如何寫一封令人信服的業務請求信以更快地實現您的目標

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業務請求信格式和結構

如果您不知道如何編寫業務請求電子郵件/信函，請嘗試 RAP 模型。

說唱代表：

R——寫作的原因；

A——請求的動作；

P——禮貌而專業的結束語。

首先，說明寫作的理由。 使用諸如“這是為了讓您知道……”或“我正在寫……”之類的短語。 然後寫下您希望他們執行的操作。 請記住，簡短的句子使您的信件清晰易讀。 例如，“你能發給我嗎……？”、“請照顧……”、“你能送貨……嗎？”、“如果你能發給我……我將不勝感激”。 您可能還想解釋您的請求的原因：“這將允許我……”、“這樣，我們可以……”、“這將幫助我們……”。 然後以禮貌和專業的結尾結束，例如“感謝您對此事的關注”、“感謝您的幫助”、“期待您的回音”、“如果您還有其他問題，請告訴我”等.

這是一個簡單的業務請求信示例：

親愛的理查特女士，
關於我們星期一的會議，我寫信給你。 （原因）。 你能在本週末之前把修改後的議程發給我嗎？ （行動）
感謝您的時間和幫助。 （禮貌結束）
此致，
娜塔莉·波莉
銷售總監
ABC公司

就是這樣了？ 雖然 RAP 模型很棒，但它只是一個基本公式，如果你需要學習如何寫一封商業信函來請求某事，你仍然應該考慮一些關鍵的事情。

#1 使用品牌空白

品牌空白是另一種免費推廣您的業務的絕佳方法。 它也可能影響收件人的決定。 此外，一封寫在品牌空白紙上的信可能比寫在一個不知名公司的普通白紙上的信更能激發信任。

#2 使用正確的字體

業務請求信的標準字體大小為 12。字體應為 Times New Roman、Arial、Calibri、Verdana 或 Courier New。 避免使用任何藝術字體。 如果您的信件有信頭，則它可能採用不同的字體大小和样式。 說到字體樣式，請避免在商務信函中使用不同的樣式。 在整個消息中使用一致的字體。

#3 你的地址

在信函的第一部分提供您的聯繫信息（發件人地址）。 此信息通常包含在信箋上。 對於沒有信頭的信件，您應該添加發件人的地址。 但是，不要寫發件人的姓名或職務，因為它會包含在信函的結尾處。 只寫街道名稱、城市、州和郵政編碼。 使用所有大寫字母作為國家名稱。
例如，

布朗海峽。 111,

69115海德堡，

德國

#4 日期

將日期放在發件人地址之後。 確保在發件人地址和日期之間留一個空行。 最好使用請求信完成的日期，而不是開始的日期。 注意日期格式。 如果您的目標公司在美國，請使用美國日期格式（按“月-​​日-年”的順序，例如，2022 年 5 月 22 日）。 對於美國以外的公司，請使用替代格式（按“日-月-年”的順序，例如，2022 年 5 月 22 日）。

#5 收件人地址

然後在日期後留一個空行並添加收件人的聯繫信息。 例如：

羅伯特霍夫曼博士

放射學診斷實踐

am Marienhaus MVZ 有限公司

阿爾斯塔特海峽25

曼海姆 68159

德國

#6 請求信中的主題行

儘管業務請求信中的主題行不是強制性的，但它可以立即向讀者傳達信息的內容。 它應該非常簡短且切中要害。

如果您更喜歡英式英語，請將主題行放在稱呼和信件的主要部分之間。 例如：

親愛的布拉德肖女士，

主題：訂單號 212/03

我正在寫關於上述訂單，...

在美國英語中，在內部地址和問候語之間寫上主題行。

主題：訂單號 212/03

親愛的布拉德肖女士，

我正在寫關於上述訂單，...

