Nihai Kılavuz: Katılımı Artırmak için Profesyonel Etkinlik Hatırlatıcı E-posta Nasıl Oluşturulur

1. Neden bir etkinlik hatırlatma e-postasına ihtiyacınız var?
2. Bir etkinlik hatırlatma e-postası nasıl yapılandırılır?
3. Etkinlik hatırlatıcısı göndermek için en iyi zamanlama
4. Etkinlik hatırlatıcı e-postanızı optimize etme
5. Etkinlik hatırlatma e-postaları göndermeniz gereken durumlar
6. En iyi etkinlik hatırlatıcı e-posta şablonları
7. Etkinlik sonrası özet

Kullanışlı araçlar:
1. Newoldstamp - E-posta imza pazarlaması
2. Mailchimp - E-posta oluşturucu ve gönderici
3. Reply.io - Kişisel e-posta erişimi, çağrılar ve görevler
4. Mailtrack - E-posta bağlantısı izlemeyi açar
5. Canva - Tasarım yapmak için çevrimiçi araç

Etkinlik planlama, yorucu ve gergin bir faaliyettir. Etkinliğinizin tanıtımını yaptıktan sonra, etkinliğe kayıtlı kişilerle ilgilenmenin tam zamanı.

Etkinliğinize kaydolmak, özellikle ücretsiz bir etkinlik düzenlerseniz, genellikle abone olan üyelerin tam katılımını garanti etmez. Etkinlik, örneğin bir ay içinde gerçekleşirse, insanların sıradan işleriyle dikkatlerinin dağılması olasılığı yüksektir. Ancak, bir dizi etkinlik hatırlatma e-postası , etkinliğinize maksimum ilgiyi göstermenize ve potansiyel katılımcılara ulaşmanıza yardımcı olacaktır.

Ek olarak, hayatınızı kolaylaştırmak için farklı araçlar ve yöntemler kullanabilirsiniz. Katılımcılarınızın soruları olduğunda sizinle nasıl iletişim kuracaklarını bilmeleri için bir e-posta imza bloğu ekleyebilirsiniz. Boşuna çok iş gibi görünebilir. Ancak, her şey doğru bir şekilde düzenlendiğinde, bu çabayı gösterdiğiniz için memnun olacaksınız. Ayrıca alıcılarınız ayrıntılara gösterdiğiniz özeni fark edeceklerdir.

Neden bir etkinlik hatırlatma e-postasına ihtiyacınız var?

Etkinliğiniz için bir hatırlatma e-postası , katılımcınızın katılımını ve farkındalığını artırmanın harika bir yoludur. Etkinlikten önce birkaç e-posta göndererek, katılımcıların ilgisini artıracak ve onlara ek bilgiler sağlamış olacaksınız. Örneğin, bir etkinlik hatırlatma e-postası , kıyafet kuralları, konuşmacılar hakkında bilgiler veya ikramiyelerle ilgili bu tür önemli soruların yanıtlarını içerebilir.

E-postalarınız, hedef kitlenize etkinliğinizde karşılandıklarını gösterecektir. Ayrıca, katılımcılarınızla, insanları aşağıdaki etkinliklerinizi ziyaret etmeye teşvik edecek duygusal bir temas oluşturacaksınız. Ayrıca, kayıtlı üyelerden, faydaları karşılığında etkinliğinizi arkadaşlarına tavsiye etmelerini isteyebilirsiniz.

Bu nedenle, etkinlik hatırlatma e-postaları, etkinliğe katılanları daha mutlu ettiğinden, potansiyel müşteri adayları oluşturmaya yardımcı olduğundan ve onları sadık destekçilere ve müşterilere dönüştürdüğünden, işletmeniz için önemlidir.

Bir etkinlik hatırlatma e-postası nasıl yapılandırılır?

