Guide ultime : comment créer un e-mail de rappel d'événement professionnel pour générer de la participation

1. Pourquoi avez-vous besoin d'un e-mail de rappel d'événement ?
2. Comment structurer un email de rappel d'événement ?
3. Meilleur moment pour envoyer un rappel d'événement
4. Optimiser votre e-mail de rappel d'événement
5. Situations dans lesquelles vous devez envoyer des e-mails de rappel d'événements
6. Meilleurs modèles d'e-mails de rappel d'événement
7. Récapitulatif après l'événement

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Mailchimp - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Reply.io - Contacts personnels par e-mail, appels et tâches
4. Mailtrack - Le lien e-mail ouvre le suivi
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs

La planification d'événements est une activité épuisante et tendue. Après avoir fait la promotion de votre événement, c'est le bon moment pour vous occuper des personnes qui s'y sont inscrites.

L'inscription à votre événement ne garantit généralement pas la pleine participation des membres inscrits, surtout si vous organisez un événement gratuit. Il y a de fortes chances que les gens soient distraits par leurs tâches ordinaires si l'événement a lieu, par exemple, dans un mois. Cependant, une série d' e- mails de rappel d'événement vous aidera à attirer l'attention maximale sur votre événement et à atteindre les participants potentiels.

De plus, vous pouvez utiliser différents outils et méthodes pour vous faciliter la vie. Vous pouvez inclure un bloc de signature d'e-mail afin que vos participants sachent comment vous contacter s'ils ont des questions. Cela peut sembler beaucoup de travail pour rien. Cependant, lorsque tout est bien organisé, vous serez heureux d'avoir fait cet effort. De plus, vos destinataires remarqueront votre souci du détail.

Pourquoi avez-vous besoin d'un e-mail de rappel d'événement ?

Un e-mail de rappel pour votre événement est un excellent moyen d'augmenter l'engagement et la sensibilisation de vos participants. En envoyant plusieurs courriels avant l'événement, vous stimulerez l'intérêt des participants et leur fournirez des informations supplémentaires. Par exemple, un e- mail de rappel d'événement peut inclure des réponses à des questions aussi importantes concernant le code vestimentaire, des informations sur les conférenciers ou des bonus.

Vos e-mails montreront à votre public cible qu'ils sont les bienvenus à votre événement. Vous créerez également un contact émotionnel avec vos participants qui encouragera les gens à visiter vos événements suivants. De plus, vous pouvez demander aux membres inscrits de conseiller votre événement à leurs amis en échange d'avantages.

Par conséquent, les e-mails de rappel d'événements sont importants pour votre entreprise, car ils rendent vos visiteurs plus heureux, aident à générer des prospects potentiels et les transforment en partisans et clients fidèles.

Comment structurer un email de rappel d'événement ?

L'objectif principal d'un e-mail de rappel d'événement est simplement de permettre à vos participants inscrits de se souvenir de votre événement. Ainsi, il n'est pas nécessaire de répéter tous les détails que vous avez envoyés dans une lettre d'invitation, mais les données clés de votre événement doivent être incluses. Voici une structure détaillée d'un e-mail de rappel d'événement.

Objet

En particulier, une ligne d'objet d'e-mail d'événement est ce que les participants verront lorsqu'ils ouvriront leur boîte de réception. Portez-y une attention particulière, car la ligne d'objet détermine si votre public cible ouvrira ou non votre e-mail.

Une bonne ligne d'objet doit permettre au lecteur de savoir de quoi parle la lettre et susciter l'intérêt de vos membres inscrits. Vous pouvez faire appel aux participants potentiels par une urgence ou l'importance de votre session et appeler le lecteur en cliquant sur votre email sans aucune hésitation.

Gardez à l'esprit que la ligne d'objet ne doit pas contenir plus de 50 caractères, afin qu'elle soit visible sur n'importe quel appareil.

