Hedefinize Daha Hızlı Ulaşmak İçin Zorlayıcı Bir İş Talep Mektubu Nasıl Yazılır

Pinterest'in izniyle

İş talep mektubu formatı ve yapısı

Bir iş talebi e-postasını/mektupunu nasıl yazacağınızı bilmiyorsanız, RAP modelini deneyin.

RAP şu anlama gelir:

R – yazma nedeni;

A – istenen eylem;

P – kibar ve profesyonel bir kapanış.

Her şeyden önce, yazma nedeninizi belirtin. “Bunu bilmeni sağlamak için…” veya “Hakkında yazıyorum…” gibi ifadeler kullanın. Ardından, yapmalarını istediğiniz eylemi yazın. Kısa ve basit cümlelerin mektubunuzu net ve okunması kolay hale getirdiğini unutmayın. Örneğin, “Bana gönderir misiniz…?”, “Lütfen ilgilenir misiniz…”, “Lütfen teslim eder misiniz…?”, “Bana gönderirseniz sevinirim…”. İsteğinizin nedenini de açıklamak isteyebilirsiniz: “Bu bana izin verecek…”, “Bu şekilde yapabiliriz…”, “Bu bize yardımcı olacak…”. Ardından, "Bu konuyla ilgilendiğiniz için teşekkür ederiz", "Yardımınız için teşekkür ederiz", "Sizden haber almak için sabırsızlanıyoruz", "Başka sorunuz varsa lütfen bana bildirin" gibi kibar ve profesyonel bir kapanışla bitirin. .

İşte bir iş talep mektubunun basit bir örneği:

Sevgili Bayan Richart,
Pazartesi günkü toplantımız hakkında size yazıyorum. (Sebep). Bu hafta sonuna kadar revize edilmiş gündemi bana gönderebilir misiniz? (Eylem)
Zaman ayırdığınız ve yardım ettiğiniz için teşekkür ederiz. (Kibar Kapanış)
Saygılarımla,
Natalie Polly
satış Müdürü
ABC şirketi

Bu kadar mı? RAP modeli harika olsa da, bu sadece temel bir formüldür ve bir şey talep etmek için bir iş mektubu yazmayı öğrenmeniz gerekiyorsa hala göz önünde bulundurmanız gereken bazı önemli şeyler vardır.

#1 Markalı boşlukları kullanın

Markalı bir boşluk, işletmenizi ücretsiz olarak tanıtmak için başka bir mükemmel yöntemdir. Ayrıca alıcılarınızın kararlarını da etkileyebilir. Ayrıca, markalı bir boşluk üzerine yazılan bir mektup, yüzü olmayan bir şirketten düz beyaz bir kağıda yazılan mektuptan daha fazla güven uyandırabilir.

#2 Uygun yazı tiplerini kullanın

Bir iş talebi mektubu için standart yazı tipi boyutu 12'dir. Yazı tipi Times New Roman, Arial, Calibri, Verdana veya Courier New olmalıdır. Herhangi bir sanatsal yazı tipi kullanmaktan kaçının. Mektubunuzun antetli olması durumunda, farklı bir yazı tipi boyutu ve stilinde olabilir. Bir yazı tipi stilinden bahsetmişken, bir iş mektubunda farklı stiller kullanmaktan kaçının. Mesajın tamamında tutarlı bir yazı tipi kullanın.

#3 Adresiniz

Mektubunuzun ilk bölümünde iletişim bilgilerinizi (göndericinin adresi) girin. Bu bilgi genellikle bir antetli kağıda eklenir. Antetli olmayan mektuplar için gönderenin adresini eklemelisiniz. Ancak, mektubun kapanışında yer alacağı için gönderenin adını veya unvanını yazmayın. Yalnızca cadde adını, şehri, eyaleti ve posta kodunu yazın. Ülke adı için tüm harfleri büyük kullanın.
Örneğin,

Kahverengi Cad. 111,

69115 Heidelberg,

ALMANYA

#4 Tarih

Tarihi gönderenin adresinin hemen arkasına koyun. Göndericinin adresi ile tarih arasında bir satır boşluk bıraktığınızdan emin olun. Talep yazısının başladığı tarihten ziyade tamamlandığı günün kullanılması tercih edilir. Tarih formatına dikkat edin. Hedef şirketiniz Amerika Birleşik Devletleri'ndeyse, Amerikan tarih biçimini kullanın ("ay-gün-yıl" sırasıyla, ör. 22 Mayıs 2022). ABD dışındaki şirketler için alternatif biçimi kullanın ("gün-ay-yıl" sırasıyla, ör. 22 Mayıs 2022).