Bir etkinlik hatırlatma e-postasının asıl amacı, kayıtlı katılımcılarınızın etkinliğinizi hatırlamasını sağlamaktır. Bu nedenle, bir davet mektubunda gönderdiğiniz tüm detayları tekrar etmenize gerek yoktur, ancak etkinliğiniz ile ilgili önemli veriler yer almalıdır. İşte bir etkinlik hatırlatma e-postasının ayrıntılı yapısı.

Konu satırı

Özellikle, bir etkinlik e-postası konu satırı , katılımcıların gelen kutularını açtıklarında göreceği şeydir. Konu satırı, hedef kitlenizin e-postanızı açıp açmayacağını belirlediğinden buna özellikle dikkat edin.

İyi bir konu satırı, okuyucunun mektubun ne hakkında olduğunu bilmesini sağlamalı ve kayıtlı üyelerinizin ilgisini çekmelidir. Oturumunuzun aciliyeti veya önemi ile potansiyel katılımcılara başvurabilir ve okuyucuyu tereddüt etmeden e-postanıza tıklayarak arayabilirsiniz.

Konu satırının en fazla 50 karakter içermesi gerektiğini unutmayın, böylece herhangi bir cihazda görünür olacaktır.

Kişisel tebrik

Hatırlatıcınızı daha kişisel yapın. Şirketlerden ziyade gerçek kişilerle duygusal ilişkiler kurma eğilimindeyiz. Bu nedenle, e-postanızı başında isimleriyle hitap edin ve gerektiğinde katılımcılarınızın danışabileceği bir irtibat kişisinin ayrıntılarıyla sonlandırın.

Ayrıca, kamera arkası fırsatları ile katılımcıların içeriden biri gibi hissetmelerini sağlayabilirsiniz. Olası ziyaretçilerle daha iyi bir bağlantı kurmak için sosyal medyayı, sınavları veya anketleri nasıl kullanabileceğinizi öğrenin.

etkinlik detayları

Katılımcılarınız zamanla etkinliğinize olan ilgilerini kaybedebilir veya bazı önemli detayları unutabilir. Bu nedenle, etkinliğinizin ne zaman başladığını ve nerede gerçekleştiğini onlara dostane bir tonda hatırlatın. Fiziksel bir olaysa, tam adresi belirtin ve kıyafet kodu ve park yeri hakkında bilgi ekleyin.

Bunları Newoldstamp e-posta imza oluşturucusunu kullanarak yapabilirsiniz. İnsanlara çevrimiçi bir etkinliği hatırlatmak istiyorsanız, imza bloğuna bir bağlantı ve yetkilendirme ile ilgili ayrıntıları eklemeniz yeterlidir.

Ek ayrıntılar ve bonuslar

Bir etkinlik hatırlatma e-postası, katılımcılara güncel kalmaları için ek bilgiler de sağlayabilir. Ayrıca, onlara etkinliğinizi hatırlatarak, bazı yararlı ayrıntılar, ipuçları ve hatta bonuslar da ekleyebilirsiniz. Aşağıdakileri eklemek için e-posta imza bloğunu kullanabilirsiniz:

• Etkinliğinizi tanıtmak için afişler
• Etkinlikle ilgili sosyal medya bilgileri
• konuşmacılar hakkında bilgi
• Geçmiş katılımcılar için indirimler
• Erkenci kuşlar ve daha fazlası için bonuslar

Bu ek bilgi, okuyuculara eylemler için ilham verecektir. Böylece, işlem tamamlandıysa e-postanızın verimliliğini kontrol edebilirsiniz.

İletişim detayları

Etkinliğin kişilerini paylaşmak için bir e-posta imzası ekleyebilirsiniz . HTML e-posta imzaları , şirketinizin iletişim bilgilerini ve sosyal medya düğmelerini içerebilir. NEWOLDSTAMP şirketi ayrıca e-posta imzaları için etkinlik afişleri ekleme fırsatı verir . Böylece okuyucuya konferansınızın veya web seminerinizin profesyonel düzeyde düzenlendiğini göstereceksiniz. Katılımcılarınızın yaklaşan etkinliğin kişilerini görebilmesi için e-postanın altına bir promosyon başlığı yerleştirin.

