Qu'est-ce qu'un Gemba Walk et comment le faire correctement + Liste de contrôle

Là où il n'y a pas d'ordre, il y a le chaos.

Mais votre entreprise n'est pas comme ça, n'est-ce pas ? Tout est fait selon des règles et des normes strictement définies. Les équipes sont serrées, chacun fait sa part, et pourtant, vous manquez les résultats que vous vous êtes fixés. Ces rapports trimestriels montrent clairement que vous pourriez faire mieux.

Si toutes les opérations semblent se dérouler comme elles le devraient, alors quel est le problème ?

Pour le savoir, vous pouvez utiliser un Gemba Walk.

Comment « Gemba Walk » est-il devenu une chose ?

Le terme Gemba Walk est d'origine japonaise et provient du monde des affaires . « Gemba » signifie « le lieu réel » ou « le lieu où la valeur est créée ». Vous pouvez également l'interpréter comme "où se passe l'action" ou "où la magie opère".

Découvrir la vraie valeur

En termes commerciaux, Gemba est l'endroit où le vrai travail est fait, c'est le segment le plus important d'une entreprise. Le cœur de la productivité. Par exemple, si vous gérez une usine qui produit des gadgets, "Gemba" serait sa chaîne de montage. Si vous dirigez un label de musique, "Gemba" serait votre studio d'enregistrement.

Gemba Walk a été introduit par l'ingénieur industriel japonais Taiichi Ohno , considéré comme le père du système de production Toyota, souvent appelé The Toyota Way. Ohno s'est consacré au développement de concepts qui améliorent la productivité et les performances de l'entreprise, reconnaissent les faiblesses, réduisent les dépenses et permettent de gagner du temps.

Tout au long de sa carrière, Ohno a développé plusieurs méthodes commerciales qui ont rapidement acquis une popularité mondiale. Par exemple, en 1988, The Toyota Way a été adopté aux États-Unis sous le nom de Lean Manufacturing par John Krafcik, qui a occupé des postes de direction chez Google et est actuellement le PDG de Maymo.

Alors, qu'est-ce qu'un Gemba Walk ?

C'est une promenade. Une visite de vos installations commerciales et de vos bureaux.

Bon, expliquons . Il s'agit d'une technique de gestion utilisée pour identifier la véritable valeur, détecter les problèmes et augmenter la productivité . La direction et les cadres font une visite à pied des bureaux et voient le travail réel au fur et à mesure qu'il se déroule. Ils posent des questions curieuses, parlent directement aux membres du personnel, se renseignent sur leurs routines et méthodes quotidiennes.

Une approche directe qui donne des résultats

Il s'agit d'une approche très pratique et directe. Cela amène la direction à l'étage, en plein milieu de Ground Zero, où le travail réel est effectué . Pas les salles de réunion du bureau exécutif, mais les lieux réels où le personnel passe ses heures de travail chargées.

En utilisant le Gemba Walk comme technique de gestion, les dirigeants ont un aperçu du flux de travail réel de leur entreprise . Cela donne de la place pour la résolution de problèmes, la valeur ajoutée et la croissance continue.

Maintenant que vous avez un peu d'histoire sur le Gemba Walk (et croyez-nous, c'était juste pour avoir une idée générale, vous êtes libre d'analyser plus en détail comment la méthode a vu le jour), nous pouvons continuer avec le chose la plus importante, et c'est ainsi que vous vous préparez pour une Gemba Walk efficace.

Votre liste de contrôle Gemba Walk

1 Définir un thème

Une Gemba Walk ne peut être efficace que si vous l'avez bien planifiée. Choisir un thème pour votre promenade est crucial . Comment en choisir un ? Examinez vos priorités – quels sont les problèmes dont vous souhaitez qu'on s'occupe dès que possible ? Peut-être souhaitez-vous réduire les dépenses ou augmenter la sécurité, vous débarrasser de la paperasserie inutile ou simplement remonter le moral de l'entreprise pour une productivité accrue.

Si le choix d'un thème pour votre marche vous semble difficile, consultez les rapports de performance ou organisez une séance de remue-méninges avec d'autres membres de la direction. Même une enquête par e-mail pour la direction et le personnel pourrait vous guider.