#5 Alıcı adresi

Ardından tarihten sonra bir satır boş bırakın ve alıcının iletişim bilgilerini ekleyin. Örneğin:

Robert Hoffman

Radiologische Facharztpraxis

Marienhaus MVZ GmbH

Alstater Str. 25

Mannheim 68159

ALMANYA

#6 İstek mektubundaki konu satırı

Bir iş talep mektubunda konu satırı zorunlu olmasa da, mesajın ne hakkında olduğunu okuyucuya anında iletmeye yarar. Çok kısa ve öz olmalıdır.

İngiliz İngilizcesini tercih ediyorsanız, konu satırını selamlama ile mektubun ana bölümü arasına yerleştirin. Örneğin:

Sevgili Bayan Bradshaw,

Konu: Sipariş No. 212/03

Yukarıdaki siparişle ilgili yazıyorum, ...

ABD İngilizcesinde, konu satırını iç adres ile karşılama mesajı arasına yazın.

Konu: Sipariş No. 212/03

Sevgili Bayan Bradshaw,

Yukarıdaki siparişle ilgili yazıyorum,…

Konuyu harfin gövdesinden ayırmak için kalın veya büyük harfler kullanabilir, “Konu:” veya “Re:” yazabilirsiniz (bir mektuba cevap veriyorsanız).

#7 Resmi bir selamlama ekleyin

Mesajınızı ister posta yoluyla ister e-posta ile gönderiyor olun, başlangıçta uygun bir selamlama ile başlamak önemlidir. İşle ilgili mesajlarınız için doğru tonu ayarlamak için aşağıdaki selamlama örneklerini kullanın:

"Sevgili Bay Rivera,"

"Sevgili Bay ve Bayan Rivera,"

"Sevgili Bay Max Lee."

Alıcıyı iyi tanıyorsanız, soyadından veya tam adından önce kullanılan unvanları atlayıp “Dear Max Lee” veya “Dear Max” demeniz kabul edilebilir.

Kadının medeni durumundan emin değilseniz, “Mrs” kullanmaktan kaçının. veya "Miss" ama "Ms" kullanın. yerine.

Bazen bir kişinin cinsiyetini belirlemek kolay olmayabilir. Örneğin Robin, Jamie veya Cameron gibi isimler hem erkek hem de kadın olabilir. (Cameron Diaz - tanınmış bir Amerikalı aktris; Cameron Crowe - Amerikalı aktör, yapımcı ve senarist). Bu gibi durumlarda, LinkedIn'de veya bir kişinin şirket web sitesinde arama yapmayı deneyebilirsiniz. Arama herhangi bir sonuç vermediyse, başlığı bırakıp alıcının tam adıyla devam edebilirsiniz. Örneğin, "Sevgili Cameron Diaz."

Kişi adınız yoksa, şu genel selamları kullanın:

"Sevgili Bay veya Bayan,"

"İlgili makama,"

“Sevgili Pazarlama Müdürü.”

#8 Mektubunuzun bir özetini yazın

Bu, gönderdiğiniz bilgileri özetlemek içindir. Özet tipik olarak iki ila beş cümle içerir.

GIPHY aracılığıyla

#9 İstek açıklamasını ekleyin

Alıcıya neden bir şey istediğinizi ve iyiliğin neden önemli olduğunu söyleyin.

“Yıllardır çalışmalarınızın hayranıyım ve metin yazarlığı uzmanlığınıza saygı duyuyorum. Ekibim ve ben, yeni uygulamamız hakkında bir basın açıklaması yazarsanız minnettar oluruz. Bu, ürünü Fransız bir hedef kitleye tanıtmamıza ve umarım yeni pazarlara girmemize olanak sağlayacaktır.”

#10 Resmi Kapanış

Bir istek mektubunu veya e-posta mesajını profesyonelce bitirmenin iyi bir yolu, takdirinizi ve saygınızı ifade etmektir. En yaygın kapanış cümleleri:

"Saygılarımla,"

"Saygılarımla,"

"İçtenlikle,"

"İlginiz için teşekkür ederim,"

"Yardımın için teşekkürler,"

"Yakında görüşmek için sabırsızlanıyorum."

"Şerefe", "Sonra görüşürüz", "Görüşürüz", "Sıcak" gibi cümleleri sonlandırmaktan kaçının. İş yazışmaları için uygun değiller ve profesyonelce veya kaba görünebilirler.