Etkinlik hatırlatma e-postası göndermek için en iyi zamanlama

Kayıtlı üyelerinizi bir kez daha rahatsız etmeden önce, genel etkinliğin türünü göz önünde bulundurun. Hatırlatma e-postası göndermek için en iyi zaman, etkinliğinizin türüne bağlıdır. Çevrimiçi bir etkinlikse, etkinlikten üç gün, iki gün ve bir gün önce katılımcıların beklentisini artırabilirsiniz. Ayrıca, çalışma rutini nedeniyle dikkati dağılmış olabilecekler için etkinliğiniz başlamadan hemen önce bir e-posta gönderebilirsiniz.

Konferanslar veya çalıştaylar gibi diğer etkinlikler için, insanların zamanında geleceğinden emin olmak için birkaç hafta öncesinden hatırlatıcılar gönderin. Örneğin, genel etkinlikten iki hafta, bir hafta ve 3 gün önce bir hatırlatma gönderin.

Etkinlik hatırlatıcı e-postanızı optimize etme

Tüm bu harika kopyayı oluşturduktan, imzanıza iletişim bilgileri ekledikten sonra, kaydolma bağlantınıza trafik çekmeye başlamak önemlidir. En iyi dönüşüm uygulamalarını yapabilir ve mümkün olduğunca çok sayıda kayıt alabilirseniz iyi olur. İşte dikkate alınması gereken birkaç ipucu:

E-posta hatırlatıcınızı öne çıkarın - çarpıcı resimler ekleyerek veya mükemmel bir tasarım taşıyarak etkinlik afişinizi öne çıkarırsanız güzel olur. Yine de, e-posta hatırlatıcısını basit tuttuğunuzdan ve etkinlik sayfası desteğinize bağlantılar eklediğinizden emin olun.

Harekete Geçirici Mesaj başlıktan atlamalıdır - katılımcılarınızın bir etkinliğe nereye kaydolabileceklerini açıkça tespit etmelerini ve bunu nasıl yapacaklarını bilmelerini isteyeceksiniz.

Tam bilgi sağlayın - belirli bir SSS'yi yanıtlayarak katılımcılarınızla düzgün bir şekilde iletişim kurmanız ve zorluk yaratmayacak etkinlik bilgileri vermeniz iyi olur.

İletişim bilgilerini sunun - tam iletişim bilgilerini içeren bir e-posta imzası ekleyebilirsiniz, böylece ziyaretçileriniz e-postanızı, sosyal hesaplarınızı vb. kolayca bilebilirler. Bu şekilde biletlerini sizden satın alabilirler. Bu örneğe göz atın:

Etkinlik hatırlatma e-postaları göndermeniz gereken 9 durum

Aşağıdaki olaylar için kesin ve kısa hatırlatma e-postaları göndermek neredeyse zorunludur.

Web seminerleri

Son zamanlarda, web seminerlerinin sayısı oldukça arttı. Web üzerinden yapılan her türlü çalıştay veya seminer bir web semineri olarak kabul edilir. Etkinlik hatırlatıcıları için aşağıdakiler zorunludur:

• Web seminerinin tarihi ve başlığı
• Çekici ve profesyonel etkinlik e-postası konu satırı
• Web semineri sırasındaki olaylar zinciri hakkında kısa bir açıklama
• Web seminerine ev sahipliği yapacak kuruluşla ilgili ayrıntılar
• Web seminerinin benzersizliği ilgi çekici bir şekilde açıklanmalıdır.
• Web seminerine katılmak için bir bağlantı şarttır

Canlı yayın etkinliği

YouTube, Facebook ve Stream gibi bazı web siteleri, kullanıcıların düşüncelerini ve görüşlerini gerçek zamanlı olarak hedef kitleleriyle paylaşmalarına olanak tanır. Etkinlik hatırlatma e-postasında "olması gereken" noktalar şunlardır.

