ما هو ممشى جيمبا وكيفية القيام به بشكل صحيح + قائمة التحقق

حيث لا يوجد نظام ، هناك فوضى.

لكن شركتك ليست كذلك ، أليس كذلك؟ كل شيء يتم وفقًا لقواعد ومعايير محددة بدقة. الفِرَق ضيقة ، والجميع يؤدي دورهم ، ومع ذلك - تفوتك النتائج التي خططت لتحقيقها. تظهر هذه التقارير الفصلية بوضوح أنه يمكنك القيام بعمل أفضل.

إذا كانت جميع العمليات تسير على ما يبدو بالطريقة التي من المفترض أن تسير بها ، فما هي المشكلة إذن؟

لمعرفة ذلك ، يمكنك استخدام Gemba Walk.

كيف أصبح "Gemba Walk" شيئًا؟

مصطلح Gemba Walk هو من أصل ياباني وينبع من عالم الأعمال . "Gemba" تعني "المكان الحقيقي" أو "المكان الذي تنشأ فيه القيمة". يمكنك أيضًا تفسيره على أنه "مكان الحدث" أو "مكان حدوث السحر".

اكتشاف القيمة الحقيقية

من الناحية التجارية ، Gemba هو المكان الذي يتم فيه إنجاز العمل الحقيقي ، فهو الجزء الأكثر أهمية في الشركة. قلب الإنتاجية. على سبيل المثال ، إذا كنت تدير مصنعًا ينتج أدوات ، فسيكون "Gemba" هو خط التجميع الخاص به. إذا كنت تدير شركة موسيقية ، فسيكون "Gemba" هو استوديو التسجيل الخاص بك.

تم تقديم Gemba Walk من قبل المهندس الصناعي الياباني Taiichi Ohno ، الذي يعتبر أب نظام إنتاج Toyota ، والذي يُطلق عليه غالبًا طريقة Toyota. كان Ohno مكرسًا لتطوير المفاهيم التي تعمل على تحسين الإنتاجية وأداء الأعمال ، والتعرف على نقاط الضعف ، وتقليل النفقات وتوفير الوقت.

طور Ohno طوال حياته المهنية العديد من أساليب العمل التي اكتسبت شهرة عالمية بسرعة. على سبيل المثال ، في عام 1988 ، تم اعتماد طريقة Toyota Way في الولايات المتحدة باسم Lean Manufacturing بواسطة John Krafcik ، الذي عمل في مناصب تنفيذية في Google وهو حاليًا الرئيس التنفيذي لشركة Maymo.

إذن ، ما هو بالضبط ممشى جيمبا؟

إنها نزهة. جولة في مرافق العمل والمكاتب الخاصة بك.

حسنًا ، دعنا نشرح . إنها تقنية إدارة تُستخدم لتحديد القيمة الحقيقية وتعقب المشكلات وزيادة الإنتاجية . تذهب الإدارة والمديرين التنفيذيين في جولة سيرًا على الأقدام في المكاتب ويرون العمل الفعلي كما يحدث. يطرحون أسئلة فضولية ، ويتحدثون مباشرة إلى الموظفين ، ويستفسرون عن روتينهم اليومي وأساليبهم.

نهج مباشر يحقق النتائج

هذا نهج عملي ومباشر للغاية. يأخذ الإدارة إلى الأرضية ، مباشرة في منتصف الأرض صفر ، حيث يتم تنفيذ العمل الفعلي . ليست غرف اجتماعات المكاتب التنفيذية ، ولكن الأماكن الفعلية التي يقضي فيها الموظفون ساعات عملهم المزدحمة.

باستخدام Gemba Walk كأسلوب إدارة ، يحصل القادة على نظرة ثاقبة لسير العمل الفعلي لشركتهم . هذا يعطي مجالًا لحل المشكلات والقيمة المضافة والنمو المستمر.

الآن بعد أن أصبح لديك القليل من الخلفية حول قصة Gemba Walk (وثق بنا ، كان هذا فقط للحصول على فكرة عامة ، فأنت حر في تحليل كيفية ظهور الطريقة بمزيد من التفصيل) ، يمكننا المتابعة إلى أهم شيء ، وهي كيفية تحضير نفسك لمسيرة Gemba Walk الفعالة.

قائمة مراجعة Gemba Walk الخاصة بك

1 تحديد موضوع

يمكن أن تكون مسيرة جيمبا فعالة فقط إذا كنت قد خططت لها بشكل صحيح. يعد اختيار موضوع للمشي أمرًا بالغ الأهمية . كيف تختار واحدة؟ انظر في أولوياتك - ما هي القضايا التي تريد الاهتمام بها في أسرع وقت ممكن؟ ربما ترغب في خفض النفقات ، أو زيادة السلامة ، أو التخلص من الأعمال الورقية غير الضرورية ، أو ببساطة رفع معنويات الشركة لزيادة الإنتاجية.