要將主題與正文區分開來，您可以使用粗體或大寫字母，輸入“主題：”或“回复：”（如果您正在回复信件）。

#7 添加官方稱呼

無論您是通過郵寄還是通過電子郵件發送信息，都必須從一開始就以適當的問候開始。 要為您的業務相關消息設置正確的語氣，請使用以下稱呼示例：

“親愛的里維拉先生，”

“親愛的里維拉先生和夫人，”

“親愛的馬克斯·李先生。”

如果您很了解收件人，可以省略他們在姓氏或全名之前使用的頭銜，並說：“Dear Max Lee”或“Dear Max”。

如果您不確定女性的婚姻狀況，請避免使用“Mrs.”。 或“小姐”，但使用“女士”。 反而。

有時，確定一個人的性別可能並不容易。 例如，像 Robin、Jamie 或 Cameron 這樣的名字既可以是男性也可以是女性。 （卡梅隆迪亞茲 - 美國著名女演員；卡梅隆克勞 - 美國演員、製片人和編劇）。 在這種情況下，您可以嘗試在 LinkedIn 或某人的公司網站上進行搜索。 如果搜索沒有給出任何結果，您可以刪除標題並繼續使用收件人的全名。 例如，“親愛的卡梅隆迪亞茲”。

如果您沒有聯繫人姓名，請使用以下一般稱呼：

“親愛的先生或女士，”

“敬啟者，”

“親愛的營銷經理。”

#8 寫下你的信的摘要

這是為了總結您發送的信息。 摘要通常包含兩到五個句子。

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#9 添加請求說明

告訴收信人您為什麼要索取某物，以及為什麼幫助很重要。

“多年來，我一直很欣賞你的作品，我尊重你的文案專業知識。 如果您能就我們的新應用撰寫新聞稿，我和我的團隊將不勝感激。 這將使我們能夠將產品介紹給法國觀眾，並有望進入新市場。”

#10 正式閉幕

以專業方式結束請求信或電子郵件的一個好方法是表達您的讚賞和尊重。 最常見的結束語是：

“親切的問候，”

“此致，”

“真摯地，”

“謝謝您的考慮，”

“謝謝您的幫助，”

“期待很快見到你。”

避免使用諸如“乾杯”、“稍後再見”、“稍後再談”、“熱情”之類的結束語。 它們不適合商務信函，可能看起來不專業或粗魯。

#11 簽名

當您寫一封紙質信函時，最好以您的手寫簽名和姓名結尾。 對於電子郵件，請在正式結束後添加專業的電子郵件簽名，以確保收件人知道您是誰。 正確的商務電子郵件簽名的主要元素應包括您的全名、頭銜、公司和電話號碼。 您可能還想添加您的照片、指向您公司網站的鏈接和社交媒體資料。

單擊此處通過創建專業的電子郵件簽名來個性化業務請求信

#12 外殼（可選）

此行用於告訴收件人您的信函中還附有哪些其他文件，例如報告、小冊子、簡歷等。

附上。

外殼：3

外殼 (3)

寫業務請求信的技巧

#1 在你的信中只提出一個要求

如果您想涵蓋多個主題或要求採取多個行動，請發送多封信。 您不僅會使消息更短，而且收件人更有機會處理您的所有請求。 如果您仍然需要在一封信中提出兩個請求，請嘗試在您的第二個請求中使用“也”這個詞。 例如：

“你能提供我目前的價格表嗎？

如果你能給我一些關於你的回購計劃的信息，我也將不勝感激。”

#2 使您的請求信清晰簡潔

如果您的請求信難以掃描，那麼收件人將其閱讀到最後的機會就會減少。 沒有人喜歡塞滿的句子和段落。 如果句子很長，請將其分成幾個部分。 當你開始提出不同的主題或想法時，開始一個新的段落。

#3 使用官方語言和商業詞彙

為了能夠創建良好的商務電子郵件/請求信，禮貌、專業和友好是很重要的。 使用商務英語詞彙，但是請記住，在與商務相關的通信中使用非正式詞彙並沒有錯。

＃4具體並保持重點

如果您發送的消息太長且不明確，那麼讀者就會得到太多的工作。 你想創造一個積極的職業形象，不是嗎？ 因此，請在信的開頭明確說明您的要求以及原因。

#5 為自己保存一份副本

為您的個人文件保存一份原始請求信的副本。 如果您正在處理催款單，這一點尤其重要。

如何通過電子郵件撰寫和發送請求信

正如您所注意到的，相同的基本方法適用於普通郵件和電子郵件。 但是，請記住，在普通郵件中，信頭可以代表公司。 如果您更喜歡通過電子郵件進行交流，您可能需要利用專業的電子郵件簽名，這將幫助您在視覺上與讀者建立聯繫。

