Cos'è un Gemba Walk e come farlo bene + Checklist

Dove non c'è ordine, c'è caos.

Ma la tua azienda non è così, giusto? Tutto avviene secondo regole e standard rigorosamente definiti. Le squadre sono compatte, ognuno sta facendo la sua parte, eppure – ti mancano i risultati che ti sei prefissato di raggiungere. Quei rapporti trimestrali mostrano chiaramente che potresti fare di meglio.

Se tutte le operazioni sembrano funzionare come dovrebbero, allora qual è il problema?

Per scoprirlo, potresti usare un Gemba Walk.

In che modo "Gemba Walk" è diventato una cosa?

Il termine Gemba Walk è di origine giapponese e deriva dal mondo degli affari . “Gemba” significa “il luogo reale” o “il luogo dove si crea valore”. Potresti anche interpretarlo come "dove si trova l'azione" o "dove accade la magia".

Alla scoperta del vero valore

In termini di business, Gemba è dove si fa il vero lavoro, è il segmento più importante di un'azienda. Il cuore della produttività. Ad esempio, se gestisci una fabbrica che produce gadget, "Gemba" sarebbe la sua catena di montaggio. Se gestisci un'etichetta musicale, "Gemba" sarebbe il tuo studio di registrazione.

Gemba Walk è stato introdotto dall'ingegnere industriale giapponese Taiichi Ohno , considerato il padre del Toyota Production System, spesso chiamato The Toyota Way. Ohno si è dedicato allo sviluppo di concetti che migliorano la produttività e le prestazioni aziendali, riconoscono i punti deboli, riducono le spese e fanno risparmiare tempo.

Nel corso della sua carriera, Ohno ha sviluppato diversi metodi di business che hanno rapidamente guadagnato popolarità a livello globale. Ad esempio, nel 1988 The Toyota Way è stata adottata negli Stati Uniti come Lean Manufacturing da John Krafcik, che ha lavorato in posizioni dirigenziali in Google ed è attualmente CEO di Maymo.

Allora, cos'è esattamente un Gemba Walk?

È una passeggiata. Un tour delle strutture e degli uffici della tua attività.

Va bene, spieghiamo . È una tecnica di gestione che viene utilizzata per identificare il vero valore, rintracciare i problemi e aumentare la produttività . La direzione e i dirigenti fanno un tour a piedi degli uffici e vedono il lavoro reale mentre accade. Fanno domande curiose, parlano direttamente con i membri del personale, si informano sulle loro routine e metodi quotidiani.

Un approccio diretto che porta risultati

Questo è un approccio molto pratico e diretto. Porta la direzione al piano, proprio nel mezzo di Ground Zero, dove si svolge il lavoro vero e proprio . Non le sale riunioni degli uffici direzionali, ma i veri luoghi in cui il personale trascorre le sue intense ore di lavoro.

Utilizzando Gemba Walk come tecnica di gestione, i leader ottengono informazioni dettagliate sul flusso di lavoro effettivo della loro azienda . Ciò offre spazio per la risoluzione dei problemi, un valore aggiunto e una crescita continua.

Ora che hai un po' di storia di fondo sul Gemba Walk (e fidati di noi, questo era solo per avere un'idea generale, sei libero di analizzare come è nato il metodo in modo più dettagliato), possiamo continuare con il cosa più importante, ed è come prepararsi per un'efficiente Gemba Walk.

La tua lista di controllo Gemba Walk

1 Definire un tema

Una passeggiata Gemba può essere efficace solo se l'hai pianificata correttamente. Scegliere un tema per la tua passeggiata è fondamentale . Come sceglierne uno? Esamina le tue priorità: quali sono i problemi di cui vuoi che ti occupi il prima possibile? Forse vuoi ridurre le spese o aumentare la sicurezza, sbarazzarti di scartoffie inutili o semplicemente aumentare il morale dell'azienda per una maggiore produttività.

Se la scelta di un tema per la tua passeggiata sembra difficile, dai un'occhiata ai rapporti sulle prestazioni o fai una sessione di brainstorming con altri membri del management. Anche un sondaggio via e-mail sia per la direzione che per il personale potrebbe guidarti.