إذا كان اختيار موضوع للمشي يبدو صعبًا ، فابحث في تقارير الأداء أو احصل على جلسة عصف ذهني مع أعضاء الإدارة الآخرين. حتى استطلاع عبر البريد الإلكتروني لكل من الإدارة والموظفين يمكن أن يوجهك.

2 دع موظفيك يستعدون

أعلن لموظفيك عن مسيرة Gemba القادمة. دعهم يعرفون متى سيحدث وما هو كل شيء. يحتاج موظفوك إلى معرفة مزايا Gemba Walk ، حتى تكسب ثقتهم . إنهم بحاجة إلى معرفة أنه لا يوجد عمل على المحك وأن الهدف من Gemba Walk هو زيادة قيمة شركتك - وليس طرد شخص ما.

التحلي بالشفافية مسبقًا يزيل التوتر بين موظفيك. من الأهمية بمكان بالنسبة لـ Gemba Walk أن يتم العمل كالمعتاد ، ولتحقيق ذلك تحتاج إلى التأكد من أن ظروف العمل هي نفسها في أي يوم عمل آخر.

3 ركز على العملية وليس على الناس

الهدف من جولة Gemba Walk ليس تحديد أعضاء فريقك الذين يمثلون إشكالية أو بارزين. لا يتم تحليل الأفراد. ما يتم تحليله هو عملية عمل شركتك . هدفك هو فهم كل جزء من العملية ، واكتشاف نقاط قوتك ، ومعرفة أين يوجد مجال للتحسين.

تذكر دائمًا أن هذا ليس تقييمًا لأداء موظفك ، بل هو تقييم لأداء شركتك ككل.

4 اتبع تدفق القيمة

اتبع سلسلة القيمة الفعلية ، عند النقاط التي يتم إنشاؤها فيها. شيء ما يبدو مفقود؟ من المرجح أن تحدد الأنشطة المهدرة باستخدام هذه الطريقة. يتميز أحد أقسام مكتبك بإنتاجيته وسلوكه؟ ركز على نهجهم وشاهد كيف يمكن تنفيذه في أجزاء أخرى من عملك.

إذا لاحظت إجراءً معينًا يوفر قيمة كبيرة ، فاتبعه عبر الأقسام . بنفس الطريقة ، عندما ترى مشكلة أو عيبًا ، اتبعها. انظر الى اين يقودك

5 سجل ملاحظاتك

تتبع ملاحظاتك من خلال تسجيلها. احمل هاتفًا ذكيًا معك والتقط الصور وتسجيل مقاطع الفيديو وتسجيل الرسائل الصوتية - كل جزء من المعلومات يمكن أن يكون مفيدًا . يمكنك حتى الذهاب إلى المدرسة القديمة وتدوين الملاحظات. الشيء المهم هو أن تحتفظ بسجل لملاحظات Gemba Walk الخاصة بك.

استخدم سجلاتك لكتابة تقرير بعد Gemba Walk. ما سجلته سيكون معلومات مباشرة حصلت عليها ، حسنًا ، "مكان إنشاء القيمة". هذا يضمن أن يكون تقريرك ثاقبًا ومفصلاً.

6 اطرح أسئلة مباشرة

عندما يتعلق الأمر بالسعي للحصول على إجابات من موظفيك ، كن صريحًا وكن دائمًا مباشرًا وفي الحال. فكر كمراسل يبحث عن إجابات . يمكن أن توفر لك الأسئلة الثلاثة الأساسية جميع الملاحظات التي تحتاجها:

كيف؟

كيف يتم عمل شيء ما؟ كيف تدير هذا القدر من العمل؟ كيف يمكنك تتبع العملية الخاصة بك؟ كم من الوقت تحتاج لإكمال المهمة؟

لما؟

تشتمل المرافق المتاحة بالحمام على مجفف شعر وأدوات نظافة مجانية؟ ما هي المشاكل التي تواجهها؟ ما الذي لاحظته في هذه المهمة بالذات التي تجعلها بارزة؟

من؟

من الذي يعمل معك في هذا المشروع؟ من هم الأشخاص الذين يساعدونك في هذه المهمة؟

؟ من هو جمهورك المستهدف من هم عملاؤك؟

متي؟

متى تفعل هذا؟ هل هناك وقت منتظم يتم فيه تنفيذ هذه العملية؟ متى تبدأ عادة مشروع؟

أين؟

من اين تعمل ما هو برأيك المكان الأكثر إرهاقا في هذا المكتب؟ أين يمكنك أن تصبح منتجا؟

لماذا ا؟

لماذا تستخدم هذه الطريقة وليس شيئًا آخر؟ لماذا تعمل في هذا المشروع بمفردك؟ لماذا تحتاج مساعدة في هذا المشروع؟

كانت هذه فقط بعض الأمثلة الشائعة. لا تتردد في كتابة تلك الأسئلة البسيطة وإضافة المزيد من الأسئلة الخاصة بك. احملها معك كقائمة مراجعة أثناء قيامك بإجراء Gemba Walk.

