Gemba Walk คืออะไรและทำอย่างไรให้ถูกต้อง + รายการตรวจสอบ

ที่ใดไม่มีระเบียบ ที่นั่นมีความวุ่นวาย

แต่บริษัทของคุณไม่เป็นเช่นนั้นใช่ไหม ทุกอย่างทำตามกฎและมาตรฐานที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด ทีมแน่นแฟ้น ทุกคนต่างก็ทำหน้าที่ของตัวเอง แต่กระนั้น คุณก็ยังพลาดผลลัพธ์ที่คุณตั้งเป้าไว้ว่าจะบรรลุผลสำเร็จ รายงานรายไตรมาสเหล่านี้แสดงให้เห็นชัดเจนว่าคุณสามารถทำได้ดีกว่านี้

หากการดำเนินการทั้งหมดดูเหมือนจะเป็นไปตามที่ควรจะเป็น ปัญหาคืออะไร?

หากต้องการทราบ คุณสามารถใช้ Gemba Walk

“Gemba Walk” เกิดขึ้นได้อย่างไร?

คำว่า Gemba Walk มีต้นกำเนิดในญี่ปุ่นและมาจากโลกธุรกิจ “เกมบะ” หมายถึง “สถานที่จริง” หรือ “สถานที่ที่สร้างคุณค่า” คุณยังสามารถตีความว่าเป็น "ที่การกระทำอยู่" หรือ "ที่ที่เวทมนตร์เกิดขึ้น"

ค้นพบคุณค่าที่แท้จริง

ในแง่ธุรกิจ เกมบะเป็นที่ที่งานจริงทำเสร็จ เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของบริษัท หัวใจของการผลิต ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจัดการโรงงานที่ผลิตแกดเจ็ต “Gemba” จะเป็นสายการประกอบ หากคุณเป็นเจ้าของค่ายเพลง "Gemba" จะเป็นสตูดิโอบันทึกเสียงของคุณ

Gemba Walk ได้รับการแนะนำโดยวิศวกรอุตสาหกรรมชาวญี่ปุ่น Taiichi Ohno ซึ่งถือเป็นบิดาของระบบการผลิตของโตโยต้าซึ่งมักเรียกว่า The Toyota Way Ohno ทุ่มเทให้กับการพัฒนาแนวคิดที่ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและประสิทธิภาพของธุรกิจ ตระหนักถึงจุดอ่อน ลดค่าใช้จ่าย และประหยัดเวลา

ตลอดอาชีพการงานของเขา Ohno ได้พัฒนาวิธีการทางธุรกิจหลายอย่างที่ได้รับความนิยมทั่วโลกอย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น ในปี 1988 The Toyota Way ได้รับการรับรองในสหรัฐอเมริกาเป็น Lean Manufacturing โดย John Krafcik ซึ่งทำงานในตำแหน่งผู้บริหารใน Google และปัจจุบันเป็น CEO ของ Maymo

Gemba Walk คืออะไรกันแน่?

มันเป็นการเดิน ทัวร์ชมสิ่งอำนวยความสะดวกทางธุรกิจและสำนักงานของคุณ

โอเค มาอธิบาย กัน เป็นเทคนิคการจัดการที่ใช้ในการระบุคุณค่าที่แท้จริง ติดตามปัญหา และเพิ่มผลผลิต ผู้บริหารและผู้บริหารเดินชมสำนักงานและชมงานจริงตามที่เกิดขึ้น พวกเขาถามคำถามที่อยากรู้อยากเห็น พูดคุยโดยตรงกับพนักงาน สอบถามเกี่ยวกับกิจวัตรประจำวันและวิธีการของพวกเขา

แนวทางตรงที่ให้ผลลัพธ์

นี่เป็นวิธีการลงมือปฏิบัติโดยตรง การจัดการกับพื้นตรงกลางของศูนย์กราวด์ซีโร่ซึ่งดำเนินการ จริง ไม่ใช่ห้องประชุมผู้บริหาร แต่เป็นสถานที่จริงที่พนักงานใช้เวลาทำงานยุ่ง

ด้วยการใช้ Gemba Walk เป็นเทคนิคการจัดการ ผู้นำจะได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานจริงของบริษัทของตน ทำให้มีช่องว่างในการแก้ปัญหา เพิ่มมูลค่า และเติบโตอย่างต่อเนื่อง

