Los 5 mejores software de gestión de documentos contables

El software de administración de documentos contables ayuda a las empresas a administrar el papeleo relacionado con la contabilidad.

La gestión de los procesos contables basados ​​en papel requiere mucho tiempo y es complicada. Los documentos en papel pueden extraviarse o perderse, y si no los etiqueta correctamente, tendrá dificultades para encontrar un documento o registro específico cuando lo necesite.

Si usted es gerente de contabilidad en una pequeña empresa y estos problemas le suenan familiares, entonces es hora de invertir en un software de administración de documentos. Una solución de gestión de documentos elimina el almacenamiento en papel y ayuda a organizar y centralizar todos sus documentos contables. Este artículo analiza los cinco mejores software de gestión de documentos en los que confían los usuarios reales de la industria de la contabilidad. (Lea cómo seleccionamos estos productos).

¿Qué características ofrece el software de gestión de documentos contables?

Las características principales de un sistema de gestión de documentos contables son:

• Captura de documentos: Convierta documentos físicos en archivos digitales.

• Almacenamiento de documentos: almacene documentos en un repositorio centralizado para facilitar el acceso.

• Búsqueda de texto completo : revise los documentos contables para encontrar información específica, como las facturas de un cliente.

Todos los productos enumerados en este informe incluyen las características mencionadas anteriormente.

Además de estas características principales, los sistemas de gestión de documentos contables también suelen ofrecer:

• Controles de acceso/permisos

• Archivado y retención

• Herramientas de colaboración

• Seguimiento del cumplimiento

• Clasificación de documentos

• Conversión de archivos

• Gestión y uso compartido de archivos

• Portal de datos de empleados

• Reconocimiento óptico de caracteres

• Control de versiones

Lo que cubrimos para cada producto

Para cada producto, cubrimos lo siguiente:

Los 5 mejores software de gestión de documentos contables

1. Negocio de Dropbox

Extractos de las críticas más positivas del producto:

"Las características son una herramienta excelente y muy útil para mis documentos y un soporte de precios justo. También es perfecto para la colaboración o la integración con otros softwares".

"Una gran ventaja de Dropbox es la posibilidad de usarlo en muchos dispositivos. La sincronización instantánea facilita el trabajo en equipo. La facilidad de uso y un gran espacio en disco en la nube son las mayores ventajas de esta herramienta".

"Dropbox Business es excelente para el almacenamiento de datos porque permite a los usuarios externos acceder a la información sin necesidad de acceder a mi red corporativa segura... Es una excelente pieza de software porque su capacidad para compartir archivos de forma rápida y segura facilita mi trabajo. Es simple de usar, tiene una excelente interfaz de usuario y ofrece una variedad de opciones de almacenamiento".

Lea todas las reseñas de Dropbox Business aquí.

2. Google Drive

Extractos de las críticas más positivas del producto:

"Como la mayoría de los productos de Google, es bastante fácil de usar y tiene una buena interfaz de usuario. Es excelente para almacenar imágenes y documentar videos, y la capacidad de compartirlos es muy importante".

"Lo usé durante años, una excelente manera de almacenar, respaldar y compartir archivos con otras personas. Las características interesantes son que puede seleccionar con quién compartir qué, lo que ayuda con la confidencialidad y la privacidad. A menudo accedo a los archivos de trabajo desde mi teléfono mientras estoy fuera de casa. ¡este almacenamiento en la nube es realmente útil!"

"Drive es un gran principiante e incluso un producto de respaldo para las cosas realmente importantes. El almacenamiento gratuito de 15 GB es maravilloso y aprecio los tipos de archivos que puede crear. También hay una amplia gama de complementos que mejoran sus características ya robustas. Las características de colaboración son ¡excelente!"

Lea todas las reseñas de Google Drive aquí.

3.Microsoft 365

Extractos de las críticas más positivas del producto:

"Microsoft Teams ha sido mi mejor característica, ya que podía trabajar con mi equipo sin esfuerzo. One Drive ha sido una característica excelente, ya que brinda acceso a documentos y archivos guardados desde cualquier lugar. Office 365 es una gran solución que mejora la eficiencia y la productividad que tiene un excelente interfaz de usuario. Sharepoint se integró con una de nuestras soluciones MFT: Globalscape Enhanced File Transfer".

