Como escrever uma carta de solicitação comercial atraente para alcançar seu objetivo mais rapidamente

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Formato e estrutura da carta de solicitação comercial

Caso você não saiba escrever um e-mail/carta de solicitação comercial, experimente o modelo RAP.

RAP significa:

R – motivo da redação;

A – ação solicitada;

P – um encerramento educado e profissional.

Em primeiro lugar, indique uma razão para escrever. Use frases como “Isso é para que você saiba que…” ou “Estou escrevendo sobre…”. Em seguida, escreva sobre a ação que você quer que eles façam. Tenha em mente que frases curtas e simples tornam sua carta clara e fácil de ler. Por exemplo, “Você poderia me enviar…?”, “Por favor, cuide de…”, “Você pode me enviar…?”, “Eu agradeceria se você pudesse me enviar…”. Você também pode explicar o motivo de sua solicitação: “Isso me permitirá…”, “Dessa forma, podemos…”, “Isso nos ajudará a…”. Em seguida, termine com um encerramento educado e profissional, como "Obrigado por sua atenção a este assunto", "Obrigado por sua ajuda", "Aguardo notícias suas", "Por favor, deixe-me saber se você tiver mais perguntas", etc. .

Aqui está um exemplo simples de uma carta de solicitação comercial:

Prezada Sra. Richart,
Estou escrevendo para você sobre nossa reunião na segunda-feira. (Razão). Você poderia me enviar a agenda revisada até o final desta semana? (Ação)
Obrigado pelo seu tempo e ajuda. (Encerramento educado)
Atenciosamente,
Natalie Polly
Diretor de Vendas
empresa ABC

Então é isso? Embora o modelo RAP seja ótimo, é apenas uma fórmula básica, e ainda há algumas coisas cruciais que você deve considerar se precisar aprender a escrever uma carta comercial para solicitar algo.

#1 Use espaços em branco de marca

Um espaço em branco de marca é outro excelente método para promover seu negócio gratuitamente. Também pode influenciar as decisões de seus destinatários. Além disso, uma carta escrita em um espaço em branco com marca pode inspirar mais confiança do que uma em uma folha branca simples de uma empresa sem rosto.

#2 Use fontes adequadas

O tamanho padrão da fonte para uma carta de solicitação comercial é 12. A fonte deve ser Times New Roman, Arial, Calibri, Verdana ou Courier New. Evite usar fontes artísticas. Caso sua carta tenha um papel timbrado, ela pode estar em um tamanho e estilo de fonte diferente. Falando de um estilo de fonte, evite usar estilos diferentes em uma carta comercial. Use uma fonte consistente em toda a mensagem.

#3 Seu endereço

Forneça suas informações de contato (endereço do remetente) na primeira parte de sua carta. Essas informações geralmente são incluídas em um papel timbrado. Para cartas sem papel timbrado, você deve adicionar o endereço do remetente. No entanto, não escreva o nome ou o título do remetente, pois isso será incluído no fechamento da carta. Escreva apenas o nome da rua, cidade, estado e código postal. Use todas as letras maiúsculas para o nome do país.
Por exemplo,

Rua Marrom 111,

69115 Heidelberg,

ALEMANHA

#4 Data

Coloque a data logo após o endereço do remetente. Certifique-se de deixar uma linha em branco entre o endereço do remetente e a data. É preferível usar o dia em que a carta de solicitação foi concluída, em vez da data em que foi iniciada. Preste atenção ao formato da data. Se sua empresa-alvo estiver nos Estados Unidos, use o formato de data americano (na ordem “mês-dia-ano”, por exemplo, 22 de maio de 2022). Para empresas fora dos EUA, use o formato alternativo (na ordem “dia-mês-ano”, por exemplo, 22 de maio de 2022).

#5 Endereço do destinatário

Em seguida, deixe uma linha em branco após a data e adicione as informações de contato do destinatário. Por exemplo:

Dr. Robert Hoffman

Radiologische Facharztpraxis

sou Marienhaus MVZ GmbH

Rua Alstater 25

Manheim 68159

ALEMANHA

#6 Linha de assunto em uma carta de solicitação

Embora uma linha de assunto não seja obrigatória em uma carta de solicitação comercial, ela serve para transmitir ao leitor imediatamente sobre o que é a mensagem. Deve ser muito curto e direto ao ponto.

Coloque a linha de assunto entre a saudação e a parte principal da carta se preferir o inglês britânico. Por exemplo:

Prezada Sra. Bradshaw,

Assunto: Ordem nº 212/03

Estou escrevendo sobre a ordem acima, ...

Em inglês americano, escreva a linha de assunto entre o endereço interno e a saudação.

Assunto: Ordem nº 212/03

Prezada Sra. Bradshaw,

Estou escrevendo sobre a ordem acima, …

Para distinguir o assunto do corpo da carta, você pode usar letras maiúsculas ou negrito, digite “Assunto:” ou “Re:” (se estiver respondendo a uma carta).