ตอนนี้คุณมีเรื่องราวเบื้องหลังเล็กน้อยเกี่ยวกับ Gemba Walk (และเชื่อใจเรา นี่เป็นเพียงเพื่อให้ได้แนวคิดทั่วไป คุณมีอิสระที่จะวิเคราะห์ว่าวิธีการนี้มีรายละเอียดมากขึ้นอย่างไร) เราสามารถดำเนินการต่อ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือวิธีการเตรียมตัวสำหรับ Gemba Walk อย่างมีประสิทธิภาพ

รายการตรวจสอบการเดิน Gemba ของคุณ

1 กำหนดธีม

Gemba Walk จะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อคุณได้วางแผนไว้อย่างถูกต้องเท่านั้น การเลือกธีมสำหรับการเดินเป็นสิ่งสำคัญ วิธีการเลือกหนึ่ง? พิจารณาลำดับความสำคัญของคุณ อะไรคือปัญหาที่คุณต้องการให้จัดการโดยเร็วที่สุด? บางทีคุณอาจต้องการลดค่าใช้จ่าย หรือเพิ่มความปลอดภัย กำจัดงานเอกสารที่ไม่จำเป็น หรือเพียงแค่เพิ่มขวัญกำลังใจของบริษัทเพื่อเพิ่มผลผลิต

หากการเลือกธีมสำหรับการเดินของคุณดูยาก ให้ดูรายงานประสิทธิภาพหรือจัดเซสชั่นการระดมความคิดกับสมาชิกฝ่ายบริหารคนอื่นๆ แม้แต่แบบสอบถามทางอีเมลสำหรับทั้งผู้บริหารและพนักงานก็สามารถแนะนำคุณได้

2 ให้พนักงานของคุณเตรียมพร้อม

ประกาศ Gemba Walk ที่จะเกิดขึ้นกับพนักงานของคุณ ให้พวกเขารู้ว่ามันจะเกิดขึ้นเมื่อไหร่และมันเกี่ยวกับอะไร พนักงานของคุณต้องรู้ประโยชน์ของ Gemba Walk เพื่อที่คุณจะได้รับความไว้วางใจ พวกเขาจำเป็นต้องรู้ว่าไม่มีใครมีงานทำ และจุดประสงค์ของ Gemba Walk คือการเพิ่มมูลค่าให้กับบริษัทของคุณ – ไม่ใช่เพื่อไล่ใครออก

ความโปร่งใสล่วงหน้าช่วยขจัดความเครียดในหมู่พนักงานของคุณ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับ Gemba Walk ที่จะต้องทำงานตามปกติ และเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสภาพการทำงานเหมือนกับในวันทำการอื่นๆ

3 โฟกัสที่กระบวนการ ไม่ใช่ผู้คน

จุดประสงค์ของ Gemba Walk ไม่ใช่การระบุสมาชิกพนักงานของคุณที่มีปัญหาหรือโดดเด่น บุคคลไม่ได้รับการวิเคราะห์ สิ่งที่กำลังวิเคราะห์คือกระบวนการทำงานของบริษัทคุณ เป้าหมายของคุณคือการทำความเข้าใจแต่ละส่วนของกระบวนการ ค้นหาจุดแข็งของคุณ และค้นหาว่ายังมีช่องว่างสำหรับการปรับปรุง

โปรดจำไว้เสมอว่านี่ไม่ใช่การประเมินประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานของคุณ แต่เป็นการประเมินประสิทธิภาพของบริษัทโดยรวม

4 ติดตามกระแสค่า

ติดตามห่วงโซ่ของมูลค่าที่แท้จริง ณ จุดที่ถูกสร้างขึ้น มีบางอย่างหายไป? คุณมีแนวโน้มที่จะระบุกิจกรรมที่สิ้นเปลืองโดยใช้วิธีนี้ แผนกหนึ่งในสำนักงานของคุณโดดเด่นด้วยประสิทธิภาพการทำงานและทัศนคติใช่หรือไม่ มุ่งเน้นไปที่แนวทางของพวกเขาและดูว่าจะสามารถนำไปใช้กับส่วนอื่น ๆ ของงานของคุณได้อย่างไร

หากคุณสังเกตเห็นขั้นตอนบางอย่างที่คุ้มค่ามาก ให้ทำตามในแผนก ต่างๆ ในทำนองเดียวกันเมื่อคุณพบปัญหาหรือข้อเสียเปรียบให้ปฏิบัติตามนั้น ดูว่าจะพาคุณไปที่ใด

5 บันทึกข้อสังเกตของคุณ

ติดตามข้อสังเกตของคุณโดยการบันทึกเอาไว้ พกสมาร์ทโฟนติดตัวไปด้วยและถ่ายรูป บันทึกวิดีโอ บันทึกเสียงข้อความ ข้อมูลทุกอย่างมีประโยชน์ คุณยังสามารถไปโรงเรียนเก่าและจดบันทึก สิ่งสำคัญคือคุณต้องเก็บบันทึกการสังเกตการณ์ Gemba Walk ของคุณ

