목표를 더 빨리 달성하기 위해 설득력 있는 비즈니스 요청서를 작성하는 방법

이미지 제공: 핀터레스트

비즈니스 요청서 형식 및 구조

비즈니스 요청 이메일/편지를 어떻게 작성해야 할지 모르겠다면 RAP 모델을 사용해 보세요.

RAP 는 다음을 의미합니다.

R – 작성 이유

A – 요청된 조치

P – 정중하고 전문적인 마감.

먼저 글을 쓰게 된 이유를 적어주세요. "이것은 ...을 알리기위한 것입니다."또는 "나는 ...에 대해 쓰고 있습니다."와 같은 문구를 사용하십시오. 그런 다음 그들이 하기를 원하는 행동에 대해 쓰십시오. 짧고 간단한 문장은 편지를 명확하고 읽기 쉽게 만듭니다. 예를 들어, "... 보내주시겠습니까?", "... 잘 부탁드립니다...", "... 배달해 주시겠습니까?", "저를 보내주시면 감사하겠습니다...". 요청 이유를 설명할 수도 있습니다. "이렇게 하면 ...", "이렇게 하면... 그런 다음 "이 문제에 관심을 가져주셔서 감사합니다", "도와주셔서 감사합니다", "기다립니다", "추가 질문이 있으면 알려주세요" 등과 같이 정중하고 전문적인 마무리로 마무리합니다. .

다음은 비즈니스 요청 편지의 간단한 예입니다.

친애하는 리차트 씨,
나는 월요일에 우리의 회의에 관해 당신에게 편지를 씁니다. (이유). 이번 주 말까지 수정된 일정을 저에게 보내주시겠습니까? (동작)
시간을 내주셔서 감사합니다. (정중한 마감)
친애하는,
나탈리 폴리
영업 이사
ABC 회사

그게 다야? RAP 모델은 훌륭하지만 기본 공식일 뿐이며 비즈니스 레터를 작성하여 무언가를 요청하는 방법을 배워야 하는 경우 고려해야 할 몇 가지 중요한 사항이 있습니다.

#1 브랜드 블랭크 사용

브랜드 블랭크는 무료로 비즈니스를 홍보할 수 있는 또 다른 훌륭한 방법입니다. 또한 받는 사람의 결정에 영향을 줄 수도 있습니다. 게다가 무명 회사의 평범한 백지에 적힌 것보다 브랜드 블랭크에 적힌 편지가 더 신뢰를 줄 수 있다.

#2 적절한 글꼴 사용

비즈니스 요청 편지의 표준 글꼴 크기는 12입니다. 글꼴은 Times New Roman, Arial, Calibri, Verdana 또는 Courier New여야 합니다. 예술적인 글꼴을 사용하지 마십시오. 편지에 레터헤드가 있는 경우 글꼴 크기와 스타일이 다를 수 있습니다. 글꼴 스타일에 대해 말하면 비즈니스 레터 내에서 다른 스타일을 사용하지 마십시오. 전체 메시지에 일관된 글꼴을 사용하십시오.

#3 주소

편지의 첫 부분에 귀하의 연락처 정보(발신인 주소)를 제공하십시오. 이 정보는 일반적으로 레터헤드에 포함됩니다. 레터헤드가 없는 편지의 경우 보내는 사람의 주소를 추가해야 합니다. 그러나 보낸 사람의 이름이나 직위는 편지의 마무리에 포함되므로 쓰지 마십시오. 도로명, 시, 주, 우편번호만 작성하십시오. 국가 이름은 모두 대문자를 사용하십시오.
예를 들어,

브라운 스트릿 111,

69115 하이델베르그,

독일

#4 날짜

발신인 주소 바로 뒤에 날짜를 입력하세요. 보내는 사람의 주소와 날짜 사이에 한 줄의 공백을 남겨 두십시오. 요청 편지를 시작한 날짜보다 요청 편지가 완료된 날짜를 사용하는 것이 좋습니다. 날짜 형식에 주의하십시오. 대상 회사가 미국에 있는 경우 미국 날짜 형식을 사용하십시오("월-일-년" 순서, 예: 2022년 5월 22일). 미국 이외의 회사의 경우 대체 형식을 사용합니다("일-월-년" 순서, 예: 2022년 5월 22일).

