终极指南：如何创建专业的活动提醒电子邮件以提高出席率
已发表: 2022-06-03
1. 为什么需要事件提醒邮件？
2. 如何构建事件提醒邮件？
3. 发送事件提醒的最佳时机
4.优化您的活动提醒邮件
5. 需要发送活动提醒邮件的情况
6.最佳事件提醒电子邮件模板
7. 会后总结
有用的工具：
1. Newoldstamp - 电子邮件签名营销
2. Mailchimp - 电子邮件生成器和发件人
3.Reply.io - 个人电子邮件外展、电话和任务
4. Mailtrack - 电子邮件链接打开跟踪
5. Canva - 制作设计的在线工具
活动策划是一项令人筋疲力尽和紧张的活动。 宣传活动后，是时候照顾注册参加活动的人了。
注册您的活动通常不能保证订阅会员的全部出席，特别是如果您安排免费活动。 如果事件发生，例如在一个月内，人们很有可能会因日常任务而分心。 但是，一系列活动提醒电子邮件将帮助您最大限度地关注您的活动并吸引潜在的与会者。
此外，您可以使用不同的工具和方法让您的生活更轻松。 您可以包含电子邮件签名块，以便您的与会者知道如果他们有任何问题可以与您联系。 看起来很多工作都是徒劳的。 然而，当一切都安排妥当时，你会很高兴你付出了这些努力。另外，你的收件人会注意到你对细节的关注。
为什么需要事件提醒电子邮件？
为您的活动发送提醒电子邮件是提高与会者参与度和意识的好方法。 通过在活动前发送几封电子邮件，您将提高与会者的兴趣并为他们提供更多信息。 例如，事件提醒电子邮件可以包括对与着装要求、演讲者信息或奖金相关的重要问题的答案。
您的电子邮件将向您的目标受众表明他们是您活动的欢迎嘉宾。 您还将与与会者建立情感联系，鼓励人们参观您的后续活动。 此外，您可以要求注册会员将您的活动推荐给他们的朋友以换取利益。
因此，活动提醒电子邮件对您的业务很重要，因为它们让您的活动参与者更快乐，帮助产生潜在的潜在客户，并将他们变成忠实的支持者和客户。
如何构建事件提醒电子邮件？
活动提醒电子邮件的主要目的只是让您的注册与会者记住您的活动。 因此，无需重复您在邀请函中发送的所有详细信息，但应包含有关您的活动的关键数据。 这是事件提醒电子邮件的详细结构。
主题行
特别是，活动电子邮件主题行是与会者打开收件箱时将看到的内容。 请特别注意它，因为主题行决定了您的目标受众是否会打开您的电子邮件。
一个好的主题行应该让读者知道这封信是关于什么的，并引起您注册会员的兴趣。 您可以通过会话的紧迫性或重要性来吸引潜在的参与者，并毫不犹豫地让读者点击您的电子邮件。
请记住，主题行不应超过 50 个字符，以便在任何设备上都可见。
个人问候
让您的提醒更加个性化。 我们倾向于与真实的人而不是公司建立情感联系。 因此，请在开头与您的与会者联系，并在您的电子邮件结尾附上联系人的详细信息，您的与会者可以在必要时咨询该联系人。
此外，您可以让参与者感觉自己是拥有幕后机会的局内人。 弄清楚如何使用社交媒体、测验或民意调查与可能的访问者建立更好的联系。
活动详情
您的与会者可能会随着时间的推移对您的活动失去兴趣或忘记一些重要细节。 因此，当您的活动开始以及在哪里举行时，请以友好的语气提醒他们。 如果是实体活动，请提及完整地址并添加有关着装要求和停车位的信息。
您可以使用 Newoldstamp 电子邮件签名生成器来执行这些操作。 如果您想提醒人们有关在线事件的信息，您只需在签名块中包含一个链接和有关授权的详细信息。
