Ghid final: Cum să creați un e-mail profesional de memento la eveniment pentru a stimula participarea

1. De ce aveți nevoie de un e-mail de memento al evenimentului?
2. Cum să structurați un e-mail de memento de eveniment?
3. Cel mai bun moment pentru trimiterea unui memento de eveniment
4. Optimizarea e-mailului de memento al evenimentului
5. Situații în care trebuie să trimiteți e-mailuri de memento pentru evenimente
6. Cele mai bune șabloane de e-mail pentru mementouri pentru evenimente
7. Încheiere post-eveniment

Instrumente utile:
1. Newoldstamp - Marketing de semnătură prin e-mail
2. Mailchimp - Generator de e-mail și expeditor
3. Reply.io - Informații personale prin e-mail, apeluri și sarcini
4. Mailtrack - Link-ul de e-mail deschide urmărirea
5. Canva - Instrument online pentru realizarea de modele

Planificarea evenimentelor este o activitate obositoare și tensionată. După ce ți-ai promovat evenimentul, este momentul potrivit să ai grijă de oamenii care sunt înscriși la el.

Înregistrarea la evenimentul dvs. nu garantează de obicei participarea completă a membrilor abonați, mai ales dacă aranjați un eveniment gratuit. Există șanse mari ca oamenii să fie distrași de sarcinile lor obișnuite dacă evenimentul are loc, de exemplu, într-o lună. Cu toate acestea, o serie de e-mailuri de memento la eveniment vă vor ajuta să obțineți atenția maximă acordată evenimentului dvs. și să ajungeți la potențialii participanți.

În plus, puteți folosi diferite instrumente și metode pentru a vă ușura viața. Puteți include un bloc de semnătură de e-mail, astfel încât participanții să știe cum să vă contacteze dacă au întrebări. Poate părea multă muncă degeaba. Cu toate acestea, când totul este organizat corect, veți fi bucuroși că depuneți acest efort. În plus, destinatarii vă vor observa atenția la detalii.

De ce aveți nevoie de un e-mail de memento pentru eveniment?

Un e-mail de memento pentru evenimentul dvs. este o modalitate excelentă de a crește implicarea și gradul de conștientizare a participanților. Trimițând mai multe e-mailuri înainte de eveniment, vei stimula interesul participanților și le vei oferi informații suplimentare. De exemplu, un e-mail de memento al evenimentului poate include răspunsuri la astfel de întrebări importante care se referă la codul vestimentar, informații despre vorbitori sau bonusuri.

E-mailurile tale vor arăta publicului tău țintă că sunt invitați bineveniți la evenimentul tău. De asemenea, vei crea un contact emoțional cu participanții tăi, care îi va încuraja pe oameni să viziteze următoarele evenimente. În plus, puteți cere membrilor înregistrați să vă sfătuiască evenimentul prietenilor lor în schimbul beneficiilor.

Prin urmare, e-mailurile de reamintire a evenimentelor sunt importante pentru afacerea ta, deoarece îi fac pe cei care participă la eveniment mai fericiți, ajută la generarea de clienți potențiali și îi transformă în susținători și clienți loiali.

Cum să structurați un e-mail de memento pentru eveniment?

Scopul principal al unui e-mail de memento al evenimentului este doar acela de a permite participanților înregistrați să-și amintească despre evenimentul dvs. Deci, nu este nevoie să repeți toate detaliile pe care le-ai trimis într-o scrisoare de invitație, dar ar trebui incluse datele cheie despre evenimentul tău. Iată o structură detaliată a unui e-mail de memento al evenimentului.

Linia de subiect

În special, un subiect de e-mail al evenimentului este ceea ce participanții vor vedea când își deschid căsuța de e-mail. Acordați o atenție deosebită acestuia, deoarece linia de subiect determină dacă publicul țintă vă va deschide e-mailul sau nu.

Un subiect bun ar trebui să informeze cititorul despre ce este vorba în scrisoare și să atragă interesul membrilor înregistrați. Puteți atrage potențialii participanți printr-o urgență sau importanță a sesiunii dvs. și să sunați pe cititor să facă clic pe e-mailul dvs. fără nicio ezitare.

Rețineți că linia de subiect nu trebuie să includă mai mult de 50 de caractere, astfel încât va fi vizibil pe orice dispozitiv.

