Ваше руководство по рабочим процессам продления контракта

Что такое рабочий процесс продления контракта?

Рабочие процессы продления контрактов — один из самых мощных инструментов, которые вы можете использовать, чтобы гарантировать, что ваши контракты будут продлеваться из года в год.

Когда вы настраиваете рабочий процесс продления контракта для контракта, вы создаете автоматизированный процесс, который будет обрабатывать перемещение контракта через процесс его продления от начала до конца. Вы также указываете, кто будет отвечать за каждую часть контракта, а также когда и как они будут получать уведомления о своих предстоящих задачах.

Результат?

Контракты продлеваются вовремя, каждый раз — без каких-либо ручных усилий с вашей стороны или какой-либо вероятности упущенных деталей и потерянных сделок.

Почему рабочий процесс продления контракта имеет значение

Контракты — это кровь бизнеса. Они нужны вам для поддержания постоянных отношений с вашими клиентами, поставщиками и партнерами. Но когда в вашей базе данных сотни или тысячи контрактов, один из них может легко ускользнуть.

Что еще хуже, пропущенное продление контракта может означать огромный удар по годовому доходу или, что еще хуже, юридические санкции. Важно быть в курсе всех ваших контрактов и продлений, чтобы избежать дорогостоящих ошибок.

Огромная ценность рабочих процессов продления контракта заключается в том, что он показывает вам предстоящие истечения срока действия до того, как они наступят. Таким образом, у вас есть время для пересмотра условий или повторного вступления в фазу переговоров до истечения срока действия вашего существующего контракта, что обеспечивает успешное партнерство.

Что делает рабочий процесс продления контракта уникальным?

Рабочие процессы продления контракта аналогичны рабочим процессам утверждения контракта и переговоров. Что делает их уникальными, так это название: обновления. У всех существующих контрактов есть дата расторжения, и если вы не хотите, чтобы ваш бизнес упустил возможность повторно подписать и продлить свой, у вас должен быть рабочий процесс, чтобы не отставать от них.

Время продления контракта также может быть прекрасной возможностью:

• Убедитесь, что ваш клиент по-прежнему доволен вашим продуктом/услугой.

• Выявление клиентов, которым грозит отток.

• Допродажи/перекрестные продажи новых продуктов и функций.

Как создать продление контракта

Представьте, что вы уложились в крайний срок.

Пришло время продлить контракт с одним из ваших самых важных клиентов, и вам нужно правильно оформить условия.

Вы должны убедиться, что у вас есть вся необходимая информация и подписи, в правильном порядке и в нужное время.

Но как сделать так, чтобы все прошло гладко?

Вот где начинается рабочий процесс продления контракта.

Управление продлением контрактов традиционно является ручным и бессистемным процессом, что затрудняет отслеживание статуса продления контрактов. Процесс обычно завершается с помощью электронной почты, электронных таблиц и других разрозненных инструментов. Из-за этого сложно следить за важными деталями контракта и сроками, что приводит к упущенным возможностям или даже к дорогостоящим переплатам.

Как настроить/оптимизировать рабочий процесс продления контракта

Чтобы избежать этого, многие компании обращаются к программному обеспечению для автоматизации контрактов, чтобы упростить процесс продления контрактов. Автоматизация контрактов помогает организациям заранее и быстро просматривать продления контрактов, чтобы максимизировать объем продлений контрактов, завершенных вовремя.

Для большинства компаний рабочие процессы обновления слишком сложны, чтобы управлять ими в электронной таблице. Вот почему компания Proposify встроила в свой продукт готовые настраиваемые рабочие процессы продления контракта. С помощью инструмента рабочего процесса Proposify вы можете:

• Легко настроить этапы для первоначального охвата, обратной связи с клиентами и внутреннего обзора.

  

• Создавайте предложения о продлении прямо в инструменте рабочего процесса, а затем назначайте их клиентам для добавления отзывов и электронных подписей.

• Настройте свои этапы различными способами с крайними сроками, напоминаниями и другими пользовательскими деталями, чтобы они были полностью адаптированы к вашему процессу продаж.

• Настройте отчеты о рабочих процессах на панели инструментов, чтобы отслеживать производительность вашей команды и выявлять любые узкие места или области для улучшения.

Совет для профессионалов: упростите себе задачу и начните с использования библиотеки шаблонов контрактов Proposify.

Зачем автоматизировать процесс продления контракта?

Обработка продлений для крупной компании — непростая задача — скорее всего, существуют десятки или даже сотни различных типов контрактов, которые необходимо обрабатывать через равные промежутки времени. Если вы управляете этими продлениями вручную, вы, вероятно, тратите больше времени, чем необходимо, на рутинную работу, такую ​​как отправка документов по электронной почте туда и обратно и телефонные звонки.

Благодаря автоматизированному процессу продления контракта вам не нужно беспокоиться о срыве сроков или опоздании с документами. Вместо этого вы можете использовать инструмент рабочего процесса, чтобы настроить подсказки, чтобы предупредить вашу команду, когда контракт требует внимания или готов к продлению. Все отслеживается в одном месте, уведомления планируются заранее. Это предотвращает вероятность ручных ошибок или задержек из-за человеческого фактора. В довершение всего — как только рабочий процесс настроен, вы можете делать все это, даже пальцем не пошевелив!

Как избежать распространенных ошибок и лучших практик в рабочем процессе продления контракта

Рабочие процессы продления контракта определяются их способностью автоматизировать трудоемкие задачи и сократить время, затрачиваемое на последующее взаимодействие с клиентами. Хотя в теории это звучит великолепно, есть некоторые недостатки, о которых вы должны знать:

1. Впереди много работы

2. Вы можете упустить возможность обеспечить индивидуальное внимание

3. Ошибки могут быть усилены

Автоматизация рабочего процесса продления контракта требует времени и усилий для создания и внедрения. Как и все усовершенствования процессов, это затраты времени и ресурсов, которые следует оценивать. Многие предприятия в конце концов решают, что предварительная работа оправдана выгодой, которую она приносит бизнесу. «Кратковременная боль для долгосрочной выгоды», как говорится; автоматизация рабочего процесса продления контракта требует много работы заранее, но сэкономит время в долгосрочной перспективе.

Еще кое-что, что следует учитывать, — это личная настройка; некоторым клиентам подходят автоматические электронные письма и последующие действия, некоторые могут чувствовать себя ущемленными, когда они не получают рукописного письма в следующем году или звонка от доверенного советника, когда пришло время продлевать подписку. Вам решать, какие клиенты могут нуждаться в большем личном уходе, особенно в отношении более крупных договорных отношений, которые следует поддерживать лично, а не с помощью автоматизированной электронной почты.

И, наконец, вам нужно быть очень, очень осторожным, чтобы не допустить ошибки в вашей автоматизации. Опечатка здесь или неработающая ссылка могут не иметь большого значения для одного клиента, но если это произойдет автоматически и будет отправлено каждому клиенту, вам придется наверстать упущенное.

Вывод

Защита вашего потока доходов является важной частью повседневной деятельности каждого фрилансера. Рабочий процесс продления контракта — это отличная стратегия, позволяющая получать деньги как можно чаще, не тратя слишком много времени и не сосредотачиваясь на продлении. Есть некоторые подводные камни, на которые следует обратить внимание, но если вы руководствуетесь здравым смыслом и постоянно следите за статусом своих контрактов, ваш рабочий процесс будет работать гладко в кратчайшие сроки.