#5 받는 사람 주소

그런 다음 날짜 뒤에 한 줄을 공백으로 두고 받는 사람의 연락처 정보를 추가합니다. 예를 들어:

로버트 호프만 박사

방사선과 Facharztpraxis

am Marienhaus MVZ GmbH

알스타터 Str. 25

만하임 68159

독일

#6 요청 편지의 제목 줄

비즈니스 요청 서신에서 제목은 필수는 아니지만 독자에게 메시지가 무엇인지 즉시 전달하는 역할을 합니다. 그것은 매우 짧고 요점이어야 합니다.

영국식 영어를 선호하는 경우 인사말과 편지의 주요 부분 사이에 제목을 넣으십시오. 예를 들어:

친애하는 Bradshaw 씨,

제목: 주문 번호 212/03

위의 주문과 관련하여 글을 씁니다...

미국 영어의 경우 내부 주소와 인사말 사이에 제목을 작성합니다.

제목: 주문 번호 212/03

친애하는 Bradshaw 씨,

위의 주문과 관련하여 글을 씁니다...

제목과 편지의 본문을 구별하기 위해 굵게 또는 대문자를 사용하여 "Subject:" 또는 "Re:"(편지에 회신하는 경우)를 입력할 수 있습니다.

#7 공식 인사말 추가

메시지를 우편으로 보내든 이메일로 보내든 처음에는 적절한 인사말로 시작하는 것이 중요합니다. 비즈니스 관련 메시지에 적절한 어조를 설정하려면 다음 인사말을 사용하세요.

“친애하는 리베라 씨.”

“친애하는 리베라 부부,”

“친애하는 맥스 리 씨.”

받는 사람을 잘 알고 있다면 성이나 이름 앞에 사용되는 호칭을 생략하고 "Dear Max Lee" 또는 "Dear Max"라고 말하는 것이 허용됩니다.

여성의 결혼 여부가 불확실한 경우 "Mrs."를 사용하지 마십시오. 또는 "Miss"를 사용하지만 "Miss"를 사용합니다. 대신에.

때때로 사람의 성별을 결정하는 것이 쉽지 않을 수 있습니다. 예를 들어 Robin, Jamie 또는 Cameron과 같은 이름은 남성과 여성 모두일 수 있습니다. (Cameron Diaz - 잘 알려진 미국 여배우, Cameron Crowe - 미국 배우, 프로듀서 및 시나리오 작가). 이러한 경우 LinkedIn이나 개인의 회사 웹사이트에서 검색을 시도할 수 있습니다. 검색 결과가 없으면 제목을 삭제하고 받는 사람의 전체 이름으로 계속 진행할 수 있습니다. 예를 들면 "친애하는 카메론 디아즈에게."

연락처 이름이 없으면 다음과 같은 일반적인 인사말을 사용하십시오.

"친애하는 각하 또는 부인,"

“누구에게 걱정거리가 될 수 있는가?”

“친애하는 마케팅 매니저님.”

#8 편지 요약 쓰기

이것은 당신이 보내는 정보를 요약하기 위한 것입니다. 요약에는 일반적으로 2~5개의 문장이 포함됩니다.

지피를 통해

#9 요청 설명 추가

당신이 무엇을 요구하는 이유와 호의가 중요한 이유를 받는 사람에게 말하십시오.

“저는 수년간 당신의 작품을 동경해 왔으며 당신의 카피라이팅 전문성을 존중합니다. 저희 팀과 저희 새 앱에 대한 보도 자료를 작성해 주시면 감사하겠습니다. 이를 통해 프랑스 청중에게 제품을 소개하고 새로운 시장에 진출할 수 있기를 바랍니다.”

#10 공식 폐막

요청 편지나 이메일 메시지를 전문적으로 끝내는 좋은 방법은 감사와 존경을 표현하는 것입니다. 가장 일반적인 닫는 문구는 다음과 같습니다.

“안녕하세요.”

"친애하는,"

"진정으로,"

"당신의 배려에 감사합니다,"

"도와주셔서 감사합니다"

“곧 만나기를 고대합니다.”

"건배", "나중에 보자", "나중에 얘기해", "따뜻하게"와 같은 닫는 문구를 피하십시오. 비즈니스 서신에 부적절하고 비전문적이거나 무뚝뚝해 보일 수 있습니다.

#11 서명

종이 편지를 쓸 때는 자필 서명과 이름으로 마무리하는 것이 좋다. 이메일의 경우 공식 종료 후에 전문 이메일 서명을 추가하여 수신자가 귀하가 누구인지 알 수 있도록 하십시오. 적절한 비즈니스 이메일 서명의 주요 요소에는 성명, 직위, 회사 및 전화번호가 포함되어야 합니다. 사진, 회사 웹사이트 링크 및 소셜 미디어 프로필을 추가할 수도 있습니다.

