Не останавливайся! Узнайте, как управлять своим бизнесом, пока вы в отпуске

1. Если вы владелец малого бизнеса, планируйте свой отпуск заранее
2. Подготовьте свою команду к удаленному управлению бизнесом
3. Делегируйте обязанности на время вашего отсутствия
4. Планируйте мероприятия заранее
5. Не устанавливайте сроки отпускного периода
6. Установите связь с вашей командой
7. Сообщите своим клиентам заранее
8. Используйте технические инструменты, чтобы оставаться в курсе
9. Будьте готовы к чрезвычайной ситуации

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. SendGrid — конструктор и отправитель электронной почты
3. Boomerang — инструмент для планирования электронных писем
4. Mailtrack — ссылка на электронную почту открывает отслеживание
5. Canva — онлайн-инструмент для создания дизайнов

«У меня не было отпуска уже пять лет» — типичная история, которую можно услышать от владельца малого бизнеса , основателя или руководителя С-уровня. Обычные аргументы: «безответственно оставлять бизнес без управления» и «а что, если что-то случится, а я не смогу принять меры?»

Тем не менее, все мы люди, и нам просто нужно время от времени отдыхать. Не раз в пять лет, а регулярно. Без этой подзарядки мы, менеджеры или нет, скорее всего, выгорим. Более того, если компания не может прожить и нескольких недель без своего топ-менеджмента, то какой смысл в ее команде?

через GIPHY

Если отпуск на неделю или две кажется вам чем-то, что вы не можете себе позволить, это обычно происходит по одной (или нескольким) из следующих причин:

• Вы делаете все сами
• Вы не можете делегировать
• Вы не доверяете своей команде принятие решений
• Что-то не так с общением внутри вашей компании
• Вы слишком боитесь, что что-то может пойти не так в ваше отсутствие
• В вашей компании слишком мало людей, и вы активно участвуете в большинстве бизнес-процессов
• Ваш бизнес слишком молод
• Вы единственный сотрудник вашей компании

Если вы не берете отпуск по одной из трех последних причин, вы просто оправдываетесь, а не являетесь хорошим менеджером.

В любом случае, поездка в отпуск требует подготовки и вашей доступности, хотя бы частичной, в свободное время. Если вы хотите наслаждаться отпуском и одновременно работать удаленно, давайте посмотрим, о чем вам нужно позаботиться.

Если вы владелец малого бизнеса, планируйте свой отпуск заранее

Прежде всего, планируйте свой отпуск заранее. Было бы безответственно с вашей стороны просто оставить все как есть и продолжать наслаждаться свободным временем.

Изображение предоставлено Freepik

Выделите себе время перед отпуском, чтобы разобраться и очистить свое расписание:

• Обязательно просмотрите свой календарь и выберите время, когда не планируется никаких мероприятий. По крайней мере, убедитесь, что вы можете перенести некоторые из них на потом.
• Сообщите вашей команде о ваших планах на отпуск, чтобы это не стало для них неожиданностью. Следите за тем, чтобы ваш следующий ответственный человек работал во время вашего отсутствия.
• Свяжитесь с клиентами, которыми вы управляете, а также с вашими деловыми партнерами и расскажите им о запланированном периоде ООО.

Чтобы свести к минимуму риски, связанные с вашим отсутствием, лучше всего планировать свой отпуск на самое медленное время для вашего бизнеса. Если это совпадает с праздничными днями, убедитесь, что хотя бы кого-то можно оставить ответственным.

Подготовьте свою команду к удаленному управлению бизнесом

Открыто поговорите со своими сотрудниками о решении проблем и принятии решений. Спросите их, что бы они сделали в той или иной ситуации, если бы вас не было рядом. Возможно, вы услышите несколько хороших ответов и идей. Лучше начните эти разговоры с самого начала, чтобы команда была готова к вашему отсутствию.

Лучше сразу не брать длительный отпуск. Возьмите несколько выходных, когда у вас встречи или просто работа из дома. Посмотрите, как это происходит и как решаются проблемы. Если все идет гладко без ваших активных участников, команда может быть готова к отпуску своего босса.

