoint здесь.

5. OneDrive

Выдержки из самых положительных отзывов о продукте:

«OneDrive — это инструмент, который вам нужен, если вы хотите безопасно и легко обмениваться самыми важными файлами. Это также отличная альтернатива для освобождения места в ваших локальных хранилищах и создания защищенной резервной копии в облаке».

«OneDrive обладает богатым набором функций и имеет отличный дружественный интерфейс, с которым очень интересно работать. Он очень быстро и легко синхронизируется с различными устройствами, а мобильное приложение просто необходимо, так как оно упрощает доступ к папки."

«Отличная облачная система, в которой мы можем хранить самую важную информацию. Очень безопасная и доступная с любого устройства, если у пользователя есть разрешение. . . Рекомендую малому бизнесу."

Прочитайте все обзоры OneDrive здесь.

Как выбрать правильное программное обеспечение для управления бухгалтерскими документами для вашего бизнеса

Покупка программного обеспечения может быть сложной задачей, если вы не знаете, что искать. Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для управления документами для вашей бухгалтерской группы:

  • Оцените, обеспечивает ли программное обеспечение восстановление документов. Эта функция позволит вам восстанавливать и восстанавливать бухгалтерские документы в случае случайного удаления. Идеальная система управления документами будет поддерживать резервную копию всех ваших бухгалтерских записей и документов, чтобы предотвратить потерю данных.

  • Найдите службу сканирования документов. Ручной ввод данных из бумажного документа в программу требует много времени. Но если выбранное вами программное обеспечение предлагает функцию сканирования документов, вы можете легко сканировать бумажные файлы и преобразовывать их в цифровые или электронные документы.

  • Проверьте, предлагает ли программное обеспечение функции административного контроля. Идеальное решение для управления документами должно защищать конфиденциальную бухгалтерскую информацию, позволяя вам утверждать, какие сотрудники получают доступ «только для чтения» или «редактирования» к финансовым документам.

Общие вопросы, которые следует задавать поставщикам при покупке программного обеспечения для управления бухгалтерскими документами

Предлагает ли ваше программное обеспечение текстовый поиск документов?

Идеальный инструмент управления документами должен позволять вам искать определенные документы, такие как счета клиентов или контракты, используя функцию текстового поиска, чтобы сделать рабочий процесс поиска и извлечения документов более эффективным.

Могу ли я хранить документы в различных категориях и контролировать доступ пользователей?

Поиск информации станет проще, если ваше программное обеспечение для управления документами позволит вам хранить документы в нескольких подкатегориях, таких как данные о дебиторской и кредиторской задолженности, и делиться ими с определенными людьми в вашей организации. Составляя список опций программного обеспечения, спросите поставщиков, позволяет ли их продукт сегментировать типы документов и ограничивать доступ к ним пользователей.

Интегрируется ли ваше программное обеспечение со сторонними платформами?

Программное обеспечение для управления документами, которое вы покупаете, должно иметь возможность интеграции со сторонними приложениями, чтобы вы могли легко переносить и передавать важные финансовые документы и данные бухгалтерской книги. Обязательно спросите поставщиков, есть ли у их продуктов такие возможности интеграции.

Как мы выбирали эти продукты? Мы не сделали — вы сделали

Чтобы найти идеальное программное обеспечение, вам нужна информация, которой вы можете доверять, чтобы вы могли сэкономить время, уложиться в бюджет и сосредоточить больше усилий на развитии своего бизнеса. Вот почему мы проверяем и проверяем все наши отзывы пользователей и рекомендуем только инструменты, одобренные такими людьми, как вы.

Другими словами, наши рекомендации по продуктам никогда не покупаются и не продаются и не основываются на мнении одного человека — они выбираются вашими коллегами, отражая взгляды и опыт нашей независимой базы рецензентов программного обеспечения.

Инструменты управления бухгалтерскими документами, представленные в этой статье, являются наиболее рекомендуемыми на основе проверенных отзывов пользователей. Однако, если они не соответствуют требованиям вашей команды по работе с документами, вы можете обратиться к нашему каталогу программного обеспечения для управления документами, чтобы найти наиболее подходящее решение.