Apa itu Gemba Walk dan bagaimana melakukannya dengan benar + Daftar Periksa

Di mana tidak ada ketertiban, di situ ada kekacauan.

Tapi, perusahaan Anda tidak seperti itu, kan? Semuanya dilakukan sesuai dengan aturan dan standar yang ditetapkan secara ketat. Tim itu ketat, semua orang melakukan bagian mereka, namun – Anda kehilangan hasil yang ingin Anda capai. Laporan triwulanan tersebut dengan jelas menunjukkan bahwa Anda dapat melakukan lebih baik.

Jika semua operasi tampaknya berjalan sebagaimana mestinya, lalu apa masalahnya?

Untuk mengetahuinya, Anda bisa menggunakan Gemba Walk.

Bagaimana “Gemba Walk” menjadi sesuatu?

Istilah Gemba Walk berasal dari Jepang dan berasal dari dunia bisnis . “Gemba” berarti “tempat yang sebenarnya” atau “tempat dimana nilai diciptakan”. Anda juga bisa menafsirkannya sebagai "di mana aksinya" atau "di mana keajaiban terjadi".

Menemukan nilai sejati

Dalam istilah bisnis, Gemba adalah tempat pekerjaan nyata dilakukan, itu adalah segmen terpenting dari sebuah perusahaan. Jantung produktivitas. Misalnya, jika Anda mengelola pabrik yang memproduksi gadget, "Gemba" akan menjadi jalur perakitannya. Jika Anda menjalankan label musik, "Gemba" akan menjadi studio rekaman Anda.

Gemba Walk diperkenalkan oleh insinyur industri Jepang Taiichi Ohno , yang dianggap sebagai bapak Sistem Produksi Toyota, sering disebut The Toyota Way. Ohno berdedikasi untuk mengembangkan konsep yang meningkatkan produktivitas dan kinerja bisnis, mengenali kelemahan, mengurangi biaya, dan menghemat waktu.

Sepanjang karirnya, Ohno mengembangkan beberapa metode bisnis yang dengan cepat mendapatkan popularitas global. Misalnya, pada tahun 1988 The Toyota Way diadopsi di Amerika Serikat sebagai Lean Manufacturing oleh John Krafcik, yang bekerja di posisi eksekutif di Google dan saat ini menjabat sebagai CEO Maymo.

Lantas, apa sebenarnya Gemba Walk itu?

Ini adalah jalan-jalan. Tur fasilitas bisnis dan kantor Anda.

Oke, mari kita jelaskan . Ini adalah teknik manajemen yang digunakan untuk mengidentifikasi nilai sebenarnya, melacak masalah, dan meningkatkan produktivitas . Manajemen dan eksekutif melakukan tur jalan-jalan ke kantor dan melihat pekerjaan yang sebenarnya terjadi. Mereka mengajukan pertanyaan ingin tahu, berbicara langsung dengan anggota staf, menanyakan tentang rutinitas dan metode harian mereka.

Pendekatan langsung yang memberikan hasil

Ini adalah pendekatan langsung yang sangat praktis. Dibutuhkan manajemen ke lantai, tepat di tengah ground zero, di mana pekerjaan sebenarnya dilakukan . Bukan ruang pertemuan kantor eksekutif, tetapi tempat sebenarnya di mana staf menghabiskan jam kerja mereka yang sibuk.

Dengan menggunakan Gemba Walk sebagai teknik manajemen, para pemimpin mendapatkan wawasan tentang alur kerja aktual perusahaan mereka . Ini memberikan ruang untuk pemecahan masalah, nilai tambah, dan pertumbuhan yang berkelanjutan.

Sekarang setelah Anda memiliki sedikit latar belakang cerita tentang Gemba Walk (dan percayalah, ini hanya untuk mendapatkan gambaran umum, Anda bebas untuk menganalisis bagaimana metode ini muncul secara lebih rinci), kita dapat melanjutkan ke yang paling penting, dan itu adalah bagaimana mempersiapkan diri Anda untuk Gemba Walk yang efisien.

Daftar Periksa Gemba Walk Anda

1 Tentukan tema

Gemba Walk hanya bisa efisien jika Anda telah merencanakannya dengan baik. Memilih tema untuk jalan-jalan Anda sangat penting . Bagaimana memilih satu? Perhatikan prioritas Anda – masalah apa yang ingin Anda selesaikan sesegera mungkin? Mungkin Anda ingin mengurangi pengeluaran, atau meningkatkan keamanan, menyingkirkan dokumen yang tidak perlu, atau sekadar meningkatkan moral perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Jika memilih tema untuk jalan-jalan Anda tampaknya sulit, lihat laporan kinerja atau lakukan sesi curah pendapat dengan anggota manajemen lainnya. Bahkan survei email untuk manajemen dan staf dapat memandu Anda.

