あなたの目標をより早く達成するための説得力のあるビジネスリクエストレターを書く方法

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ビジネスリクエストレターの形式と構造

ビジネスリクエストのメール/レターの書き方がわからない場合は、RAPモデルを試してください。

RAPの略：

R –書く理由。

A –アクションが要求されました。

P –丁寧でプロフェッショナルなクロージング。

まず、書く理由を述べてください。 「これはあなたにそれを知らせるためです…」または「私は…について書いています」のようなフレーズを使用してください。 次に、彼らに実行してほしいアクションについて書きます。 短くて単純な文章はあなたの手紙を明確で読みやすくすることを覚えておいてください。 たとえば、「送ってくれませんか…？」、「お世話になります…」、「配達してもらえますか…？」、「送っていただければ幸いです…」などです。 また、リクエストの理由を説明することもできます。「これにより、私は…」、「このように、私たちは…」、「これは私たちを助けて…」。 その後、「この件にご関心をお寄せいただきありがとうございます」、「ご協力いただきありがとうございます」、「ご連絡をお待ちしております」、「ご不明な点がございましたらお知らせください」など、丁寧でプロフェッショナルな締めくくりで締めくくります。 。

ビジネスリクエストレターの簡単な例を次に示します。

親愛なるリチャートさん、
月曜日の会議についてお手紙を差し上げます。 （理由）。 今週中に改訂された議事録を送っていただけませんか。 （アクション）
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 （丁寧な締めくくり）
よろしくお願いします、
ナタリーポリー
セールスディレクター
ABC社

それだけですか？ RAPモデルは素晴らしいですが、それは単なる基本的な公式であり、何かを要求するためにビジネスレターを書く方法を学ぶ必要がある場合は、考慮すべき重要なことがいくつかあります。

＃1ブランドのブランクを使用する

ブランドブランクは、無料であなたのビジネスを宣伝するためのもう一つの優れた方法です。 また、受信者の決定に影響を与える可能性があります。 その上、ブランドの空白に書かれた手紙は、顔のない会社からの真っ白なシートに書かれた手紙よりも信頼を刺激するかもしれません。

＃2適切なフォントを使用する

ビジネスリクエストレターの標準フォントサイズは12です。フォントはTimesNewRoman、Arial、Calibri、Verdana、またはCourierNewである必要があります。 芸術的なフォントの使用は避けてください。 文字にレターヘッドが付いている場合は、フォントサイズとスタイルが異なる場合があります。 フォントスタイルと言えば、ビジネスレター内で異なるスタイルを使用することは避けてください。 メッセージ全体で一貫したフォントを使用します。

＃3あなたの住所

手紙の最初の部分に連絡先情報（送信者の住所）を記入してください。 この情報は通常、レターヘッドに含まれています。 レターヘッドのない文字の場合は、送信者のアドレスを追加する必要があります。 ただし、手紙の締めくくりに含まれるので、送信者の名前やタイトルは書かないでください。 通りの名前、都市、州、郵便番号のみを記入してください。 国名にはすべて大文字を使用してください。
例えば、

ブラウンStr。 111、

69115ハイデルベルク、

ドイツ

＃4日付

送信者のアドレスの直後に日付を入力します。 送信者のアドレスと日付の間に必ず1行の空白行を残してください。 リクエストレターが開始された日付ではなく、リクエストレターが完了した日を使用することをお勧めします。 日付形式に注意してください。 ターゲット企業が米国にある場合は、米国の日付形式を使用します（「月-日-年」の順序で、たとえば2022年5月22日）。 米国以外の企業の場合は、別の形式を使用します（「日-月-年」の順序で、たとえば2022年5月22日）。

＃5受信者アドレス

次に、日付の後に空白行を1行残し、受信者の連絡先情報を追加します。 例えば：

ロバートホフマン博士

Radiologische Facharztpraxis

マリエンハウスMVZGmbHです

AlstaterStr。 25

マンハイム68159

ドイツ

＃6リクエストレターの件名

件名はビジネスリクエストレターでは必須ではありませんが、メッセージの内容をすぐに読者に伝えるのに役立ちます。 それは非常に短く、要領を得たものでなければなりません。

イギリス英語を好む場合は、敬礼と手紙の主要部分の間に件名を入れてください。 例えば：

親愛なるブラッドショーさん、

件名：注文番号212/03

上記の注文について書いています...