7 احفظ اقتراحاتك لوقت لاحق

أنت مشغول بالمراقبة والتحليل والحصول على إجابات. مع هذا القدر من التعليقات ، ستأتي بالعديد من الاقتراحات حول كيفية إجراء تحسينات. لكن ، لا تثقل كاهل موظفيك بالاقتراحات بينما لا تزال يتجول Gemba. احفظهم لوقت لاحق.

بمجرد الانتهاء من Gemba Walk وتدوين ملاحظاتك كتقرير ، قم بالرجوع إلى موظفيك وأعضاء الإدارة الآخرين مع اقتراحات بشأن التحسينات الممكنة. سوف يقدرونك أكثر على الانتظار.

8 اجعله نزهة جماعية

لا يجب أن تكون مسيرة جيمبا نشاطًا لشخص واحد. يمكن لفرق بأكملها الذهاب في جولة Gemba Walk. على سبيل المثال ، بصفتك مديرًا ، يمكنك الحصول على شخص من فريقك للانضمام إليك ، بالإضافة إلى أشخاص من فرق وإدارات أخرى. يعمل Gemba Walks بشكل أفضل مع المزيد من أزواج العيون!

قم بتبديلها قليلاً. أضف شركاء الأعمال والمستثمرين والموظفين أو حتى العملاء والعملاء إلى فريق Gemba Walk. سيقدم كل واحد منهم منظورًا فريدًا إلى الحظيرة.

على سبيل المثال ، إذا كانت شركتك تستخدم برامج أو معدات متخصصة ، فاحضر مندوبًا عن البائع. يمكن أن توفر رؤية كيفية استخدام منتجهم بعض التعليقات المفيدة للغاية.

9 حافظ على المرونة

عندما يتعلق الأمر بالحصول على جدول Gemba Walk منتظم ، اجعله مرنًا. كما ذكرنا سابقًا ، يُنصح بالإعلان عن Gemba Walk قبل حدوثه وجعله حدثًا عاديًا. لكن ليس عليك الحفاظ على جدول زمني صارم. هل لديك نزهة جمبا كل أول يوم اثنين من الشهر؟ من الأفضل إبقائها أكثر مرونة من ذلك بكثير.

أعلن عن موعدك في Gemba Walk قبل أسبوع أو عدة أيام. لن يؤدي ذلك إلى تعطيل سير عملك ، وسيكون لدى الموظفين وقت للاستعداد. إذا علموا أن مسيرة Gemba كانت تحدث كل شهر في نفس الوقت ، فقد تصبح التعليقات أقل ثاقبة وأكثر قابلية للتنبؤ بها وستفقد المهمة نفسها ديناميكيتها.

10 الحصول على تعليقات من الموظفين (وإبداء الرأي)

من الضروري طرح الأسئلة خلال Gemba Walk ، وطرحها بعد ذلك أمر مفيد للغاية. قدم لموظفيك تقرير متابعة حول ما تعلمته من Gemba Walk والتحسينات التي يمكن إجراؤها.

يمكنك القيام بذلك عبر البريد الإلكتروني أو شخصيًا أو من خلال برنامج إدارة الفريق. دع الناس يطرحون الأسئلة ويقدمون ملاحظاتهم. إذا كنت تقدر اقتراحاتهم ، فسيعرف موظفوك أهمية آرائهم. سيؤدي ذلك إلى تعزيز العمل الجماعي وترسيخك كقائد مكتب.

11 قم بمشي جمبا آخر (وآخر)

تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لـ Gemba Walk في أنها تتيح مجالًا للنمو والتحسينات. يمكنك إصلاح بعض الأخطاء ، والتخلص من النكسات ، وتحسين تدفق عملك. بمجرد قيامك بتنفيذ التغييرات الضرورية التي حصلت عليها من أول جولة في Gemba Walk ، ابدأ في التحضير لواحد آخر.

بجدية؟ واحد لا يكفي؟

قطعاً. إنها مجرد بداية للتحسين المستمر. عندما طور Ohno في الأصل Gemba Walk ، كان يعلم أن هناك دائمًا مجال للتحسين. التقدم ليس محدودًا ، ويجب ألا يحد عملك أبدًا من مجال نموه.

يستعد للمشي

مع قائمة مرجعية مثل هذه ، أنت على ما يرام. حسنًا ، تحتاج أيضًا إلى تخصيصه والتخطيط لأول مرة في Gemba Walk مسبقًا ولكن حافظ على موقف إيجابي وشجع نفسك على أن هذا سيكون نشاطًا متكررًا على المدى الطويل.

إذا كنت تريد أن يتطور عملك ، فلا يوجد تبديل فوري للانتقال به إلى المستوى التالي. تحتاج إلى اتخاذ خطوات ، وستوصلك مسيرة Gemba إلى هناك. على المدى الطويل ، سوف يعتاد موظفوك على التحسينات التي ستؤدي إلى زيادة الإنتاجية ، مع إيمان راسخ بأن الإدارة تقدر جهودهم حقًا.