2 Lascia che i tuoi dipendenti si preparino

Annuncia la prossima Gemba Walk ai tuoi dipendenti. Fai sapere loro quando accadrà e di cosa si tratta. I tuoi dipendenti devono conoscere i vantaggi di una Gemba Walk, in modo che tu possa guadagnare la loro fiducia . Hanno bisogno di sapere che il lavoro di nessuno è in gioco e che lo scopo di una Gemba Walk è aumentare il valore della tua azienda, non licenziare qualcuno.

Essere trasparenti in anticipo elimina lo stress tra il personale. È fondamentale per una Gemba Walk che il lavoro venga svolto come al solito e per raggiungere questo obiettivo è necessario assicurarsi che le condizioni di lavoro siano le stesse di qualsiasi altro giorno lavorativo.

3 Concentrati sul processo, non sulle persone

Il punto di una Gemba Walk non è identificare i membri del tuo staff che sono problematici o eccezionali. Gli individui non vengono analizzati. Quello che viene analizzato è il processo di lavoro della tua azienda . Il tuo obiettivo è comprendere ogni segmento del processo, scoprire quali sono i tuoi punti di forza e scoprire dove c'è spazio per migliorare.

Ricorda sempre che questa non è una valutazione delle prestazioni dei tuoi dipendenti, ma piuttosto delle prestazioni della tua azienda nel suo insieme.

4 Segui il flusso di valori

Segui la catena del valore effettivo, nei punti in cui viene creata. Qualcosa sembra mancare? È più probabile che tu identifichi attività dispendiose utilizzando questo metodo. Un reparto del tuo ufficio si distingue per produttività e attitudine? Concentrati sul loro approccio e guarda come può essere implementato in altri segmenti del tuo lavoro.

Se noti una determinata procedura che offre un grande valore, seguila in tutti i reparti . Allo stesso modo, quando vedi un problema o uno svantaggio, seguilo. Guarda dove ti porta.

5 Registra le tue osservazioni

Tieni traccia delle tue osservazioni registrandole. Porta con te uno smartphone e scatta foto, registra video, registra messaggi vocali: ogni piccola informazione può essere utile . Puoi anche andare alla vecchia scuola e scrivere appunti. L'importante è tenere un registro delle osservazioni del Gemba Walk.

Usa i tuoi record per scrivere un rapporto dopo la tua Gemba Walk. Ciò che hai registrato saranno informazioni dirette che hai ottenuto, beh, "il luogo in cui viene creato il valore". Ciò garantisce che il tuo rapporto sia approfondito e dettagliato.

6 Fai domande dirette

Quando si tratta di cercare risposte dai dipendenti, sii onesto e rimani sempre diretto, puntuale. Pensa come un giornalista in cerca di risposte . Le tre domande più basilari possono fornirti tutto il feedback di cui hai bisogno:

Come?

Come si fa qualcosa? Come stai gestendo questa mole di lavoro? Come tieni traccia del tuo processo? Quanto tempo è necessario per completare un'attività?

Che cosa?

A cosa stai lavorando adesso? Quali sono i problemi che stai riscontrando? Cosa hai notato di questo particolare compito che lo fa risaltare?

Chi?

Chi sta lavorando con te a questo progetto? Chi sono le persone che ti aiutano in questo compito?

chi è il tuo pubblico di riferimento? Chi sono i tuoi clienti?

Quando?

Quando lo fai? C'è un momento regolare in cui questo processo viene implementato? Quando inizi di solito un progetto?

In cui si?

Da dove lavori? Dove pensi che sia il posto più stressante in questo ufficio? Dove puoi diventare produttivo?

Come mai?

Perché stai usando questo metodo e non qualcos'altro? Perché stai lavorando a questo progetto da solo? Perché hai bisogno di assistenza per questo progetto?

Questi erano solo alcuni esempi comuni. Sentiti libero di scrivere queste semplici domande e aggiungerne altre tue. Portalo con te come lista di controllo mentre conduci la tua Gemba Walk.