#7 Adicione uma saudação oficial

Quer você envie sua mensagem por correio ou por e-mail, é essencial começar com uma saudação adequada no início. Para definir o tom certo para suas mensagens relacionadas a negócios, use os seguintes exemplos de saudação:

“Caro Sr. Rivera,”

"Prezados Sr. e Sra. Rivera,"

“Caro Sr. Max Lee.”

Se você conhece bem o destinatário, é aceitável omitir seus títulos que são usados ​​antes de sobrenomes ou nomes completos e dizer: “Dear Max Lee” ou “Dear Max”.

Se você não tiver certeza do estado civil da mulher, evite usar “Sra.” ou "Miss", mas use "Ms." em vez de.

Às vezes pode não ser fácil determinar o sexo de uma pessoa. Por exemplo, nomes como Robin, Jamie ou Cameron podem ser masculinos e femininos. (Cameron Diaz - uma conhecida atriz americana; Cameron Crowe - um ator, produtor e roteirista americano). Em tais circunstâncias, você pode tentar pesquisar no LinkedIn ou no site da empresa de uma pessoa. Se a pesquisa não deu nenhum resultado, você pode soltar o título e continuar com o nome completo do destinatário. Por exemplo, “Caro Cameron Diaz”.

Se você não tiver um nome de contato, use estas saudações gerais:

"Querido senhor ou senhora,"

"A quem possa interessar,"

“Prezado Gerente de Marketing.”

#8 Escreva um resumo da sua carta

Isso é para resumir as informações que você está enviando. O resumo normalmente contém de duas a cinco frases.

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#9 Adicione a explicação do pedido

Diga ao destinatário por que você está pedindo algo e por que o favor é importante.

“Sou admirador do seu trabalho há anos e respeito sua experiência em redação. Minha equipe e eu ficaríamos gratos se você pudesse escrever um comunicado à imprensa sobre nosso novo aplicativo. Isso nos permitirá apresentar o produto a um público francês e, esperamos, entrar em novos mercados”.

#10 Fechamento Oficial

Uma boa maneira de encerrar uma carta de solicitação ou mensagem de e-mail profissionalmente é expressar sua apreciação e respeito. As frases de fechamento mais comuns são:

"Atenciosamente,"

"Atenciosamente,"

"Sinceramente,"

"Obrigado pela sua consideração,"

"Obrigado pela ajuda,"

"Ansioso para conhecê-lo em breve."

Evite frases de fechamento como “Saúde”, “Até mais tarde”, “Falo com você mais tarde”, “Com carinho”. Eles são inadequados para correspondência comercial e podem parecer pouco profissionais ou bruscos.

#11 Assinatura

Quando você escreve uma carta em papel, é apropriado terminá-la com sua assinatura manuscrita e seu nome. Para e-mails, adicione uma assinatura de e-mail profissional após o fechamento oficial para garantir que o destinatário saiba quem você é. Os principais elementos de uma assinatura de e-mail comercial adequada devem incluir seu nome completo, cargo, empresa e número de telefone. Você também pode adicionar sua foto, links para o site da sua empresa e perfis de mídia social.

Clique aqui para personalizar uma carta de solicitação comercial criando assinaturas de e-mail profissionais

#12 Invólucros (opcional)

Essa linha serve para informar ao destinatário quais outros documentos, como relatório, folheto, CV e assim por diante, você anexou à sua carta.

Inclui

Invólucros: 3

Anexos (3)

Dicas para escrever uma carta de solicitação de negócios

#1 Faça apenas um pedido em sua carta

Se você deseja abranger mais de um assunto ou solicitar mais de uma ação, envie várias cartas. Você não apenas tornará a mensagem mais curta, mas também terá mais chances de o destinatário lidar com todas as suas solicitações. Se você ainda precisar fazer duas solicitações em uma carta, tente usar a palavra "também" na segunda solicitação. Por exemplo:

“Você poderia me fornecer sua lista de preços atual?

Eu também ficaria grato se você me enviasse algumas informações sobre seu programa de recompra.”

#2 Faça sua carta de solicitação clara e concisa

Se sua carta de solicitação for difícil de digitalizar, há menos chances de o destinatário lê-la até o fim. Ninguém gosta de frases e parágrafos abarrotados. Se a frase for muito longa, segmente-a em várias partes. E quando você começar a apresentar um tópico ou ideia diferente, comece um novo parágrafo.

#3 Use linguagem oficial e vocabulário de negócios

Para poder criar um bom e-mail/carta de solicitação comercial, é importante ser cortês, profissional e amigável. Use o vocabulário de inglês para negócios, no entanto, lembre-se de que não há nada de errado em usar palavras informais em sua correspondência relacionada a negócios.

#4 Seja específico e vá direto ao ponto

Se você enviar mensagens muito longas e pouco claras, o leitor terá muito trabalho. E você quer criar uma imagem profissional positiva, não é? Portanto, deixe claro no início da carta o que você está solicitando e por quê.

#5 Guarde uma cópia para você

Salve uma cópia da carta de solicitação original para seus arquivos pessoais. Isso é particularmente importante no caso de você estar lidando com cartas de cobrança.

