วิธีที่ดีที่สุดในการติดตามประสิทธิภาพการทำงานของทีม

ประสิทธิภาพการทำงานของทีมจะวัดว่าทีมสามารถผลิตงานที่มีคุณภาพได้มากเพียงใดในช่วงเวลาที่กำหนด เช่น หนึ่งเดือน ทีมจะมีประสิทธิผลหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ เช่น ระดับผลิตภาพของพนักงานแต่ละคน ตลอดจนทักษะของพวกเขา นอกจากนี้ การสื่อสารในทีม สภาพแวดล้อมในการทำงาน และระดับแรงจูงใจยังส่งผลกระทบอย่างลึกซึ้งต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีม

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงวิธีการที่ใช้ได้จริงบางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อติดตามประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณ นอกจากนี้ เราจะแบ่งปันตัวอย่างจริง ๆ หลายประการเกี่ยวกับวิธีที่ทีมใดทีมหนึ่งวัดประสิทธิภาพของพวกเขา

ความหมายที่แท้จริงของผลผลิตสำหรับทีมของคุณ

เป็นเรื่องน่าสังเกตว่าผลงานของทีมไม่ได้รวมคุณสมบัติเดียวกันในธุรกิจที่หลากหลายและแม้แต่ในทีมที่แตกต่างกัน นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไม หากคุณเป็นนายจ้างหรือผู้จัดการ ให้นึกถึงพารามิเตอร์การผลิตที่สำคัญสำหรับบริษัทหรือทีมของคุณ นี่คือคำถามบางข้อที่คุณสามารถถามตัวเองได้:

• บริษัทของคุณนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการใดบ้าง?
• ประเภทของประสิทธิภาพที่คุณสามารถแท็กเป็นประสิทธิผล?
• มีโควต้าการขายหรือการผลิตที่ทีมต้องปฏิบัติตามหรือไม่?
• อะไรคือเป้าหมายที่สำคัญที่สุดในแต่ละทีม?

เมื่อคุณทราบเมตริกสำคัญๆ ที่ช่วยสร้างทีมที่มีประสิทธิผลแล้ว การติดตามประสิทธิภาพของทีมจะง่ายขึ้น ด้วยการติดตามประสิทธิภาพการทำงานของทีม ผู้จัดการจะเข้าใจได้ดีขึ้นว่ามีพนักงานที่มีประสิทธิภาพน้อยกว่าในทีมหรือไม่ ในกรณีดังกล่าว ผู้นำควรหาแนวทางแก้ไขที่เหมาะสมสำหรับพนักงานเหล่านี้ ซึ่งอาจรวมถึง:

• ให้คนงานได้รับการฝึกอบรมเพิ่มเติม
• การย้ายพนักงานไปยังทีมอื่นหรือ
• การเลิกจ้างของพนักงาน

แปดวิธีในการติดตามประสิทธิภาพการทำงานของทีม

วิธีหนึ่งในการวัดความสามารถของทีมคือการใช้ตัววัดประสิทธิภาพการทำงาน ต่อไปนี้คือเมตริกทั่วไปบางส่วนสำหรับการตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน

วางแผนที่จะทำอัตราส่วน

เมตริกอัตราส่วนที่วางแผนไว้ต้องทำจะพิจารณาถึงเปอร์เซ็นต์ของงานที่ เสร็จสิ้นแล้ว เมื่อเทียบกับงานที่ได้ รับมอบหมาย ดังนั้น เมื่อใช้วิธีนี้ คุณกำลังตรวจสอบรายการงานที่กำหนดและวิเคราะห์จำนวนงานที่ได้รับมอบหมายจากทีม ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความสามารถของทีมในการดำเนินการตามภาระงานได้อย่างถูกต้อง

คุณสามารถใช้อัตราส่วนที่วางแผนไว้เพื่อทำสำเร็จเมื่อทำงานในแบบสป ริน ต์ ในกรณีนี้ เมื่อเริ่มต้นการวิ่ง คุณควรบันทึกว่าทีมวางแผนจะทำอะไรในระหว่างการวิ่ง จากนั้น เมื่อสิ้นสุดการวิ่ง คุณควรเปรียบเทียบจำนวนงานที่ทีม ทำเสร็จแล้ว กับปริมาณงานที่ วางแผนไว้ เมื่อเริ่มต้น

