الدليل النهائي: كيفية إنشاء بريد إلكتروني للتذكير بحدث احترافي لزيادة الحضور

1. لماذا تحتاج بريد إلكتروني للتذكير بالحدث؟
2. كيف يتم تنظيم رسالة بريد إلكتروني للتذكير بالحدث؟
3. أفضل توقيت لإرسال تذكير بالحدث
4. تحسين البريد الإلكتروني لتذكير الحدث الخاص بك
5. المواقف التي تحتاج فيها إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني للتذكير بالحدث
6. أفضل قوالب البريد الإلكتروني تذكير الحدث
7. اختتام ما بعد الحدث

أدوات مفيدة:
1. Newoldstamp - تسويق توقيع البريد الإلكتروني
2. Mailchimp - منشئ البريد الإلكتروني والمرسل
3. Reply.io - التواصل الشخصي عبر البريد الإلكتروني والمكالمات والمهام
4. Mailtrack - يفتح رابط البريد الإلكتروني التتبع
5. Canva - أداة على الإنترنت لعمل التصميمات

تخطيط الحدث هو نشاط مرهق ومتوتر. بعد أن قمت بالترويج لحدثك ، حان الوقت للاعتناء بالأشخاص المسجلين فيه.

التسجيل في الحدث الخاص بك لا يضمن عادة الحضور الكامل للأعضاء المشتركين ، خاصة إذا كنت ترتب حدثًا مجانيًا. هناك احتمالات كبيرة بأن يصرف الناس عن مهامهم العادية إذا وقع الحدث ، على سبيل المثال ، في غضون شهر. ومع ذلك ، ستساعدك سلسلة رسائل البريد الإلكتروني للتذكير بالحدث على تحقيق أقصى قدر من الاهتمام بالحدث والوصول إلى الحضور المحتملين.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام أدوات وطرق مختلفة لجعل حياتك أسهل. يمكنك تضمين حظر توقيع البريد الإلكتروني ، حتى يعرف الحاضرون كيفية الاتصال بك إذا كانت لديهم أية أسئلة. قد يبدو مثل الكثير من العمل من أجل لا شيء. ومع ذلك ، عندما يتم تنظيم كل شيء بشكل صحيح ، ستكون سعيدًا لأنك بذلت هذا الجهد. بالإضافة إلى ذلك ، سيلاحظ المستلمون اهتمامك بالتفاصيل.

لماذا تحتاج بريد إلكتروني للتذكير بالحدث؟

يعد البريد الإلكتروني للتذكير بحدثك طريقة رائعة لزيادة مشاركة الحضور ووعيهم. بإرسال عدة رسائل بريد إلكتروني قبل الحدث ، ستزيد من اهتمام الحاضرين وتزودهم بمعلومات إضافية. على سبيل المثال ، يمكن أن تتضمن رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بتذكير الحدث إجابات على مثل هذه الأسئلة المهمة التي تتعلق بقواعد اللباس أو معلومات حول المتحدثين أو المكافآت.

ستظهر رسائل البريد الإلكتروني لجمهورك المستهدف أنه تم الترحيب بهم كضيوف في هذا الحدث الخاص بك. ستقوم أيضًا بإنشاء اتصال عاطفي مع الحاضرين من شأنه تشجيع الأشخاص على زيارة الأحداث التالية الخاصة بك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أن تطلب من الأعضاء المسجلين تقديم المشورة لأصدقائهم في هذا الحدث مقابل الحصول على مزايا.

لذلك ، تعتبر رسائل البريد الإلكتروني للتذكير بالأحداث مهمة لعملك ، لأنها تجعل رواد الحدث أكثر سعادة ، وتساعد في تكوين عملاء محتملين ، وتحولهم إلى داعمين وعملاء مخلصين.

كيفية تنظيم رسالة بريد إلكتروني للتذكير بالحدث؟

الهدف الرئيسي من البريد الإلكتروني للتذكير بالحدث هو السماح للحاضرين المسجلين بتذكر الحدث الخاص بك. لذلك ، ليست هناك حاجة لتكرار جميع التفاصيل التي أرسلتها في خطاب الدعوة ، ولكن يجب تضمين البيانات الأساسية حول الحدث الخاص بك. فيما يلي هيكل تفصيلي للبريد الإلكتروني للتذكير بالحدث.

