Cum să scrieți o scrisoare de cerere convingătoare pentru a vă atinge obiectivul mai repede

Imagine prin amabilitatea Pinterest

Formatul și structura scrisorii de cerere de afaceri

În cazul în care nu știi cum să scrii un e-mail/scrisoare de cerere de afaceri, încearcă modelul RAP.

RAP înseamnă:

R – un motiv pentru a scrie;

A – acțiune solicitată;

P – o închidere politicoasă și profesionistă.

În primul rând, spuneți un motiv pentru care scrieți. Folosiți expresii precum „Acesta este pentru a vă anunța că...” sau „Vă scriu despre...”. Apoi scrieți despre acțiunea pe care doriți să o facă. Rețineți că propozițiile scurte și simple vă fac scrisoarea clară și ușor de citit. De exemplu, „Poți te rog să-mi trimiți…?”, „Te rog să ai grijă de…”, „Poți te rog să livrezi…?”, „Aș aprecia dacă ai putea să mă trimiți...”. Poate doriți să explicați și motivul solicitării dvs.: „Acest lucru îmi va permite să...”, „În acest fel, putem…”, „Acest lucru ne va ajuta să...”. Apoi terminați cu o încheiere politicoasă și profesionistă de genul „Vă mulțumesc pentru atenția acordată acestei chestiuni”, „Vă mulțumesc pentru ajutor”, „Aștept cu nerăbdare să auzim de la dumneavoastră”, „Vă rog să-mi spuneți dacă mai aveți întrebări” etc. .

Iată un exemplu simplu de scrisoare de cerere de afaceri:

Stimata doamna Richart,
Vă scriu cu privire la întâlnirea noastră de luni. (Motiv). Îmi puteți trimite, vă rog, agenda revizuită până la sfârșitul acestei săptămâni? (Acțiune)
Vă mulțumesc pentru timpul acordat și pentru ajutor. (Închidere politicoasă)
Toate cele bune,
Natalie Polly
Director de vanzari
Compania ABC

Deci asta este? Deși modelul RAP este grozav, este doar o formulă de bază și există totuși câteva lucruri cruciale pe care ar trebui să le luați în considerare dacă trebuie să învățați cum să scrieți o scrisoare de afaceri pentru a solicita ceva.

# 1 Folosiți spații de marcă

Un blank de marcă este o altă metodă excelentă de a-ți promova afacerea gratuit. De asemenea, poate influența deciziile destinatarilor dvs. În plus, o scrisoare scrisă pe un alb de marcă poate inspira mai multă încredere decât cea de pe o foaie albă simplă de la o companie fără chip.

# 2 Utilizați fonturi adecvate

Dimensiunea standard a fontului pentru o scrisoare de cerere de afaceri este 12. Fontul trebuie să fie Times New Roman, Arial, Calibri, Verdana sau Courier New. Evitați utilizarea oricăror fonturi artistice. În cazul în care scrisoarea dvs. are antet, aceasta poate avea o dimensiune și un stil diferit de font. Vorbind despre un stil de font, evitați să utilizați stiluri diferite în cadrul unei scrisori de afaceri. Utilizați un font consecvent pe întregul mesaj.

# 3 Adresa ta

Furnizați informațiile dvs. de contact (adresa expeditorului) în prima parte a scrisorii dvs. Aceste informații sunt de obicei incluse pe un antet. Pentru scrisorile fără antet, ar trebui să adăugați adresa expeditorului. Cu toate acestea, nu scrieți numele sau titlul expeditorului, deoarece acesta va fi inclus în încheierea scrisorii. Scrieți numai numele străzii, orașul, statul și codul poștal. Utilizați toate majusculele pentru numele țării.
De exemplu,

Brown Str. 111,

69115 Heidelberg,

GERMANIA

#4 Întâlnire

Pune data imediat după adresa expeditorului. Asigurați-vă că lăsați un rând gol între adresa expeditorului și dată. Este de preferat să folosiți ziua în care scrisoarea de solicitare a fost completată, mai degrabă decât data la care a început. Acordați atenție formatului datei. Dacă compania țintă se află în Statele Unite, utilizați formatul american de dată (în ordinea „lună-zi-an”, de exemplu, 22 mai 2022). Pentru companiile din afara SUA, utilizați formatul alternativ (în ordinea „zi-lună-an”, de exemplu, 22 mai 2022).

