Was ist ein Gemba Walk und wie macht man ihn richtig + Checkliste

Wo keine Ordnung herrscht, herrscht Chaos.

Aber Ihr Unternehmen ist nicht so, oder? Alles geschieht nach streng definierten Regeln und Standards. Die Teams stehen fest, jeder leistet seinen Beitrag, und doch – Sie verfehlen die Ergebnisse, die Sie sich vorgenommen haben. Diese Quartalsberichte zeigen deutlich, dass Sie es besser machen könnten.

Wenn scheinbar alle Operationen so laufen, wie sie sollen, wo liegt dann das Problem?

Um das herauszufinden, könnten Sie einen Gemba Walk nutzen.

Wie wurde „Gemba Walk“ zu einem Ding?

Der Begriff Gemba Walk ist japanischen Ursprungs und stammt aus der Geschäftswelt . „Gemba“ bedeutet „der wahre Ort“ oder „der Ort, an dem Wert geschaffen wird“. Man könnte es auch interpretieren als „wo die Action ist“ oder „wo die Magie passiert“.

Den wahren Wert entdecken

In geschäftlicher Hinsicht ist Gemba der Ort, an dem die eigentliche Arbeit geleistet wird, es ist das wichtigste Segment eines Unternehmens. Das Herz der Produktivität. Wenn Sie beispielsweise eine Fabrik leiten, die Gadgets herstellt, wäre „Gemba“ das Fließband. Wenn Sie ein Musiklabel betreiben, wäre „Gemba“ Ihr Aufnahmestudio.

Gemba Walk wurde vom japanischen Wirtschaftsingenieur Taiichi Ohno eingeführt , der als Vater des Toyota-Produktionssystems gilt, das oft als The Toyota Way bezeichnet wird. Ohno widmete sich der Entwicklung von Konzepten, die die Produktivität und Geschäftsleistung verbessern, Schwachstellen erkennen, Kosten senken und Zeit sparen.

Im Laufe seiner Karriere entwickelte Ohno mehrere Geschäftsmethoden, die schnell weltweite Popularität erlangten. Beispielsweise wurde The Toyota Way 1988 in den USA als Lean Manufacturing von John Krafcik eingeführt, der in leitenden Positionen bei Google arbeitete und derzeit CEO von Maymo ist.

Also, was genau ist ein Gemba Walk?

Es ist ein Spaziergang. Ein Rundgang durch Ihre Geschäftsräume und Büros.

Gut, erklären wir's . Es handelt sich um eine Managementtechnik, die dazu dient, den wahren Wert zu erkennen, Probleme aufzuspüren und die Produktivität zu steigern . Management und Führungskräfte machen einen Rundgang durch die Büros und sehen die tatsächliche Arbeit, während sie passiert. Sie stellen neugierige Fragen, sprechen direkt mit den Mitarbeitern, erkundigen sich nach deren Tagesabläufen und Methoden.

Ein direkter Ansatz, der Ergebnisse liefert

Dies ist ein sehr praktischer, direkter Ansatz. Es bringt das Management auf den Boden, genau in die Mitte von Ground Zero, wo die eigentliche Arbeit durchgeführt wird . Keine Besprechungsräume von Vorstandsbüros, sondern die tatsächlichen Orte, an denen die Mitarbeiter ihre geschäftigen Arbeitszeiten verbringen.

Durch den Einsatz des Gemba Walk als Managementtechnik erhalten Führungskräfte einen Einblick in den tatsächlichen Arbeitsablauf ihres Unternehmens . Das schafft Raum für Problemlösungen, Mehrwert und kontinuierliches Wachstum.

Nun, da Sie eine kleine Hintergrundgeschichte über den Gemba Walk haben (und glauben Sie uns, dies war nur, um sich einen allgemeinen Überblick zu verschaffen, es steht Ihnen frei, detaillierter zu analysieren, wie die Methode entstanden ist), können wir mit dem fortfahren das Wichtigste, und das ist, wie man sich auf einen effizienten Gemba Walk vorbereitet.

Ihre Gemba Walk-Checkliste

1 Definieren Sie ein Thema

Ein Gemba Walk kann nur effizient sein, wenn Sie ihn richtig geplant haben. Die Auswahl eines Themas für Ihren Spaziergang ist entscheidend . Wie wähle ich einen aus? Überprüfen Sie Ihre Prioritäten – welche Themen möchten Sie so schnell wie möglich erledigen? Vielleicht möchten Sie Kosten senken oder die Sicherheit erhöhen, unnötigen Papierkram loswerden oder einfach die Arbeitsmoral des Unternehmens steigern, um die Produktivität zu steigern.

Wenn Ihnen die Auswahl eines Themas für Ihren Spaziergang schwierig erscheint, sehen Sie sich die Leistungsberichte an oder führen Sie ein Brainstorming mit anderen Mitgliedern des Managements durch. Sogar eine E-Mail-Umfrage für Management und Mitarbeiter könnte Ihnen dabei helfen.

