究極のガイド：出席を促進するためのプロフェッショナルなイベントリマインダーメールを作成する方法
公開: 2022-06-03
の作品1.なぜイベントリマインダーメールが必要なのですか？
2.イベントリマインダーメールを構成するにはどうすればよいですか？
3.イベントリマインダーを送信するのに最適なタイミング
4.イベントリマインダーメールの最適化
5.イベントリマインダーメールを送信する必要がある状況
6.最高のイベントリマインダーメールテンプレート
7.イベント後のまとめ
便利なツール：
1.Newoldstamp-電子メール署名マーケティング
2.Mailchimp-メールビルダーと送信者
3. Reply.io-個人的な電子メールのアウトリーチ、電話、およびタスク
4.メールトラック-メールリンクはトラッキングを開きます
5.Canva-デザインを作成するためのオンラインツール
イベントの計画は、疲れ果てて緊張した活動です。 イベントを宣伝したら、登録されている人の世話をするのに最適な時期です。
イベントへの登録は、特に無料のイベントを手配する場合、通常、購読しているメンバーの完全な出席を保証するものではありません。 たとえば、1か月以内にイベントが発生した場合、人々は通常のタスクに気を取られる可能性が高くなります。 ただし、一連のイベントリマインダーメールは、イベントに最大限の注意を払い、潜在的な参加者にリーチするのに役立ちます。
さらに、さまざまなツールや方法を使用して、生活を楽にすることができます。 電子メールの署名ブロックを含めることができるので、出席者は質問がある場合にあなたに連絡する方法を知っています。 何の役にも立たないように思えるかもしれません。 ただし、すべてが正しく整理されていれば、その努力を惜しまないでしょう。さらに、受信者は細部への注意に気付くでしょう。
なぜイベントリマインダーメールが必要なのですか？
イベントのリマインダーメールは、参加者のエンゲージメントと意識を高めるための優れた方法です。 イベントの前にいくつかの電子メールを送信することにより、参加者の関心を高め、追加情報を提供します。 たとえば、イベントのリマインダーメールには、ドレスコード、スピーカーに関する情報、ボーナスに関連する重要な質問への回答を含めることができます。
あなたの電子メールは彼らがあなたのイベントで歓迎されたゲストであることをあなたのターゲットオーディエンスに示します。 また、参加者との感情的な接触を作成し、人々があなたの次のイベントにアクセスするように促します。 その上、あなたは利益と引き換えに彼らの友人にあなたのイベントを助言するように登録されたメンバーに頼むことができます。
したがって、イベントリマインダーメールは、イベント参加者を幸せにし、潜在的なリードを生み出し、忠実なサポーターやクライアントに変えるのに役立つため、ビジネスにとって重要です。
イベントリマインダーメールを構成するにはどうすればよいですか？
イベントリマインダーメールの主な目的は、登録済みの参加者にイベントについて思い出させることです。 したがって、招待状で送信したすべての詳細を繰り返す必要はありませんが、イベントに関する重要なデータを含める必要があります。 イベントリマインダーメールの詳細な構造は次のとおりです。
件名
特に、イベントの電子メールの件名は、出席者が受信トレイを開いたときに表示されるものです。 件名によってターゲットオーディエンスが電子メールを開くかどうかが決まるため、特に注意してください。
良い件名は、読者に手紙の内容を知らせ、登録メンバーの興味を引く必要があります。 あなたはあなたのセッションの緊急性または重要性によって潜在的な参加者に訴え、そして読者にためらうことなくあなたの電子メールをクリックするように呼びかけることができます。
件名には50文字を超えないようにする必要があるため、どのデバイスでも表示されることに注意してください。
個人的な挨拶
リマインダーをより個人的なものにします。 私たちは企業よりも実在の人物との感情的な接触を確立する傾向があります。 そのため、最初に名前で出席者に宛てて、必要に応じて出席者が相談できる連絡担当者の詳細を電子メールの最後に記載します。
さらに、参加者を舞台裏の機会でインサイダーのように感じさせることができます。 ソーシャルメディア、クイズ、または投票を使用して、訪問者とのつながりを深める方法を理解してください。
イベントの詳細
出席者は時間の経過とともにイベントへの興味を失ったり、重要な詳細を忘れたりする可能性があります。 ですから、あなたのイベントが始まり、それがどこで行われるかを、親しみやすい口調で彼らに思い出させてください。 物理的なイベントの場合は、完全な住所を記載し、ドレスコードと駐車場に関する情報を追加してください。
Newoldstamp電子メール署名ジェネレーターを使用してこれらを行うことができます。 オンラインイベントについて人々に思い出させたい場合は、署名ブロックへの承認に関するリンクと詳細を含めるだけです。
追加の詳細とボーナス