アメリカ英語では、内部アドレスと挨拶の間に件名を記入してください。

件名：注文番号212/03

親愛なるブラッドショーさん、

上記の注文について書いています…

件名と文字の本文を区別するには、太字または大文字を使用して、「Subject：」または「Re：」と入力します（文字に返信する場合）。

＃7公式の敬礼を追加する

メッセージを郵送する場合でも電子メールで送信する場合でも、最初に適切な挨拶をすることが不可欠です。 ビジネス関連のメッセージに適切なトーンを設定するには、次の敬礼の例を使用します。

「リベラさん、」

「親愛なるリベラ夫妻」

「親愛なるマックス・リーさん。」

受信者をよく知っている場合は、名前や氏名の前に使用されているタイトルを省略して、「DearMaxLee」または「DearMax」と言ってもかまいません。

女性の結婚状況がわからない場合は、「Mrs」の使用を避けてください。 または「Miss」ですが、「Ms」を使用します。 代わりは。

人の性別を判断するのは簡単ではない場合があります。 たとえば、Robin、Jamie、Cameronなどの名前は、男性と女性の両方にすることができます。 （キャメロンディアス-有名なアメリカの女優;キャメロンクロウ-アメリカの俳優、プロデューサー、脚本家）。 このような状況では、LinkedInまたは個人の会社のWebサイトで検索してみることができます。 検索で結果が得られなかった場合は、タイトルを削除して、受信者のフルネームで続行できます。 たとえば、「DearCameronDiaz」などです。

連絡先の名前がない場合は、次の一般的な敬意を使用してください。

「親愛なるサーまたはマダム」

"ご担当者様、"

「親愛なるマーケティングマネージャー。」

＃8手紙の要約を書く

これは、送信する情報を要約するためのものです。 要約には通常、2〜5文が含まれます。

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＃9リクエストの説明を追加

なぜあなたが何かを求めているのか、そしてなぜ恩恵が重要なのかを受取人に伝えてください。

「私は何年もの間あなたの仕事を賞賛してきました、そして私はあなたのコピーライティングの専門知識を尊重します。 私のチームと私は、新しいアプリに関するプレスリリースを書いていただければ幸いです。 これにより、フランスの視聴者に製品を紹介し、できれば新しい市場に参入できるようになります。」

＃10公式クロージング

リクエストレターや電子メールメッセージを専門的に終了する良い方法は、感謝と敬意を表すことです。 最も一般的な終了フレーズは次のとおりです。

"敬具、"

"よろしくお願いします、"

"心から、"

"ご検討をお願いいたします、"

"ご協力ありがとうございました、"

「お会いできるのを楽しみにしています。」

「乾杯」、「またね」、「後で話して」、「暖かく」などのフレーズを閉じることは避けてください。 彼らはビジネスの通信には不適切であり、専門家ではないか、無愛想に見えるかもしれません。

＃11署名

紙の手紙を書くときは、手書きの署名と名前で仕上げるのが適切です。 メールの場合は、正式な締め切り後にプロのメール署名を追加して、受信者があなたが誰であるかを確認できるようにします。 適切なビジネス用電子メール署名の主な要素には、氏名、役職、会社、電話番号が含まれている必要があります。 また、写真、会社のWebサイトへのリンク、およびソーシャルメディアプロファイルを追加することもできます。

ここをクリックして、プロの電子メール署名を作成してビジネスリクエストレターをパーソナライズしてください

＃12エンクロージャー（オプション）

この行は、レポート、パンフレット、履歴書など、手紙に同封されている他の文書を受信者に通知するのに役立ちます。

Encl。

エンクロージャー：3

エンクロージャー（3）

ビジネスリクエストレターを書くためのヒント

＃1あなたの手紙の中でただ1つの要求をしてください

複数の主題をカバーしたい場合、または複数のアクションを要求したい場合は、複数の手紙を送ってください。 メッセージを短くするだけでなく、受信者がすべてのリクエストを処理する可能性が高くなります。 それでも1文字で2つのリクエストを行う必要がある場合は、2番目のリクエストで「また」という単語を使用してみてください。 例えば：

「現在の価格表を教えていただけますか？

また、買い戻しプログラムに関する情報を送っていただければ幸いです。」

＃2リクエストレターを明確かつ簡潔にする

リクエストレターをスキャンするのが難しい場合、受信者が最後まで読む可能性は低くなります。 詰め込まれた文章や段落が好きな人は誰もいません。 文が非常に長い場合は、いくつかの部分に分割します。 そして、別のトピックやアイデアを提示し始めたら、新しい段落を開始します。

＃3公用語とビジネス用語を使用する

優れたビジネス用メール/リクエストレターを作成できるようにするには、礼儀正しく、プロフェッショナルで、友好的であることが重要です。 ビジネス英語の語彙を使用しますが、ビジネス関連の通信で非公式の単語を使用することに問題はないことを忘れないでください。

＃4具体的に、要点を守る

長くて不明瞭なメッセージを送信すると、読者の作業が多すぎます。 そして、あなたはポジティブなプロのイメージを作りたいですよね？ したがって、手紙の冒頭で、あなたが何を要求しているのか、そしてその理由を明確にしてください。

＃5自分用にコピーを保存する

個人ファイル用に元のリクエストレターのコピーを保存します。 これは、コレクションレターを扱う場合に特に重要です。

メールでリクエストレターを書いて送る方法

お気づきのように、同じ基本的なアプローチが通常のメールレターと電子メールに適用されます。 ただし、通常のメールレターでは、レターヘッドが会社を表すのに役立つことに注意してください。 電子メールでのコミュニケーションを好む場合は、読者と視覚的につながるのに役立つプロの電子メール署名を利用することをお勧めします。