ใช้บันทึกของคุณเพื่อเขียนรายงานหลังจาก Gemba Walk ของคุณ สิ่งที่คุณได้บันทึกไว้จะเป็นข้อมูลโดยตรงที่คุณได้รับจาก "สถานที่ที่สร้างคุณค่า" เพื่อให้แน่ใจว่ารายงานของคุณจะมีข้อมูลเชิงลึกและมีรายละเอียด

6 ถามคำถามโดยตรง

เมื่อเป็นเรื่องของการแสวงหาคำตอบจากพนักงานของคุณ จงซื่อสัตย์และตรงไปตรงมา ตรงประเด็นเสมอ คิดเหมือนนักข่าวที่กำลังมองหาคำตอบ คำถามพื้นฐานที่สุดสามข้อสามารถให้ข้อเสนอแนะทั้งหมดที่คุณต้องการ:

ยังไง?

มีการดำเนินการอย่างไรบ้าง คุณจัดการงานจำนวนนี้อย่างไร? คุณติดตามกระบวนการของคุณอย่างไร? คุณต้องใช้เวลาเท่าไรในการทำงานให้เสร็จ?

อะไร

ตอนนี้คุณทำงานอะไร คุณกำลังประสบปัญหาอะไรอยู่? คุณสังเกตเห็นอะไรเกี่ยวกับงานนี้ที่ทำให้โดดเด่น

ใคร?

ใครกำลังทำงานร่วมกับคุณในโครงการนี้? ใครคือคนที่ช่วยคุณในงานนี้?

ใครคือกลุ่มเป้าหมายของคุณ? ลูกค้าของคุณคือใคร?

เมื่อไหร่?

เมื่อไหร่ที่คุณทำเช่นนี้? มีเวลาปกติในการดำเนินการตามกระบวนการนี้หรือไม่? คุณมักจะเริ่มโครงการเมื่อใด

ที่ไหน?

คุณทำงานมาจากไหน คุณคิดว่าสถานที่ไหนเครียดที่สุดในออฟฟิศนี้? คุณจะได้ผลผลิตที่ไหน?

ทำไม

ทำไมคุณใช้วิธีนี้ไม่ใช่อย่างอื่น? ทำไมคุณถึงทำงานในโครงการนี้คนเดียว? ทำไมคุณถึงต้องการความช่วยเหลือในโครงการนี้?

นี่เป็นเพียงตัวอย่างทั่วไปบางส่วน อย่าลังเลที่จะเขียนคำถามง่ายๆ เหล่านั้นและเพิ่มคำถามของคุณเอง พกติดตัวไปด้วยเป็นรายการตรวจสอบในขณะที่คุณดำเนินการ Gemba Walk

7 บันทึกคำแนะนำของคุณไว้ใช้ภายหลัง

คุณกำลังยุ่งอยู่กับการสังเกต วิเคราะห์ และรับคำตอบ ด้วยจำนวนความคิดเห็นนั้น คุณจะได้รับคำแนะนำมากมายเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุง แต่อย่าเป็นภาระกับพนักงานของคุณด้วยคำแนะนำในขณะที่คุณยัง Gemba เดินไปมา บันทึกไว้ในภายหลัง

เมื่อ Gemba Walk ของคุณเสร็จสิ้นและคุณได้จดข้อสังเกตของคุณเป็นรายงานแล้ว ให้กลับไปหาพนักงานและสมาชิกฝ่ายบริหารคนอื่นๆ พร้อมคำแนะนำเกี่ยวกับการปรับปรุงที่เป็นไปได้ พวกเขาจะขอบคุณคุณมากขึ้นสำหรับการรอคอย

8 ทำให้เป็นทีมเดิน

Gemba Walk ไม่จำเป็นต้องเป็นกิจกรรมคนเดียว ทั้งทีมสามารถไป Gemba Walk ได้ ตัวอย่างเช่น ในฐานะผู้จัดการ คุณสามารถรับคนจากทีมของคุณเข้าร่วมได้ เช่นเดียวกับผู้คนจากทีมและแผนกอื่นๆ Gemba Walks ทำงานได้ดีขึ้นด้วยคู่ตาที่มากขึ้น!