Делегируйте обязанности на время вашего отсутствия

Если вы думаете, что делегирование не работает, вы ошибаетесь. Лучшие менеджеры — это люди, которые делегируют большую часть своей работы другим, а не делают все самостоятельно.

Чтобы начать делегировать обязанности, вам нужно сначала определить и перечислить свои действия. Расставьте приоритеты и подумайте, кто еще может выполнять эти задачи вместо них.

Для начала назначьте второго ответственного, который будет управлять бизнесом вместо вас. Это может быть ваш личный помощник, ваш соучредитель или любой из менеджеров C-уровня в вашем совете директоров.

Еще лучше делегировать обязанности на время вашего отсутствия разным людям. Однако не перегружайте их дополнительной работой и убедитесь, что они довольны своей временной ролью. Чтобы дать вам некоторые идеи, выберите следующих людей из вашей команды:

• Кто-то ответственный за клиентов
• Кто-то ответственный за деловых партнеров
• Кто-то ответственный за дорожную карту
• Кто-то, кто отвечает за вопросы, связанные с офисом
• Кто-то, кто отвечает за общение с пользователями

Планируйте мероприятия заранее

Вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

• Внимательно загляните в свой календарь и посмотрите, что вы запланировали.
• Расставьте приоритеты в деятельности.
• Запланируйте самые срочные или важные дела на период до запланированного отпуска.
• Отложите наименее важные дела до своего возвращения.
• Поделитесь своим расписанием со своей командой и/или своим заместителем.

через GIPHY

Так вы точно будете контролировать самые насущные вопросы и не пропустите принятие решений. Если во время вашего отпуска появятся новые дела, вы можете делегировать их своим сотрудникам или попытаться перенести их после того, как вернетесь из отпуска.

Не устанавливайте сроки отпускного периода

Важно, чтобы вы не устанавливали важные вехи развития на период после отпуска. Это, скорее всего, потребует вашего одобрения, и вы не хотите тратить большую часть своего отпуска на работу. Поэтому постарайтесь уложиться в сроки до или после отпуска.

Изображение предоставлено Freepik

Если вы отложили какие-то сроки, убедитесь, что у вас будет достаточно времени, чтобы выполнить их после возвращения. Помните, что возвращение к работе требует некоторого времени для адаптации, а это значит, что первые несколько дней будут не такими продуктивными, как вам хотелось бы.

Настройте общение с вашей командой

Важно, чтобы вы поддерживали открытое общение со своей командой с самого начала. Все бизнес-деятельности должны быть прозрачными и обсуждаемыми внутри вашей команды. Так вы подготовите их к принятию решений и ответственности.

После того, как вы запланировали какое-то время, установите политику общения на время вашего отсутствия. Договоритесь о времени, когда у вас будет командный звонок или когда вы, скорее всего, ответите на электронные письма и сообщения.

через GIPHY

Если вы все еще опасаетесь, что ваше решение будет очень востребовано во время отпуска, будьте доступны для общения. Теперь вы можете иметь доступ к Интернету практически из любой точки мира, так что это не должно быть проблемой, если вы не занимаетесь альпинизмом. В большинстве случаев вы сможете запланировать свое онлайн-время, когда ваша команда сможет связаться с вами.

Будьте доступны в оговоренное время и дайте понять, что ваши сотрудники могут связаться с вами по любым неотложным вопросам. Важно обсудить с ними случаи, в которых они должны полагаться на себя при принятии решений и когда им следует обращаться к вам. Убедитесь, что они не зависят только от вашего мнения. В противном случае это только испортит вам отдых.

Сообщите своим клиентам заранее

Позаботьтесь о том, чтобы сообщить своим клиентам о вашем отпуске заблаговременно. Лучше всего связаться с ними за несколько месяцев до отпуска. Старайтесь не откладывать это раньше, чем за месяц до запланированных праздников.

При общении с клиентами по поводу вашего отпуска:

• Сообщите им даты вашего отпуска.
• Спросите их, не нужно ли им что-то от вас, что вам нужно сделать до вашего отъезда.
• Не забудьте познакомить их с человеком, который будет нести ответственность в ваше отсутствие.
• Предоставьте им экстренный вариант (например, личный номер телефона для звонка).