#11 İmza

Kağıt mektup yazarken, el yazısı imzanız ve adınızla bitirmeniz uygundur. E-postalar için, alıcının kim olduğunuzu bildiğinden emin olmak için resmi kapanıştan sonra profesyonel bir e-posta imzası ekleyin. Uygun bir iş e-posta imzasının ana unsurları, tam adınızı, unvanınızı, şirketinizi ve telefon numaranızı içermelidir. Ayrıca fotoğrafınızı, şirketinizin web sitesine giden bağlantıları ve sosyal medya profillerini eklemek isteyebilirsiniz.

Profesyonel e-posta imzaları oluşturarak bir İş İstek Mektubunu kişiselleştirmek için burayı tıklayın

#12 Muhafazalar (isteğe bağlı)

Bu satır, mektubunuza eklediğiniz rapor, broşür, özgeçmiş gibi diğer belgeleri alıcıya bildirmeye yarar.

Dahil.

Muhafazalar: 3

Muhafazalar (3)

Bir iş talep mektubu yazmak için ipuçları

#1 Mektubunuzda yalnızca bir istekte bulunun

Birden fazla konuyu ele almak veya birden fazla işlem talep etmek istiyorsanız, birden fazla mektup gönderin. Sadece mesajı kısaltmakla kalmayacak, aynı zamanda alıcının tüm isteklerinizi yerine getirme şansını da artıracaksınız. Yine de bir mektupta iki istekte bulunmanız gerekiyorsa, ikinci isteğinizde "ayrıca" kelimesini kullanmayı deneyin. Örneğin:

"Bana güncel fiyat listenizi verebilir misiniz?

Ayrıca bana geri alım programınız hakkında bilgi gönderirseniz minnettar olurum.”

#2 İstek mektubunuzu net ve özlü hale getirin

Talep mektubunuzun taranması zorsa, alıcının onu sonuna kadar okuma şansı daha azdır. Tıka basa dolu cümleleri ve paragrafları kimse sevmez. Cümle çok uzunsa, birkaç bölüme ayırın. Ve farklı bir konu veya fikir sunmaya başladığınızda yeni bir paragraf başlatın.

#3 Resmi dil ve iş terimlerini kullanın

İyi bir iş e-postası/talep mektubu oluşturabilmek için nazik, profesyonel ve arkadaş canlısı olmak önemlidir. İş İngilizcesi kelimeleri kullanın, ancak işle ilgili yazışmalarınızda resmi olmayan kelimeler kullanmanın yanlış bir şey olmadığını unutmayın.

#4 Spesifik olun ve konuya bağlı kalın

Çok uzun ve net olmayan mesajlar gönderirseniz, okuyucu çok fazla iş yapar. Ve olumlu bir profesyonel imaj yaratmak istiyorsunuz, değil mi? Bu nedenle, ne istediğinizi ve nedenini mektubun başında açıkça belirtin.

#5 Kendiniz için bir kopya kaydedin

Kişisel dosyalarınız için orijinal talep mektubunun bir kopyasını saklayın. Bu, özellikle tahsilat mektuplarıyla uğraşıyorsanız önemlidir.

E-posta yoluyla bir istek mektubu nasıl yazılır ve gönderilir

Fark ettiğiniz gibi, aynı temel yaklaşım normal posta mektupları ve e-postalar için de geçerlidir. Ancak, normal posta mektuplarında antetli kağıdın şirketi temsil ettiğini unutmayın. E-posta yoluyla iletişim kurmayı tercih ediyorsanız, okuyucuyla görsel olarak bağlantı kurmanıza yardımcı olacak profesyonel bir e-posta imzasından yararlanmak isteyebilirsiniz.

Ne zaman bir istek mektubu yazmalısınız

Farklı durumlar için bazı iyi iş talep mektubu örnekleri hazırladık.

Ödeme için İş Talep Mektubu

Konu: Premium hesabınız için ödeme

Sayın Johnson,

Kayıtlarımıza göre 25 Şubat 2022'ye kadar ödenmemiş bir bakiyeniz olduğunu hatırlatmak için yazıyorum. Şubat faturanız 325,00$'dı ve bu ödeme henüz bize ulaşmadı. Lütfen ekteki faturaya bakınız.

Zaten bir transfer yaptıysanız, lütfen bu uyarıyı dikkate almayın. Aksi takdirde, 10 Mart 2022'ye kadar borçlu olunan tutarı bize gönderin.

İş birliğin için teşekkürler. Sizinle tekrar çalışmak için sabırsızlanıyoruz.

İçtenlikle,

Ken Davis

Ek: 113 No'lu Fatura

Bilgi için İş Talep Mektubu

Konu: SONY LMD-2735MD ile yazılım uyumluluğu

Sevgili Bay veya Bayan,

Benim adım Dr. Brandon Dove ve Avustralya'da kurul onaylı bir diş hekimiyim. Dijital dental radyografların tanısal yorumlanmasında kullanılan bilgisayar monitörleri için kalite güvence çözümünüz hakkında daha fazla bilgi almak için yazıyorum. SONY LMD-2735MD ekranlarla uyumlu mu? Eğer öyleyse, on iş istasyonu için yazılım lisanslarıyla ilgilenirim.