额外的细节和奖金
事件提醒电子邮件还可以为与会者提供其他信息，以使他们保持最新状态。 此外，仅通过提醒他们您的活动，您还可以添加一些有用的详细信息、提示甚至奖金。您可以使用电子邮件签名块包括以下内容：
- 用于宣传您的活动的横幅
- 关于活动的社交媒体信息
- 有关扬声器的信息
- 过去参与者的折扣
- 早鸟奖励等
这些附加信息将激励读者采取行动。 因此，如果操作已完成，您可以检查电子邮件的效率。
联系方式
要共享活动的联系人，您可以添加电子邮件签名。 HTML 电子邮件签名可以包括您公司的联系方式和社交媒体按钮。 NEWOLDSTAMP 公司还提供了为电子邮件签名添加活动横幅的机会。 因此，您将向读者展示您的会议或网络研讨会是在专业水平上安排的。 在电子邮件底部放置促销横幅，以便您的与会者可以看到即将举行的活动的联系人。
发送事件提醒电子邮件的最佳时机
在您再次打扰您的注册会员之前，请考虑公共场合的类型。 发送提醒电子邮件的最佳时间取决于您的活动类型。 如果是线上活动，可以在活动前三天、两天、前一天提升参会者的期待度。 您还可以在活动开始前向那些可能因日常工作而分心的人发送电子邮件。
对于会议或研讨会等其他活动，请在几周前发送提醒，以确保人们准时到达。 例如，在公开场合前两周、一周和 3 天发送提醒。
优化您的活动提醒电子邮件
一旦您创建了所有出色的副本，将联系方式添加到您的签名中，开始将流量吸引到您的注册链接就很重要了。 如果您可以进行转换最佳实践并获得尽可能多的注册，那就太好了。 以下是一些需要考虑的提示：
突出您的电子邮件提醒- 如果您通过附上精美的图片或采用出色的设计使您的活动横幅脱颖而出，那就太好了。 尽管如此，请务必保持电子邮件提醒简单，并添加指向您的活动页面支持的链接。
号召性用语应该从横幅上跳出来——您会希望您的参与者清楚地发现他们可以在哪里注册活动并知道如何注册。
提供完整的信息 - 如果您通过回复特定的常见问题解答与您的与会者进行适当的沟通并提供不会造成困难的活动信息，那就太好了。
提供联系方式- 您可以添加包含完整联系信息的电子邮件签名，以便访问者轻松了解您的电子邮件、社交帐户等。这样他们就可以从您那里购买门票。 看看这个例子：
需要发送事件提醒邮件的 9 种情况
对于以下事件，几乎必须发送准确而简短的提醒电子邮件。
网络研讨会
最近，网络研讨会的数量飙升。 任何类型的网络研讨会或研讨会都被视为网络研讨会。 以下是事件提醒的必备条件：
- 网络研讨会的日期和标题
- 有吸引力和专业的活动电子邮件主题行
- 关于网络研讨会期间事件链的简要说明
- 有关将举办网络研讨会的组织的详细信息
- 必须以有趣的方式解释网络研讨会的独特性
- 参加网络研讨会的链接是必须的
直播活动
一些网站，例如 YouTube、Facebook 和 Stream，允许用户与他们的目标受众实时分享他们的想法和观点。 以下是活动提醒电子邮件中的“必备”要点。
- 必须提供时区以方便国际观众
- 应包括事件的简要描述
- 活动前的宣传视频会很棒
虚拟事件
讨论交易、翻译会议等各种问题的在线会议称为虚拟活动。 研讨会、培训、部门会议也可以虚拟举行。 对于此类事件，电子邮件应包括：
- 有关名称和标题等会话的详细信息
- 有关观众将从活动中获得的信息
- 日期和时间以及时区
- 必须在电子邮件中附上数字地址
社区和聊天中的在线问答