Como escrever e enviar uma carta de solicitação por e-mail

Como você notou, a mesma abordagem básica se aplica a cartas e e-mails regulares. No entanto, lembre-se de que, nas cartas de correio normal, um papel timbrado serve para representar a empresa. Se você preferir se comunicar por e-mail, aproveite uma assinatura de e-mail profissional que o ajudará a se conectar visualmente com o leitor.

Quando você deve escrever uma carta de solicitação

Preparamos alguns bons exemplos de carta de solicitação comercial para diferentes ocasiões.

Carta de solicitação comercial para um pagamento

Assunto: Pagamento da sua conta premium

Prezado Sr. Johnson,

Estou escrevendo para lembrá-lo de que, de acordo com nossos registros, você tem um saldo pendente desde 25 de fevereiro de 2022. Sua fatura de fevereiro era de US$ 325,00 e ainda não recebemos esse pagamento. Consulte a fatura em anexo.

Se você já fez uma transferência, ignore este aviso. Caso contrário, envie-nos o valor devido até 10 de março de 2022.

Obrigado por sua cooperação. Estamos ansiosos para trabalhar com você novamente.

Sinceramente,

Ken Davis

Anexo: Fatura nº 113

Carta de solicitação comercial para informações

Assunto: Compatibilidade de software com SONY LMD-2735MD

Querido senhor ou senhora,

Meu nome é Dr. Brandon Dove, e sou dentista credenciado na Austrália. Estou escrevendo para obter mais informações sobre sua solução de garantia de qualidade para monitores de computador usados ​​para interpretação diagnóstica de radiografias odontológicas digitais. É compatível com monitores SONY LMD-2735MD? Se sim, eu estaria interessado em licenças de software para dez estações de trabalho.

Obrigado pela sua ajuda.

Sinceramente,

Dr. Brandon Dove

Carta de solicitação comercial para uma doação

Assunto: Faça uma doação agora para Silver Spring Dog Rescue Inc. para ajudar cachorros e gatinhos a encontrar novos lares.

Prezada Sra. Emma Valentine,

Estou escrevendo em nome da Silver Spring Dog Rescue Inc., onde acolhemos animais que foram abandonados ou maltratados. Em 2022, resgatamos e realojamos 189 cães e 67 gatos. Isso só se tornou possível através das generosas doações que recebemos de cidadãos de Silver Spring como você. Esperamos que você possa nos ajudar a atingir nossa meta de arrecadação de US$ 20.000. Sua doação ajudará significativamente nossa organização a continuar salvando a vida dos animais em Silver Spring.

Cada apoiador receberá um cartão especial reconhecendo uma doação.

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato comigo em [email protected].

Obrigada!

Com os melhores cumprimentos,

Frank M. Williams

Carta de solicitação comercial para parceria

Assunto: Proposta de Parceria Comercial

Prezado Sr. Bork,

Esta é Amanda Chapman da empresa ABC. Nos encontramos em uma conferência de negócios em Berlim em 2021, onde descobri que sua organização ocupa uma das posições de liderança no mercado farmacêutico na Alemanha.

A ABC é um fornecedor farmacêutico número um na Polônia e na Romênia (consulte o Anexo 1). Cooperamos com empresas líderes como xxx, xxx e xxx. Como estamos procurando um parceiro confiável para distribuir nossos produtos na Alemanha, Suíça e Áustria, gostaria de propor que você junte nossas forças. Você está disponível para uma ligação de 15 minutos na próxima semana para discutir os detalhes da parceria em potencial? Veja também em anexo o folheto da nossa empresa.

Obrigado e cumprimentos,

Amanda Chapman

Anexos (2).

Carta de solicitação comercial para feedback de um cliente

Assunto: Comentários

Querido Jim,

Foi um prazer trabalhar com você esses meses. Fico feliz que possamos lançar seu produto a tempo. Hoje, minha equipe precisa da sua ajuda para melhorar a qualidade dos serviços prestados. Se você tiver alguns minutos, gostaríamos de receber seus comentários sobre sua experiência de trabalho com nossa empresa.

Para deixar seu depoimento, acesse nosso site www.abccompany.com/customertestimonials.

Obrigada!

Tim

Carta de solicitação comercial para proposta

Prezado Sr. Bing,

Nós da ABC Company temos o prazer de apresentar uma proposta para ajudar sua clínica a reduzir suas despesas associadas à substituição de monitores fora do padrão. Já ajudamos clínicas como xxx, xxx e xxx a instalar mais de 500 monitores que atendem a um novo padrão.

Na proposta comercial em anexo, você encontrará exemplos de trabalhos que realizamos este ano. Cada clínica conseguiu economizar até 40% de seu orçamento. Além disso, fornecemos uma comparação detalhada de nossos monitores com os monitores profissionais mais populares para imagens médicas.

Sinta-se à vontade para ligar para (124) 666-1824 ou responder a este e-mail se estiver interessado, e criaremos um plano individual que atenda às necessidades e requisitos de sua clínica.

Atenciosamente,

Marta Davis

Ao escrever sua carta de solicitação, lembre-se do formato da carta de solicitação comercial. Além disso, tente se colocar no lugar do destinatário. Leia seu texto algumas vezes para garantir que não haja erros de ortografia e gramática. Verifique novamente se sua solicitação faz sentido e é fácil de ler.