เมื่อพูดถึงการวิ่งระยะสั้น เป็นที่น่าสังเกตว่าอัตราส่วนที่วางแผนจะทำสำเร็จนั้นค่อนข้างเป็นประโยชน์สำหรับทีมและเจ้าของผลิตภัณฑ์ ตัวชี้วัดนี้แสดงให้เห็นว่าสมาชิกในทีมมุ่งมั่นที่จะทำงานอย่างไร เช่นเดียวกับความสามารถของพวกเขา ตัวอย่างเช่น ทีมมุ่งมั่นที่จะ 30 PBI (Product Backlog Item – “องค์ประกอบเดียวของงาน”) และส่งมอบเพียง 10 รายการ ซึ่งหมายความว่าการวิ่งไม่ประสบความสำเร็จเพราะมีเพียง 30% ของงานที่ทำเสร็จ .

ตอนนี้ เราจะพูดถึงอีกตัวอย่างหนึ่งของอัตราส่วนที่วางแผนไว้เพื่อทำให้เสร็จ เพื่อแสดงให้คุณเห็นถึงความแตกต่างระหว่างอัตราส่วนที่สูงและต่ำ สมมุติว่าทีมหนึ่งต้องทำงาน 20 งานให้เสร็จในหนึ่งเดือน หากสมาชิกในทีมสามารถทำงาน 18 งานในช่วงเวลาที่กำหนดได้ อัตราส่วนที่วางแผนจะทำคือ 90% ซึ่งดีมาก ในทางกลับกัน หากสมาชิกในทีมสามารถทำงานให้เสร็จได้เพียง 10 งานหลังจากช่วงเวลานี้ อัตราส่วนที่วางแผนจะทำสำเร็จจะอยู่ที่ 50% ซึ่งต่ำ

จะทำอย่างไรเมื่ออัตราส่วนต่ำกว่าที่ควรจะเป็น? หัวหน้าทีมมีหลายทางเลือก:

• จ้างสมาชิกในทีมเพิ่มเพื่อให้งานทั้งหมดเสร็จตรงเวลา
• ลดจำนวนงานที่ทีมงานต้องทำให้เสร็จต่อเดือน
• ทบทวนกระบวนการวางแผนและปรับเปลี่ยน

การมีอัตราส่วนที่วางแผนไว้ต้องทำสำเร็จต่ำหมายความว่ากระบวนการวางแผนไม่มีผลหรือสมาชิกในทีมไม่มีทักษะที่เหมาะสมในการปฏิบัติงาน

รอบเวลา

ตัววัดรอบเวลาจะติดตามเวลาเฉลี่ยที่จำเป็นในการดำเนินการผลิตภัณฑ์หรือส่งมอบบริการให้เสร็จสมบูรณ์ กฎกติกานั้นเรียบง่าย: รอบเวลาที่สั้นลงหมายถึงระดับผลิตภาพของทีมที่สูงขึ้น

ตัวอย่างเช่น ในทีมซอฟต์แวร์ วิธีนี้ครอบคลุมระยะเวลาที่ทีมต้องการตั้งแต่การคอมมิตครั้งแรก (จุดเริ่มต้น) ของฟีเจอร์จนถึงเฟสสุดท้าย ซึ่งก็คือการปรับใช้ หรือสำหรับผู้ปฏิบัติงานในคอลเซ็นเตอร์ รอบเวลาจะมาจากช่วงเวลาที่พวกเขารับสายจนถึงเวลาที่โทรเสร็จสิ้น

มีสูตรง่ายๆ ในการคำนวณรอบเวลา คุณต้องหาร เวลาการผลิตสุทธิ ด้วย จำนวนหน่วยที่ทำ เวลาในการผลิตสุทธิ (NPT) คือระยะเวลาที่ทีมต้องทำผลิตภัณฑ์ให้เสร็จ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจะมีการหยุดทำงาน (เวลาสำหรับการประชุม ช่วงพักกลางวัน ฯลฯ) ลบชั่วโมงเหล่านี้ออกจากเวลาทั้งหมดที่พนักงานใช้ในที่ทำงาน

ตัวอย่างเช่น ในร้านอาหารฟาสต์ฟู้ด ทีมงานทำงาน 9 ชั่วโมงต่อวัน เมื่อเราลบการหยุดทำงาน เราจะได้รับ 8 ชั่วโมง 15 นาที (495 นาที) ซึ่งเป็น NPT ของเรา คนงานต้องทำแซนวิช 45 ชิ้นระหว่างวัน