7 Salva i tuoi suggerimenti per dopo

Sei impegnato ad osservare, analizzare e ottenere risposte. Con quella quantità di feedback, ti ​​verranno in mente molti suggerimenti su come apportare miglioramenti. Ma non appesantire i tuoi dipendenti con suggerimenti mentre sei ancora Gemba in giro. Salvali per dopo.

Una volta che il tuo Gemba Walk è terminato e hai annotato le tue osservazioni come rapporto, torna dai tuoi dipendenti e altri membri del management con suggerimenti in merito a possibili miglioramenti. Ti apprezzeranno di più per l'attesa.

8 Rendilo una passeggiata di squadra

Una passeggiata Gemba non deve essere un'attività per una sola persona. Intere squadre possono partecipare a una passeggiata Gemba. Ad esempio, come manager, puoi convincere qualcuno del tuo team a unirsi a te, così come persone di altri team e dipartimenti. Gemba Walks funziona meglio con più paia di occhi!

Alzalo un po'. Aggiungi partner commerciali, investitori, dipendenti o anche clienti e clienti al tuo team Gemba Walk. Ognuno di loro porterà una prospettiva unica all'ovile.

Ad esempio, se la tua azienda utilizza software o apparecchiature specializzate, porta un rappresentante del tuo fornitore. Vedere come viene utilizzato il loro prodotto potrebbe fornire alcuni commenti molto utili.

9 Mantienilo flessibile

Quando si tratta di avere un programma regolare di Gemba Walk, mantienilo flessibile. Come accennato in precedenza, è consigliabile annunciare la tua Gemba Walk prima che avvenga e renderla un evento regolare. Ma non è necessario mantenere un programma rigido. Fai una passeggiata Gemba ogni primo lunedì del mese? È meglio mantenerlo molto più flessibile di così.

Annuncia la tua Gemba Walk con una settimana o diversi giorni di anticipo. Non interromperà il tuo flusso di lavoro e i dipendenti avranno il tempo di prepararsi. Se sapessero che una Gemba Walk si svolge ogni mese alla stessa ora, il feedback potrebbe diventare meno perspicace e più prevedibile e l'attività stessa perderà la sua dinamica.

10 Ricevi feedback dai dipendenti (e fornisci feedback)

Fare domande durante la Gemba Walk è necessario e chiederle dopo è incredibilmente utile. Fornisci ai tuoi dipendenti un rapporto di follow-up su ciò che hai imparato dal tuo Gemba Walk e quali miglioramenti possono essere apportati.

Puoi farlo via e-mail, di persona o tramite il software di gestione del team. Consenti alle persone di fare domande e dare il loro feedback. Se apprezzi i loro suggerimenti, i tuoi dipendenti sapranno che le loro opinioni sono importanti. Ciò rafforzerà il lavoro di squadra e ti consoliderà come leader dell'ufficio.

11 Fai un altro Gemba Walk (e un altro)

Uno dei principali vantaggi di una Gemba Walk è che offre spazio per la crescita e il miglioramento. Puoi correggere determinati errori, eliminare le battute d'arresto, ottimizzare il flusso di lavoro. Dopo aver implementato le modifiche necessarie che hai ottenuto dal tuo primo Gemba Walk, inizia a prepararti per un altro.

Sul serio? Uno non basta?

Assolutamente. È solo l'inizio di un continuo miglioramento. Quando Ohno sviluppò originariamente il Gemba Walk, sapeva che c'è sempre spazio per miglioramenti. I progressi non sono finiti e la tua azienda non dovrebbe mai limitare i suoi margini di crescita.

Prepararsi a camminare

Con una lista di controllo come questa, sei a posto. Ok, devi anche personalizzarlo e pianificare in anticipo la tua prima passeggiata Gemba, ma mantieni un atteggiamento positivo e incoraggia te stesso che questa sarà un'attività ricorrente a lungo termine.

Se vuoi che la tua attività si evolva, non c'è alcun passaggio istantaneo per portarla al livello successivo. Devi fare dei passi e un Gemba Walk ti porterà lì. A lungo termine, il tuo personale si abituerà ai miglioramenti che porteranno a una maggiore produttività, con la ferma convinzione che la direzione apprezzi veramente i loro sforzi.