2 Laissez vos employés se préparer

Annoncez la prochaine Marche Gemba à vos employés. Faites-leur savoir quand cela se produira et de quoi il s'agit. Vos employés doivent connaître les avantages d'une marche Gemba, afin que vous puissiez gagner leur confiance . Ils ont besoin de savoir que le travail de personne n'est en jeu et que le but d'une marche Gemba est d'augmenter la valeur de votre entreprise et non de licencier quelqu'un.

Être transparent en amont élimine le stress de votre personnel. Il est crucial pour une Gemba Walk que le travail soit effectué comme d'habitude, et pour y parvenir, vous devez vous assurer que les conditions de travail sont les mêmes que celles de tout autre jour de travail.

3 Concentrez-vous sur le processus, pas sur les personnes

Le but d'une Gemba Walk n'est pas d'identifier les membres de votre personnel qui sont problématiques ou exceptionnels. Les individus ne sont pas analysés. Ce qui est analysé, c'est le processus de travail de votre entreprise . Votre objectif est de comprendre chaque segment du processus, de découvrir quels sont vos points forts et de savoir où il y a place à l'amélioration.

Rappelez-vous toujours qu'il ne s'agit pas d'une évaluation de la performance de votre employé, mais plutôt de la performance de votre entreprise dans son ensemble.

4 Suivez le flux de valeur

Suivez la chaîne de valeur réelle, aux points où elle est créée. Quelque chose semble manquer ? Vous êtes plus susceptible d'identifier les activités inutiles en utilisant cette méthode. Un département de votre bureau se démarque par sa productivité et son attitude ? Concentrez-vous sur leur approche et voyez comment elle peut être mise en œuvre dans d'autres segments de votre travail.

Si vous remarquez une certaine procédure qui offre une grande valeur, suivez-la dans tous les départements . De la même manière, lorsque vous voyez un problème ou un inconvénient, suivez-le. Voyez où cela vous mène.

5 Enregistrez vos observations

Gardez une trace de vos observations en les notant. Emportez un smartphone avec vous et prenez des photos, enregistrez des vidéos, enregistrez des messages vocaux - chaque information peut être utile . Vous pouvez même aller à la vieille école et écrire des notes. L'important est que vous gardiez une trace de vos observations Gemba Walk.

Utilisez vos dossiers pour rédiger un rapport après votre Gemba Walk. Ce que vous avez enregistré sera une information directe que vous avez obtenue de, eh bien, "l'endroit où la valeur est créée". Cela garantit que votre rapport sera perspicace et détaillé.

6 Posez des questions directes

Lorsqu'il s'agit de demander des réponses à vos employés, soyez honnête et restez toujours direct et précis. Pensez comme un journaliste qui cherche des réponses . Les trois questions les plus élémentaires peuvent vous fournir tous les commentaires dont vous avez besoin :

Comment?

Comment est-ce que quelque chose est fait? Comment gérez-vous cette quantité de travail ? Comment suivez-vous votre processus ? De combien de temps avez-vous besoin pour accomplir une tâche ?

Quelle?

Sur quoi travaillez-vous en ce moment ? Quels sont les problèmes que vous rencontrez ? Qu'avez-vous remarqué à propos de cette tâche particulière qui la distingue ?

Qui?

Qui travaille avec vous sur ce projet ? Qui sont les personnes qui vous aident dans cette mission ?

Qui est votre public cible? Qui sont vos clients ?

Lorsque?

Quand est-ce que tu fais ça ? Y a-t-il un moment régulier où ce processus est mis en œuvre ? Quand commencez-vous généralement un projet ?

Où?

D'où travaillez-vous ? Selon vous, quel est l'endroit le plus stressant de ce bureau ? Où pouvez-vous devenir productif ?

Pourquoi?

Pourquoi utilisez-vous cette méthode et pas autre chose ? Pourquoi travaillez-vous seul sur ce projet ? Pourquoi avez-vous besoin d'aide pour ce projet ?

Ce ne sont là que quelques exemples courants. N'hésitez pas à écrire ces questions simples et à en ajouter d'autres. Emportez-le avec vous comme liste de contrôle pendant que vous effectuez votre Gemba Walk.