イベントリマインダーメールは、参加者を最新の状態に保つために追加情報を参加者に提供することもできます。 さらに、イベントについて思い出させるだけで、役立つ詳細、ヒント、さらにはボーナスを追加することもできます。電子メールの署名ブロックを使用して、次のものを含めることができます。
- イベントを宣伝するためのバナー
- イベントに関するソーシャルメディア情報
- スピーカーに関する情報
- 過去の参加者の割引
- 早起きなどのボーナス
この追加情報は、読者に行動を促すでしょう。 したがって、アクションが完了している場合は、電子メールの効率を確認できます。
連絡先の詳細
イベントの連絡先を共有するために、電子メールの署名を追加できます。 HTMLメールの署名には、会社の連絡先の詳細とソーシャルメディアボタンが含まれます。 NEWOLDSTAMP社は、電子メールの署名用のイベントバナーを追加する機会も提供しています。 したがって、会議またはウェビナーが専門家レベルで開催されていることを読者に示します。 メールの下部にプロモーションバナーを配置して、参加者が今後のイベントの連絡先を確認できるようにします。
イベントリマインダーメールを送信するのに最適なタイミング
登録メンバーの邪魔をする前に、公の場の種類を考慮に入れてください。 リマインダーメールを送信するのに最適な時間は、イベントの種類によって異なります。 オンラインイベントの場合は、イベントの3日前、2日前、1日前に参加者の期待を高めることができます。 また、イベントの開始直前に、日常業務に気を取られている可能性のある人にメールを送信することもできます。
会議やワークショップなどの他のイベントの場合は、数週間前にリマインダーを送信して、時間どおりに到着するようにします。 たとえば、公開の2週間、1週間、3日前にリマインダーを送信します。
イベントリマインダーメールの最適化
すばらしいコピーをすべて作成し、署名に連絡先の詳細を追加したら、サインアップリンクへのトラフィックを増やし始めることが重要です。 変換のベストプラクティスを作成し、できるだけ多くの登録を取得できれば、それは良いことです。 考慮すべきいくつかのヒントを次に示します。
メールのリマインダーを目立たせましょう。見事な写真を添付したり、優れたデザインを採用したりして、イベントバナーを目立たせると便利です。 それでも、メールのリマインダーはシンプルに保ち、イベントページのサポートへのリンクを追加してください。
召喚状はバナーからジャンプする必要があります。参加者は、イベントに登録できる場所を明確に検出し、その方法を知っておく必要があります。
完全な情報を提供する-特定のFAQに返信することで、出席者と適切にコミュニケーションを取り、問題を引き起こさないイベント情報を提供するとよいでしょう。
連絡先の詳細を提示する-完全な連絡先情報を含む電子メールの署名を追加できるため、訪問者はあなたの電子メールやソーシャルアカウントなどを簡単に知ることができます。これにより、訪問者はあなたからチケットを購入できます。 この例を確認してください。
イベントリマインダーメールを送信する必要がある9つの状況
以下のイベントでは、正確で簡潔なリマインダーメールを送信することがほぼ義務付けられています。
ウェビナー
最近、ウェビナーの数が急増しています。 Webを介したあらゆる種類のワークショップまたはセミナーは、ウェビナーと見なされます。 以下は、イベントリマインダーの必需品です。
- ウェビナーの日付とタイトル
- 魅力的でプロフェッショナルなイベントのメールの件名
- ウェビナー中の一連のイベントについての簡単な説明
- ウェビナーを主催する予定の組織に関する詳細
- ウェビナーの独自性は、興味をそそる方法で説明する必要があります
- ウェビナーに参加するためのリンクは必須です
ライブストリーミングイベント
YouTube、Facebook、Streamなどの一部のWebサイトでは、ユーザーが自分の考えや意見をターゲットオーディエンスとリアルタイムで共有できます。 イベントリマインダーメールの「必須」ポイントは次のとおりです。
- 海外の視聴者が簡単に利用できるように、タイムゾーンを提供する必要があります
- イベントの簡単な説明を含める必要があります
- イベント前のプロモーションビデオは素晴らしいでしょう
バーチャルイベント
取引や翻訳会議など、さまざまな問題について話し合うオンライン会議は、仮想イベントと呼ばれます。 ワークショップ、トレーニング、部門別セッションも事実上開催できます。 このようなイベントの場合、電子メールには次のものを含める必要があります。
- 名前やタイトルなどのセッションの詳細
- 観客がイベントから何を得るかについての情報
- 日付と時刻とタイムゾーン
- メールにはデジタルアドレスを添付する必要があります
コミュニティやチャットでのオンラインQ＆A
オンラインの質問と回答は、コミュニティやチャットに視聴者を引き付けるために使用できる基本的なWebツールの1つです。 オンラインQ＆Aにより、視聴者がコミュニティについて知りたいことは何でも自由に尋ねることができます。 オンラインQ＆Aに最適な招待メールを作成するためのヒントは次のとおりです。