2 Lassen Sie Ihre Mitarbeiter sich fertig machen

Kündigen Sie Ihren Mitarbeitern den bevorstehenden Gemba Walk an. Lassen Sie sie wissen, wann es passieren wird und worum es geht. Ihre Mitarbeiter müssen die Vorteile eines Gemba Walk kennen, damit Sie ihr Vertrauen gewinnen können . Sie müssen wissen, dass kein Job auf dem Spiel steht und dass der Zweck eines Gemba Walks darin besteht, den Wert Ihres Unternehmens zu steigern – und nicht, jemanden zu entlassen.

Vorher transparent zu sein vermeidet Stress bei Ihren Mitarbeitern. Es ist entscheidend für einen Gemba Walk, dass die Arbeit wie gewohnt erledigt wird, und um dies zu erreichen, müssen Sie sicherstellen, dass die Arbeitsbedingungen die gleichen sind wie an jedem anderen Arbeitstag.

3 Konzentrieren Sie sich auf den Prozess, nicht auf die Menschen

Der Sinn eines Gemba Walks besteht nicht darin, problematische oder herausragende Mitarbeiter zu identifizieren. Einzelpersonen werden nicht analysiert. Analysiert wird der Arbeitsprozess Ihres Unternehmens . Ihr Ziel ist es, jeden Abschnitt des Prozesses zu verstehen, Ihre Stärken zu entdecken und herauszufinden, wo es Raum für Verbesserungen gibt.

Denken Sie immer daran, dass dies keine Bewertung der Leistung Ihrer Mitarbeiter ist, sondern die Leistung Ihres Unternehmens als Ganzes.

4 Folgen Sie dem Wertstrom

Verfolgen Sie die Wertschöpfungskette an den Stellen, an denen sie entsteht. Etwas scheint zu fehlen? Es ist wahrscheinlicher, dass Sie mit dieser Methode verschwenderische Aktivitäten erkennen. Eine Abteilung Ihres Büros zeichnet sich durch Produktivität und Einstellung aus? Konzentrieren Sie sich auf ihren Ansatz und sehen Sie, wie er in anderen Segmenten Ihrer Arbeit implementiert werden kann.

Wenn Sie ein bestimmtes Verfahren bemerken, das großen Wert bietet, befolgen Sie es abteilungsübergreifend . Wenn Sie ein Problem oder einen Nachteil sehen, folgen Sie ihm auf die gleiche Weise. Sehen Sie, wohin es Sie führt.

5 Notieren Sie Ihre Beobachtungen

Halten Sie Ihre Beobachtungen fest, indem Sie sie aufzeichnen. Tragen Sie ein Smartphone bei sich und machen Sie Fotos, nehmen Sie Videos auf, nehmen Sie Sprachnachrichten auf – jede noch so kleine Information kann nützlich sein . Sie können sogar auf die alte Schule gehen und Notizen machen. Wichtig ist, dass Sie Ihre Gemba Walk-Beobachtungen dokumentieren.

Verwenden Sie Ihre Aufzeichnungen, um nach Ihrem Gemba Walk einen Bericht zu schreiben. Was Sie aufgezeichnet haben, sind direkte Informationen, die Sie von „dem Ort, an dem Wert geschaffen wird“, erhalten haben. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Bericht aufschlussreich und detailliert ist.

6 Stellen Sie direkte Fragen

Wenn es darum geht, Antworten von Ihren Mitarbeitern zu erhalten, seien Sie ehrlich und bleiben Sie immer direkt und auf den Punkt. Denken Sie wie ein Reporter, der nach Antworten sucht . Die drei grundlegendsten Fragen können Ihnen das gesamte Feedback geben, das Sie benötigen:

Wie?

Wie wird etwas gemacht? Wie bewältigen Sie diese Menge an Arbeit? Wie behalten Sie den Überblick über Ihren Prozess? Wie viel Zeit benötigen Sie, um eine Aufgabe zu erledigen?

Was?

Woran arbeitest du gerade? Was sind die Probleme, die Sie erleben? Was ist Ihnen an dieser speziellen Aufgabe aufgefallen, das sie auszeichnet?

WHO?

Wer arbeitet mit Ihnen an diesem Projekt? Wer sind die Personen, die Ihnen bei dieser Aufgabe helfen?

Wer ist Ihre Zielgruppe? Wer sind Ihre Kunden?

Wenn?

Wann machst du das? Gibt es einen regelmäßigen Zeitpunkt, zu dem dieser Prozess implementiert wird? Wann beginnen Sie normalerweise mit einem Projekt?

Woher?

Von wo aus arbeitest du? Was ist Ihrer Meinung nach der stressigste Ort in diesem Büro? Wo können Sie produktiv werden?

Wieso den?

Warum verwenden Sie diese Methode und keine andere? Warum arbeiten Sie alleine an diesem Projekt? Warum brauchen Sie Unterstützung bei diesem Projekt?

Dies waren nur einige gängige Beispiele. Fühlen Sie sich frei, diese einfachen Fragen aufzuschreiben und weitere eigene hinzuzufügen. Tragen Sie es als Checkliste bei sich, während Sie Ihren Gemba Walk durchführen.

