Die 5 besten Verwaltungssoftware für Buchhaltungsdokumente

Veröffentlicht: 2022-11-25

Software zur Verwaltung von Buchhaltungsdokumenten hilft Unternehmen bei der Verwaltung buchhaltungsbezogener Unterlagen.

Die Verwaltung papierbasierter Buchhaltungsprozesse ist sowohl zeitaufwändig als auch kompliziert. Papierdokumente können verlegt werden oder verloren gehen, und wenn Sie sie nicht richtig beschriften, wird es Ihnen schwer fallen, ein bestimmtes Dokument oder einen Datensatz zu finden, wenn Sie es brauchen.

Wenn Sie Buchhaltungsleiter in einem kleinen Unternehmen sind und Ihnen solche Probleme bekannt vorkommen, dann ist es an der Zeit, in eine Dokumentenverwaltungssoftware zu investieren. Eine Dokumentenverwaltungslösung eliminiert die papierbasierte Aufbewahrung und hilft bei der Organisation und Zentralisierung all Ihrer Buchhaltungsdokumente. Dieser Artikel befasst sich mit den fünf besten Dokumentenverwaltungssoftware, denen echte Benutzer aus der Buchhaltungsbranche vertrauen. (Lesen Sie, wie wir diese Produkte ausgewählt haben.)

Welche Funktionen bietet eine Software zur Verwaltung von Buchhaltungsdokumenten?

Die Kernfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems für die Buchhaltung sind:

  • Dokumentenerfassung: Konvertieren Sie physische Dokumente in digitale Dateien.

  • Dokumentenspeicherung: Speichern Sie Dokumente für einen einfachen Zugriff in einem zentralen Repository.

  • Volltextsuche : Durchsuchen Sie Buchhaltungsunterlagen, um bestimmte Informationen wie die Rechnungen eines Kunden zu finden.

Alle in diesem Bericht aufgeführten Produkte enthalten die oben genannten Funktionen.

Neben diesen Kernfunktionen bieten Dokumentenverwaltungssysteme für die Buchhaltung üblicherweise auch:

  • Zugriffskontrollen/Berechtigungen

  • Archivierung und Aufbewahrung

  • Werkzeuge zur Zusammenarbeit

  • Compliance-Verfolgung

  • Dokumentenklassifizierung

  • Dateikonvertierung

  • Dateiverwaltung und -freigabe

  • Mitarbeiterdatenportal

  • Optische Zeichenerkennung

  • Versionskontrolle

Was wir für jedes Produkt abdecken

Für jedes Produkt decken wir Folgendes ab:

Wie haben Benutzer die vorgestellten Produkte in Bezug auf verschiedene Aspekte bewertet?

Wir haben 71 Bewertungen aller Produkte analysiert, um herauszufinden, wie Benutzer diese Produkte in Bezug auf Parameter wie Benutzerfreundlichkeit, Kundensupport, Preis-Leistungs-Verhältnis und Funktionalität wahrnehmen.

Was sagen Nutzer zu den Produkten?

Für jedes der vorgestellten Produkte haben wir einige Rezensionsauszüge aus dem vergangenen Jahr beigefügt.

Wie sind die Produkte preislich?

Preismodelle sind im Allgemeinen eines der folgenden: Flatrate, nutzungsbasiert, pro Benutzer oder pro Funktion. Außerdem ist die Zahlungshäufigkeit meistens entweder einmalig, jährlich oder monatlich.

Passen die Produkte gut zu Ihrem Buchhaltungsteam?

Einige Tools wurden speziell für Unternehmen entwickelt, während andere perfekt für kleine oder mittelständische Unternehmen geeignet sind. Die Kenntnis der typischen Benutzerbasis dieser Produkte ist ein weiterer Unterscheidungsfaktor, um die richtige Lösung für Ihre Buchhaltungsabteilung zu finden.

Top 5 Software zur Verwaltung von Buchhaltungsdokumenten

Hinweis: Die Produkte sind alphabetisch aufgelistet.

1. Dropbox-Geschäft

Auszüge der positivsten Bewertungen für das Produkt:

"Die Funktionen sind ein großartiges und sehr nützliches Tool für meine Dokumente und eine faire Preisgestaltung. Es ist auch sehr perfekt für die Zusammenarbeit oder Integration mit anderer Software."

"Ein großer Vorteil von Dropbox ist die Möglichkeit, es auf vielen Geräten zu verwenden. Die sofortige Synchronisierung erleichtert die Arbeit im Team. Einfache Bedienung und ein großer Speicherplatz in der Cloud sind die größten Vorteile dieses Tools."