Message d'accueil personnel

Rendez votre rappel plus personnel. Nous avons tendance à établir des contacts émotionnels avec de vraies personnes plutôt qu'avec des entreprises. Alors, adressez-vous à vos participants par leur nom au début et terminez votre e-mail avec les coordonnées d'une personne de contact, que vos participants peuvent consulter en cas de nécessité.

De plus, vous pouvez faire en sorte que les participants se sentent comme des initiés grâce aux opportunités en coulisses. Découvrez comment vous pouvez utiliser les médias sociaux, les quiz ou les sondages pour établir une meilleure connexion avec les visiteurs potentiels.

Détails de l'évènement

Vos participants peuvent se désintéresser de votre événement avec le temps ou oublier certains détails importants. Alors, rappelez-leur sur un ton amical quand votre événement commence et où il se déroule. S'il s'agit d'un événement physique, mentionnez l'adresse complète et ajoutez des informations sur le code vestimentaire et le stationnement.

Vous pouvez le faire en utilisant le générateur de signature d'e-mail Newoldstamp. Si vous souhaitez rappeler aux gens un événement en ligne, vous pouvez simplement inclure un lien et des détails sur l'autorisation dans le bloc de signature.

Détails supplémentaires et bonus

Un e-mail de rappel d'événement peut également fournir aux participants des informations supplémentaires afin de les tenir informés. En outre, en leur rappelant simplement votre événement, vous pouvez également ajouter des détails utiles, des conseils et même des bonus. Vous pouvez utiliser le bloc de signature d'e-mail pour inclure les éléments suivants :

• Bannières pour promouvoir votre événement
• Informations sur les médias sociaux sur l'événement
• Informations sur les intervenants
• Réductions pour les anciens participants
• Bonus pour les lève-tôt et plus

Ces informations supplémentaires inspireront les lecteurs pour des actions. Ainsi, vous pouvez vérifier l'efficacité de votre e-mail, si l'action a été effectuée.

Détails du contact

Pour partager les contacts de l'événement, vous pouvez ajouter une signature email. Les signatures d'e-mail HTML peuvent inclure les coordonnées de votre entreprise et des boutons de médias sociaux. La société NEWOLDSTAMP donne également la possibilité d'ajouter des bannières événementielles pour les signatures email. Ainsi, vous montrerez au lecteur que votre conférence ou webinaire est organisé à un niveau professionnel. Placez une bannière promotionnelle au bas de l'e-mail, afin que vos participants puissent voir les contacts de l'événement à venir.

Meilleur moment pour envoyer un e-mail de rappel d'événement

Avant de déranger à nouveau vos membres inscrits, tenez compte du type d'événement public. Le meilleur moment pour envoyer un e-mail de rappel dépend du type de votre événement. S'il s'agit d'un événement en ligne, vous pouvez stimuler l'anticipation des participants trois jours, deux jours et un jour avant l'événement. Vous pouvez également envoyer un e-mail juste avant le début de votre événement pour ceux qui pourraient être distraits par leur routine de travail.

Pour d'autres événements comme des conférences ou des ateliers, envoyez des rappels plusieurs semaines à l'avance pour vous assurer que les gens arriveront à l'heure. Par exemple, envoyez un rappel deux semaines, une semaine et 3 jours avant l'événement public.

Optimiser votre e-mail de rappel d'événement

Une fois que vous avez créé toute cette superbe copie, ajouté des coordonnées à votre signature, il est important de commencer à générer du trafic vers votre lien d'inscription. C'est bien si vous pouvez faire les meilleures pratiques de conversion et obtenir autant d'inscriptions que possible. Voici quelques conseils à prendre en compte :

Faites en sorte que votre rappel par e-mail soit bien visible - c'est bien si vous faites en sorte que votre bannière d'événement se démarque en joignant de superbes images ou en portant un excellent design. Néanmoins, assurez-vous de garder le rappel par e-mail simple et ajoutez des liens vers le support de votre page d'événement.

L'appel à l'action devrait sauter de la bannière - vous voudrez que vos participants détectent clairement où ils peuvent s'inscrire à un événement et sachent comment le faire.