在线问答是可用于让观众参与社区和聊天的基本网络工具之一。 在线问答让观众可以自由地询问有关社区的任何信息。 为在线问答撰写最佳邀请电子邮件的提示是：
- 问答方面，以及日期和时间
- 促销活动的相关性
- 必须提供参加问答的链接
线下展会
公司和行业使用这个平台来展示他们的产品，了解最近的市场趋势，并抓住其他机会。 撰写贸易展览邀请函时需要考虑的一些要点是：
- 提前 2-3 个月开始发送电子邮件
- 突出与会者可能获得的机会
- 展会策划进展
- 将出席的公司和实业家名单
线下会议
这些是展示想法、展示进步和创新的地方。 会议可能因行业而异。 但它们是吸引年轻人的最佳方式。 以下几点将保证全员出席会议：
- 包含标题、日期、时间和地点的说明
- 会议费用明细
- 房东提供的折扣和优惠（如果有）
- 参观会议的重要人物必须突出显示
- 跟进计划的事件跟进电子邮件
聚会
聚会是旨在结识新朋友并在特定领域或专业交流想法的活动。 为了举办一次成功的聚会，必须牢记以下几点：
- 应提及指定人员
- 概述聚会的细节
- 简要描述独特性
研讨会
它是为进行培训或简单地讨论与职业相关的一些问题而举办的活动。 研讨会还专注于与会者遇到一些问题的特定领域。 它们主要用于提供深度教育和解决方案。 该电子邮件应突出显示以下内容：
- 简要介绍培训师，突出他们的成就
- 包括过去举办的类似成功研讨会的信息
- 如果您添加将参加研讨会的人数，那就太好了
午餐和学习
午餐学习是午餐时间的短期培训课程，组织的员工在 30 分钟到 1 小时的时间内受到激励和培训。 特定组织的员工必须了解提醒电子邮件邀请中的以下信息：
- 培训的主题，以及活动的日期和地点
- 有关培训师的重要数据，例如过去的课程或经验
- 主办公司提供的其他培训计划
最佳事件提醒电子邮件模板
写一个事件提醒就像开发一个网站，每个词都必须在它的位置吸引读者的注意力。 以下提示将帮助您为您的活动创建最佳的活动提醒电子邮件样本：
- 事件提醒电子邮件的措辞必须生动、准确且富有创意
- 写一封人们可以在任何设备上阅读而无需滚动的短信
- 使用不同的类型和印刷品，但不超过三种
- 如果您提供活动的时间表或演讲者，请添加项目符号列表
- 将您的文本分成不超过三行的段落
- 在图像上应用文本，以便读者在图像被阻止时看到它
火人节邮件提醒：
Unbounce的模板：
来自 Emmy Jonassen 的模板：
活动后总结
活动结束后的几天是收集与会者反馈并将他们转变为客户的最佳时间。 因此，您可以在活动一两天后发送活动后感谢电子邮件。
您可以使用电子邮件来表达您对访问您的公共场合的感谢，并提醒人们在您的会议中获得的积极体验。 您可以附加活动中的照片或视频以及音频材料。 请您的目标受众分享他们的印象或与您联系以进一步合作。 您可以与 VIP 参与者和活动爱好者一起发送 T 恤和分享杯子。 不要忘记转发粉丝和您的参与者的帖子 - 这是一个免费的营销选项，可以推广您的服务、产品或未来的活动。
以下是副本和事件跟进电子邮件的示例：
结论
希望本终极指南为您提供制定成功的电子邮件通信策略的所有重要信息。 当然，您的第一次尝试可能无法满足您的所有期望，但您将能够分析取得的结果并改进您的电子邮件和签名以应对即将发生的事件。
不要害怕实施新想法并与您的收件人进行实验。 您的与会者将欣赏您友好和专业的语气，并为进一步的联系和合作变得更加开放。
非常感谢您查看活动提醒电子邮件指南。 如果您有任何问题，我们很乐意听取您的意见！