„Dropbox Business eignet sich hervorragend für die Datenspeicherung, da es externen Benutzern den Zugriff auf Informationen ermöglicht, ohne dass sie Zugriff auf mein sicheres Unternehmensnetzwerk benötigen. Es ist eine hervorragende Software, da ihre Fähigkeit, Dateien schnell und sicher auszutauschen, meine Arbeit erleichtert. Es ist einfach zu bedienen, hat eine hervorragende Benutzeroberfläche und bietet eine Vielzahl von Speicheroptionen."

Lesen Sie hier alle Dropbox Business-Bewertungen.

2. Google Drive

Auszüge der positivsten Bewertungen für das Produkt:

"Wie bei den meisten Google-Produkten ist es ziemlich einfach zu bedienen und hat eine gute Benutzeroberfläche. Eignet sich hervorragend zum Speichern von Bildern, die Videos dokumentieren, und die Möglichkeit, sie einfach zu teilen, ist sehr wichtig."

„Benutze es seit Jahren, eine großartige Möglichkeit, Dateien zu speichern, zu sichern und mit anderen zu teilen. Nette Funktionen sind, dass Sie auswählen können, mit wem was geteilt werden soll, was zur Vertraulichkeit und Privatsphäre beiträgt. Ich greife oft von meinem Telefon aus auf Arbeitsdateien zu, wenn ich unterwegs bin dieser Cloud-Speicher ist wirklich nützlich!"

"Drive ist ein großartiges Einsteiger- und sogar Backup-Produkt für die wirklich wichtigen Dinge. Die kostenlosen 15 GB Speicherplatz sind wunderbar und ich schätze die Dateitypen, die Sie erstellen können. Es gibt auch eine breite Palette von Plugins, die die ohnehin schon robusten Funktionen verbessern. Funktionen für die Zusammenarbeit sind Ausgezeichnet!"

Lesen Sie hier alle Google Drive-Rezensionen.

3. Microsoft 365

Auszüge der positivsten Bewertungen für das Produkt:

"Microsoft Teams war meine beste Funktion, da ich mühelos mit meinem Team zusammenarbeiten konnte. One Drive war eine hervorragende Funktion, da es den Zugriff auf gespeicherte Dokumente und Dateien von überall aus ermöglicht. Office 365 ist eine große Lösung, die die Effizienz und Produktivität steigert und eine großartige Benutzeroberfläche. Sharepoint wurde in eine unserer MFT-Lösungen integriert: Globalscape Enhanced File Transfer."

"Wir können von jedem Ort der Welt aus arbeiten, nur mit dem Internetzugang. Es hilft uns, die Produktivität mit seiner robusten Sicherheit und Zuverlässigkeit zu steigern. Es verfügt über alle kollaborativen Anwendungen, die wir normalerweise verwenden, wie Excel, Word, Powerpoint, Outlook usw. "

"Am besten gefällt mir, dass es einfach zu navigieren und leicht verständlich ist. Macht die Arbeit auch ein bisschen angenehmer durch die vielen Funktionen "

Lesen Sie hier alle Microsoft 365-Rezensionen.

4. Microsoft-SharePoint

Auszüge der positivsten Bewertungen für das Produkt:

"Kein Download und unfreundliche Installationsdateien. Fantastisches Design und Layout. Funktionen und Features sind für fortgeschrittene und Anfänger leicht zugänglich. Ich liebe die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten konnten. Die Integration mit anderen Apps ist perfekt und mühelos."

„SharePoint war ein großartiges Tool, um meinem Personalbeschaffungsteam dabei zu helfen, organisiert zu bleiben und sich zu organisieren. Alle unsere wichtigen Dokumentationen befinden sich an einem Ort, damit sie später nachschlagen und verwendet werden können, und es hat die Dinge aus funktionaler Sicht sicherlich einfacher gemacht.“

„Microsoft SharePoint hilft uns, Informationen zwischen Teams besser zu rationalisieren und zu organisieren! Es ist für neue Benutzer leicht zugänglich und es ist ein großer Vorteil, dass wir unsere Websites an unsere Bedürfnisse anpassen können. Egal, ob wir mehr oder mehr eine Dateifreigabebasis benötigen ein Informationszentrum, dieses Programm ist so vielseitig!"

Lesen Sie hier alle Microsoft SharePoint-Rezensionen.

5. OneDrive

Auszüge der positivsten Bewertungen für das Produkt:

„OneDrive ist das Tool, das Sie brauchen, wenn Sie Ihre wichtigsten Dateien sicher und einfach teilen möchten. Es ist auch eine großartige Alternative, um etwas Speicherplatz auf Ihren lokalen Speichereinheiten freizugeben und ein gesichertes Backup in der Cloud zu haben.“

„OneDrive ist reich an Funktionen und hat eine großartige, benutzerfreundliche Oberfläche, mit der es sehr viel Spaß macht, damit zu arbeiten. Es lässt sich sehr schnell und einfach mit verschiedenen Geräten synchronisieren, und die mobile App ist ein Muss, da sie den Zugriff erleichtert Ordner."