รอบเวลา = เวลาในการผลิตสุทธิ ÷ จำนวนหน่วยที่ผลิต

รอบเวลา = 495 ÷ 45

รอบเวลา = 11

ทีมนี้มีเวลา 11 นาทีในการทำแซนวิชหนึ่งชิ้น แน่นอน ถ้าสมาชิกในทีมสามารถซ่อมแซนด์วิชได้ภายใน 9 นาที (น้อยกว่ารอบเวลาเฉลี่ย) นั่นจะทำให้พวกเขามีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้รอบเวลาคือผู้นำทีมสามารถเรียนรู้ว่ากระบวนการวางแผนทำงานได้ดีหรือไม่ นอกจากนี้ เมตริกนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการมีเบาะแสที่ดีขึ้นว่าสมาชิกในทีมทำงานอย่างไร และพวกเขามีประสิทธิภาพเท่าที่ควรหรือไม่

ข้อบกพร่องที่หลบหนี

วิธีนี้จะติดตามข้อผิดพลาดที่ทีมทำภายในเวลาที่กำหนด ทีมพัฒนามักใช้เมตริกนี้เมื่อต้องการวิเคราะห์ว่ามีข้อบกพร่องจำนวนเท่าใดที่พวกเขาพลาดไประหว่างโครงการ ดังนั้น หากทีมผู้พัฒนาของคุณกำลังสร้างแอป ตัววัดข้อบกพร่องที่หลบหนีจะช่วยให้พวกเขาพบข้อผิดพลาดตรงเวลา ก่อนที่แอปของคุณจะเผยแพร่ต่อสาธารณะ ข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจเป็นปัญหาประสบการณ์ของผู้ใช้ ปัญหาด้านประสิทธิภาพ หรือข้อผิดพลาดของแอปพลิเคชัน

นอกจากนี้ยังมี อัตราการหลบหนีของข้อบกพร่อง คุณสามารถคำนวณอัตรานี้โดยตรวจสอบจำนวนข้อบกพร่องที่ทีมพบในระหว่างขั้นตอนก่อนการผลิต จากนั้นเปรียบเทียบตัวเลขนี้กับขั้นตอนการผลิต

ดังนั้น อัตราการหลบหนีของข้อบกพร่องที่สูงขึ้นและต่ำหมายความว่าอย่างไร อัตราที่ สูงขึ้น ส่งสัญญาณว่ามีปัญหากับกระบวนการทดสอบหรือกับเครื่องมือทดสอบอัตโนมัติที่ทีมใช้ อัตรา ที่ต่ำกว่า คือสัญญาณของซอฟต์แวร์คุณภาพสูง และกระบวนการทดสอบก็ทำงานได้ดี

นอกเหนือจากนักพัฒนาแล้ว ทีมอื่นๆ สามารถเรียนรู้เกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานด้วยข้อบกพร่องที่หลบหนีได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานในแผนกการตลาด วิธีการนี้สามารถประเมินข้อผิดพลาดต่างๆ เช่น การร้องเรียนของลูกค้าหรือแคมเปญที่จ่ายเงินผ่านโซเชียลมีเดียที่ล้มเหลว

รายได้ต่อพนักงาน

เมตริกรายได้ต่อพนักงานส่วนใหญ่ใช้กับทีมขายและการตลาด วัตถุประสงค์ของวิธีนี้คือเพื่อเรียนรู้ว่าสมาชิกในทีมมีประสิทธิผลในการสร้างรายได้อย่างไร

เมื่อพูดถึงเทคนิครายได้ต่อพนักงาน มีสูตรที่คุณต้องปฏิบัติตาม

คุณต้องหารรายได้โดยรวม (ผลิตโดยทั้งทีม) ด้วยจำนวนสมาชิกในทีม ตัวอย่างเช่น หากบริษัทมีพนักงาน 40 คน และรายได้โดยรวมอยู่ที่ 5 ล้านดอลลาร์ต่อปี รายได้ต่อพนักงานจะเป็นดังนี้:

$5.000.000 ÷ 40 = $125.000

ดังนั้น $125.000 ต่อพนักงานต่อปี หากคุณเลือกที่จะติดตามประสิทธิภาพการทำงานของทีมด้วยวิธีรายได้ต่อพนักงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายได้ต่อพนักงานที่สูงขึ้นบ่งบอกว่าทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากกว่า

เมตริกนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการเปรียบเทียบสองบริษัทที่ทำงานในอุตสาหกรรมเดียวกัน ดังนั้น หากต้องการทราบว่าบริษัทใดมีประสิทธิภาพมากกว่า คุณสามารถประเมินรายได้ต่อพนักงานของบริษัทนั้นได้ ตัวอย่างเช่น บริษัทการตลาด A มีรายได้ $500.000 และพนักงาน 20 คน รายได้ต่อพนักงานคือ:

$500.000 ÷ 20 = $25,000

บริษัทการตลาด B มีรายได้ $52.000 และพนักงาน 25 คน รายได้ต่อพนักงานที่นี่คือ:

$52.000 ÷ 25 = $20.800

โดยสรุป บริษัท A มี ประสิทธิผล มากกว่าบริษัท B แม้ว่าบริษัท B จะสร้างรายได้เพิ่มขึ้นเล็กน้อยและมีพนักงานมากกว่า แต่บริษัท A ก็มีรายได้ต่อพนักงานสูงกว่า

ตัวติดตามเวลา

นอกเหนือจากเมตริกประสิทธิภาพการทำงานเหล่านี้ คุณยังสามารถลองใช้ตัวติดตามเวลาเพื่อวัดประสิทธิภาพของทีม โดยไม่คำนึงถึงประเภททีม

นี่คือวิธีที่การบันทึกเวลาช่วยให้คุณมีข้อมูลเชิงลึกมากขึ้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของทีม เมื่อสมาชิกในทีมบันทึกชั่วโมงทำงานทุกวัน ผู้จัดการจะสามารถตรวจสอบได้ว่าใครกำลังทำงานอะไรอยู่และโครงการดำเนินไปอย่างไร แอปติดตามบางเวลา เช่น Clockify ช่วยให้คุณเห็นรายละเอียดของสัปดาห์ของทีม

อีกตัวเลือกหนึ่งที่สะดวกคือแดชบอร์ดของทีม ที่นี่ คุณสามารถดูว่าโครงการใดมีความเคลื่อนไหวมากที่สุด เนื่องจากแต่ละสีในแดชบอร์ดแสดงถึงแต่ละโปรเจ็กต์ คุณจะสามารถทราบได้ว่าทีมของคุณใช้เวลาเพียงพอหรือมากเกินไปสำหรับโปรเจ็กต์เฉพาะในระหว่างสัปดาห์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถตรวจสอบชั่วโมงทั้งหมดที่ทีมติดตามได้

นอกจากนี้ หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสมาชิกในทีมแต่ละคน คุณสามารถทำได้โดยดูที่ส่วนกิจกรรมของทีม ด้านล่างแผนภูมิ ดังนั้น คุณจะรู้ได้อย่างชัดเจนว่าพนักงานแต่ละคนใช้เวลาไปกับโครงการใดและทำอะไรอยู่ คุณยังสามารถจัดเรียงสองส่วนนี้ใหม่ได้ในแดชบอร์ดของทีมเพื่อให้กิจกรรมของทีมแสดงขึ้นที่ด้านบนสุดของหน้า เพียงคลิกที่ไอคอน "ปักหมุดด้านบน" ซึ่งคุณสามารถดูได้ในภาพหน้าจอด้านล่าง

ตัวอย่างส่วนกิจกรรมทีม

ในส่วนกิจกรรมของทีม คุณยังสามารถกรองข้อมูลตามเวลาที่ติดตามทั้งหมดได้ ซึ่งสะดวกมากเมื่อคุณต้องการดูว่าใครถูกติดตามมากที่สุด ในทางกลับกัน คุณสามารถกรองตามกิจกรรมล่าสุดได้ ในกรณีที่คุณจำเป็นต้องค้นหาว่าใครกำลังทำงานอยู่ในขณะนี้

การบัญชีเพื่อการปรับใหม่ในการทำงาน

เมื่อเรานึกถึงประสิทธิภาพการทำงานโดยทั่วไป เรามักจะนึกถึงขั้นตอนการทำงานที่สมบูรณ์แบบโดยไม่มีข้อผิดพลาด แต่เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดใดๆ สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจในรายละเอียดและทำการเปลี่ยนแปลงเมื่อจำเป็น ยิ่งไปกว่านั้น การร่วมมือกับทีมอื่นๆ ในบริษัทเป็นสิ่งสำคัญ

Suzana Veselinovic เป็นผู้จัดการฝ่ายประกันคุณภาพของ Clockify เธอกล่าวว่า เมื่อพูดถึงทีม QA กิจวัตรการทำงานของพวกเขามักเกี่ยวข้องกับการปรับใหม่หลายอย่างที่สมาชิกในทีมทำงานตามทีมพัฒนา นี่คือสิ่งที่ Suzana ชี้ให้เห็นว่าเป็นสัญญาณสำคัญของประสิทธิภาพการทำงานของทีม:

“ กระดานติดตามจุดบกพร่องและรูปลักษณ์บอกเราได้มากมายเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน หากคอลัมน์ QA 'ชัดเจน' แสดงว่างานเสร็จสมบูรณ์อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพการทำงานที่ดีอีกประการหนึ่งคือคุณภาพของคุณลักษณะที่ส่งไปยังการผลิต ”

Suzana เสริมว่าการทดสอบต้องใช้หลายขั้นตอน ในระหว่างนั้นจะมีการรายงานจุดบกพร่องต่างๆ เพื่อให้มั่นใจในคุณภาพของฟีเจอร์

ติดตามความพึงพอใจของลูกค้า

บางทีมไม่ได้รักษาการติดต่อโดยตรงกับลูกค้าหรือลูกค้าเนื่องจากลักษณะงานของพวกเขา แต่สำหรับทีมอื่นๆ เช่น ทีมสนับสนุนลูกค้า การรักษาความสัมพันธ์แบบมืออาชีพที่ดีกับลูกค้าถือเป็นส่วนสำคัญที่สุดของงาน

เมื่อพูดถึงประสิทธิภาพการทำงานของทีมสนับสนุนลูกค้า วิธีหนึ่งในการวัดประสิทธิภาพของทีมคือการตรวจสอบคำวิจารณ์จากลูกค้า ดังนั้นทีมสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความพึงพอใจของลูกค้าโดยรวม

อีกวิธีหนึ่งในการติดตามประสิทธิภาพการทำงานของทีมคือการใช้เครื่องมือการรายงาน Jelena Lukic ตัวแทนฝ่ายสนับสนุนของ Clockify กล่าวว่ารายงานเหล่านี้มีค่าเพราะแสดงจำนวนตั๋วที่แก้ไขแล้วและจำนวนการตอบกลับ ตลอดจนความรวดเร็วในการตอบกลับของทีม นอกเหนือจากนั้น นี่คือสิ่งที่ทีมสนับสนุนลูกค้าใช้เพื่อวัดประสิทธิภาพการทำงานของทีม:

“เรายังสามารถตรวจสอบราคาทีมของเราในเดือนที่ผ่านมา อัตราของทีมคำนวณตามจำนวนตั๋วและจำนวนบทวิจารณ์ที่ดีและไม่ดี”

วิเคราะห์เมตริกที่เหมาะสม

สำหรับทีมขาย งานของพวกเขามักจะเกี่ยวข้องกับการสื่อสารกับลูกค้า ผ่านอีเมลและการประชุม ด้วยวิธีนี้ พนักงานขายสามารถนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับลูกค้าได้อย่างเหมาะสม

การติดตามประสิทธิภาพการทำงานของทีมในการขายมีความสำคัญอย่างไร Nikola Neskovic ผู้อำนวยการฝ่ายขายของ Clockify กล่าวว่าตัวชี้วัดที่สำคัญที่สุดคือ:

• จำนวนการประชุมที่ทีมกำหนด
• จำนวนการประชุมที่ทีมจัดขึ้นและ
• รายได้จากการประชุมที่จัดขึ้น

Nikola เสริมว่ารายได้นี้ขึ้นอยู่กับ Conversion ที่ทีมทำ ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าเปลี่ยนจากแผนฟรีเป็นแผนชำระเงิน หรือจากแผนพื้นฐานเป็นแผนพรีเมียม

บทสรุป

ทีมต่างๆ ทำงานต่างกันภายในบริษัท ดังนั้นจึงไม่มีประโยชน์ในการติดตามประสิทธิภาพการทำงานของทีมซอฟต์แวร์ เช่นเดียวกับที่คุณวัดประสิทธิภาพของทีมการตลาด ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องชี้แจงคุณสมบัติหลักที่ทำให้ทีมใดทีมหนึ่งมีประสิทธิผล จากนั้น คุณสามารถลองใช้วิธีการที่เรารวมไว้ในบทความนี้ ตัวชี้วัดเหล่านี้ทำให้กระบวนการติดตามประสิทธิภาพการทำงานของทีมง่ายขึ้นมาก เราหวังว่าคุณจะได้รับแรงบันดาลใจจากเพื่อนร่วมงานของเราที่แบ่งปันวิธีการตรวจสอบประสิทธิภาพของทีมที่ไม่เหมือนใคร