Salutare personală

Faceți-vă mementoul mai personal. Tindem să stabilim contacte emoționale cu persoane reale, mai degrabă decât cu companii. Așadar, adresați-vă participanților pe nume la început și încheiați e-mailul cu detaliile unei persoane de contact, pe care participanții dumneavoastră o pot consulta în caz de necesitate.

În plus, puteți face participanții să se simtă ca niște persoane din interior cu oportunitățile din culise. Aflați cum puteți utiliza rețelele sociale, chestionarele sau sondajele pentru a face o conexiune mai bună cu posibilii vizitatori.

detaliile evenimentului

Participanții tăi pot pierde interesul pentru evenimentul tău cu timpul sau pot uita câteva detalii importante. Așadar, reamintește-le pe un ton prietenos când începe evenimentul tău și unde are loc. Dacă este un eveniment fizic, menționați adresa completă și adăugați informații despre codul vestimentar și parcare.

Puteți face acestea utilizând generatorul de semnături de e-mail Newoldstamp. Dacă doriți să le amintiți oamenilor despre un eveniment online, puteți include pur și simplu un link și detalii despre autorizarea blocului de semnătură.

Detalii suplimentare și bonusuri

Un e-mail de memento al evenimentului poate oferi participanților informații suplimentare pentru a-i menține la zi. În plus, doar reamintindu-le despre evenimentul dvs., puteți adăuga și câteva detalii utile, sfaturi și chiar bonusuri. Puteți utiliza blocarea semnăturii de e-mail pentru a include următoarele:

• Bannere pentru promovarea evenimentului dvs
• Informații pe rețelele sociale despre eveniment
• Informații despre difuzoare
• Reduceri pentru foștii participanți
• Bonusuri pentru primii timpurii și multe altele

Aceste informații suplimentare vor inspira cititorii pentru acțiuni. Deci, puteți verifica eficiența e-mailului dvs., dacă acțiunea a fost finalizată.

Detalii de contact

Pentru a partaja contactele evenimentului, puteți adăuga o semnătură de e-mail. Semnăturile de e-mail HTML pot include detaliile de contact ale companiei dvs. și butoanele rețelelor sociale. Compania NEWOLDSTAMP oferă, de asemenea, posibilitatea de a adăuga bannere de eveniment pentru semnăturile de e-mail. Astfel, vei arăta cititorului că conferința sau webinarul tău este organizat la nivel profesional. Plasați un banner promoțional în partea de jos a e-mailului, astfel încât participanții să poată vedea contactele evenimentului viitor.

Cel mai bun moment pentru trimiterea unui e-mail de memento al evenimentului

Înainte de a vă deranja din nou membrii înregistrați, luați în considerare tipul de ocazie publică. Cel mai bun moment pentru trimiterea unui e-mail de memento depinde de tipul evenimentului dvs. Dacă este un eveniment online, puteți crește așteptarea participanților în trei zile, două zile și o zi înainte de eveniment. De asemenea, puteți trimite un e-mail chiar înainte de începerea evenimentului pentru cei care ar putea fi distrași de rutina lor de lucru.

Pentru alte evenimente, cum ar fi conferințe sau ateliere, trimiteți mementouri cu câteva săptămâni înainte pentru a vă asigura că oamenii vor ajunge la timp. De exemplu, trimiteți un memento cu două săptămâni, o săptămână și 3 zile înainte de evenimentul public.

Optimizarea e-mailului de memento al evenimentului

După ce ați creat toată această copie grozavă, ați adăugat detalii de contact la semnătura dvs., este important să începeți să generați trafic către linkul de înregistrare. Este bine dacă puteți face cele mai bune practici de conversie și puteți obține cât mai multe înregistrări. Iată câteva sfaturi de luat în considerare:

Faceți-vă memento-ul prin e-mail proeminent - este bine dacă vă faceți remarcat bannerul evenimentului atașând imagini uimitoare sau purtând un design excelent. Cu toate acestea, asigurați-vă că păstrați mementoul prin e-mail simplu și adăugați link-uri către suportul paginii evenimentului.

Îndemnul la acțiune ar trebui să sară de pe banner - vei dori ca participanții tăi să detecteze clar unde se pot înregistra pentru un eveniment și să știe cum să facă asta.

