O que é um Gemba Walk e como fazê-lo corretamente + Checklist

Onde não há ordem, há caos.

Mas, sua empresa não é assim, certo? Tudo é feito de acordo com regras e padrões estritamente definidos. As equipes são apertadas, todos estão fazendo sua parte e, no entanto, você está perdendo os resultados que se propôs a alcançar. Esses relatórios trimestrais mostram claramente que você poderia estar se saindo melhor.

Se todas as operações estão aparentemente funcionando da maneira que deveriam, qual é o problema?

Para descobrir, você pode usar um Gemba Walk.

Como “Gemba Walk” se tornou uma coisa?

O termo Gemba Walk é de origem japonesa e deriva do mundo dos negócios . “Gemba” significa “o lugar real” ou “o lugar onde o valor é criado”. Você também pode interpretá-lo como “onde a ação está” ou “onde a mágica acontece”.

Descobrindo o verdadeiro valor

Em termos de negócios, o Gemba é onde o trabalho real é feito, é o segmento mais importante de uma empresa. O coração da produtividade. Por exemplo, se você estiver gerenciando uma fábrica que produz gadgets, “Gemba” seria sua linha de montagem. Se você estiver administrando uma gravadora, “Gemba” seria seu estúdio de gravação.

O Gemba Walk foi introduzido pelo engenheiro industrial japonês Taiichi Ohno , que é considerado o pai do Sistema Toyota de Produção, muitas vezes chamado de The Toyota Way. Ohno se dedicou a desenvolver conceitos que melhoram a produtividade e o desempenho do negócio, reconhecem pontos fracos, diminuem despesas e economizam tempo.

Ao longo de sua carreira, Ohno desenvolveu vários métodos de negócios que rapidamente ganharam popularidade global. Por exemplo, em 1988, o Toyota Way foi adotado nos Estados Unidos como Lean Manufacturing por John Krafcik, que trabalhou em cargos executivos no Google e atualmente é o CEO da Maymo.

Então, o que exatamente é um Gemba Walk?

É uma caminhada. Um tour pelas instalações e escritórios de sua empresa.

Ok, vamos explicar . É uma técnica de gerenciamento usada para identificar o valor real, rastrear problemas e aumentar a produtividade . A gerência e os executivos fazem um passeio a pé pelos escritórios e veem o trabalho real como ele acontece. Eles fazem perguntas curiosas, falam diretamente com os membros da equipe, perguntam sobre suas rotinas e métodos diários.

Uma abordagem direta que entrega resultados

Esta é uma abordagem muito prática e direta. Leva a gestão ao chão, bem no meio do marco zero, onde o trabalho real é realizado . Não salas de reuniões de escritórios executivos, mas os locais reais onde os funcionários passam suas horas de trabalho.

Ao usar o Gemba Walk como uma técnica de gerenciamento, os líderes obtêm informações sobre o fluxo de trabalho real de sua empresa . Isso abre espaço para solução de problemas, valor agregado e crescimento contínuo.

Agora que você tem um pouco da história de fundo sobre o Gemba Walk (e confie em nós, isso foi apenas para ter uma ideia geral, você está livre para analisar como o método se tornou mais detalhadamente), podemos continuar com o a coisa mais importante, e é assim que se prepara para um Gemba Walk eficiente.

Sua lista de verificação da caminhada no Gemba

1 Defina um tema

Um Gemba Walk só pode ser eficiente se você o planejar corretamente. Escolher um tema para sua caminhada é crucial . Como escolher um? Analise suas prioridades – quais são os problemas que você deseja que sejam resolvidos o mais rápido possível? Talvez você queira reduzir as despesas ou aumentar a segurança, livrar-se da papelada desnecessária ou simplesmente aumentar o moral da empresa para aumentar a produtividade.

Se a escolha de um tema para sua caminhada parecer difícil, analise os relatórios de desempenho ou faça uma sessão de brainstorming com outros membros da administração. Até mesmo uma pesquisa por e-mail para a gerência e a equipe pode orientá-lo.

2 Deixe seus funcionários se prepararem

Anuncie o próximo Gemba Walk para seus funcionários. Deixe-os saber quando isso vai acontecer e do que se trata. Seus funcionários precisam conhecer os benefícios de um Gemba Walk, para que você possa ganhar a confiança deles . Eles precisam saber que o trabalho de ninguém está em jogo e que o objetivo de um Gemba Walk é aumentar o valor de sua empresa – não demitir alguém.

