Cómo escribir una carta de solicitud comercial convincente para alcanzar su objetivo más rápido

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Formato y estructura de la carta de solicitud comercial

En caso de que no sepa cómo escribir un correo electrónico o una carta de solicitud comercial, pruebe el modelo RAP.

RAP significa:

R – una razón para escribir;

A – acción solicitada;

P – un cierre cortés y profesional.

En primer lugar, indique una razón para escribir. Use frases como “Esto es para hacerle saber que…” o “Estoy escribiendo sobre…”. Luego escribe sobre la acción que quieres que hagan. Tenga en cuenta que las oraciones cortas y simples hacen que su carta sea clara y fácil de leer. Por ejemplo, “¿Podría enviarme…?”, “Por favor, encárguese de…”, “¿Puede entregarme…?”, “Le agradecería que me enviara…”. También puede explicar el motivo de su solicitud: “Esto me permitirá…”, “De esta manera, podemos…”, “Esto nos ayudará a…”. Luego termine con un cierre cortés y profesional como "Gracias por su atención a este asunto", "Gracias por su ayuda", "Espero saber de usted", "Por favor, hágamelo saber si tiene más preguntas", etc. .

Aquí hay un ejemplo simple de una carta de solicitud comercial:

Estimada Sra. Richart,
Le escribo con respecto a nuestra reunión del lunes. (Razón). ¿Podría por favor enviarme la agenda revisada para el final de esta semana? (Acción)
Gracias por su tiempo y ayuda. (Cierre cortés)
Saludos,
natalie polly
Director de ventas
empresa abc

¿Eso es todo? Aunque el modelo RAP es excelente, es solo una fórmula básica, y todavía hay algunas cosas cruciales que debe considerar si necesita aprender a escribir una carta comercial para solicitar algo.

#1 Use espacios en blanco de marca

Un espacio en blanco de marca es otro método excelente para promocionar su negocio de forma gratuita. También puede influir en las decisiones de sus destinatarios. Además, una carta escrita en un blanco de marca puede inspirar más confianza que una en una hoja blanca de una empresa sin rostro.

#2 Usa fuentes apropiadas

El tamaño de fuente estándar para una carta de solicitud comercial es 12. La fuente debe ser Times New Roman, Arial, Calibri, Verdana o Courier New. Evite el uso de fuentes artísticas. En caso de que su carta tenga un membrete, puede estar en un tamaño y estilo de fuente diferente. Hablando de un estilo de fuente, evite usar diferentes estilos dentro de una carta comercial. Use una fuente consistente en todo el mensaje.

#3 Tu dirección

Proporcione su información de contacto (dirección del remitente) en la primera parte de su carta. Esta información generalmente se incluye en un membrete. Para las cartas sin membrete, debe agregar la dirección del remitente. Sin embargo, no escriba el nombre o cargo del remitente porque se incluirá en el cierre de la carta. Escriba solo el nombre de la calle, la ciudad, el estado y el código postal. Use todas las letras mayúsculas para el nombre del país.
Por ejemplo,

calle marrón 111,

69115 Heidelberg,

ALEMANIA

#4 Fecha

Ponga la fecha justo después de la dirección del remitente. Asegúrese de dejar una línea en blanco entre la dirección del remitente y la fecha. Es preferible usar el día en que se completó la carta de solicitud, en lugar de la fecha en que se inició. Preste atención al formato de fecha. Si su empresa objetivo está en los Estados Unidos, use el formato de fecha estadounidense (en el orden "mes-día-año", por ejemplo, 22 de mayo de 2022). Para empresas fuera de los EE. UU., use el formato alternativo (en el orden "día-mes-año", por ejemplo, 22 de mayo de 2022).

#5 Dirección del destinatario

Luego deje una línea en blanco después de la fecha y agregue la información de contacto del destinatario. Por ejemplo:

Dr.Robert Hoffman

Radiologische Facharztpraxis

Soy Marienhaus MVZ GmbH

Calle Alstater. 25

Manheim 68159

ALEMANIA

#6 Línea de asunto en una carta de solicitud

Aunque una línea de asunto no es obligatoria en una carta de solicitud comercial, sirve para transmitir al lector de qué se trata el mensaje de inmediato. Debe ser muy breve y al grano.

Coloca la línea de asunto entre el saludo y la parte principal de la carta si prefieres el inglés británico. Por ejemplo:

Estimada Sra. Bradshaw,

Asunto: Orden No. 212/03

Estoy escribiendo con respecto a la orden anterior, ...

En inglés estadounidense, escriba la línea de asunto entre la dirección interna y el saludo.

Asunto: Orden No. 212/03

Estimada Sra. Bradshaw,

Estoy escribiendo con respecto a la orden anterior,...

Para distinguir el asunto del cuerpo de la carta, puede usar negritas o mayúsculas, escriba "Asunto:" o "Re:" (si está respondiendo a una carta).

#7 Agrega un saludo oficial

Ya sea que envíe su mensaje por correo postal o por correo electrónico, es fundamental comenzar con un saludo adecuado al principio. Para establecer el tono adecuado para sus mensajes relacionados con la empresa, utilice los siguientes ejemplos de saludo:

“Estimado Sr. Rivera,”

“Estimados Sr. y Sra. Rivera,”

"Estimado Sr. Max Lee".

