終極指南：如何創建專業的活動提醒電子郵件以提高出席率
已發表: 2022-06-03
1. 為什麼需要事件提醒郵件？
2. 如何構建事件提醒郵件？
3. 發送事件提醒的最佳時機
4.優化您的活動提醒郵件
5. 需要發送活動提醒郵件的情況
6.最佳事件提醒電子郵件模板
7. 會後總結
有用的工具：
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. Mailchimp - 電子郵件生成器和發件人
3.Reply.io - 個人電子郵件外展、電話和任務
4. Mailtrack - 電子郵件鏈接打開跟踪
5. Canva - 製作設計的在線工具
活動策劃是一項令人筋疲力盡和緊張的活動。 宣傳活動後，是時候照顧註冊參加活動的人了。
註冊您的活動通常不能保證訂閱會員的全部出席，特別是如果您安排免費活動。 如果事件發生，例如在一個月內，人們很有可能會因日常任務而分心。 但是，一系列活動提醒電子郵件將幫助您最大限度地關注您的活動並吸引潛在的與會者。
此外，您可以使用不同的工具和方法讓您的生活更輕鬆。 您可以包含電子郵件簽名塊，以便您的與會者知道如果他們有任何問題可以與您聯繫。 看起來很多工作都是徒勞的。 然而，當一切都安排妥當時，你會很高興你付出了這些努力。另外，你的收件人會注意到你對細節的關注。
為什麼需要事件提醒電子郵件？
為您的活動發送提醒電子郵件是提高與會者參與度和意識的好方法。 通過在活動前發送幾封電子郵件，您將提高與會者的興趣並為他們提供更多信息。 例如，事件提醒電子郵件可以包括對與著裝要求、演講者信息或獎金相關的重要問題的答案。
您的電子郵件將向您的目標受眾表明他們是您活動的歡迎嘉賓。 您還將與與會者建立情感聯繫，鼓勵人們參觀您的後續活動。 此外，您可以要求註冊會員將您的活動推薦給他們的朋友以換取利益。
因此，活動提醒電子郵件對您的業務很重要，因為它們讓您的活動參與者更快樂，幫助產生潛在的潛在客戶，並將他們變成忠實的支持者和客戶。
如何構建事件提醒電子郵件？
活動提醒電子郵件的主要目的只是讓您的註冊與會者記住您的活動。 因此，無需重複您在邀請函中發送的所有詳細信息，但應包含有關您的活動的關鍵數據。 這是事件提醒電子郵件的詳細結構。
主題行
特別是，活動電子郵件主題行是與會者打開收件箱時將看到的內容。 請特別注意它，因為主題行決定了您的目標受眾是否會打開您的電子郵件。
一個好的主題行應該讓讀者知道這封信是關於什麼的，並引起您註冊會員的興趣。 您可以通過會話的緊迫性或重要性來吸引潛在的參與者，並毫不猶豫地讓讀者點擊您的電子郵件。
請記住，主題行不應超過 50 個字符，以便在任何設備上都可見。
個人問候
讓您的提醒更加個性化。 我們傾向於與真實的人而不是公司建立情感聯繫。 因此，請在開頭與您的與會者聯繫，並在您的電子郵件結尾附上聯繫人的詳細信息，您的與會者可以在必要時諮詢該聯繫人。
此外，您可以讓參與者感覺自己是擁有幕後機會的局內人。 弄清楚如何使用社交媒體、測驗或民意調查與可能的訪問者建立更好的聯繫。
活動詳情
您的與會者可能會隨著時間的推移對您的活動失去興趣或忘記一些重要細節。 因此，當您的活動開始以及在哪裡舉行時，請以友好的語氣提醒他們。 如果是實體活動，請提及完整地址並添加有關著裝要求和停車位的信息。
您可以使用 Newoldstamp 電子郵件簽名生成器來執行這些操作。 如果您想提醒人們有關在線事件的信息，您只需在簽名塊中包含一個鏈接和有關授權的詳細信息。