"Podemos trabajar desde cualquier parte del mundo solo con el acceso a Internet. Nos ayuda a aumentar la productividad con su sólida seguridad y confiabilidad. Tiene todas las aplicaciones colaborativas que normalmente usamos como Excel, Word, PowerPoint, Outlook, etc. "

"Lo que más me gusta es el hecho de que se puede navegar fácilmente y es fácil de entender. Hace que hacer el trabajo sea un poco más agradable también debido a las muchas características"

Lea todas las reseñas de Microsoft 365 aquí.

4.Microsoft SharePoint

Extractos de las críticas más positivas del producto:

"Sin descargas y archivos de instalación poco amigables. Diseño y diseño asombrosos. Las funciones y características son fácilmente accesibles para usuarios intermedios y principiantes. Me encanta la forma en que podemos colaborar entre nosotros. La integración con otras aplicaciones es perfecta y sin esfuerzo".

"SharePoint ha sido una herramienta increíble para ayudar a mi equipo de reclutamiento a organizarse y mantenerse organizado. Toda nuestra documentación importante está en un solo lugar para referencia y uso en el futuro, y ciertamente ha facilitado las cosas desde una perspectiva funcional".

"¡Microsoft SharePoint nos ayuda a agilizar y organizar mejor la información entre los equipos! Es fácilmente accesible para los nuevos usuarios y es una gran ventaja que podamos personalizar nuestros sitios según nuestras necesidades. Ya sea que necesitemos más de una base de uso compartido de archivos o más de un centro informativo, ¡este programa es tan versátil!"

Lea todas las reseñas de Microsoft SharePoint aquí.

5. OneDrive

Extractos de las críticas más positivas del producto:

"OneDrive es la herramienta que necesitas si quieres compartir tus archivos más importantes de forma fácil y segura. También es una excelente alternativa para liberar espacio de tus unidades de almacenamiento locales y tener una copia de seguridad segura en la nube".

"OneDrive es rico en funciones y tiene una interfaz excelente y amigable con la que es muy divertido trabajar. Se sincroniza con diferentes dispositivos muy rápido y fácilmente, y la aplicación móvil es imprescindible, ya que facilita el acceso a carpetas".

“Gran sistema en la nube en el que podemos almacenar nuestra información más importante. Muy seguro y se puede acceder desde cualquier dispositivo si el usuario tiene permiso. . . Muy recomendable para pequeñas empresas."

Lea todas las reseñas de OneDrive aquí.

Cómo elegir el software de gestión de documentos contables adecuado para su empresa

Comprar software puede ser un desafío si no sabe qué buscar. Aquí hay algunas recomendaciones para tener en cuenta al seleccionar el software de gestión de documentos para su equipo de contabilidad:

• Evalúe si el software proporciona restauración de documentos. Esta función le permitirá recuperar y restaurar documentos contables en caso de eliminaciones accidentales. Un sistema de gestión de documentos ideal mantendrá una copia de seguridad de todos sus registros y documentos relacionados con la contabilidad para evitar la pérdida de datos.

• Busque el servicio de escaneo de documentos. Introducir manualmente los datos de un documento en papel en el software es una tarea que requiere mucho tiempo. Pero si su software elegido ofrece la funcionalidad de escaneo de documentos, puede escanear fácilmente archivos en papel para convertirlos en documentos digitales o electrónicos.

• Compruebe si el software ofrece funciones de control administrativo. Una solución de administración de documentos ideal debe salvaguardar la información contable confidencial al permitirle aprobar qué empleados tienen acceso de "solo lectura" o "edición" a los documentos financieros.

Preguntas comunes para hacer a los proveedores al comprar un software de gestión de documentos contables

¿Cómo elegimos estos productos? nosotros no, tú lo hiciste

Para encontrar su software ideal, necesita información en la que pueda confiar, para que pueda ahorrar tiempo, mantenerse dentro del presupuesto y concentrar más energía en hacer crecer su negocio. Es por eso que examinamos y verificamos todas las reseñas de nuestros usuarios y solo recomendamos las herramientas respaldadas por personas como usted.

En otras palabras, nuestras recomendaciones de productos nunca se compran ni venden, ni se basan en la opinión de una sola persona: son elegidas por sus pares, lo que refleja las opiniones y experiencias de nuestra base independiente de revisores de software.

Las herramientas de administración de documentos contables que se presentan en este artículo son las más recomendadas según las reseñas de usuarios verificados. Sin embargo, si no cumplen con los requisitos de gestión de documentos de su equipo de cuentas, puede consultar nuestro directorio de software de gestión de documentos para encontrar la solución más adecuada.