„Tolles Cloud-System, in dem wir unsere wichtigsten Informationen speichern können. Sehr sicher und mit Erlaubnis des Benutzers von jedem Gerät aus zugänglich. . . Sehr zu empfehlen für kleine Unternehmen."

Lesen Sie hier alle OneDrive-Rezensionen.

So wählen Sie die richtige Buchhaltungsdokumentenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen aus

Der Kauf von Software kann schwierig sein, wenn Sie nicht wissen, wonach Sie suchen müssen. Hier sind einige Empfehlungen, die Sie bei der Auswahl von Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr Buchhaltungsteam beachten sollten:

  • Prüfen Sie, ob die Software die Wiederherstellung von Dokumenten ermöglicht. Mit dieser Funktion können Sie Buchhaltungsdokumente im Falle eines versehentlichen Löschens wiederherstellen und wiederherstellen. Ein ideales Dokumentenmanagementsystem bewahrt ein Backup all Ihrer buchhaltungsbezogenen Aufzeichnungen und Dokumente auf, um Datenverluste zu vermeiden.

  • Suchen Sie nach dem Dienst zum Scannen von Dokumenten. Die manuelle Eingabe von Daten aus einem Papierdokument in die Software ist eine zeitaufwändige Aufgabe. Wenn die von Ihnen gewählte Software jedoch eine Dokumentenscanfunktion bietet, können Sie Papierdateien einfach scannen, um sie in digitale oder elektronische Dokumente umzuwandeln.

  • Überprüfen Sie, ob die Software administrative Kontrollfunktionen bietet. Eine ideale Dokumentenverwaltungslösung muss vertrauliche Buchhaltungsinformationen schützen, indem Sie genehmigen lassen, welche Mitarbeiter „schreibgeschützten“ oder „bearbeitenden“ Zugriff auf Finanzdokumente erhalten.

Häufige Fragen, die Anbieter beim Kauf von Buchhaltungsdokumentenverwaltungssoftware stellen sollten

Bietet Ihre Software eine Textsuche für Dokumente?

Ein ideales Dokumentenmanagement-Tool sollte es Ihnen ermöglichen, mithilfe einer Textsuchfunktion nach bestimmten Dokumenten wie Kundenrechnungen oder Verträgen zu suchen, um den Workflow für die Dokumentensuche und den Abruf effizienter zu gestalten.

Kann ich Dokumente unter verschiedenen Kategorien speichern und den Benutzerzugriff steuern?

Die Suche nach Informationen wird einfacher, wenn Sie mit Ihrer Dokumentenverwaltungssoftware Dokumente in mehreren Unterkategorien speichern können, z. B. Debitorendaten und Kreditorendaten, und sie mit bestimmten Personen in Ihrem Unternehmen teilen können. Wenn Sie Softwareoptionen in die engere Wahl ziehen, fragen Sie die Anbieter, ob Sie mit ihrem Produkt Dokumenttypen segmentieren und den Benutzerzugriff darauf einschränken können.

Lässt sich Ihre Software in Plattformen von Drittanbietern integrieren?

Die von Ihnen gekaufte Dokumentenverwaltungssoftware sollte sich in Anwendungen von Drittanbietern integrieren lassen, damit Sie wichtige Finanzdokumente und Hauptbuchdaten einfach migrieren und übertragen können. Stellen Sie sicher, dass Sie Anbieter fragen, ob ihr Produkt über solche Integrationsmöglichkeiten verfügt.

Wie haben wir diese Produkte ausgewählt? Wir nicht – Sie haben es getan

Um Ihre ideale Softwarelösung zu finden, benötigen Sie Informationen, denen Sie vertrauen können – damit Sie Zeit sparen, Ihr Budget einhalten und sich mehr auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Aus diesem Grund prüfen und verifizieren wir alle unsere Benutzerbewertungen und empfehlen nur die Tools, die von Menschen wie Ihnen empfohlen werden.

Mit anderen Worten, unsere Produktempfehlungen werden niemals gekauft oder verkauft oder basieren auf der Meinung einer einzelnen Person – sie werden von Ihren Kollegen ausgewählt und spiegeln die Ansichten und Erfahrungen unserer unabhängigen Basis von Software-Rezensenten wider.

Die in diesem Artikel vorgestellten Tools zur Verwaltung von Buchhaltungsdokumenten sind die am meisten empfohlenen, basierend auf verifizierten Benutzerbewertungen. Wenn sie jedoch nicht die Dokumentenverwaltungsanforderungen Ihres Buchhaltungsteams erfüllen, können Sie in unserem Dokumentenverwaltungssoftware-Verzeichnis nachsehen, um eine am besten geeignete Lösung zu finden.