سطر الموضوع

على وجه الخصوص ، سطر موضوع البريد الإلكتروني للحدث هو ما سيراه الحاضرون عندما يفتحون علبة الوارد الخاصة بهم. انتبه له بشكل خاص ، حيث يحدد سطر الموضوع ما إذا كان جمهورك المستهدف سيفتح بريدك الإلكتروني أم لا.

يجب أن يتيح سطر الموضوع الجيد للقارئ معرفة موضوع الرسالة وجذب اهتمام الأعضاء المسجلين لديك. يمكنك مناشدة المشاركين المحتملين بإلحاح أو أهمية جلستك واستدعاء القارئ للنقر على بريدك الإلكتروني دون أي تردد.

ضع في اعتبارك أن سطر الموضوع يجب ألا يحتوي على أكثر من 50 حرفًا ، لذلك سيكون مرئيًا على أي جهاز.

تحية شخصية

اجعل تذكيرك أكثر خصوصية. نميل إلى إقامة اتصالات عاطفية مع أشخاص حقيقيين بدلاً من الشركات. لذلك ، خاطب الحاضرين بالاسم في البداية وقم بإنهاء بريدك الإلكتروني مع تفاصيل شخص الاتصال ، والذي يمكن للحاضرين التشاور معه في حالة الضرورة.

علاوة على ذلك ، يمكنك أن تجعل المشاركين يشعرون بأنهم من الداخل مع فرص العمل من وراء الكواليس. اكتشف كيف يمكنك استخدام وسائل التواصل الاجتماعي أو الاختبارات أو استطلاعات الرأي لإجراء اتصال أفضل بالزوار المحتملين.

تفاصيل الحدث

قد يفقد الحاضرون الاهتمام بحدثك بمرور الوقت أو قد ينسون بعض التفاصيل المهمة. لذلك ، ذكرهم بنبرة ودية عند بدء الحدث ومكان إقامته. إذا كان حدثًا ماديًا ، اذكر العنوان الكامل وأضف معلومات حول قواعد اللباس ومواقف السيارات.

يمكنك القيام بذلك باستخدام منشئ توقيع البريد الإلكتروني Newoldstamp. إذا كنت تريد تذكير الأشخاص بحدث عبر الإنترنت ، فيمكنك ببساطة تضمين ارتباط وتفاصيل حول التفويض لحظر التوقيع.

تفاصيل إضافية ومكافآت

يمكن للبريد الإلكتروني لتذكير الحدث أيضًا أن يزود الحاضرين بمعلومات إضافية من أجل إبقائهم محدثين. علاوة على ذلك ، بمجرد تذكيرهم بالحدث الخاص بك ، يمكنك أيضًا إضافة بعض التفاصيل المفيدة ، والنصائح ، وحتى المكافآت. يمكنك استخدام حظر توقيع البريد الإلكتروني لتضمين ما يلي:

• لافتات للترويج لحدثك
• معلومات وسائل الاعلام الاجتماعية حول الحدث
• معلومات عن مكبرات الصوت
• خصومات للمشاركين السابقين
• مكافآت للطيور المبكرة وأكثر

ستلهم هذه المعلومات الإضافية القراء لاتخاذ الإجراءات. لذلك ، يمكنك التحقق من كفاءة بريدك الإلكتروني ، إذا تم إكمال الإجراء.

بيانات المتصل

لمشاركة جهات الاتصال الخاصة بالحدث ، يمكنك إضافة توقيع بريد إلكتروني. تتضمن توقيعات البريد الإلكتروني بتنسيق HTML تفاصيل الاتصال بشركتك وأزرار الوسائط الاجتماعية. تتيح شركة NEWOLDSTAMP أيضًا الفرصة لإضافة لافتات الأحداث لتوقيعات البريد الإلكتروني. وبالتالي ، ستظهر للقارئ أن مؤتمرك أو ندوة الويب الخاصة بك مرتبة على مستوى احترافي. ضع لافتة ترويجية في الجزء السفلي من البريد الإلكتروني ، حتى يتمكن الحاضرون من رؤية جهات الاتصال الخاصة بالحدث القادم.