전문적인 이메일 서명을 만들어 비즈니스 요청서를 개인화하려면 여기를 클릭하십시오.

#12 인클로저(옵션)

이 줄은 보고서, 브로셔, 이력서 등과 같은 다른 문서가 편지와 함께 동봉된 수신자에게 알려주는 역할을 합니다.

포함

인클로저: 3

인클로저 (3)

비즈니스 요청 편지를 작성하는 팁

#1 편지에 한 번만 요청하십시오.

하나 이상의 주제를 다루거나 하나 이상의 작업을 요청하려면 여러 편지를 보내십시오. 메시지를 더 짧게 만들 뿐만 아니라 받는 사람이 모든 요청을 처리할 가능성도 높아집니다. 한 편지에 두 가지 요청을 해야 하는 경우 두 번째 요청에서 "또한"이라는 단어를 사용하십시오. 예를 들어:

“현재 가격표를 알려주시겠습니까?

또한 귀사의 환매 프로그램에 대한 정보를 보내주시면 감사하겠습니다.”

#2 요청서를 명확하고 간결하게 작성하십시오.

요청서를 스캔하기 어려운 경우 받는 사람이 끝까지 읽을 가능성이 줄어듭니다. 꽉 찬 문장과 단락을 좋아하는 사람은 없습니다. 문장이 너무 길면 여러 부분으로 나눕니다. 그리고 다른 주제나 아이디어를 발표하기 시작하면 새로운 단락을 시작하십시오.

#3 공식 언어 및 비즈니스 어휘 사용

좋은 비즈니스 이메일/요청 편지를 만들 수 있으려면 정중하고, 전문적이며, 친근한 것이 중요합니다. 비즈니스 영어 어휘를 사용하십시오. 그러나 비즈니스 관련 서신에서 비격식적인 단어를 사용하는 것은 아무런 문제가 없음을 기억하십시오.

#4 구체적이고 요점을 유지하십시오.

너무 길고 불분명한 메시지를 보내면 독자가 너무 많은 작업을 해야 합니다. 그리고 긍정적인 직업 이미지를 만들고 싶습니까? 따라서 서신의 시작 부분에 요청한 내용과 이유를 분명히 하십시오.

#5 자신을 위한 사본 저장

귀하의 개인 파일에 대한 원본 요청 편지의 사본을 저장하십시오. 이것은 수집 편지를 다루는 경우에 특히 중요합니다.

이메일로 요청 편지를 작성하고 보내는 방법

알다시피 일반 우편 편지와 이메일에도 동일한 기본 접근 방식이 적용됩니다. 그러나 일반 우편물에서 레터헤드는 회사를 대표하는 역할을 한다는 점에 유의하십시오. 이메일을 통한 의사 소통을 선호하는 경우 독자와 시각적으로 연결하는 데 도움이 되는 전문적인 이메일 서명을 활용할 수 있습니다.

요청서를 작성해야 할 때

우리는 다양한 경우에 대한 비즈니스 요청 편지의 몇 가지 좋은 예를 준비했습니다.

지불을 위한 비즈니스 요청 서신

제목: 프리미엄 계정 결제

친애하는 존슨 씨,

저희 기록에 따르면 2022년 2월 25일까지의 미결제 잔액이 있음을 알려드립니다. 2월 청구서는 $325.00이며 아직 이 지불을 받지 못했습니다. 동봉된 청구서를 참조하십시오.

이미 이체한 경우 이 알림을 무시하십시오. 그렇지 않으면 2022년 3월 10일까지 미지불 금액을 보내주십시오.

도와 주셔서 감사합니다. 우리는 당신과 다시 일하기를 고대하고 있습니다.

진정으로,

켄 데이비스

인클로저: 인보이스 번호 113

정보를 위한 비즈니스 요청 서신

제목: SONY LMD-2735MD와의 소프트웨어 호환성

친애하는 각하 또는 부인,

제 이름은 Dr. Brandon Dove이고 호주에서 공인 치과의사입니다. 디지털 치과 방사선 사진의 진단 해석에 사용되는 컴퓨터 모니터의 품질 보증 솔루션에 대한 추가 정보를 문의하기 위해 이 글을 씁니다. SONY LMD-2735MD 디스플레이와 호환됩니까? 그렇다면 10개의 워크스테이션에 대한 소프트웨어 라이선스에 관심이 있을 것입니다.