7 Enregistrez vos suggestions pour plus tard

Vous êtes occupé à observer, analyser et obtenir des réponses. Avec cette quantité de commentaires, vous proposerez de nombreuses suggestions sur la manière d'apporter des améliorations. Mais, ne surchargez pas vos employés de suggestions pendant que vous êtes encore en train de marcher Gemba. Gardez-les pour plus tard.

Une fois que votre Gemba Walk est terminé et que vous avez écrit vos observations sous forme de rapport, revenez à vos employés et aux autres membres de la direction avec des suggestions d'améliorations possibles. Ils vous apprécieront davantage pour l'attente.

8 Faites-en une marche d'équipe

Une marche Gemba ne doit pas nécessairement être une activité pour une seule personne. Des équipes entières peuvent faire une Gemba Walk. Par exemple, en tant que manager, vous pouvez demander à quelqu'un de votre équipe de vous rejoindre, ainsi que des personnes d'autres équipes et départements. Gemba Walks fonctionne mieux avec plus de paires d'yeux !

Changez-le un peu. Ajoutez des partenaires commerciaux, des investisseurs, des employés ou même des clients à votre équipe Gemba Walk. Chacun d'entre eux apportera une perspective unique au bercail.

Par exemple, si votre entreprise utilise un logiciel ou un équipement spécialisé, amenez un représentant de votre fournisseur. Voir comment leur produit est utilisé pourrait fournir des commentaires très utiles.

9 Restez flexible

Quand il s'agit d'avoir un horaire régulier de Gemba Walk, gardez-le flexible. Comme nous l'avons mentionné précédemment, il est conseillé d'annoncer votre Gemba Walk avant qu'il ne se produise et d'en faire un événement régulier. Mais, vous n'avez pas à maintenir un horaire rigide. Faire une Gemba Walk tous les premiers lundis du mois ? Il est préférable de le garder beaucoup plus flexible que cela.

Annoncez votre Gemba Walk une semaine ou plusieurs jours à l'avance. Cela ne perturbera pas votre flux de travail et les employés auront le temps de se préparer. S'ils savaient qu'une marche Gemba se déroulait tous les mois à la même heure, les commentaires pourraient devenir moins perspicaces et plus prévisibles et la tâche elle-même perdrait sa dynamique.

10 Obtenir des commentaires des employés (et donner des commentaires)

Poser des questions pendant votre Gemba Walk est nécessaire, et les poser après est incroyablement utile. Fournissez à vos employés un rapport de suivi sur ce que vous avez appris de votre Gemba Walk et sur les améliorations qui peuvent être apportées.

Vous pouvez le faire par e-mail, en personne ou via un logiciel de gestion d'équipe. Laissez les gens poser des questions et donner leur avis. Si vous appréciez leurs suggestions, vos employés sauront que leur opinion compte. Cela renforcera le travail d'équipe et vous solidifiera en tant que chef de bureau.

11 Faites une autre Gemba Walk (et une autre)

L'un des principaux avantages d'une Gemba Walk est qu'elle donne de la place à la croissance et aux améliorations. Vous pouvez corriger certaines erreurs, vous débarrasser des contretemps, optimiser votre flux d'affaires. Une fois que vous avez mis en œuvre les changements nécessaires que vous avez obtenus lors de votre première marche Gemba, commencez à vous préparer pour une autre.

Sérieusement? Un n'est pas assez ?

Absolument. Ce n'est que le début d'une amélioration continue. Lorsque Ohno a initialement développé le Gemba Walk, il savait qu'il y avait toujours place à l'amélioration. Le progrès n'est pas fini et votre entreprise ne devrait jamais limiter sa marge de croissance.

Se préparer à marcher

Avec une liste de contrôle comme celle-ci, vous êtes prêt à partir. D'accord, vous devez également le personnaliser et planifier votre première marche Gemba à l'avance, mais maintenez une attitude positive et encouragez-vous que ce sera une activité récurrente à long terme.

Si vous voulez que votre entreprise évolue, il n'y a pas de changement instantané pour la faire passer au niveau supérieur. Vous devez prendre des mesures, et une Gemba Walk vous y conduira. À long terme, votre personnel s'habituera aux améliorations qui conduiront à une plus grande productivité, avec la ferme conviction que la direction apprécie vraiment leurs efforts.