2 Biarkan karyawan Anda bersiap-siap

Umumkan Gemba Walk yang akan datang kepada karyawan Anda. Beri tahu mereka kapan itu akan terjadi dan tentang apa itu semua. Karyawan Anda perlu mengetahui manfaat dari Gemba Walk, sehingga Anda dapat memperoleh kepercayaan mereka . Mereka perlu tahu bahwa tidak ada pekerjaan yang dipertaruhkan dan bahwa tujuan Gemba Walk adalah untuk meningkatkan nilai perusahaan Anda – bukan untuk memecat seseorang.

Menjadi transparan sebelumnya menghilangkan stres di antara staf Anda. Sangat penting untuk Gemba Walk bahwa pekerjaan dilakukan seperti biasa, dan untuk mencapai itu Anda perlu memastikan kondisi kerja sama seperti pada hari kerja lainnya.

3 Fokus pada prosesnya, bukan orangnya

Inti dari Gemba Walk bukanlah untuk mengidentifikasi anggota staf Anda yang bermasalah atau menonjol. Individu tidak sedang dianalisis. Yang dianalisa adalah proses kerja perusahaan Anda . Tujuan Anda adalah untuk memahami setiap segmen dari proses, menemukan apa kekuatan Anda, dan mencari tahu di mana ada ruang untuk perbaikan.

Ingatlah selalu, ini bukan evaluasi kinerja karyawan Anda, melainkan kinerja perusahaan Anda secara keseluruhan.

4 Ikuti aliran nilai

Ikuti rantai nilai aktual, pada titik di mana nilai itu dibuat. Sesuatu sepertinya hilang? Anda lebih mungkin untuk mengidentifikasi kegiatan yang sia-sia dengan menggunakan metode ini. Satu departemen di kantor Anda menonjol dengan produktivitas dan sikapnya? Fokus pada pendekatan mereka dan lihat bagaimana hal itu dapat diterapkan di segmen lain dari pekerjaan Anda.

Jika Anda melihat prosedur tertentu yang memberikan nilai bagus, ikuti prosedur tersebut di seluruh departemen . Dengan cara yang sama, ketika Anda melihat masalah atau kekurangan, ikutilah. Lihat ke mana ia membawa Anda.

5 Catat pengamatan Anda

Lacak pengamatan Anda dengan merekamnya. Bawa ponsel cerdas Anda dan ambil foto, rekam video, rekam pesan suara – setiap info dapat berguna . Anda bahkan dapat pergi ke sekolah lama dan menulis catatan. Yang penting Anda mencatat hasil pengamatan Gemba Walk Anda.

Gunakan catatan Anda untuk menulis laporan setelah Gemba Walk Anda. Apa yang Anda rekam akan menjadi informasi langsung yang Anda dapatkan dari, yah, "tempat di mana nilai diciptakan". Ini memastikan laporan Anda akan berwawasan luas dan terperinci.

6 Ajukan pertanyaan langsung

Ketika datang untuk mencari jawaban dari karyawan Anda, jujurlah dan selalu tetap langsung, tepat sasaran. Berpikirlah seperti seorang reporter yang sedang mencari jawaban . Tiga pertanyaan paling mendasar dapat memberi Anda semua umpan balik yang Anda butuhkan:

Bagaimana?

Bagaimana sesuatu dilakukan? Bagaimana Anda mengelola jumlah pekerjaan ini? Bagaimana Anda melacak proses Anda? Berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas?

Apa?

Apa yang sedang kamu kerjakan sekarang? Apa masalah yang Anda alami? Apa yang Anda perhatikan tentang tugas khusus ini yang membuatnya menonjol?

Siapa?

Siapa yang bekerja dengan Anda dalam proyek ini? Siapa orang yang membantu Anda dengan tugas ini?

Siapa target audiens Anda? Siapa klien Anda?

Kapan?

Kapan kamu melakukan ini? Apakah ada waktu reguler ketika proses ini dilaksanakan? Kapan Anda biasanya memulai sebuah proyek?

Di mana?

Dari mana Anda bekerja? Di mana menurut Anda tempat paling menegangkan di kantor ini? Di mana Anda bisa produktif?

Mengapa?

Mengapa Anda menggunakan metode ini dan bukan yang lain? Mengapa Anda mengerjakan proyek ini sendirian? Mengapa Anda membutuhkan bantuan untuk proyek ini?

Ini hanya beberapa contoh umum. Jangan ragu untuk menuliskan pertanyaan sederhana itu dan menambahkan lebih banyak pertanyaan Anda sendiri. Bawalah sebagai daftar periksa saat Anda melakukan Gemba Walk.