- Q＆Aの側面、および日時
- プロモーションイベントの関連性
- Q＆Aに参加するためのリンクを提供する必要があります
オフライン見本
企業や業界はこのプラットフォームを使用して、自社の製品を紹介したり、最近の市場動向を理解したり、その他の機会をつかんだりしています。 見本市への招待メールを作成する際に考慮すべき重要なポイントは次のとおりです。
- 2〜3か月前にメールの送信を開始します
- 参加者が得る可能性のある機会を強調する
- 見本市の計画の進捗状況
- 参加する企業や実業家のリスト
オフライン会議
これらは、アイデアが展示され、進歩と革新が示される場所です。 会議は業界によって大きく異なります。 しかし、彼らは若者を引き付けるための最良の方法です。 次の点は、会議への完全な出席を保証します。
- タイトル、日付、時刻、場所を含む説明
- 会議の費用の詳細な内訳
- ホストから提供された割引やオファー（ある場合）
- 会議を訪れる重要な人々を強調する必要があります
- フォローアッププログラムの場合のイベントフォローアップメール
交流会
交流会は、特定の分野や職業で新しい人々と出会い、アイデアを交換することを目的としたイベントです。 交流会を成功させるには、次の点に注意する必要があります。
- 指定された人に言及する必要があります
- 交流会の詳細を概説する
- 特徴について簡単に説明してください
セミナー
これは、トレーニングを実施したり、職業に関連するいくつかの問題について話し合うために開催されるイベントです。 セミナーはまた、参加者がいくつかの問題を抱えている特定の分野に焦点を当てています。 それらは主に深い教育と解決策を提供するために実施されます。 電子メールは次のことを強調する必要があります。
- 彼らの成果を強調するトレーナーの簡潔な説明
- 過去に開催された同様の成功したセミナーに関する情報を含める
- セミナーに参加する人数を足すといいですね
昼食と学ぶ
Lunch-n-learnは、昼食時間中の短いトレーニングセッションであり、組織の従業員が30分から1時間の期間で意欲を高めてトレーニングされます。 特定の組織の従業員は、リマインダーメールの招待状で次の情報を知っている必要があります。
- トレーニングのトピック、およびイベントの日付と場所
- 過去のセッションや経験など、トレーナーに関する重要なデータ
- ホスト企業が提供するその他のトレーニングイニシアチブ
最高のイベントリマインダーメールテンプレート
イベントリマインダーの言い回しは、読者の注意を引くために各単語をその場所に配置する必要があるWebサイトを開発するのと同じです。 次のヒントは、イベントに最適なイベントリマインダーメールサンプルを作成するのに役立ちます。
- イベントリマインダーのメールの文言は、活気に満ち、正確で、創造的でなければなりません
- スクロールせずにどのデバイスでも読める短い手紙を書く
- 異なるタイプとプリントを使用しますが、3つ以下です
- イベントのスケジュールや現在の講演者を提供する場合は、箇条書きを追加します
- テキストをそれぞれ3行以内の段落に分割します
- 画像にテキストを適用して、画像がブロックされた場合に読者に表示されるようにします
バーニングマンの電子メールリマインダー：
Unbounceからのテンプレート：
エミー・ジョナセンのテンプレート：
イベント後のまとめ
イベントの数日後は、出席者からフィードバックを収集し、それらをクライアントに変えるのに最適な時期です。 したがって、イベントの1〜2日後にイベント後の感謝のメールを送信できます。
電子メールを使用して、公開の機会を訪れたことに対する感謝の気持ちを表し、セッションで人々が得た前向きな経験を思い出させることができます。 イベントの写真やビデオ、オーディオ素材を添付できます。 ターゲットオーディエンスに印象を共有するように依頼するか、さらなる協力のためにあなたに連絡してください。 Tシャツを送ったり、マグカップをVIP参加者やイベント愛好家と共有したりできます。 ファンや参加者の投稿をリツイートすることを忘れないでください。これは、サービス、製品、または将来のイベントを宣伝するための無料のマーケティングオプションです。
コピーとイベントフォローアップメールの例を次に示します。
結論
うまくいけば、この究極のガイドが、電子メール通信の戦略を成功させるためのすべての重要な情報を提供します。 もちろん、最初の試みですべての期待が満たされるとは限りませんが、達成された結果を分析し、今後のイベントの電子メールと署名を改善することはできます。
新しいアイデアを実装し、受信者と実験することを恐れないでください。 あなたの出席者はあなたの友好的でプロフェッショナルな口調に感謝し、さらなる連絡と協力のためによりオープンになります。
イベントリマインダーメールガイドをご覧いただきありがとうございます。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。