7 Speichern Sie Ihre Vorschläge für später

Sie sind damit beschäftigt, zu beobachten, zu analysieren und Antworten zu bekommen. Mit dieser Menge an Feedback werden Sie viele Vorschläge zur Verbesserung machen. Aber belasten Sie Ihre Mitarbeiter nicht mit Vorschlägen, während Sie noch Gemba herumlaufen. Speichern Sie sie für später.

Wenn Ihr Gemba Walk abgeschlossen ist und Sie Ihre Beobachtungen als Bericht niedergeschrieben haben, wenden Sie sich mit Verbesserungsvorschlägen an Ihre Mitarbeiter und andere Mitglieder des Managements . Sie werden dich mehr dafür schätzen, dass du wartest.

8 Machen Sie es zu einem Team-Walk

Ein Gemba Walk muss keine Ein-Personen-Aktivität sein. Ganze Teams können an einem Gemba Walk teilnehmen. Als Manager können Sie beispielsweise jemanden aus Ihrem Team dazu bringen, sich Ihnen anzuschließen, sowie Personen aus anderen Teams und Abteilungen. Gemba Walks funktionieren besser mit mehr Augenpaaren!

Schalten Sie es etwas um. Fügen Sie Ihrem Gemba Walk-Team Geschäftspartner, Investoren, Mitarbeiter oder sogar Kunden und Kunden hinzu. Jeder von ihnen bringt eine einzigartige Perspektive mit sich.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise spezielle Software oder Geräte verwendet, bringen Sie einen Vertreter Ihres Anbieters mit. Zu sehen, wie ihr Produkt verwendet wird, könnte einige sehr nützliche Kommentare liefern.

9 Bleiben Sie flexibel

Wenn es darum geht, einen regelmäßigen Gemba Walk-Zeitplan zu haben, bleiben Sie flexibel. Wie wir bereits erwähnt haben, ist es ratsam, Ihren Gemba Walk anzukündigen, bevor er stattfindet, und ihn zu einer regelmäßigen Veranstaltung zu machen. Aber Sie müssen keinen starren Zeitplan einhalten. Haben Sie jeden ersten Montag im Monat einen Gemba Walk? Es ist am besten, es viel flexibler zu halten.

Kündigen Sie Ihren Gemba Walk eine Woche oder mehrere Tage im Voraus an. Es wird Ihren Arbeitsablauf nicht stören und die Mitarbeiter haben Zeit, sich vorzubereiten. Wenn sie wüssten, dass ein Gemba Walk jeden Monat zur gleichen Zeit stattfindet, könnte das Feedback weniger aufschlussreich und vorhersehbarer werden und die Aufgabe selbst würde an Dynamik verlieren.

10 Feedback von Mitarbeitern einholen (und Feedback geben)

Es ist notwendig, während Ihres Gemba-Walks Fragen zu stellen, und danach zu fragen, ist unglaublich nützlich. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern einen Folgebericht darüber zur Verfügung, was Sie aus Ihrem Gemba Walk gelernt haben und welche Verbesserungen vorgenommen werden können.

Sie können dies per E-Mail, persönlich oder über eine Teammanagement-Software tun. Lassen Sie die Leute Fragen stellen und ihr Feedback geben. Wenn Sie ihre Vorschläge schätzen, wissen Ihre Mitarbeiter, dass ihre Meinung wichtig ist. Das stärkt die Teamarbeit und festigt Sie als Büroleiter.

11 Mach noch einen Gemba Walk (und noch einen)

Einer der Hauptvorteile eines Gemba Walk ist, dass er Raum für Wachstum und Verbesserungen bietet. Sie können bestimmte Fehler beheben, Rückschläge beseitigen, Ihren Geschäftsablauf optimieren. Sobald Sie die notwendigen Änderungen vorgenommen haben, die Sie von Ihrem ersten Gemba Walk erhalten haben, beginnen Sie mit den Vorbereitungen für einen weiteren.

Ernsthaft? Einer ist nicht genug?

Absolut. Es ist nur der Anfang einer kontinuierlichen Verbesserung. Als Ohno den Gemba Walk ursprünglich entwickelte, wusste er, dass es immer Raum für Verbesserungen gibt. Fortschritt ist nicht endlich, und Ihr Unternehmen sollte seinen Wachstumsspielraum niemals einschränken.

Machen Sie sich bereit zu gehen

Mit einer Checkliste wie dieser sind Sie startklar. Okay, Sie müssen es auch anpassen und Ihren ersten Gemba Walk im Voraus planen, aber bewahren Sie eine positive Einstellung und ermutigen Sie sich selbst, dass dies eine langfristige wiederkehrende Aktivität sein wird.

Wenn Sie möchten, dass sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, gibt es keinen sofortigen Wechsel, um es auf die nächste Stufe zu bringen. Sie müssen Schritte unternehmen, und ein Gemba Walk bringt Sie dorthin. Langfristig werden sich Ihre Mitarbeiter an Verbesserungen gewöhnen, die zu einer höheren Produktivität führen, in der festen Überzeugung, dass das Management ihre Bemühungen wirklich schätzt.