أفضل توقيت لإرسال بريد إلكتروني للتذكير بالحدث

قبل أن تزعج أعضائك المسجلين مرة أخرى ، ضع في اعتبارك نوع المناسبة العامة. يعتمد أفضل وقت لإرسال بريد إلكتروني للتذكير على نوع الحدث الخاص بك. إذا كان حدثًا عبر الإنترنت ، فيمكنك زيادة توقع الحضور في ثلاثة أيام ويومين ويوم قبل الحدث. يمكنك أيضًا إرسال بريد إلكتروني قبل بدء الحدث مباشرة لأولئك الذين قد يشتت انتباههم بسبب روتين عملهم.

بالنسبة إلى الأحداث الأخرى مثل المؤتمرات أو ورش العمل ، أرسل تذكيرات قبل عدة أسابيع للتأكد من وصول الأشخاص في الوقت المحدد. على سبيل المثال ، أرسل تذكيرًا قبل أسبوعين وأسبوع و 3 أيام من المناسبة العامة.

تحسين البريد الإلكتروني لتذكير الحدث الخاص بك

بمجرد إنشاء كل تلك النسخة الرائعة ، وإضافة تفاصيل الاتصال إلى توقيعك ، من المهم أن تبدأ في توجيه حركة المرور إلى رابط التسجيل الخاص بك. من الجيد أن تتمكن من إجراء أفضل ممارسات التحويل والحصول على أكبر عدد ممكن من التسجيلات. فيما يلي بعض النصائح التي يجب وضعها في الاعتبار:

اجعل تذكير بريدك الإلكتروني بارزًا - إنه لأمر رائع أن تجعل لافتة الحدث الخاصة بك بارزة من خلال إرفاق صور مذهلة أو حمل تصميم ممتاز. ومع ذلك ، تأكد من إبقاء تذكير البريد الإلكتروني بسيطًا وإضافة روابط إلى دعم صفحة الحدث الخاص بك.

يجب أن تقفز عبارة الحث على اتخاذ إجراء من اللافتة - ستحتاج إلى أن يكتشف المشاركون بوضوح المكان الذي يمكنهم فيه التسجيل في حدث ما ومعرفة كيفية القيام بذلك.

قدم معلومات كاملة - من الجيد أن تتواصل بشكل صحيح مع الحاضرين وتقدم معلومات عن الحدث التي لن تسبب صعوبة ، من خلال الرد على الأسئلة الشائعة المحددة.

تقديم تفاصيل الاتصال - يمكنك إضافة توقيع بريد إلكتروني يحتوي على معلومات الاتصال الكاملة ، حتى يتمكن زوار موقعك من معرفة بريدك الإلكتروني وحساباتك الاجتماعية بسهولة ، وما إلى ذلك. وبهذه الطريقة يمكنهم شراء تذاكرهم منك. تحقق من هذا المثال:

9 حالات تحتاج فيها إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني للتذكير بالحدث

بالنسبة للأحداث التالية ، يكاد يكون من الضروري إرسال رسائل بريد إلكتروني للتذكير دقيقة وموجزة.

ندوات عبر الإنترنت

في الآونة الأخيرة ، ارتفع عدد الندوات عبر الإنترنت بشكل كبير. يعتبر أي نوع من ورش العمل أو الندوة عبر الويب ندوة عبر الإنترنت. ما يلي ضروري لتذكيرات الأحداث:

• تاريخ وعنوان الندوة عبر الإنترنت
• سطر موضوع البريد الإلكتروني للحدث جذاب واحترافي
• شرح موجز عن سلسلة الأحداث خلال الندوة عبر الإنترنت
• تفاصيل حول المنظمة التي ستستضيف الندوة عبر الإنترنت
• يجب شرح تفرد الندوة عبر الإنترنت بطريقة مثيرة للاهتمام
• ارتباط لحضور الندوة عبر الإنترنت أمر لا بد منه

حدث مباشر

تسمح بعض مواقع الويب ، مثل YouTube و Facebook و Stream ، للمستخدمين بمشاركة أفكارهم وآرائهم في الوقت الفعلي مع جمهورهم المستهدف. فيما يلي النقاط "الضرورية" في البريد الإلكتروني للتذكير بالحدث.