• Uluslararası bir izleyici kitlesinin işini kolaylaştırmak için saat dilimi sağlanmalıdır
• Etkinliğin kısa açıklaması eklenmelidir
• Bir etkinlik öncesi tanıtım videosu harika olurdu

sanal etkinlikler

Ticaret, çeviri konferansları ve diğer şeyler gibi çeşitli konuları tartışmak için çevrimiçi toplantıya sanal etkinlik denir. Çalıştaylar, eğitimler, bölüm oturumları da sanal olarak gerçekleştirilebilir. Bu tür etkinlikler için e-posta şunları içermelidir:

• Ad ve başlık gibi oturumlarla ilgili ayrıntılar
• Seyircinin etkinlikten ne kazanacağı hakkında bilgi
• Saat dilimiyle birlikte tarih ve saat
• E-postaya dijital bir adres eklenmelidir

Topluluklarda ve sohbetlerde çevrimiçi Soru-Cevap

Çevrimiçi sorular ve cevaplar, bir kitleyi topluluklara ve sohbetlere dahil etmek için kullanılabilecek temel web araçlarından biridir. Çevrimiçi Soru-Cevap, izleyicinin topluluk hakkında bilmek istediği her şeyi sorma özgürlüğü verir. Çevrimiçi Soru-Cevap için en iyi davet e-postasını oluşturmaya yönelik ipuçları şunlardır:

• Soru-Cevap'ın yanı sıra tarih ve saatin özellikleri
• Tanıtım etkinliğinin alaka düzeyi
• Soru-Cevap'a katılmak için bir bağlantı sağlanmalıdır

Çevrimdışı fuarlar

Şirketler ve endüstriler, ürünlerini sergilemek, son pazar trendlerini anlamak ve diğer fırsatları yakalamak için bu platformu kullanır. Bir ticaret fuarına e-posta daveti yazarken dikkate alınması gereken önemli noktalardan bazıları şunlardır:

• 2-3 ay önceden e-posta göndermeye başlayın
• Katılımcıların elde edebileceği fırsatları vurgulayın
• Fuar planlamasındaki gelişmeler
• Katılacak firma ve sanayicilerin listesi

Çevrimdışı konferanslar

Fikirlerin sergilendiği, gelişmelerin ve yeniliklerin gösterildiği yerlerdir. Konferanslar sektöre göre çok değişiklik gösterebilir. Ama gençliği çekmenin en iyi yolu onlar. Aşağıdaki noktalar konferansa tam katılımı garanti edecektir:

• Başlık, tarih, saat ve mekanı içeren açıklama
• Konferans giderlerinin ayrıntılı dökümü
• Ev sahibi tarafından sağlanan varsa indirimler ve teklifler
• Konferansı ziyaret eden önemli kişiler vurgulanmalıdır
• Takip programları durumunda olay takip e-postası

Buluşmalar

Buluşmalar, yeni insanlarla tanışmaya ve belirli bir alanda veya meslekte fikir alışverişinde bulunmaya yönelik etkinliklerdir. Başarılı bir buluşmaya ev sahipliği yapmak için aşağıdaki noktaları akılda tutmak önemlidir:

• Belirlenen kişiler belirtilmelidir
• Buluşmanın ana hatlarını
• Ayırt ediciliğin kısa bir tanımını yapın

seminer

Eğitim vermek veya bir meslekle ilgili bazı konuları tartışmak için düzenlenen bir etkinliktir. Seminerler ayrıca, katılımcıların bazı sorunlar yaşadığı belirli bir alana da odaklanır. Esas olarak derin eğitim ve çözüm sağlamak için yürütülürler. E-posta aşağıdakileri vurgulamalıdır:

• Başarılarını vurgulayan eğitmenlerin kısa açıklaması
• Geçmişte düzenlenen benzer başarılı seminerler hakkında bilgi ekleyin
• Seminere katılacak kişi sayısını da eklerseniz harika olur.