Furnizați informații complete - este bine dacă comunicați corespunzător cu participanții dvs. și oferiți informații despre eveniment care nu vor cauza dificultăți, răspunzând la o anumită Întrebări frecvente.

Prezentați detaliile de contact - puteți adăuga o semnătură de e-mail cu informații complete de contact, astfel încât vizitatorii dvs. să cunoască cu ușurință adresa dvs. de e-mail, conturile sociale etc. În acest fel, își pot cumpăra biletele de la dvs. Consultați acest exemplu:

9 situații în care trebuie să trimiteți e-mailuri de memento pentru evenimente

Pentru următoarele evenimente, este aproape obligatoriu să trimiteți e-mailuri de reamintire precise și scurte.

Webinarii

Recent, numărul de seminarii web a crescut foarte mult. Orice fel de atelier sau seminar pe internet este considerat webinar. Următoarele sunt obligatorii pentru mementourile evenimentelor:

• Data și titlul webinarului
• Linie de subiect atrăgătoare și profesională pentru e-mailul evenimentului
• O scurtă explicație despre lanțul de evenimente în timpul webinarului
• Detalii despre organizația care va găzdui webinarul
• Unicitatea webinarului trebuie explicată într-un mod intrigant
• Un link pentru a participa la webinar este obligatoriu

Eveniment live-streaming

Unele site-uri web, cum ar fi YouTube, Facebook și Stream, permit utilizatorilor să-și împărtășească gândurile și opiniile în timp real cu publicul țintă. Iată punctele „must have” din e-mailul de memento al evenimentului.

• Fusul orar trebuie furnizat pentru a facilita un public internațional
• Trebuie inclusă o scurtă descriere a evenimentului
• Un videoclip promoțional înainte de eveniment ar fi grozav

Evenimente virtuale

Întâlnirea online pentru a discuta diverse probleme precum tranzacții, conferințe de traducere și alte chestii se numește eveniment virtual. Atelierele, instruirea, sesiunile departamentale ar putea fi organizate și virtual. Pentru astfel de evenimente, e-mailul ar trebui să includă:

• Detalii despre sesiuni precum numele și titlul
• Informații despre ce va câștiga publicul în urma evenimentului
• Data și ora împreună cu fusul orar
• O adresă digitală trebuie atașată la e-mail

Întrebări și răspunsuri online în comunități și chat-uri

Întrebările și răspunsurile online sunt unul dintre instrumentele web de bază care pot fi folosite pentru a implica un public în comunități și chat-uri. Întrebări și răspunsuri online oferă libertatea de a întreba orice dorește publicul să știe despre comunitate. Sfaturile pentru a compune cel mai bun e-mail de invitație pentru întrebări și răspunsuri online sunt:

• Aspecte ale întrebărilor și răspunsurilor, precum și data și ora
• Relevanța evenimentului promoțional
• Trebuie furnizat un link pentru a participa la întrebări și răspunsuri

Expoziții comerciale offline

Companiile și industriile folosesc această platformă pentru a-și prezenta produsele, pentru a înțelege tendințele recente ale pieței și pentru a profita de alte oportunități. Unele dintre punctele importante de luat în considerare atunci când scrieți o invitație prin e-mail la o expoziție comercială sunt:

• Începeți să trimiteți e-mailuri cu 2-3 luni înainte
• Evidențiați oportunitățile pe care participanții le-ar putea obține
• Progrese în planificarea târgului
• Lista companiilor și industriașilor care urmează să participe

Conferințe offline

Acestea sunt locuri unde ideile sunt expuse, progresele și inovațiile sunt prezentate. Conferințele pot varia foarte mult în funcție de industrie. Dar ele sunt cea mai bună modalitate de a atrage tinerii. Următoarele puncte vor garanta participarea deplină la conferință:

• Descriere care include titlul, data, ora și locul
• Defalcarea detaliată a cheltuielilor conferinței
• Reducerile și ofertele, dacă există, sunt oferite de gazdă
• Trebuie evidențiate persoanele importante care vizitează conferința
• E-mail de urmărire a evenimentului în cazul programelor de urmărire

Întâlniri

Întâlnirile sunt evenimente orientate spre întâlnirea de oameni noi și schimbul de idei într-un anumit domeniu sau profesie. Pentru a găzdui o întâlnire de succes, este esențial să ții cont de următoarele puncte:

• Trebuie menționate persoanele desemnate
• Prezentați detaliile întâlnirii
• Faceți o scurtă descriere a caracterului distinctiv

Seminar

Este un eveniment desfășurat pentru a desfășura formare sau pur și simplu a discuta unele probleme legate de o profesie. Seminariile se concentrează, de asemenea, pe un domeniu specific în care participanții au unele probleme. Ele sunt efectuate în principal pentru a oferi educație profundă și soluții. E-mailul ar trebui să evidențieze următoarele:

• Descrierea concisă a formatorilor, subliniind realizările lor
• Includeți informații despre seminarii similare de succes organizate în trecut
• Este grozav dacă adaugi numărul de persoane care vor participa la seminar

Pranz si invata

Lunch-n-learn este o scurtă sesiune de instruire în timpul orei de prânz în care angajații unei organizații sunt motivați și instruiți într-o perioadă de la 30 de minute până la 1 oră. Angajații unei anumite organizații trebuie să cunoască următoarele informații din invitația prin e-mail de memento:

• Tema trainingului, precum și data și locul evenimentului
• Date importante despre trainer, cum ar fi sesiunile anterioare sau experiența
• Alte inițiative de formare oferite de compania gazdă

Cele mai bune șabloane de e-mail pentru mementouri pentru evenimente

Formularea unui memento pentru eveniment este la fel ca dezvoltarea unui site web, unde fiecare cuvânt trebuie să fie la locul său pentru a atrage atenția cititorului. Următoarele sfaturi vă vor ajuta să creați cel mai bun exemplu de e-mail de memento pentru evenimentul dvs.:

• Formularea e-mailului de memento pentru eveniment trebuie să fie vibrantă, precisă și creativă
• Scrieți o scrisoare scurtă pe care oamenii să o poată citi pe orice dispozitiv fără a derula
• Utilizați diferite tipuri și imprimeuri, dar nu mai mult de trei
• Adăugați liste cu marcatori dacă furnizați orarul evenimentului sau prezentați vorbitori
• Împărțiți textul în paragrafe de cel mult trei rânduri fiecare
• Aplicați un text pe imagini, astfel încât cititorul să-l vadă în cazul în care imaginea este blocată

Memento prin e-mail Burning Man:

Șablon de la Unbounce:

Șablon de la Emmy Jonassen:

Încheiere post-eveniment

Câteva zile după eveniment este cel mai bun moment pentru a colecta feedback de la participanți și a-i transforma în clienți. Prin urmare, puteți trimite un e-mail de mulțumire post-eveniment la una sau două zile după eveniment.

Puteți folosi e-mailul pentru a vă exprima aprecierea pentru vizitarea evenimentului dvs. public și pentru a reaminti experiența pozitivă pe care oamenii au avut-o la sesiune. Puteți atașa fotografii sau videoclipuri și materiale audio de la evenimentul dvs. Cereți publicului țintă să-și împărtășească impresiile sau să vă contacteze pentru o cooperare ulterioară. Puteți trimite tricouri și împărtăși căni cu participanții VIP și pasionați de evenimente. Nu uitați să retweeteți postările fanilor și ale participanților dvs. - este o opțiune de marketing gratuită pentru a vă promova serviciile, produsele sau evenimentele viitoare.

Iată un exemplu de copie și e-mail de urmărire a evenimentului:

Concluzie

Sperăm că acest ghid final vă oferă toate informațiile importante pentru dezvoltarea unei strategii de succes de comunicare prin e-mail. Desigur, este posibil ca primele dvs. încercări să nu vă îndeplinească toate așteptările, dar veți putea analiza rezultatele obținute și vă veți îmbunătăți e-mailurile și semnăturile pentru evenimentele viitoare.

Nu vă fie teamă să implementați idei noi și să experimentați cu destinatarii dvs. Participanții tăi vor aprecia tonul tău prietenos și profesional și vor deveni mai deschiși pentru contact și cooperare ulterioară.

Vă mulțumim foarte mult pentru că ați revizuit ghidul de e-mail pentru mementoul evenimentului. Dacă aveți întrebări, ne-ar plăcea să auzim de la dvs.!