Si conoce bien al destinatario, es aceptable omitir sus títulos que se usan antes de los apellidos o nombres completos y decir: "Estimado Max Lee" o "Estimado Max".

Si no está seguro del estado civil de la mujer, evite usar “Sra.” o “Señorita” pero use “Sra.” en cambio.

A veces puede no ser fácil determinar el sexo de una persona. Por ejemplo, nombres como Robin, Jamie o Cameron pueden ser tanto masculinos como femeninos. (Cameron Diaz, una conocida actriz estadounidense; Cameron Crowe, un actor, productor y guionista estadounidense). En tales circunstancias, puede intentar buscar en LinkedIn o en el sitio web de la empresa de una persona. Si la búsqueda no dio ningún resultado, puede soltar el título y continuar con el nombre completo del destinatario. Por ejemplo, "Estimado Cameron Diaz".

Si no tiene un nombre de contacto, use estos saludos generales:

"Estimado señor o señora,"

"A quien le interese,"

“Estimado gerente de marketing”.

#8 Escribe un resumen de tu carta

Esto es para resumir la información que está enviando. El resumen normalmente contiene de dos a cinco oraciones.

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#9 Agrega la explicación de la solicitud

Dile al destinatario por qué estás pidiendo algo y por qué el favor es importante.

“He sido un admirador de su trabajo durante años y respeto su experiencia en redacción. Mi equipo y yo estaríamos agradecidos si pudiera escribir un comunicado de prensa sobre nuestra nueva aplicación. Esto nos permitirá presentar el producto a una audiencia francesa y, con suerte, ingresar a nuevos mercados”.

#10 Cierre Oficial

Una buena manera de finalizar una carta de solicitud o un mensaje de correo electrónico de manera profesional es expresar su aprecio y respeto. Las frases de cierre más comunes son:

"Atentamente,"

"Saludos,"

"Sinceramente,"

"Gracias por su consideración,"

"Gracias por tu ayuda,"

"Espero conocerte pronto".

Evite frases de cierre como "Saludos", "Hasta luego", "Hablamos más tarde", "Con gusto". Son inapropiados para la correspondencia comercial y pueden parecer poco profesionales o bruscos.

#11 Firma

Cuando escribe una carta en papel, es apropiado terminarla con su firma manuscrita y su nombre. Para correos electrónicos, agregue una firma de correo electrónico profesional después del cierre oficial para asegurarse de que el destinatario sepa quién es usted. Los elementos principales de una firma de correo electrónico comercial adecuada deben incluir su nombre completo, cargo, empresa y número de teléfono. También puede agregar su foto, enlaces al sitio web de su empresa y perfiles de redes sociales.

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#12 Recintos (opcional)

Esta línea sirve para decirle al destinatario qué otros documentos, como un informe, un folleto, un currículum, etc., adjuntará a su carta.

adjunto

Recintos: 3

Cajas (3)

Consejos para escribir una carta de solicitud comercial

#1 Haz solo una solicitud en tu carta

Si desea cubrir más de un tema o solicitar más de una acción, envíe varias cartas. No solo hará que el mensaje sea más corto, sino que también tendrá más posibilidades de que el destinatario maneje todas sus solicitudes. Si aún necesita hacer dos solicitudes en una carta, intente usar la palabra "también" en su segunda solicitud. Por ejemplo:

“¿Podría proporcionarme su lista de precios actual?

También le agradecería que me enviara información sobre su programa de recompra”.

#2 Haz que tu carta de solicitud sea clara y concisa

Si su carta de solicitud es difícil de escanear, tiene menos posibilidades de que el destinatario la lea hasta el final. A nadie le gustan las oraciones y los párrafos abarrotados. Si la oración es muy larga, sepárala en varias partes. Y cuando comience a presentar un tema o idea diferente, comience un nuevo párrafo.

#3 Usa lenguaje oficial y vocabulario de negocios

Para poder crear un buen correo electrónico comercial/carta de solicitud, es importante ser cortés, profesional y amigable. Use vocabulario de inglés de negocios, sin embargo, recuerde que no hay nada de malo en usar palabras informales en su correspondencia relacionada con el negocio.

#4 Sea específico y vaya al grano

Si envía mensajes demasiado largos y poco claros, el lector obtiene demasiado trabajo. Y quieres crear una imagen profesional positiva, ¿no? Por lo tanto, deja claro al comienzo de la carta lo que estás solicitando y por qué.

#5 Guarda una copia para ti

Guarde una copia de la carta de solicitud original para sus archivos personales. Esto es particularmente importante en caso de que se trate de cartas de cobro.

Cómo escribir y enviar una carta de solicitud por correo electrónico

Como notó, el mismo enfoque básico se aplica a las cartas y correos electrónicos regulares. Sin embargo, tenga en cuenta que en las cartas de correo ordinario, un membrete sirve para representar a la empresa. Si prefiere comunicarse por correo electrónico, puede aprovechar una firma de correo electrónico profesional que lo ayudará a conectarse visualmente con el lector.