Öğle yemeği ve öğren

Lunch-n-learn, bir organizasyonun çalışanlarının 30 dakika ile 1 saat arasında motive edilip eğitildikleri öğle yemeği saatindeki kısa bir eğitim oturumudur. Belirli bir kuruluşun çalışanları, hatırlatma e-posta davetinde aşağıdaki bilgileri öğrenmelidir:

• Eğitimin konusu, etkinliğin tarihi ve yeri
• Geçmiş oturumlar veya deneyimler gibi eğitmen hakkında önemli veriler
• Ev sahibi şirket tarafından sağlanan diğer eğitim girişimleri

En iyi etkinlik hatırlatıcı e-posta şablonları

Bir etkinlik hatırlatıcısını ifade etmek, okuyucunun dikkatini çekmek için her kelimenin yerinde olması gereken bir web sitesi geliştirmeye benzer. Aşağıdaki ipuçları, etkinliğiniz için en iyi etkinlik hatırlatıcı e-posta örneğini oluşturmanıza yardımcı olacaktır :

• Etkinlik hatırlatıcı e-posta ifadesi canlı, kesin ve yaratıcı olmalıdır
• İnsanların herhangi bir cihazda kaydırma yapmadan okuyabileceği kısa bir mektup yazın
• Farklı türler ve baskılar kullanın, ancak en fazla üç
• Etkinliğin zaman çizelgesini veya mevcut konuşmacıları sağlıyorsanız madde işaretli listeler ekleyin
• Metninizi, her biri üç satırdan fazla olmayan paragraflara bölün.
• Resimlerin üzerine bir metin uygulayın, böylece okuyucunun resmin engellenmesi durumunda onu görmesi

Burning Man E-posta Hatırlatma:

Unbounce'tan Şablon:

Emmy Jonassen'den şablon:

Etkinlik sonrası kapanış

Etkinliğinizden sonraki birkaç gün, katılımcılarınızdan geri bildirim toplamak ve onları müşterilerinize dönüştürmek için en iyi zamandır. Bu nedenle, etkinliğinizden bir veya iki gün sonra bir etkinlik sonrası teşekkür e-postası gönderebilirsiniz .

E-postayı, halka açık etkinliğinizi ziyaret ettiğiniz için takdirinizi ifade etmek ve insanların oturumunuzda edindiği olumlu deneyimi hatırlatmak için kullanabilirsiniz. Etkinliğinizden fotoğraf veya video ve ses materyalleri ekleyebilirsiniz. Hedef kitlenizden izlenimlerini paylaşmalarını isteyin veya daha fazla işbirliği için sizinle iletişime geçin. VIP katılımcılar ve etkinlik tutkunları ile t-shirt gönderebilir, kupa paylaşabilirsiniz. Hayranlarınızın ve katılımcılarınızın gönderilerini retweet etmeyi unutmayın - hizmetlerinizi, ürünlerinizi veya gelecekteki etkinliklerinizi tanıtmak için ücretsiz bir pazarlama seçeneğidir.

İşte bir kopya ve olay takip e-postası örneği:

Çözüm

Umarım bu nihai kılavuz, başarılı bir e-posta iletişimi stratejisi geliştirmeniz için tüm önemli bilgileri sağlar . Tabii ki, ilk denemeleriniz tüm beklentilerinizi karşılamayabilir, ancak elde edilen sonuçları analiz edebilecek ve gelecek etkinlikler için e-postalarınızı ve imzalarınızı iyileştirebileceksiniz.

Yeni fikirleri uygulamaktan ve alıcılarınızla deney yapmaktan korkmayın. Katılımcılarınız, samimi ve profesyonel tonunuzu takdir edecek ve daha fazla iletişim ve işbirliği için daha açık hale gelecektir.

Etkinlik hatırlatma e-posta kılavuzunu incelediğiniz için çok teşekkür ederiz. Herhangi bir sorunuz varsa, sizden haber almak isteriz!