• يجب توفير المنطقة الزمنية لتسهيل الأمر على الجمهور الدولي
• يجب تضمين وصف موجز للحدث
• سيكون الفيديو الترويجي قبل الحدث رائعًا

أحداث افتراضية

يُطلق على الاجتماع عبر الإنترنت لمناقشة العديد من القضايا مثل التداول ومؤتمرات الترجمة وأشياء أخرى حدثًا افتراضيًا. يمكن أيضًا عقد ورش العمل والتدريب وجلسات الإدارات بشكل افتراضي. لمثل هذه الأحداث ، يجب أن يتضمن البريد الإلكتروني:

• تفاصيل حول الجلسات مثل الاسم والمسمى الوظيفي
• معلومات حول ما سيكسبه الجمهور من الحدث
• التاريخ والوقت مع المنطقة الزمنية
• يجب إرفاق عنوان رقمي في البريد الإلكتروني

أسئلة وأجوبة عبر الإنترنت في المجتمعات والمحادثات

الأسئلة والأجوبة عبر الإنترنت هي إحدى أدوات الويب الأساسية التي يمكن استخدامها لإشراك الجمهور في المجتمعات والمحادثات. تمنح الأسئلة والأجوبة عبر الإنترنت الحرية في طرح أي شيء يريد الجمهور معرفته عن المجتمع. نصائح لإنشاء أفضل بريد إلكتروني لدعوة للأسئلة والأجوبة عبر الإنترنت هي:

• جوانب الأسئلة والأجوبة ، بالإضافة إلى التاريخ والوقت
• أهمية الحدث الترويجي
• يجب توفير رابط لحضور الأسئلة والأجوبة

المعارض التجارية دون اتصال بالإنترنت

تستخدم الشركات والصناعات هذه المنصة لعرض منتجاتها وفهم اتجاهات السوق الحديثة واغتنام الفرص الأخرى. بعض النقاط المهمة التي يجب مراعاتها عند كتابة دعوة بالبريد الإلكتروني لحضور معرض تجاري هي:

• ابدأ بإرسال رسائل البريد الإلكتروني مقدمًا من شهرين إلى ثلاثة أشهر
• تسليط الضوء على الفرص التي قد يحصل عليها الحاضرون
• التقدم في التخطيط للمعرض التجاري
• قائمة الشركات والصناعيين الذين سيحضرون

مؤتمرات دون اتصال بالإنترنت

هذه هي الأماكن التي يتم فيها عرض الأفكار والتقدم والابتكارات. يمكن أن تختلف المؤتمرات كثيرًا اعتمادًا على الصناعة. لكنها أفضل طريقة لجذب الشباب. ستضمن النقاط التالية الحضور الكامل للمؤتمر:

• وصف يتضمن العنوان والتاريخ والوقت والمكان
• توزيع مفصل لنفقات المؤتمر
• الخصومات والعروض ، إن وجدت ، مقدمة من قبل المضيف
• يجب تسليط الضوء على الأشخاص المهمين الذين يزورون المؤتمر
• البريد الإلكتروني لمتابعة الحدث في حالة برامج المتابعة

لقاءات

اللقاءات هي أحداث موجهة نحو مقابلة أشخاص جدد وتبادل الأفكار في مجال أو مهنة معينة. من أجل استضافة لقاء ناجح ، من الضروري مراعاة النقاط التالية:

• يجب ذكر الأشخاص المعينين
• تفاصيل الخطوط العريضة للقاء
• اكتب وصفا موجزا للتميز

ندوة

إنه حدث يقام لإجراء تدريب أو لمجرد مناقشة بعض القضايا المتعلقة بالمهنة. تركز الندوات أيضًا على منطقة معينة يواجه فيها الحاضرون بعض المشكلات. يتم إجراؤها بشكل أساسي لتوفير التعليم والحلول العميقة. يجب أن يبرز البريد الإلكتروني ما يلي:

• وصف موجز للمدربين مع إبراز إنجازاتهم
• قم بتضمين معلومات حول الحلقات الدراسية الناجحة المماثلة التي عقدت في الماضي
• إنه لأمر رائع أن تقوم بإضافة عدد الأشخاص الذين سيحضرون الندوة

غداء وتعلم

الغداء-إن-التعلم عبارة عن جلسة تدريبية قصيرة خلال ساعة الغداء حيث يتم تحفيز موظفي المؤسسة وتدريبهم في فترة تتراوح من 30 دقيقة إلى ساعة واحدة. يجب أن يتعرف موظفو مؤسسة معينة على المعلومات التالية في دعوة التذكير بالبريد الإلكتروني:

• موضوع التدريب وتاريخ ومكان الحدث
• بيانات مهمة عن المدرب ، مثل الجلسات أو الخبرة السابقة
• مبادرات تدريبية أخرى تقدمها الشركة المضيفة

أفضل قوالب البريد الإلكتروني لتذكير الأحداث

إن صياغة تذكير بالحدث يشبه تمامًا تطوير موقع ويب ، حيث يجب أن تكون كل كلمة في مكانها لجذب انتباه القارئ. ستساعدك النصائح التالية في إنشاء أفضل نموذج بريد إلكتروني لتذكير الحدث لحدثك :

• يجب أن تكون صياغة البريد الإلكتروني للتذكير بالحدث نابضة بالحياة ودقيقة ومبتكرة
• اكتب حرفًا قصيرًا يمكن للأشخاص قراءته على أي جهاز دون الحاجة إلى التمرير
• استخدم أنواعًا ومطبوعات مختلفة ، ولكن ليس أكثر من ثلاثة
• أضف قوائم نقطية إذا قدمت الجدول الزمني للحدث أو مكبرات الصوت الحالية
• قسّم النص إلى فقرات لا يزيد كل منها عن ثلاثة أسطر
• قم بتطبيق نص على الصور ، حتى يراه القارئ في حالة حظر الصورة

تذكير البريد الإلكتروني للرجل المحترق:

نموذج من Unbounce:

نموذج من Emmy Jonassen:

اختتام ما بعد الحدث

بعد عدة أيام من فعاليتك هي أفضل وقت لجمع التعليقات من الحاضرين وتحويلهم إلى عملائك. لذلك ، يمكنك إرسال رسالة شكر بالبريد الإلكتروني بعد الحدث بعد يوم أو يومين من الحدث.

يمكنك استخدام البريد الإلكتروني للتعبير عن تقديرك لزيارة مناسبة عامة وتذكير بالتجربة الإيجابية التي حصل عليها الأشخاص في جلستك. يمكنك إرفاق الصور أو مقاطع الفيديو والمواد الصوتية من الحدث الخاص بك. اطلب من جمهورك المستهدف مشاركة انطباعاتهم أو الاتصال بك لمزيد من التعاون. يمكنك إرسال قمصان ومشاركة الأكواب مع كبار الشخصيات وعشاق الأحداث. لا تنس إعادة تغريد منشورات المعجبين والمشاركين - إنه خيار تسويقي مجاني للترويج لخدماتك أو منتجاتك أو أحداثك المستقبلية.

فيما يلي مثال لنسخة ورسالة متابعة حدث:

استنتاج

نأمل أن يوفر لك هذا الدليل النهائي جميع المعلومات المهمة لتطوير استراتيجية ناجحة لاتصالات البريد الإلكتروني. بالطبع ، قد لا تفي محاولاتك الأولى بكل توقعاتك ، لكنك ستتمكن من تحليل النتائج المحققة وتحسين رسائل البريد الإلكتروني والتوقيعات الخاصة بك للأحداث القادمة.

لا تخافوا من تنفيذ الأفكار الجديدة والتجربة مع المتلقين. سيقدر الحاضرون نبرة صوتك الودية والمهنية وسيصبحون أكثر انفتاحًا لمزيد من الاتصال والتعاون.

شكرًا جزيلاً على مراجعة دليل البريد الإلكتروني للتذكير بالحدث. إذا كان لديك أي أسئلة ، يسعدنا أن نسمع منك!