5 Melhor Software de Gerenciamento de Documentos Contábeis

O software de gerenciamento de documentos contábeis ajuda as empresas a gerenciar a papelada relacionada à contabilidade.

O gerenciamento de processos contábeis baseados em papel é demorado e complicado. Documentos em papel podem ser extraviados ou perdidos e, se você não os rotular corretamente, terá dificuldade em encontrar um documento ou registro específico quando precisar.

Se você é gerente de contabilidade em uma pequena empresa e essas questões lhe parecem familiares, então é hora de investir em um software de gerenciamento de documentos. Uma solução de gerenciamento de documentos elimina o armazenamento em papel e ajuda a organizar e centralizar todos os seus documentos contábeis. Este artigo analisa os cinco melhores softwares de gerenciamento de documentos confiáveis ​​por usuários reais do setor de contabilidade. (Leia como selecionamos esses produtos.)

Quais recursos o software de gerenciamento de documentos contábeis oferece?

Os principais recursos de um sistema de gerenciamento de documentos contábeis são:

• Captura de documentos: converta documentos físicos em arquivos digitais.

• Armazenamento de documentos: armazene documentos em um repositório centralizado para facilitar o acesso.

• Pesquisa de texto completo : Examine documentos contábeis para encontrar informações específicas, como faturas de um cliente.

Todos os produtos listados neste relatório incluem os recursos mencionados acima.

Além desses recursos principais, os sistemas de gerenciamento de documentos contábeis geralmente oferecem:

• Controles/permissões de acesso

• Arquivamento e retenção

• Ferramentas de colaboração

• Rastreamento de conformidade

• Classificação de documentos

• Conversão de arquivo

• Gerenciamento e compartilhamento de arquivos

• Portal de dados do funcionário

• Reconhecimento óptico de caracteres

• Controle de versão

O que cobrimos para cada produto

Para cada produto, cobrimos o seguinte:

Os 5 principais softwares de gerenciamento de documentos contábeis

1. Dropbox Business

Trechos das avaliações mais positivas do produto:

"Os recursos são uma ferramenta excelente e muito útil para meus documentos e um suporte de preço justo. Também é muito perfeito para colaboração ou integração com outros softwares."

"Uma grande vantagem do Dropbox é a possibilidade de usá-lo em vários dispositivos. A sincronização instantânea facilita o trabalho em equipe. A facilidade de uso e o grande espaço em disco na nuvem são as maiores vantagens dessa ferramenta."

"O Dropbox Business é excelente para armazenamento de dados porque permite que usuários externos acessem informações sem exigir acesso à minha rede corporativa segura... É um software excelente porque sua capacidade de compartilhar arquivos com rapidez e segurança facilita meu trabalho. É simples fácil de usar, tem uma excelente interface de usuário e oferece uma variedade de opções de armazenamento."

Leia todas as análises do Dropbox Business aqui.

2. Google Drive

Trechos das avaliações mais positivas do produto:

"Assim como a maioria dos produtos do Google, é muito fácil de usar e tem uma boa interface de usuário. É excelente para armazenar fotos, documentar vídeos e a capacidade de compartilhá-los simplesmente é muito importante."

"Uso-o há anos, é uma ótima maneira de armazenar, fazer backup e compartilhar arquivos com outras pessoas. Os recursos interessantes são que você pode selecionar com quem compartilhar o quê, o que ajuda na confidencialidade e privacidade. Costumo acessar arquivos de trabalho do meu telefone quando estiver fora de casa. este armazenamento em nuvem é realmente útil!"

"O Drive é um ótimo produto iniciante e até mesmo de backup para coisas realmente importantes. O armazenamento gratuito de 15 GB é maravilhoso e eu aprecio os tipos de arquivo que você pode criar. Há também uma ampla variedade de plug-ins que aprimoram seus recursos já robustos. Os recursos de colaboração são excelente!"

Leia todos os comentários do Google Drive aqui.

3.Microsoft 365

Trechos das avaliações mais positivas do produto:

"O Microsoft Teams tem sido meus melhores recursos, pois pude trabalhar com minha equipe sem esforço. O One Drive tem sido um excelente recurso, pois oferece acessibilidade a documentos e arquivos salvos de qualquer lugar. O Office 365 é uma grande solução que aumenta a eficiência e a produtividade que tem um ótima interface de usuário. O Sharepoint foi integrado a uma de nossas soluções MFT; Globalscape Enhanced File Transfer."