額外的細節和獎金
事件提醒電子郵件還可以為與會者提供其他信息，以使他們保持最新狀態。 此外，僅通過提醒他們您的活動，您還可以添加一些有用的詳細信息、提示甚至獎金。您可以使用電子郵件簽名塊包括以下內容：
- 用於宣傳您的活動的橫幅
- 關於活動的社交媒體信息
- 有關揚聲器的信息
- 過去參與者的折扣
- 早鳥獎勵等
這些附加信息將激勵讀者採取行動。 因此，如果操作已完成，您可以檢查電子郵件的效率。
聯繫方式
要共享活動的聯繫人，您可以添加電子郵件簽名。 HTML 電子郵件簽名可以包括您公司的聯繫方式和社交媒體按鈕。 NEWOLDSTAMP 公司還提供了為電子郵件簽名添加活動橫幅的機會。 因此，您將向讀者展示您的會議或網絡研討會是在專業水平上安排的。 在電子郵件底部放置促銷橫幅，以便您的與會者可以看到即將舉行的活動的聯繫人。
發送事件提醒電子郵件的最佳時機
在您再次打擾您的註冊會員之前，請考慮公共場合的類型。 發送提醒電子郵件的最佳時間取決於您的活動類型。 如果是線上活動，可以在活動前三天、兩天、前一天提升參會者的期待度。 您還可以在活動開始前向那些可能因日常工作而分心的人發送電子郵件。
對於會議或研討會等其他活動，請在幾週前發送提醒，以確保人們準時到達。 例如，在公開場合前兩週、一周和 3 天發送提醒。
優化您的活動提醒電子郵件
一旦您創建了所有出色的副本，將聯繫方式添加到您的簽名中，開始將流量吸引到您的註冊鏈接就很重要了。 如果您可以進行轉換最佳實踐並獲得盡可能多的註冊，那就太好了。 以下是一些需要考慮的提示：
突出您的電子郵件提醒- 如果您通過附上精美的圖片或採用出色的設計使您的活動橫幅脫穎而出，那就太好了。 儘管如此，請務必保持電子郵件提醒簡單，並添加指向您的活動頁面支持的鏈接。
號召性用語應該從橫幅上跳出來——您會希望您的參與者清楚地發現他們可以在哪裡註冊活動並知道如何註冊。
提供完整的信息 - 如果您通過回复特定的常見問題解答與您的與會者進行適當的溝通並提供不會造成困難的活動信息，那就太好了。
提供聯繫方式- 您可以添加包含完整聯繫信息的電子郵件簽名，以便訪問者輕鬆了解您的電子郵件、社交帳戶等。這樣他們就可以從您那裡購買門票。 看看這個例子：
需要發送事件提醒郵件的 9 種情況
對於以下事件，幾乎必鬚髮送準確而簡短的提醒電子郵件。
網絡研討會
最近，網絡研討會的數量飆升。 任何類型的網絡研討會或研討會都被視為網絡研討會。 以下是事件提醒的必備條件：
- 網絡研討會的日期和標題
- 有吸引力和專業的活動電子郵件主題行
- 關於網絡研討會期間事件鏈的簡要說明
- 有關將舉辦網絡研討會的組織的詳細信息
- 必須以有趣的方式解釋網絡研討會的獨特性
- 參加網絡研討會的鏈接是必須的
直播活動
一些網站，例如 YouTube、Facebook 和 Stream，允許用戶與他們的目標受眾實時分享他們的想法和觀點。 以下是活動提醒電子郵件中的“必備”要點。
- 必須提供時區以方便國際觀眾
- 應包括事件的簡要描述
- 活動前的宣傳視頻會很棒
虛擬活動
討論交易、翻譯會議等各種問題的在線會議稱為虛擬活動。 研討會、培訓、部門會議也可以虛擬舉行。 對於此類事件，電子郵件應包括：
- 有關名稱和標題等會話的詳細信息
- 有關觀眾將從活動中獲得的信息
- 日期和時間以及時區
- 必須在電子郵件中附上數字地址
社區和聊天中的在線問答
