Что такое Gemba Walk и как это делать правильно + контрольный список

Где нет порядка, там хаос.

Но ваша компания не такая, верно? Все делается по строго определенным правилам и стандартам. Команды сплочены, каждый выполняет свою часть работы, и все же – вы упускаете те результаты, которых намеревались достичь. Эти ежеквартальные отчеты ясно показывают, что вы могли бы работать лучше.

Если все операции, казалось бы, выполняются так, как должны, то в чем проблема?

Чтобы узнать это, вы можете использовать Gemba Walk.

Как «Gemba Walk» стала чем-то особенным?

Термин Gemba Walk имеет японское происхождение и связан с деловым миром . «Гемба» означает «реальное место» или «место, где создается ценность». Вы также можете интерпретировать это как «где происходит действие» или «где происходит волшебство».

Обнаружение истинной ценности

С точки зрения бизнеса, Гемба — это место, где выполняется настоящая работа, это самый важный сегмент компании. Сердце продуктивности. Например, если вы управляете фабрикой по производству гаджетов, «Гемба» будет ее сборочной линией. Если вы управляете музыкальным лейблом, «Гемба» будет вашей студией звукозаписи.

Gemba Walk был представлен японским инженером-технологом Тайити Оно , которого считают отцом производственной системы Toyota, часто называемой Toyota Way. Оно посвятил себя разработке концепций, повышающих производительность и эффективность бизнеса, выявляющих слабые стороны, снижающих расходы и экономящих время.

На протяжении своей карьеры Оно разработал несколько бизнес-методов, которые быстро завоевали мировую популярность. Например, в 1988 году метод Toyota был принят в Соединенных Штатах как бережливое производство Джоном Крафчиком, который работал на руководящих должностях в Google и в настоящее время является генеральным директором Maymo.

Итак, что же такое Gemba Walk?

Это прогулка. Экскурсия по вашим торговым объектам и офисам.

Хорошо, давайте объясним . Это метод управления, который используется для выявления истинной ценности, выявления проблем и повышения производительности . Менеджмент и руководители отправляются на пешеходную экскурсию по офисам и видят реальную работу, как она происходит. Они задают любознательные вопросы, разговаривают напрямую с сотрудниками, интересуются их распорядком дня и методами.

Прямой подход, дающий результат

Это очень практичный, прямой подход. Он переносит руководство на этаж, прямо в эпицентре эпицентра, где ведется настоящая работа . Не конференц-залы в офисе руководителя, а настоящие места, где сотрудники проводят свое напряженное рабочее время.

Используя Gemba Walk в качестве метода управления, лидеры получают представление о фактическом рабочем процессе своей компании . Это дает пространство для решения проблем, создания добавленной стоимости и дальнейшего роста.

Теперь, когда у вас есть небольшая предыстория о прогулке по Гемба (и, поверьте нам, это было просто для того, чтобы получить общее представление, вы можете более подробно проанализировать, как появился этот метод), мы можем продолжить. самое главное, и это то, как подготовить себя к эффективной прогулке в гемба.

Ваш контрольный список ходьбы в гемба

1 Определите тему

Прогулка в гемба может быть эффективной только в том случае, если вы правильно спланировали ее. Выбор темы для прогулки имеет решающее значение . Как выбрать один? Посмотрите на свои приоритеты — какие вопросы вы хотите решить как можно скорее? Возможно, вы хотите сократить расходы или повысить безопасность, избавиться от ненужной бумажной работы или просто повысить моральный дух компании для повышения производительности.

Если выбор темы для прогулки кажется сложным, изучите отчеты о производительности или проведите мозговой штурм с другими членами руководства. Даже опрос по электронной почте для руководства и персонала может помочь вам.

2 Дайте вашим сотрудникам подготовиться

Объявите своим сотрудникам о предстоящем Gemba Walk. Сообщите им, когда это произойдет и что это такое. Ваши сотрудники должны знать о преимуществах Gemba Walk, чтобы вы могли заслужить их доверие . Им нужно знать, что ничья работа не стоит на кону, и что цель Gemba Walk состоит в том, чтобы повысить ценность вашей компании, а не в том, чтобы кого-то уволить.

Прозрачность заранее устраняет стресс среди ваших сотрудников. Для Gemba Walk крайне важно, чтобы работа выполнялась как обычно, и для этого вам необходимо убедиться, что условия труда такие же, как и в любой другой рабочий день.

3 Сосредоточьтесь на процессе, а не на людях

Смысл Gemba Walk не в том, чтобы выявить проблемных или выдающихся сотрудников. Отдельные лица не анализируются. Анализируется рабочий процесс вашей компании . Ваша цель — понять каждый сегмент процесса, выяснить, в чем ваши сильные стороны, и выяснить, что можно улучшить.

Всегда помните, что это не оценка работы вашего сотрудника, а оценка работы вашей компании в целом.

4 Следите за потоком создания ценности

Проследите цепочку фактической стоимости в точках, где она создается. Кажется, чего-то не хватает? Используя этот метод, вы с большей вероятностью обнаружите расточительную деятельность. Один отдел вашего офиса выделяется своей производительностью и отношением? Сосредоточьтесь на их подходе и посмотрите, как его можно реализовать в других сегментах вашей работы.

Если вы заметили определенную процедуру, которая представляет большую ценность, следуйте ей в разных отделах . Точно так же, когда вы видите проблему или недостаток, следуйте им. Посмотрите, куда это вас приведет.

5 Запишите свои наблюдения

Следите за своими наблюдениями, записывая их. Носите с собой смартфон и делайте фотографии, записывайте видео, записывайте голосовые сообщения — любая информация может оказаться полезной . Вы даже можете вернуться к старой школе и делать заметки. Важно то, что вы записываете свои наблюдения за прогулкой по Гемба.