도와 주셔서 감사합니다.

진정으로,

브랜든 도브 박사

기부를 위한 비즈니스 요청서

제목: 강아지와 새끼 고양이가 새 집을 찾을 수 있도록 지금 Silver Spring Dog Rescue Inc.에 기부하십시오.

친애하는 엠마 발렌타인,

저는 버려졌거나 학대를 받은 동물을 수용하는 Silver Spring Dog Rescue Inc.를 대신하여 이 글을 씁니다. 2022년에 우리는 189마리의 개와 67마리의 고양이를 구조하고 재가동했습니다. 이것은 여러분과 같은 실버 스프링 시민들의 아낌없는 기부를 통해서만 가능했습니다. 20,000달러의 모금 목표를 달성하는 데 도움이 되실 것으로 기대합니다. 귀하의 기부는 우리 조직이 Silver Spring 전반에 걸쳐 동물의 생명을 계속 구하는 데 큰 도움이 될 것입니다.

모든 후원자에게는 기부를 인정하는 특별한 카드가 제공됩니다.

질문이 있으시면 [email protected]으로 저에게 연락하십시오.

고맙습니다!

충실히,

프랭크 M. 윌리엄스

파트너십을 위한 비즈니스 요청서

주제: 비즈니스 파트너십 제안

친애하는 보크 씨,

ABC 회사의 Amanda Chapman입니다. 우리는 2021년 베를린에서 열린 비즈니스 컨퍼런스에서 만났습니다. 그곳에서 귀사가 독일 제약 시장에서 선도적인 위치 중 하나를 차지하고 있다는 사실을 알게 되었습니다.

ABC는 폴란드와 루마니아에서 최고의 제약 공급업체입니다(첨부 1 참조). 우리는 xxx, xxx 및 xxx와 같은 선도적인 회사와 협력합니다. 독일, 스위스, 오스트리아에서 우리 제품을 유통할 믿을 수 있는 파트너를 찾고 있으므로, 저는 당신에게 우리의 힘을 합칠 것을 제안하고 싶습니다. 다음 주에 잠재적인 파트너십 세부 사항을 논의하기 위해 15분 동안 통화할 수 있습니까? 또한 동봉된 회사 브로셔를 참조하십시오.

감사합니다.

아만다 채프먼

인클로저(2).

클라이언트의 피드백을 위한 비즈니스 요청 편지

제목: 피드백

친애하는 짐,

이번 달에 당신과 함께 일하는 것이 즐거웠습니다. 귀하의 제품을 제 시간에 출시할 수 있게 되어 기쁩니다. 오늘 저희 팀은 제공된 서비스 품질을 개선하기 위해 귀하의 도움이 필요합니다. 잠시 시간을 내어 우리 회사와 함께 일한 경험에 대한 피드백을 듣고 싶습니다.

평가를 남기려면 당사 웹사이트 www.abccompany.com/customertestimonials로 이동하십시오.

고맙습니다!

팀

제안을 위한 비즈니스 요청 서신

친애하는 빙 씨,

ABC Company의 저희는 귀하의 진료소에서 표준이 아닌 모니터를 교체해야 하는 비용을 줄이는 데 도움이 되는 제안서를 제출하게 된 것을 기쁘게 생각합니다. 우리는 이미 xxx, xxx 및 xxx와 같은 클리닉이 새로운 표준을 준수하는 500개 이상의 모니터를 설치하도록 도왔습니다.

첨부된 사업 제안서에서 우리가 올해 수행한 작업의 예를 찾을 수 있습니다. 각 클리닉은 예산의 최대 40%를 절약할 수 있었습니다. 또한 의료 영상용으로 가장 인기 있는 전문가용 모니터와 모니터를 자세히 비교했습니다.

(124) 666-1824로 전화하거나 관심이 있는 경우 이 이메일에 회신해 주십시오. 귀하의 클리닉의 필요와 요구 사항에 맞는 개별 계획을 작성해 드리겠습니다.

친애하는,

마르타 데이비스

요청서를 작성할 때 비즈니스 요청서 형식을 염두에 두십시오. 게다가, 받는 사람의 입장이 되어 보십시오. 철자와 문법 오류가 없는지 확인하기 위해 텍스트를 여러 번 읽으십시오. 귀하의 요청이 의미가 있고 읽기 쉬운지 다시 확인하십시오.