リクエストレターを書くべきとき

さまざまな機会に対応するビジネスリクエストレターの良い例をいくつか用意しました。

支払いのためのビジネスリクエストレター

件名：プレミアムアカウントの支払い

親愛なるジョンソンさん、

私たちの記録によると、2022年2月25日までの未払いの残高があることをお知らせします。2月の請求書は325.00ドルでしたが、この支払いはまだ受け取っていません。 同封の請求書をご参照ください。

すでに送金を行っている場合は、この通知を無視してください。 それ以外の場合は、2022年3月10日までに支払うべき金額をお送りください。

ご協力ありがとうございます。 またよろしくお願いいたします。

心から、

ケンデイビス

エンクロージャー：請求書No.113

情報のためのビジネスリクエストレター

件名：SONYLMD-2735MDとのソフトウェアの互換性

親愛なるサーまたはマダム、

私の名前はブランドン・ダブ博士です。オーストラリアの歯科医として認定されています。 私は、デジタル歯科X線写真の診断解釈に使用されるコンピューターモニターの品質保証ソリューションについて、より多くの情報を問い合わせるために書いています。 SONY LMD-2735MDディスプレイと互換性がありますか？ もしそうなら、私は10台のワークステーションのソフトウェアライセンスに興味があります。

ご協力いただきありがとうございます。

心から、

ブランドン・ダブ博士

寄付のためのビジネスリクエストレター

件名：子犬や子猫が新しい家を見つけるのを手伝うために、今すぐSilver Spring DogRescueInc.に寄付してください。

親愛なるエマ・バレンタインさん、

私はSilverSpringDog Rescue Inc.を代表して執筆しており、放棄または虐待された動物を受け入れています。 2022年に、私たちは189匹の犬と67匹の猫を救助し、家に戻しました。 これは、あなたのようなシルバースプリングの市民から私たちが受け取った寛大な寄付によってのみ可能になりました。 募金目標である2万ドルを達成するためにあなたが私たちをサポートしてくれることを期待しています。 あなたの寄付は、私たちの組織がシルバースプリング全体で動物の命を救い続けるのに大いに役立ちます。

すべてのサポーターは、寄付を認める特別なカードを受け取ります。

ご不明な点がございましたら、[email protected]までご連絡ください。

ありがとうございました！

敬具、

フランク・M・ウィリアムズ

パートナーシップのためのビジネスリクエストレター

件名：ビジネスパートナーシップの提案

親愛なるボークさん、

ABC社のアマンダチャップマンです。 私たちは2021年にベルリンで開催されたビジネス会議で会いました。そこで、あなたの組織がドイツの製薬市場で主導的な地位を占めていることを発見しました。

ABCは、ポーランドとルーマニアでナンバーワンの製薬会社です（エンクロージャー1を参照してください）。 私たちは、xxx、xxx、xxxなどの大手企業と協力しています。 ドイツ、スイス、オーストリアで当社の製品を販売するための信頼できるパートナーを探していますので、私たちの力に参加することを提案したいと思います。 来週15分間の電話で、パートナーシップの詳細について話し合うことができますか？ また、同封の当社パンフレットもご覧ください。

ありがとう、よろしくお願いします、

アマンダチャップマン

エンクロージャー（2）。

クライアントからのフィードバックのためのビジネスリクエストレター

件名：フィードバック

親愛なるジム、

ここ数ヶ月、あなたと一緒に仕事ができて光栄です。 間に合うように製品を発売できてうれしいです。 今日、私のチームは提供されるサービスの質を向上させるためにあなたの助けを必要としています。 数分あれば、当社での経験についてフィードバックをお寄せください。

お客様の声を残すには、当社のWebサイトwww.abccompany.com/customertestimonialsにアクセスしてください。

ありがとうございました！

ティム

提案のためのビジネスリクエストレター

親愛なるビングさん、

ABC Companyは、標準外のモニターの交換に関連する費用を削減するために、クリニックを支援する提案を提出できることを嬉しく思います。 私たちはすでに、xxx、xxx、xxxなどのクリニックが新しい標準に準拠する500台以上のモニターを設置するのを支援してきました。

添付の社内お見合いには、今年行った作業の例があります。 各クリニックは予算の最大40％を節約することができました。 また、当社のモニターと、医療画像用の最も人気のあるプロ用モニターとの詳細な比較を提供しました。

興味のある方は、お気軽に（124）666-1824までお電話いただくか、このメールにご返信ください。クリニックのニーズと要件に合った個別のプランを作成します。

よろしくお願いします、

マルタ・デイビス

リクエストレターを書くときは、ビジネスリクエストレターの形式に注意してください。 その上、受信者の立場に身を置くようにしてください。 テキストを数回読んで、スペルや文法の間違いがないことを確認してください。 リクエストに意味があり、読みやすいかどうかを再確認してください。