# 5 Adresa destinatarului

Apoi lăsați un rând liber după dată și adăugați informațiile de contact ale destinatarului. De exemplu:

Dr. Robert Hoffman

Radiologische Facharztpraxis

sunt Marienhaus MVZ GmbH

Alstater Str. 25

Mannheim 68159

GERMANIA

# 6 Linia de subiect într-o scrisoare de solicitare

Deși o linie de subiect nu este obligatorie într-o scrisoare de cerere de afaceri, ea servește pentru a transmite imediat cititorului despre ce este vorba în mesaj. Ar trebui să fie foarte scurt și la obiect.

Plasați linia de subiect între salut și partea principală a scrisorii dacă preferați engleza britanică. De exemplu:

Stimata doamna Bradshaw,

Subiect: Ordinul Nr.212/03

Vă scriu referitor la comanda de mai sus,...

În engleza SUA, scrieți subiectul între adresa interioară și salut.

Subiect: Ordinul Nr.212/03

Stimata doamna Bradshaw,

Vă scriu referitor la comanda de mai sus,...

Pentru a distinge subiectul de corpul scrisorii, puteți folosi litere aldine sau majuscule, tastați „Subiect:” sau „Re:” (dacă răspundeți la o scrisoare).

# 7 Adăugați un salut oficial

Indiferent dacă trimiteți mesajul prin poștă sau prin e-mail, este esențial să începeți cu o salutare adecvată de la început. Pentru a seta tonul potrivit pentru mesajele dvs. legate de afaceri, utilizați următoarele exemple de salut:

„Stimate domnule Rivera,”

„Stimați domnule și doamnă Rivera,”

„Stimate domnule Max Lee.”

Dacă cunoașteți bine destinatarul, este acceptabil să omiteți titlurile lui care sunt folosite înaintea numelor de familie sau a numelor complete și să spuneți: „Dragă Max Lee” sau „Dragă Max”.

Dacă nu sunteți sigur de starea civilă a femeii, evitați să folosiți „Mrs.” sau „Domnișoară”, dar folosiți „Doamnă”. in schimb.

Uneori poate să nu fie ușor să determinați sexul unei persoane. De exemplu, nume precum Robin, Jamie sau Cameron pot fi atât bărbați, cât și femei. (Cameron Diaz - o binecunoscută actriță americană; Cameron Crowe - un actor, producător și scenarist american). În astfel de circumstanțe, puteți încerca să căutați pe LinkedIn sau pe site-ul web al companiei unei persoane. Dacă căutarea nu a dat niciun rezultat, puteți renunța la titlu și puteți continua cu numele complet al destinatarului. De exemplu, „Dragă Cameron Diaz”.

Dacă nu aveți un nume de contact, utilizați aceste salutări generale:

"Draga domnule sau doamna,"

"Pentru cei interesati,"

„Stimate manager de marketing.”

# 8 Scrieți un rezumat al scrisorii dvs

Acesta este pentru a rezuma informațiile pe care le trimiteți. Rezumatul conține de obicei de la două până la cinci propoziții.

prin GIPHY

# 9 Adăugați explicația cererii

Spune-i destinatarului de ce ceri ceva și de ce este importantă favoarea.

„Sunt un admirator al muncii tale de ani de zile și îți respect experiența în redactare. Echipa mea și cu mine am fi recunoscători dacă ați putea scrie un comunicat de presă despre noua noastră aplicație. Acest lucru ne va permite să prezentăm produsul unui public francez și, sperăm, să intrăm pe noi piețe.”

# 10 Închidere oficială

O modalitate bună de a încheia o scrisoare de solicitare sau un mesaj de e-mail în mod profesional este să vă exprimați aprecierea și respectul. Cele mai comune fraze de închidere sunt:

"Salutări calde,"

"Toate cele bune,"

"Cu sinceritate,"

"Multumesc ca ai luat in considerare,"

"Vă mulţumesc pentru ajutor,"

„Aștept cu nerăbdare să ne întâlnim în curând.”

Evitați să închei fraze precum „Noroc”, „Ne vedem mai târziu”, „Vorbesc cu tine mai târziu”, „Cu căldură”. Sunt nepotrivite pentru corespondența de afaceri și pot părea neprofesioniste sau bruște.