Fournissez des informations complètes - c'est bien si vous communiquez correctement avec vos participants et donnez des informations sur l'événement qui ne causeront pas de difficultés, en répondant à une FAQ spécifique.

Présenter les coordonnées - vous pouvez ajouter une signature d'e-mail avec des informations de contact complètes, afin que vos visiteurs connaissent facilement votre e-mail, vos comptes sociaux, etc. De cette façon, ils peuvent acheter leurs billets auprès de vous. Découvrez cet exemple :

9 situations où vous devez envoyer des e-mails de rappel d'événements

Pour les événements suivants, il est quasi obligatoire d'envoyer des emails de rappel précis et brefs.

Webinaires

Récemment, le nombre de webinaires a explosé. Tout type d'atelier ou de séminaire sur le Web est considéré comme un webinaire. Les éléments suivants sont indispensables pour les rappels d'événements :

• Date et titre du webinaire
• Objet de l'e-mail d'événement attrayant et professionnel
• Une brève explication sur la chaîne des événements pendant le webinaire
• Détails sur l'organisation qui hébergera le webinaire
• Le caractère unique du webinaire doit être expliqué de manière intrigante
• Un lien pour assister au webinaire est indispensable

Événement diffusé en direct

Certains sites Web, tels que YouTube, Facebook et Stream, permettent aux utilisateurs de partager leurs pensées et leurs points de vue en temps réel avec leur public cible. Voici les points "indispensables" dans l'e-mail de rappel de l'événement.

• Le fuseau horaire doit être fourni pour faciliter la tâche à un public international
• Une brève description de l'événement doit être incluse
• Une vidéo promotionnelle pré-événement serait formidable

Événements virtuels

Une réunion en ligne pour discuter de diverses questions telles que le commerce, les conférences de traduction et d'autres choses s'appelle un événement virtuel. Des ateliers, des formations, des sessions départementales pourraient également se tenir virtuellement. Pour de tels événements, l'e-mail doit inclure :

• Détails sur les sessions comme le nom et le titre
• Informations sur ce que le public retirera de l'événement
• Date et heure avec fuseau horaire
• Une adresse numérique doit être jointe dans l'e-mail

Questions et réponses en ligne dans les communautés et les chats

Les questions et réponses en ligne sont l'un des outils Web de base qui peuvent être utilisés pour engager un public dans les communautés et les chats. Les questions-réponses en ligne donnent la liberté de demander tout ce que le public veut savoir sur la communauté. Les conseils pour composer le meilleur e-mail d'invitation pour les questions-réponses en ligne sont :

• Aspects des questions-réponses, ainsi que la date et l'heure
• La pertinence de l'événement promotionnel
• Un lien pour assister à la séance de questions-réponses doit être fourni

Salons hors ligne

Les entreprises et les industries utilisent cette plateforme pour présenter leurs produits, comprendre les tendances récentes du marché et saisir d'autres opportunités. Certains des points importants à prendre en compte lors de la rédaction d'une invitation par e-mail à un salon professionnel sont :

• Commencez à envoyer des e-mails 2 à 3 mois à l'avance
• Mettre en évidence les opportunités que les participants pourraient obtenir
• Avancement de la planification du salon
• Liste des entreprises et industriels qui vont y assister

Conférences hors ligne

Ce sont des lieux où les idées sont exposées, les avancées et les innovations sont présentées. Les conférences peuvent varier beaucoup selon l'industrie. Mais ils sont le meilleur moyen d'attirer les jeunes. Les points suivants garantiront une participation complète à la conférence :

• Description incluant le titre, la date, l'heure et le lieu
• Ventilation détaillée des dépenses de la conférence
• Remises et offres, le cas échéant, fournies par l'hôte
• Les personnes importantes visitant la conférence doivent être mises en évidence
• E-mail de suivi de l'événement en cas de programmes de suivi