Cuándo debes escribir una carta de solicitud

Hemos preparado algunos buenos ejemplos de una carta de solicitud comercial para diferentes ocasiones.

Carta de solicitud comercial para un pago

Asunto: Pago de su cuenta premium

Estimado Sr. Johnson,

Le escribo para recordarle que, según nuestros registros, tiene un saldo pendiente que se remonta al 25 de febrero de 2022. Su factura de febrero fue de $325,00 y aún no hemos recibido este pago. Consulte la factura adjunta.

Si ya ha realizado una transferencia, ignore este aviso. De lo contrario, envíenos el monto adeudado antes del 10 de marzo de 2022.

Gracias por su cooperación. Estamos deseando volver a trabajar con usted.

Sinceramente,

ken davis

Anexo: Factura N° 113

Carta de solicitud comercial para información

Asunto: Compatibilidad de software con SONY LMD-2735MD

Estimado señor o señora,

Mi nombre es Dr. Brandon Dove y soy dentista certificado por la junta en Australia. Le escribo para solicitar más información sobre su solución de garantía de calidad para monitores de computadora utilizados para la interpretación diagnóstica de radiografías dentales digitales. ¿Es compatible con las pantallas SONY LMD-2735MD? Si es así, estaría interesado en licencias de software para diez estaciones de trabajo.

Gracias por su asistencia.

Sinceramente,

Dr. Brandon Paloma

Carta de solicitud comercial para una donación

Asunto: Done ahora a Silver Spring Dog Rescue Inc. para ayudar a los cachorros y gatitos a encontrar nuevos hogares.

Estimada Sra. Emma Valentine,

Le escribo en nombre de Silver Spring Dog Rescue Inc., donde aceptamos animales que han sido abandonados o maltratados. En 2022, rescatamos y reubicamos a 189 perros y 67 gatos. Esto solo fue posible gracias a las generosas donaciones que hemos recibido de ciudadanos de Silver Spring como usted. Esperamos que pueda ayudarnos a alcanzar nuestra meta de recaudación de fondos de $20,000. Su donación ayudará significativamente a nuestra organización a continuar salvando vidas de animales en Silver Spring.

Cada partidario recibirá una tarjeta especial reconociendo una donación.

Si tiene alguna pregunta, comuníquese conmigo a [email protected].

¡Gracias!

Atentamente,

franco m williams

Carta de solicitud comercial para asociación

Asunto: Propuesta de Asociación Comercial

Estimado Sr. Bork,

Esta es Amanda Chapman de la compañía ABC. Nos conocimos en una conferencia de negocios en Berlín en 2021 donde descubrí que su organización ocupa una de las posiciones de liderazgo en el mercado farmacéutico en Alemania.

ABC es un proveedor farmacéutico número uno en Polonia y Rumania (consulte el Anexo 1). Cooperamos con empresas líderes como xxx, xxx y xxx. Como estamos buscando un socio confiable para distribuir nuestros productos en Alemania, Suiza y Austria, me gustaría proponerle que se una a nuestras fuerzas. ¿Está disponible para una llamada de 15 minutos la próxima semana para discutir los posibles detalles de la asociación? Además, consulte nuestro folleto de empresa adjunto.

Gracias y un saludo,

amanda chapman

Recintos (2).

Carta de solicitud comercial para comentarios de un cliente

Asunto: Comentarios

Querido Jim,

Ha sido un placer trabajar contigo estos meses. Me alegro de que pudiéramos lanzar su producto a tiempo. Hoy, mi equipo necesita su ayuda para mejorar la calidad de los servicios prestados. Si tiene unos minutos, nos encantaría recibir sus comentarios sobre su experiencia trabajando con nuestra empresa.

Para dejar su testimonio, visite nuestro sitio web www.abccompany.com/customertestimonials.

¡Gracias!

Tim

Carta de solicitud comercial para propuesta

Estimado Sr. Bing,

En ABC Company nos complace presentar una propuesta para ayudar a su clínica a reducir los gastos asociados con el reemplazo de monitores que no cumplen con los estándares. Ya hemos ayudado a clínicas como xxx, xxx y xxx a instalar más de 500 monitores que cumplen con un nuevo estándar.

En la propuesta comercial adjunta, encontrará ejemplos de trabajos que hemos realizado este año. Cada clínica pudo ahorrar hasta un 40% de su presupuesto. Además, proporcionamos una comparación detallada de nuestros monitores con los monitores profesionales más populares para imágenes médicas.

No dude en llamarnos al (124) 666-1824 o responder a este correo electrónico si está interesado, y crearemos un plan individual que se adapte a las necesidades y requisitos de su clínica.

Saludos,

Marta Davis

Cuando escriba su carta de solicitud, tenga en cuenta el formato de su carta de solicitud comercial. Además, intenta ponerte en la piel del destinatario. Lea su texto varias veces para asegurarse de que no tenga errores ortográficos ni gramaticales. Vuelva a verificar si su solicitud tiene sentido y es fácil de leer.