# 11 Semnătură

Când scrieți o scrisoare de hârtie, este potrivit să o finalizați cu semnătura și numele dvs. de mână. Pentru e-mailuri, adăugați o semnătură de e-mail profesională după închiderea oficială pentru a vă asigura că destinatarul știe cine sunteți. Elementele principale ale unei semnături corecte de e-mail de afaceri ar trebui să includă numele dvs. complet, titlul, compania și numărul de telefon. De asemenea, poate doriți să adăugați fotografia dvs., link-uri către site-ul web al companiei dvs. și profiluri de rețele sociale.

Faceți clic aici pentru a personaliza o scrisoare de cerere de afaceri prin crearea de semnături profesionale de e-mail

#12 Carcase (opțional)

Această linie servește pentru a-i spune destinatarului ce alte documente, cum ar fi un raport, o broșură, un CV și așa mai departe, ați anexat scrisoarea dumneavoastră.

Încl.

Carcase: 3

Carcase (3)

Sfaturi pentru a scrie o scrisoare de cerere de afaceri

# 1 Faceți o singură cerere în scrisoarea dvs

Dacă doriți să acoperiți mai mult de un subiect sau să solicitați mai multe acțiuni, trimiteți mai multe scrisori. Nu numai că vei face mesajul mai scurt, dar vei avea și mai multe șanse ca destinatarul să gestioneze toate solicitările tale. Dacă mai trebuie să faceți două cereri într-o singură scrisoare, încercați să utilizați cuvântul „de asemenea” în a doua cerere. De exemplu:

„Ați putea vă rog să-mi furnizați lista dvs. actuală de prețuri?

De asemenea, aș fi recunoscător dacă mi-ați trimite câteva informații despre programul dvs. de răscumpărare.”

# 2 Faceți scrisoarea de solicitare clară și concisă

Dacă scrisoarea de cerere este greu de scanat, are mai puține șanse ca destinatarul să o citească până la sfârșit. Nimănui nu-i plac propozițiile și paragrafele înghesuite. Dacă propoziția este foarte lungă, segmentați-o în mai multe părți. Și când începeți să prezentați un subiect sau o idee diferită, începeți un nou paragraf.

# 3 Folosiți limba oficială și vocabularul de afaceri

Pentru a putea crea un e-mail/scrisoare de cerere de afaceri bune, este important să fii politicos, profesionist și prietenos. Folosiți vocabularul englez de afaceri, totuși, amintiți-vă că nu este nimic greșit în a folosi cuvinte informale în corespondența dvs. de afaceri.

# 4 Fiți specifici și păstrați-vă la obiect

Dacă trimiteți mesaje prea lungi și neclare, cititorul primește prea multă muncă. Și vrei să creezi o imagine profesională pozitivă, nu-i așa? Prin urmare, clarificați la începutul scrisorii ce solicitați și de ce.

# 5 Salvați o copie pentru dvs

Salvați o copie a scrisorii originale de solicitare pentru fișierele dvs. personale. Acest lucru este deosebit de important în cazul în care aveți de-a face cu scrisori de colectare.

Cum să scrieți și să trimiteți o scrisoare de solicitare prin e-mail

După cum ați observat, aceeași abordare de bază se aplică scrisorilor și e-mailurilor obișnuite. Cu toate acestea, rețineți că în scrisorile poștale obișnuite, un antet servește pentru a reprezenta compania. Dacă preferați să comunicați prin e-mail, poate doriți să profitați de o semnătură de e-mail profesională, care vă va ajuta să vă conectați vizual cu cititorul.

Când ar trebui să scrieți o scrisoare de cerere

Am pregătit câteva exemple bune de scrisoare de cerere de afaceri pentru diferite ocazii.

Scrisoare de cerere de afaceri pentru o plată

Subiect: Plata pentru contul dvs. premium

Stimate domnule Johnson,

Vă scriu pentru a vă reamintesc că, conform înregistrărilor noastre, aveți un sold restant care datează din 25 februarie 2022. Factura dvs. din februarie a fost de 325 USD și nu am primit încă această plată. Vă rugăm să consultați factura atașată.

Dacă ați efectuat deja un transfer, vă rugăm să ignorați această notificare. În caz contrar, trimiteți-ne suma datorată până pe 10 martie 2022.

Multumesc pentru cooperare. Așteptăm cu nerăbdare să lucrăm din nou cu tine.

Cu sinceritate,

Ken Davis

Anexă: Factura nr. 113

Scrisoare de cerere de afaceri pentru informații

Subiect: Compatibilitate software cu SONY LMD-2735MD

Draga domnule sau doamna,

Numele meu este Dr. Brandon Dove și sunt un dentist certificat în Australia. Vă scriu pentru a solicita mai multe informații despre soluția dumneavoastră de asigurare a calității pentru monitoare de computer utilizate pentru interpretarea diagnostică a radiografiilor dentare digitale. Este compatibil cu ecranele SONY LMD-2735MD? Dacă da, aș fi interesat de licențe software pentru zece stații de lucru.