Не забудьте связаться со своими клиентами незадолго до отпуска, чтобы напомнить им о датах вашего отсутствия.

Используйте технические инструменты, чтобы оставаться в курсе

Поскольку часто невозможно не работать во время отпуска, когда вы управляете бизнесом , настройте среду для удаленной работы. Установите все необходимые инструменты на свой смартфон или планшет, в зависимости от того, что вы собираетесь использовать для работы. Вы также можете настроить уведомления для всех своих инструментов, чтобы не пропустить ничего важного.

Вот инструменты, которые вам, вероятно, понадобятся:

• Средства коммуникации

Настройте сообщение ООО в своей электронной почте, чтобы люди не ждали от вас немедленного ответа. Упомяните ответственных лиц и расскажите, как с вами можно связаться в случае чрезвычайной ситуации. Для этого вы можете изменить свою деловую подпись.

Убедитесь, что на вашем телефоне установлены все необходимые приложения для связи (Skype, Slack и т. д.), чтобы вы могли общаться со своей командой в режиме реального времени.

Изображение предоставлено Freepik

• Инструменты управления проектами

Какие инструменты управления проектами вы используете? Jira или Confluence могут быть слишком сложными для управления вашим бизнесом со смартфона (если вы собираетесь использовать его для работы), поэтому рассмотрите возможность использования чего-то более удобного, например, Trello или Evernote.

Изображение предоставлено Freepik

• Календарь

Убедитесь, что ваши календари синхронизированы с вашей учетной записью электронной почты и инструментами управления проектами. Следите за тем, что происходит, ежедневно проверяя календари.

Изображение предоставлено Freepik

• Инструменты отчетности

Как вы собираетесь быть в курсе того, что было сделано за определенный период времени? Ваша команда может использовать электронные таблицы, канбан-доски, информационные панели в реальном времени и т. д. Или вы можете просто попросить своего заместителя присылать вам краткую сводку по электронной почте в конце каждого дня.

Изображение предоставлено Freepik

• Инструменты планирования для социальных сетей

Если вы используете свои учетные записи в социальных сетях для повышения осведомленности о своей компании или взаимодействия с клиентами и заказчиками, важно использовать такие инструменты планирования, как Hootsuite или Buffer. С ними вам не нужно будет постоянно находиться в сети, сохраняя при этом свое присутствие в социальных сетях. Однако следите за тем, чтобы люди, которые общаются с вами, не оставались без ответа.

Изображение предоставлено Freepik

Будьте готовы к чрезвычайной ситуации

Независимо от того, насколько хорошо вы все спланировали, есть определенные вещи, которые остаются вне вашего контроля. Теперь пришло время задать себе вопрос: чего вы больше всего боитесь? Что может произойти в компании в худшем случае? Что может пойти не так, что потребует немедленных действий от ответственного лица? Возможно, вы захотите продумать такие сценарии и предоставить своей команде четкие инструкции о том, как реагировать.

Помимо стихийных бедствий (наводнение) или непреднамеренного ущерба, вызванного деятельностью человека (пожар), могут произойти и менее катастрофические вещи, такие как перебои в подаче электроэнергии или потеря связи. Убедитесь, что телефоны соответствующих поставщиков услуг и техобслуживания находятся в пределах досягаемости, чтобы проблема могла быть устранена как можно быстрее.

Резюме

Собираясь в отпуск, не стоит слишком волноваться. Просто спланируйте заранее и убедитесь, что основные обязанности распределены между сотрудниками. Вероятнее всего, вы вернетесь приятно удивленным игрой своей команды.

Однако, если вы являетесь главным лицом, принимающим решения в компании, отправляться в отпуск без возможности связаться с вами, вероятно, безответственно. Планируйте быть в сети в оговоренное время и будьте готовы взять телефон в руки. Тем не менее, постарайтесь сопротивляться искушению вести бизнес как обычно во время отпуска.

Важно поддерживать баланс между работой и личной жизнью, а это означает, что нужно немного отвлечься от работы и вместо этого сосредоточиться на других вещах: путешествиях, чтении, походах, отдыхе, медитации и так далее. Имейте в виду, что отпуск необходим не только для вашего здоровья, но и для здоровья вашего бизнеса.