7 Simpan saran Anda untuk nanti

Anda sibuk mengamati, menganalisis, dan mendapatkan jawaban. Dengan jumlah umpan balik itu, Anda akan menemukan banyak saran tentang cara melakukan perbaikan. Tapi, jangan membebani karyawan Anda dengan saran selama Anda masih Gemba jalan-jalan. Simpan untuk nanti.

Setelah Gemba Walk Anda selesai dan Anda telah menuliskan pengamatan Anda sebagai laporan, maka kembalilah ke karyawan Anda dan anggota manajemen lainnya dengan saran mengenai kemungkinan perbaikan. Mereka akan lebih menghargai Anda karena telah menunggu.

8 Jadikan ini sebagai jalan tim

Gemba Walk tidak harus merupakan aktivitas satu orang. Seluruh tim dapat mengikuti Gemba Walk. Misalnya, sebagai manajer, Anda bisa mendapatkan seseorang dari tim Anda untuk bergabung dengan Anda, serta orang-orang dari tim dan departemen lain. Gemba Walks bekerja lebih baik dengan lebih banyak pasang mata!

Nyalakan sedikit. Tambahkan mitra bisnis, investor, karyawan, atau bahkan klien dan pelanggan ke tim Gemba Walk Anda. Masing-masing dari mereka akan membawa perspektif unik ke flip.

Misalnya, jika perusahaan Anda menggunakan perangkat lunak atau peralatan khusus, bawalah perwakilan dari vendor Anda. Melihat bagaimana produk mereka digunakan dapat memberikan beberapa komentar yang sangat berguna.

9 Tetap fleksibel

Dalam hal memiliki jadwal Gemba Walk yang teratur, jaga agar tetap fleksibel. Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, disarankan untuk mengumumkan Gemba Walk Anda sebelum itu terjadi dan menjadikannya sebagai acara rutin. Tapi, Anda tidak harus mempertahankan jadwal yang kaku. Memiliki Gemba Walk setiap Senin pertama setiap bulan? Yang terbaik adalah membuatnya jauh lebih fleksibel dari itu.

Umumkan Gemba Walk Anda seminggu atau beberapa hari sebelumnya. Ini tidak akan mengganggu alur kerja Anda, dan karyawan akan punya waktu untuk bersiap. Jika mereka tahu bahwa Gemba Walk diadakan setiap bulan pada waktu yang sama, umpan balik bisa menjadi kurang berwawasan dan lebih dapat diprediksi dan tugas itu sendiri akan kehilangan dinamikanya.

10 Dapatkan umpan balik dari karyawan (dan berikan umpan balik)

Mengajukan pertanyaan selama Gemba Walk Anda diperlukan, dan menanyakannya setelah itu sangat berguna. Berikan laporan tindak lanjut kepada karyawan Anda tentang apa yang telah Anda pelajari dari Gemba Walk Anda dan perbaikan apa yang dapat dilakukan.

Anda dapat melakukannya melalui email, secara langsung, atau melalui perangkat lunak manajemen tim. Biarkan orang mengajukan pertanyaan dan memberikan tanggapan mereka. Jika Anda menghargai saran mereka, karyawan Anda akan tahu pendapat mereka penting. Ini akan memperkuat kerja tim dan memantapkan Anda sebagai pemimpin kantor.

11 Lakukan Gemba Walk lagi (dan lagi)

Salah satu keuntungan utama dari Gemba Walk adalah memberikan ruang untuk pertumbuhan dan peningkatan. Anda dapat memperbaiki kesalahan tertentu, menyingkirkan kemunduran, mengoptimalkan aliran bisnis Anda. Setelah Anda menerapkan perubahan yang diperlukan dari Gemba Walk pertama Anda, mulailah mempersiapkan yang lain.

Dengan serius? Satu tidak cukup?

Sangat. Ini hanyalah awal dari perbaikan yang berkelanjutan. Ketika Ohno pertama kali mengembangkan Gemba Walk, dia tahu bahwa selalu ada ruang untuk perbaikan. Kemajuan tidak terbatas, dan bisnis Anda tidak boleh membatasi ruang untuk pertumbuhan.

Bersiap untuk berjalan

Dengan daftar periksa seperti ini, Anda siap melakukannya. Oke, Anda juga perlu menyesuaikannya dan merencanakan Gemba Walk pertama Anda sebelumnya, tetapi pertahankan sikap positif dan dorong diri Anda sendiri bahwa ini akan menjadi kegiatan berulang jangka panjang.

Jika Anda ingin bisnis Anda berkembang, tidak ada perubahan instan untuk membawanya ke tingkat berikutnya. Anda perlu mengambil langkah, dan Gemba Walk akan membawa Anda ke sana. Dalam jangka panjang, staf Anda akan terbiasa dengan peningkatan yang akan mengarah pada produktivitas yang lebih besar, dengan keyakinan kuat bahwa manajemen benar-benar menghargai upaya mereka.