Rencontres

Les Meetups sont des événements destinés à rencontrer de nouvelles personnes et à échanger des idées dans un domaine ou une profession spécifique. Afin d'organiser un meetup réussi, il est essentiel de garder à l'esprit les points suivants :

• Les personnes désignées doivent être mentionnées
• Décrire les détails de la rencontre
• Faire une brève description du caractère distinctif

Séminaire

Il s'agit d'un événement organisé pour animer une formation ou simplement discuter de certaines questions liées à une profession. Les séminaires se concentrent également sur un domaine spécifique dans lequel les participants ont des problèmes. Ils sont principalement menés pour fournir une éducation approfondie et des solutions. L'e-mail doit mettre en évidence les éléments suivants :

• Description concise des formateurs soulignant leurs réalisations
• Inclure des informations sur des séminaires réussis similaires organisés dans le passé
• C'est super si vous ajoutez le nombre de personnes qui assisteront au séminaire

Déjeuner et apprendre

Le lunch-n-learn est une courte session de formation pendant l'heure du déjeuner au cours de laquelle les employés d'une organisation sont motivés et formés sur une période de 30 minutes à 1 heure. Les employés d'une organisation particulière doivent prendre connaissance des informations suivantes dans l'invitation par e-mail de rappel :

• Le sujet de la formation, ainsi que la date et le lieu de l'événement
• Données importantes sur le formateur, telles que les sessions passées ou l'expérience
• Autres actions de formation proposées par l'entreprise d'accueil

Meilleurs modèles d'e-mails de rappel d'événement

Rédiger un rappel d'événement, c'est un peu comme développer un site web, où chaque mot doit être à sa place pour capter l'attention du lecteur. Les conseils suivants vous aideront à créer le meilleur exemple d'e-mail de rappel d'événement pour votre événement :

• Le libellé de l'e-mail de rappel d'événement doit être dynamique, précis et créatif
• Écrivez une courte lettre que les gens peuvent lire sur n'importe quel appareil sans faire défiler
• Utilisez différents types et impressions, mais pas plus de trois
• Ajoutez des listes à puces si vous fournissez le calendrier de l'événement ou si vous présentez des conférenciers
• Divisez votre texte en paragraphes de trois lignes maximum chacun
• Appliquer un texte sur les images, pour que le lecteur le voie au cas où l'image serait bloquée

Rappel par e-mail de Burning Man :

Modèle de Unbounce :

Modèle d'Emmy Jonassen :

Bilan post-événement

Plusieurs jours après votre événement sont le meilleur moment pour recueillir les commentaires de vos participants et les transformer en clients. Par conséquent, vous pouvez envoyer un e-mail de remerciement post-événement un ou deux jours après votre événement.

Vous pouvez utiliser l'e-mail pour exprimer votre appréciation d'avoir visité votre événement public et rappeler l'expérience positive que les gens ont eue lors de votre session. Vous pouvez joindre des photos ou des vidéos et du matériel audio de votre événement. Demandez à votre public cible de partager ses impressions ou de vous contacter pour une coopération plus approfondie. Vous pouvez envoyer des t-shirts et partager des tasses avec des participants VIP et des passionnés d'événements. N'oubliez pas de retweeter les messages des fans et de vos participants - c'est une option marketing gratuite pour promouvoir vos services, produits ou événements futurs.

Voici un exemple de copie et d' e-mail de suivi d'événement :

Conclusion

J'espère que ce guide ultime vous fournira toutes les informations importantes pour développer une stratégie réussie de communications par e-mail. Bien sûr, vos premières tentatives ne répondront peut-être pas à toutes vos attentes, mais vous pourrez analyser les résultats obtenus et améliorer vos e-mails et signatures pour les événements à venir.

N'ayez pas peur de mettre en œuvre de nouvelles idées et d'expérimenter avec vos destinataires. Vos participants apprécieront votre ton amical et professionnel et deviendront plus ouverts à d'autres contacts et coopérations.

Merci beaucoup d'avoir examiné le guide des e-mails de rappel d'événement. Si vous avez des questions, nous serions ravis de vous entendre!