สลับกันหน่อย เพิ่มพันธมิตรทางธุรกิจ นักลงทุน พนักงาน หรือแม้แต่ลูกค้าและลูกค้าในทีม Gemba Walk ของคุณ แต่ละคนจะนำมุมมองที่ไม่เหมือนใครมาสู่กลุ่ม

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทของคุณใช้ซอฟต์แวร์หรืออุปกรณ์เฉพาะ ให้นำตัวแทนผู้จำหน่ายของคุณมา การดูว่าผลิตภัณฑ์ของตนถูกใช้งานอย่างไรสามารถให้คำอธิบายที่เป็นประโยชน์ได้

9 ทำให้มันยืดหยุ่น

เมื่อต้องการจัดตารางเวลา Gemba Walk เป็นประจำ ให้มีความยืดหยุ่น ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ขอแนะนำให้ประกาศ Gemba Walk ของคุณก่อนที่จะเกิดขึ้น และทำให้เป็นกิจกรรมปกติ แต่คุณไม่จำเป็นต้องรักษาตารางเวลาที่เข้มงวด มี Gemba Walk ทุกวันจันทร์แรกของเดือนหรือไม่? ทางที่ดีควรรักษาให้มีความยืดหยุ่นมากกว่านี้

ประกาศ Gemba Walk ของคุณล่วงหน้าหนึ่งสัปดาห์หรือหลายวัน จะไม่รบกวนเวิร์กโฟลว์ของคุณ และพนักงานจะมีเวลาเตรียมตัว หากพวกเขารู้ว่า Gemba Walk เกิดขึ้นทุกเดือนในเวลาเดียวกัน ข้อเสนอแนะอาจกลายเป็นข้อมูลเชิงลึกน้อยลงและสามารถคาดเดาได้มากขึ้นและงานจะสูญเสียไดนามิกของมัน

10 รับข้อเสนอแนะจากพนักงาน (และให้ข้อเสนอแนะ)

การถามคำถามระหว่างเดินเกมบะ วอล์คเป็นสิ่งที่จำเป็น และการถามหลังจากนั้นก็มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ แจ้งพนักงานของคุณด้วยรายงานติดตามผลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณได้เรียนรู้จาก Gemba Walk และสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้

คุณสามารถดำเนินการได้ทางอีเมล ด้วยตนเอง หรือผ่านซอฟต์แวร์การจัดการทีม ให้ผู้คนถามคำถามและให้ข้อเสนอแนะ หากคุณเห็นคุณค่าของข้อเสนอแนะ พนักงานของคุณจะรู้ว่าความคิดเห็นของพวกเขามีความสำคัญ สิ่งนี้จะเสริมความแข็งแกร่งให้กับการทำงานเป็นทีมและทำให้คุณแข็งแกร่งขึ้นในฐานะผู้นำสำนักงาน

11 ทำ Gemba Walk อีกอัน (และอย่างอื่น)

ข้อดีหลักประการหนึ่งของ Gemba Walk คือให้พื้นที่สำหรับการเติบโตและการปรับปรุง คุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดบางอย่าง ขจัดความพ่ายแพ้ เพิ่มประสิทธิภาพการไหลของธุรกิจของคุณ เมื่อคุณใช้การเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นที่ได้รับจาก Gemba Walk ครั้งแรกแล้ว ให้เริ่มเตรียมตัวสำหรับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหม่

อย่างจริงจัง? อันเดียวไม่พอ?

อย่างแน่นอน. เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เมื่อ Ohno เริ่มพัฒนา Gemba Walk เขารู้ว่ายังมีช่องว่างสำหรับการปรับปรุงอยู่เสมอ ความก้าวหน้าไม่มีขอบเขตจำกัด และธุรกิจของคุณไม่ควรจำกัดพื้นที่สำหรับการเติบโต

เตรียมตัวเดิน

ด้วยรายการตรวจสอบเช่นนี้ คุณพร้อมแล้วที่จะไป ตกลง คุณต้องปรับแต่งมันและวางแผน Gemba Walk แรกของคุณล่วงหน้า แต่รักษาทัศนคติที่ดีและให้กำลังใจตัวเองว่านี่จะเป็นกิจกรรมที่เกิดซ้ำในระยะยาว

หากคุณต้องการให้ธุรกิจของคุณมีวิวัฒนาการ ไม่มีการเปลี่ยนแปลงในทันทีเพื่อก้าวไปสู่ระดับถัดไป คุณต้องทำตามขั้นตอนและ Gemba Walk จะพาคุณไปที่นั่น ในระยะยาว พนักงานของคุณจะคุ้นเคยกับการปรับปรุงซึ่งจะนำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น โดยเชื่อมั่นว่าฝ่ายบริหารให้ความสำคัญกับความพยายามของพวกเขาอย่างแท้จริง