Используйте свои записи, чтобы написать отчет после прогулки по Гемба. То, что вы записали, будет непосредственной информацией, которую вы получили, ну, «место, где создается ценность». Это гарантирует, что ваш отчет будет проницательным и подробным.

6 Задавайте прямые вопросы

Когда дело доходит до получения ответов от ваших сотрудников, будьте честны и всегда оставайтесь прямолинейными. Думайте как репортер, который ищет ответы . Три самых основных вопроса могут дать вам всю необходимую обратную связь:

Как?

Как что-то делается? Как вы справляетесь с таким объемом работы? Как вы следите за своим процессом? Сколько времени вам нужно для выполнения задачи?

Какая?

Над чем ты сейчас работаешь? Какие проблемы вы испытываете? Что вы заметили в этой конкретной задаче, что выделяет ее?

Кто?

Кто работает с вами над этим проектом? Кто те люди, которые помогают вам с этим заданием?

Кто ваша целевая аудитория? Кто ваши клиенты?

Когда?

Когда ты это делаешь? Есть ли регулярное время, когда этот процесс реализуется? Когда вы обычно начинаете проект?

Где?

Откуда вы работаете? Как вы думаете, какое самое напряженное место в этом офисе? Где можно продуктивно работать?

Почему?

Почему вы используете этот метод, а не что-то другое? Почему вы работаете над этим проектом в одиночку? Почему вам нужна помощь с этим проектом?

Это были лишь некоторые распространенные примеры. Не стесняйтесь записывать эти простые вопросы и добавлять свои. Носите его с собой в качестве контрольного списка во время проведения гемба-прогулки.

7 Сохраните ваши предложения на потом

Вы заняты наблюдением, анализом и получением ответов. С таким количеством отзывов у вас будет много предложений о том, как внести улучшения. Но не обременяйте своих сотрудников предложениями, пока вы все еще ходите в гемба. Сохраните их на потом.

Как только ваша прогулка по Гемба будет завершена и вы запишете свои наблюдения в виде отчета, вернитесь к своим сотрудникам и другим членам руководства с предложениями относительно возможных улучшений. Они будут больше ценить вас за ожидание.

8 Сделайте это командной прогулкой

Прогулка в гемба не обязательно должна быть мероприятием для одного человека. Целые команды могут отправиться на Gemba Walk. Например, в качестве менеджера вы можете привлечь к себе кого-то из своей команды, а также людей из других команд и отделов. Прогулки в гемба лучше работают с большим количеством пар глаз!

Немного поменяй. Добавьте деловых партнеров, инвесторов, сотрудников или даже клиентов и заказчиков в свою команду Gemba Walk. Каждый из них принесет уникальную перспективу.

Например, если ваша компания использует специализированное программное обеспечение или оборудование, пригласите представителя вашего поставщика. Наблюдение за тем, как используется их продукт, может дать очень полезный комментарий.

9 Сохраняйте гибкость

Когда дело доходит до регулярного расписания ходьбы в гемба, делайте его гибким. Как мы уже упоминали ранее, желательно объявить о своей Прогулке Гемба до того, как она состоится, и сделать ее регулярным мероприятием. Но не обязательно придерживаться жесткого графика. Устраиваете ли вы Gemba Walk каждый первый понедельник месяца? Лучше держать его гораздо более гибким, чем это.

Объявите о своей гемба-прогулке за неделю или несколько дней до нее. Это не нарушит ваш рабочий процесс, а у сотрудников будет время на подготовку. Если бы они знали, что Gemba Walk проводится каждый месяц в одно и то же время, обратная связь могла бы стать менее проницательной и более предсказуемой, а сама задача потеряла бы свою динамику.

10 Получите обратную связь от сотрудников (и дайте обратную связь)

Задавать вопросы во время прогулки по Гемба необходимо, а задавать их после невероятно полезно. Предоставьте своим сотрудникам дополнительный отчет о том, чему вы научились во время Gemba Walk и какие улучшения можно внести.

Вы можете сделать это по электронной почте, лично или с помощью программного обеспечения для управления командой. Пусть люди задают вопросы и дают свои отзывы. Если вы цените их предложения, ваши сотрудники будут знать, что их мнение важно. Это укрепит командную работу и укрепит вас как руководителя офиса.

11 Совершите еще одну прогулку в гемба (и еще одну)

Одним из основных преимуществ Gemba Walk является то, что он дает пространство для роста и совершенствования. Вы можете исправить определенные ошибки, избавиться от неудач, оптимизировать свой бизнес-процесс. После того, как вы внедрили необходимые изменения, которые вы получили от своей первой прогулки по гемба, начните готовиться к следующей.

Шутки в сторону? Одного мало?

Абсолютно. Это только начало постоянного улучшения. Когда Оно первоначально разработал Gemba Walk, он знал, что всегда есть место для совершенствования. Прогресс не ограничен, и ваш бизнес никогда не должен ограничивать пространство для роста.

Подготовка к прогулке

С таким контрольным списком все в порядке. Хорошо, вам также нужно настроить его и спланировать свою первую прогулку по гемба заранее, но сохраняйте позитивный настрой и поощряйте себя к тому, что это будет долгосрочное повторяющееся занятие.

Если вы хотите, чтобы ваш бизнес развивался, мгновенного перехода на новый уровень не существует. Вам нужно предпринимать шаги, и Gemba Walk поможет вам в этом. В долгосрочной перспективе ваши сотрудники привыкнут к улучшениям, которые приведут к повышению производительности, с твердой верой в то, что руководство действительно ценит их усилия.