當你應該寫一封請求信

我們為不同場合準備了一些很好的業務請求信示例。

商業付款請求信

主題：為您的高級帳戶付款

親愛的約翰遜先生，

我寫信提醒您，根據我們的記錄，您的未結餘額可追溯到 2022 年 2 月 25 日。您 2 月份的發票金額為 325.00 美元，我們尚未收到這筆款項。 請參閱隨附的發票。

如果您已經進行了轉賬，請忽略此通知。 否則，請將 2022 年 3 月 10 日之前的欠款寄給我們。

謝謝您的合作。 我們期待著再次與您合作。

真摯地，

肯戴維斯

附件：113 號發票

商業信息請求信

主題：與 SONY LMD-2735MD 的軟件兼容性

親愛的先生或女士，

我的名字是 Brandon Dove 博士，我是澳大利亞的一名獲得委員會認證的牙醫。 我寫信是想了解更多關於你們用於數字牙科放射照片診斷解釋的計算機顯示器的質量保證解決方案的信息。 它與 SONY LMD-2735MD 顯示器兼容嗎？ 如果是這樣，我會對十個工作站的軟件許可證感興趣。

謝謝您的幫助。

真摯地，

布蘭登鴿子博士

企業捐贈申請信

主題：現在向 Silver Spring Dog Rescue Inc. 捐款，幫助小狗和小貓找到新家。

親愛的艾瑪瓦倫丁女士，

我代表 Silver Spring Dog Rescue Inc. 寫信，我們收留被遺棄或虐待的動物。 2022年，我們救助並重新安置了189隻狗和67隻貓。 這只有通過我們從像您這樣的 Silver Spring 市民那裡獲得的慷慨捐贈才成為可能。 我們希望您能夠支持我們實現 20,000 美元的籌款目標。 您的捐款將極大地幫助我們的組織繼續在 Silver Spring 拯救動物的生命。

每個支持者都會收到一張特別的捐款卡片。

如果您有任何問題，請通過 [email protected] 與我聯繫。

謝謝！

您忠誠的，

弗蘭克·M·威廉姆斯

合夥企業申請函

主題：商業合作提案

親愛的博克先生，

這是 ABC 公司的 Amanda Chapman。 我們於 2021 年在柏林舉行的商務會議上相識，我發現貴組織在德國製藥市場處於領先地位之一。

ABC 是波蘭和羅馬尼亞排名第一的藥品供應商（請參閱附件 1）。 我們與xxx、xxx、xxx等領先公司合作。 由於我們正在尋找可靠的合作夥伴在德國、瑞士和奧地利分銷我們的產品，我想建議您加入我們的隊伍。 下週你有空來個 15 分鐘的電話，討論潛在的合作細節嗎？ 另請參閱隨附的我們公司宣傳冊。

感謝你並致以真誠的問候，

阿曼達查普曼

外殼 (2)。

客戶反饋的業務請求信

主題：反饋

親愛的吉姆，

這幾個月和你一起工作很愉快。 我很高興我們能及時推出你們的產品。 今天，我的團隊需要您的幫助來提高所提供服務的質量。 如果您有幾分鐘的時間，我們很樂意聽取您對與我們公司合作的體驗的反饋。

要留下您的推薦信，請訪問我們的網站 www.abccompany.com/customertestimonials。

謝謝！

蒂姆

商業建議書

親愛的冰先生，

我們 ABC 公司很高興提交一份提案，以幫助您的診所減少與更換不合格顯示器相關的費用。 我們已經幫助xxx、xxx、xxx等診所安裝了500多台符合新標準的顯示器。

在隨附的商業提案中，您將找到我們今年所做工作的示例。 每個診所能夠節省高達 40% 的預算。 此外，我們還提供了我們的顯示器與最流行的醫學成像專業顯示器的詳細比較。

如果您有興趣，請隨時致電 (124) 666-1824 或回复此電子郵件，我們將製定適合您診所需求和要求的個人計劃。

此致，

瑪塔戴維斯

當您寫請求信時，請注意您的業務請求信格式。 此外，試著設身處地為接受者著想。 多讀幾遍你的文本，以確保它沒有拼寫和語法錯誤。 仔細檢查您的請求是否有意義且易於閱讀。