Yardımın için teşekkür ederim.

İçtenlikle,

Brandon Dove

Bağış için İş Talep Mektubu

Konu: Yavru ve kedi yavrularının yeni evler bulmasına yardımcı olmak için şimdi Silver Spring Dog Rescue Inc.'e bağış yapın.

Sevgili Bayan Emma Valentine,

Terk edilmiş veya istismara uğramış hayvanları aldığımız Silver Spring Dog Rescue Inc. adına yazıyorum. 2022'de 189 köpek ve 67 kediyi kurtardık ve yeniden yuvalarına kavuşturduk. Bu ancak sizin gibi Silver Spring vatandaşlarından aldığımız cömert bağışlarla mümkün oldu. 20.000$'lık bağış toplama hedefimize ulaşmamızda bize destek olmanızı bekliyoruz. Bağışınız, organizasyonumuzun Silver Spring'de hayvanların hayatlarını kurtarmaya devam etmesine önemli ölçüde yardımcı olacaktır.

Her destekçiye, bağışı kabul eden özel bir kart verilir.

Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen benimle [email protected] adresinden iletişime geçin.

Teşekkürler!

Saygılarımla,

Frank M. Williams

Ortaklık için İş Talep Mektubu

Konu: İş Ortaklığı Teklifi

Sayın Bork,

Ben ABC şirketinden Amanda Chapman. 2021'de Berlin'de bir iş konferansında tanıştık ve kuruluşunuzun Almanya'daki ilaç pazarında lider konumlardan birine sahip olduğunu keşfettim.

ABC, Polonya ve Romanya'da bir numaralı ilaç tedarikçisidir (lütfen Ek 1'e bakın). xxx, xxx ve xxx gibi lider şirketlerle işbirliği yapıyoruz. Ürünlerimizi Almanya, İsviçre ve Avusturya'da dağıtmak için güvenilir bir ortak aradığımız için, güçlerimize katılmanızı önermek istiyorum. Potansiyel ortaklık ayrıntılarını görüşmek üzere önümüzdeki hafta 15 dakikalık bir görüşmeye hazır mısınız? Ayrıca, ekteki şirket broşürümüze bakın.

Teşekkürler ve saygılar,

Amanda Chapman

Muhafazalar (2).

Bir müşteriden geri bildirim almak için İş Talep Mektubu

Konu: Geribildirim

Sevgili Jim,

Bu aylarda sizinle çalışmak bir zevkti. Ürününüzü zamanında piyasaya sürebildiğimize sevindim. Bugün, ekibimin sağlanan hizmetlerin kalitesini artırmak için yardımınıza ihtiyacı var. Birkaç dakikanız varsa, şirketimizle çalışma deneyiminiz hakkında geri bildiriminizi almak isteriz.

Referansınızı bırakmak için lütfen www.abccompany.com/customertestimonials web sitemize gidin.

Teşekkürler!

Tim

Teklif için İş Talep Mektubu

Sayın Bay Bing,

ABC Şirketi olarak, kliniğinizin standart dışı monitörleri değiştirmek zorunda kalmanız ile ilgili masraflarınızı azaltmasına yardımcı olacak bir teklif sunmaktan memnuniyet duyuyoruz. xxx, xxx ve xxx gibi kliniklerin yeni bir standarda uygun 500'den fazla monitör kurmasına zaten yardımcı olduk.

Ekteki iş teklifinde bu yıl yaptığımız çalışmalardan örnekler bulacaksınız. Her klinik bütçesinin %40'ına kadar tasarruf edebildi. Ayrıca, tıbbi görüntüleme için en popüler profesyonel monitörlerle monitörlerimizin ayrıntılı bir karşılaştırmasını sağladık.

İlgileniyorsanız lütfen bizi (124) 666-1824 numaralı telefondan arayın veya bu e-postayı yanıtlayın; kliniğinizin ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine uygun bireysel bir plan oluşturacağız.

Saygılarımla,

Marta Davis

Talep mektubunuzu yazarken, iş talep mektubu biçiminize dikkat edin. Ayrıca, kendinizi alıcının yerine koymaya çalışın. Yazım ve dil bilgisi hatası olmadığından emin olmak için metninizi birkaç kez okuyun. İsteğinizin mantıklı ve okunması kolay olup olmadığını iki kez kontrol edin.