在線問答是可用於讓觀眾參與社區和聊天的基本網絡工具之一。 在線問答讓觀眾可以自由地詢問有關社區的任何信息。 為在線問答撰寫最佳邀請電子郵件的提示是：
- 問答方面，以及日期和時間
- 促銷活動的相關性
- 必須提供參加問答的鏈接
線下展會
公司和行業使用這個平台來展示他們的產品，了解最近的市場趨勢，並抓住其他機會。 撰寫貿易展覽邀請函時需要考慮的一些要點是：
- 提前 2-3 個月開始發送電子郵件
- 突出與會者可能獲得的機會
- 展會策劃進展
- 將出席的公司和實業家名單
線下會議
這些是展示想法、展示進步和創新的地方。 會議可能因行業而異。 但它們是吸引年輕人的最佳方式。 以下幾點將保證全員出席會議：
- 包含標題、日期、時間和地點的說明
- 會議費用明細
- 房東提供的折扣和優惠（如果有）
- 參觀會議的重要人物必須突出顯示
- 跟進計劃的事件跟進電子郵件
聚會
聚會是旨在結識新朋友並在特定領域或專業交流想法的活動。 為了舉辦一次成功的聚會，必須牢記以下幾點：
- 應提及指定人員
- 概述聚會的細節
- 簡要描述獨特性
研討會
它是為進行培訓或簡單地討論與職業相關的一些問題而舉辦的活動。 研討會還專注於與會者遇到一些問題的特定領域。 它們主要用於提供深度教育和解決方案。 該電子郵件應突出顯示以下內容：
- 簡要介紹培訓師，突出他們的成就
- 包括過去舉辦的類似成功研討會的信息
- 如果您添加將參加研討會的人數，那就太好了
午餐和學習
午餐學習是午餐時間的短期培訓課程，組織的員工在 30 分鐘到 1 小時的時間內受到激勵和培訓。 特定組織的員工必須了解提醒電子郵件邀請中的以下信息：
- 培訓的主題，以及活動的日期和地點
- 有關培訓師的重要數據，例如過去的課程或經驗
- 主辦公司提供的其他培訓計劃
最佳事件提醒電子郵件模板
寫一個事件提醒就像開發一個網站，每個詞都必須在它的位置吸引讀者的注意力。 以下提示將幫助您為您的活動創建最佳的活動提醒電子郵件樣本：
- 事件提醒電子郵件的措辭必須生動、準確且富有創意
- 寫一封人們可以在任何設備上閱讀而無需滾動的短信
- 使用不同的類型和印刷品，但不超過三種
- 如果您提供活動的時間表或演講者，請添加項目符號列表
- 將您的文本分成不超過三行的段落
- 在圖像上應用文本，以便讀者在圖像被阻止時看到它
火人節郵件提醒：
Unbounce的模板：
來自 Emmy Jonassen 的模板：
活動後總結
活動結束後的幾天是收集與會者反饋並將他們轉變為客戶的最佳時間。 因此，您可以在活動一兩天后發送活動後感謝電子郵件。
您可以使用電子郵件來表達您對訪問您的公共場合的感謝，並提醒人們在您的會議中獲得的積極體驗。 您可以附加活動中的照片或視頻以及音頻材料。 請您的目標受眾分享他們的印像或與您聯繫以進一步合作。 您可以與 VIP 參與者和活動愛好者一起發送 T 恤和分享杯子。 不要忘記轉髮粉絲和您的參與者的帖子 - 這是一個免費的營銷選項，可以推廣您的服務、產品或未來的活動。
以下是副本和事件跟進電子郵件的示例：
結論
希望本終極指南為您提供製定成功的電子郵件通信策略的所有重要信息。 當然，您的第一次嘗試可能無法滿足您的所有期望，但您將能夠分析所取得的結果並改進您的電子郵件和簽名以應對即將發生的事件。
不要害怕實施新想法並與您的收件人進行實驗。 您的與會者將欣賞您友好和專業的語氣，並為進一步的聯繫和合作變得更加開放。
非常感謝您查看活動提醒電子郵件指南。 如果您有任何問題，我們很樂意聽取您的意見！