"Podemos trabalhar de qualquer parte do mundo apenas com o acesso à Internet. Isso nos ajuda a aumentar a produtividade com sua segurança e confiabilidade robustas. Tem todos os aplicativos colaborativos que normalmente usamos, como Excel, Word, PowerPoint, Outlook etc. "

"O que eu mais gosto é o fato de poder ser facilmente navegado e fácil de entender. Torna o trabalho um pouco mais agradável devido aos muitos recursos "

Leia todas as análises do Microsoft 365 aqui.

4.Microsoft SharePoint

Trechos das avaliações mais positivas do produto:

"Sem download e arquivos de instalação hostis. Design e layout impressionantes. Funções e recursos são facilmente acessíveis para usuários intermediários e iniciantes. Adoro a maneira como podemos colaborar uns com os outros. A integração com outros aplicativos é perfeita e sem esforço."

"O SharePoint tem sido uma ferramenta incrível para ajudar minha equipe de recrutamento a se organizar e se manter organizada. Toda a nossa documentação importante está em um só lugar para referência e uso futuros e certamente facilitou as coisas de uma perspectiva funcional."

"O Microsoft SharePoint nos ajuda a simplificar e organizar melhor as informações entre as equipes! É facilmente acessível por novos usuários e é uma grande vantagem podermos personalizar nossos sites de acordo com nossas necessidades. Quer precisemos de mais uma base de Compartilhamento de Arquivos ou mais de um hub informativo, este programa é tão versátil!"

Leia todas as análises do Microsoft SharePoint aqui.

5. OneDrive

Trechos das avaliações mais positivas do produto:

"O OneDrive é a ferramenta de que você precisa se deseja compartilhar com segurança e facilidade seus arquivos mais importantes. Também é uma ótima alternativa para liberar espaço em suas unidades de armazenamento local e ter um backup seguro na nuvem."

"O OneDrive é rico em recursos e tem uma interface ótima, amigável e super divertida de trabalhar. Sincroniza com vários dispositivos com muita rapidez e facilidade, e o aplicativo móvel é obrigatório, pois facilita o acesso a pastas."

“Ótimo sistema em nuvem onde podemos armazenar nossas informações mais importantes. Muito seguro e pode ser acessado de qualquer dispositivo se o usuário tiver permissão. . . Recomendo para pequenas empresas."

Leia todos os comentários do OneDrive aqui.

Como escolher o software de gerenciamento de documentos contábeis certo para o seu negócio

Comprar um software pode ser um desafio se você não souber o que procurar. Aqui estão algumas recomendações a serem lembradas ao selecionar um software de gerenciamento de documentos para sua equipe de contabilidade:

• Avalie se o software oferece restauração de documentos. Este recurso permitirá que você recupere e restaure documentos contábeis em caso de exclusões acidentais. Um sistema de gerenciamento de documentos ideal manterá um backup de todos os seus registros e documentos relacionados à contabilidade para evitar a perda de dados.

• Procure o serviço de digitalização de documentos. A digitação manual de dados de um documento em papel no software é uma tarefa demorada. Mas se o software escolhido oferecer funcionalidade de digitalização de documentos, você poderá digitalizar facilmente arquivos em papel para convertê-los em documentos digitais ou eletrônicos.

• Verifique se o software oferece recursos de controle administrativo. Uma solução ideal de gerenciamento de documentos deve proteger informações contábeis confidenciais, permitindo que você aprove quais funcionários têm acesso “somente leitura” ou “edição” a documentos financeiros.

Perguntas comuns a serem feitas aos fornecedores ao comprar um software de gerenciamento de documentos contábeis

Como escolhemos esses produtos? Nós não - você fez

Para encontrar o seu software ideal, você precisa de informações nas quais possa confiar, para economizar tempo, manter o orçamento e concentrar mais energia no crescimento de seus negócios. É por isso que examinamos e verificamos todas as avaliações de nossos usuários e recomendamos apenas as ferramentas endossadas por pessoas como você.

Em outras palavras, nossas recomendações de produtos nunca são compradas ou vendidas, ou baseadas na opinião de um único indivíduo – elas são escolhidas por seus colegas, refletindo as opiniões e experiências de nossa base independente de revisores de software.

As ferramentas de gerenciamento de documentos contábeis apresentadas neste artigo são as mais recomendadas com base em análises verificadas de usuários. No entanto, se eles não atenderem aos requisitos de gerenciamento de documentos de sua equipe de contas, você pode conferir nosso diretório de software de gerenciamento de documentos para encontrar a solução mais adequada.