Vă mulțumim pentru ajutorul dvs.

Cu sinceritate,

Dr. Brandon Dove

Scrisoare de cerere de afaceri pentru o donație

Subiect: Donați acum către Silver Spring Dog Rescue Inc. pentru a ajuta puii și pisoii să găsească noi case.

Stimata doamna Emma Valentine,

Vă scriu în numele Silver Spring Dog Rescue Inc. unde primim animale care au fost abandonate sau abuzate. În 2022, am salvat și adăpostit 189 de câini și 67 de pisici. Acest lucru a devenit posibil doar prin donațiile generoase pe care le-am primit de la cetățenii Silver Spring, ca tine. Ne așteptăm să ne puteți sprijini în atingerea obiectivului nostru de strângere de fonduri de 20.000 USD. Donația ta va ajuta în mod semnificativ organizația noastră să continue să salveze viețile animalelor în Silver Spring.

Fiecare susținător va primi un card special care recunoaște o donație.

Dacă aveți întrebări, vă rugăm să mă contactați la [email protected].

Mulțumesc!

Cu stimă,

Frank M. Williams

Scrisoare de cerere de afaceri pentru parteneriat

Subiect: propunere de parteneriat comercial

Stimate domnule Bork,

Aceasta este Amanda Chapman de la compania ABC. Ne-am întâlnit la o conferință de afaceri la Berlin în 2021, unde am descoperit că organizația dumneavoastră deține una dintre pozițiile de lider pe piața farmaceutică din Germania.

ABC este furnizorul de produse farmaceutice numărul unu în Polonia și România (vă rugăm să consultați Anexa 1). Cooperăm cu astfel de companii de top precum xxx, xxx și xxx. Întrucât căutăm un partener de încredere pentru a ne distribui produsele în Germania, Elveția și Austria, aș dori să vă propun să ne uniți forțele. Sunteți disponibil pentru un apel de 15 minute săptămâna viitoare pentru a discuta detalii despre potențialele parteneriate? De asemenea, consultați broșura companiei noastre atașată.

Multumesc si toate cele bune,

Amanda Chapman

Incinte (2).

Scrisoare de cerere de afaceri pentru feedback de la un client

Subiect: Feedback

Dragă Jim,

A fost o plăcere să lucrez cu tine în aceste luni. Mă bucur că am putut lansa produsul dvs. la timp. Astăzi, echipa mea are nevoie de ajutorul tău pentru a îmbunătăți calitatea serviciilor oferite. Dacă aveți câteva minute, ne-ar plăcea să primim feedback-ul dvs. despre experiența dvs. de lucru cu compania noastră.

Pentru a lăsa mărturia dvs., vă rugăm să accesați site-ul nostru web www.abccompany.com/customertestimonials.

Mulțumesc!

Tim

Scrisoare de solicitare de afaceri pentru propunere

Stimate domnule Bing,

Noi, cei de la Compania ABC, suntem încântați să vă trimitem o propunere pentru a vă ajuta clinica să vă reducă cheltuielile asociate cu înlocuirea monitoarelor nestandardizate. Am ajutat deja clinici precum xxx, xxx și xxx să instaleze peste 500 de monitoare care respectă un nou standard.

În propunerea de afaceri atașată, veți găsi exemple de muncă pe care am făcut-o anul acesta. Fiecare clinică a putut economisi până la 40% din buget. De asemenea, am oferit o comparație detaliată a monitoarelor noastre cu cele mai populare monitoare profesionale pentru imagistica medicală.

Vă rugăm să nu ezitați să ne sunați la (124) 666-1824 sau să răspundeți la acest e-mail dacă sunteți interesat, iar noi vom crea un plan individual care se potrivește nevoilor și cerințelor clinicii dumneavoastră.

Toate cele bune,

Marta Davis

Când scrieți scrisoarea de cerere, aveți în vedere formatul scrisorii de cerere de afaceri. În plus, încearcă să te pui în pielea destinatarului. Citiți textul de câteva ori pentru a vă asigura că nu are greșeli de ortografie și gramatică. Verificați de două ori dacă solicitarea dvs. are sens și este ușor de citit.