Ser transparente de antemão elimina o estresse entre sua equipe. É crucial para um Gemba Walk que o trabalho esteja sendo feito como de costume e, para conseguir isso, você precisa garantir que as condições de trabalho sejam as mesmas de qualquer outro dia de trabalho.

3 Concentre-se no processo, não nas pessoas

O objetivo de um Gemba Walk não é identificar membros de sua equipe que sejam problemáticos ou excepcionais. Os indivíduos não estão sendo analisados. O que está sendo analisado é o processo de trabalho da sua empresa . Seu objetivo é entender cada segmento do processo, descobrir quais são seus pontos fortes e descobrir onde há espaço para melhorias.

Lembre-se sempre, esta não é uma avaliação do desempenho do seu funcionário, mas sim o desempenho da sua empresa como um todo.

4 Siga o fluxo de valor

Acompanhe a cadeia de valor real, nos pontos em que está sendo criada. Algo parece estar faltando? É mais provável que você identifique atividades desnecessárias usando esse método. Um departamento do seu escritório se destaca com sua produtividade e atitude? Concentre-se na abordagem deles e veja como ela pode ser implementada em outros segmentos do seu trabalho.

Se você notar um determinado procedimento que oferece grande valor, siga-o em todos os departamentos . Da mesma forma, quando você vir um problema ou uma desvantagem, siga-o. Veja onde isso o leva.

5 Registre suas observações

Acompanhe suas observações registrando-as. Carregue um smartphone com você e tire fotos, grave vídeos, grave mensagens de voz – todas as informações podem ser úteis . Você pode até ir à velha escola e fazer anotações. O importante é que você mantenha um registro de suas observações do Gemba Walk.

Use seus registros para escrever um relatório após sua caminhada no Gemba. O que você registrou serão informações diretas que você obteve, bem, “do lugar onde o valor é criado”. Isso garante que seu relatório seja perspicaz e detalhado.

6 Faça perguntas diretas

Quando se trata de buscar respostas de seus funcionários, seja honesto e permaneça sempre direto e pontual. Pense como um repórter que está procurando respostas . As três perguntas mais básicas podem fornecer todo o feedback de que você precisa:

Como?

Como algo está sendo feito? Como você está gerenciando essa quantidade de trabalho? Como você acompanha o seu processo? Quanto tempo você precisa para completar uma tarefa?

Que?

No que você está trabalhando agora? Quais são os problemas que você está enfrentando? O que você notou sobre essa tarefa específica que a destaca?

Quem?

Quem está trabalhando com você neste projeto? Quem são as pessoas que o ajudam nesta tarefa?

Quem é seu público alvo? Quem são seus clientes?

Quando?

Quando você está fazendo isso? Existe um tempo regular em que este processo está sendo implementado? Quando você costuma iniciar um projeto?

Onde?

De onde você está trabalhando? Onde você acha que é o lugar mais estressante neste escritório? Onde você pode ser produtivo?

Por quê?

Por que você está usando este método e não outra coisa? Por que você está trabalhando neste projeto sozinho? Por que você precisa de ajuda com este projeto?

Estes foram apenas alguns exemplos comuns. Sinta-se à vontade para escrever essas perguntas simples e adicionar mais perguntas. Leve-o com você como uma lista de verificação enquanto estiver realizando sua caminhada no Gemba.

7 Salve suas sugestões para mais tarde

Você está ocupado observando, analisando e obtendo respostas. Com essa quantidade de feedback, você apresentará muitas sugestões sobre como fazer melhorias. Mas, não sobrecarregue seus funcionários com sugestões enquanto você ainda está andando pelo Gemba. Guarde-os para mais tarde.

Assim que sua caminhada no Gemba estiver concluída e você tiver anotado suas observações como um relatório, retorne aos seus funcionários e outros membros da administração com sugestões sobre possíveis melhorias. Eles irão apreciá-lo mais por esperar.

8 Faça uma caminhada em equipe

Uma caminhada no Gemba não precisa ser uma atividade individual. Equipes inteiras podem fazer um Gemba Walk. Por exemplo, como gerente, você pode obter alguém de sua equipe para se juntar a você, bem como pessoas de outras equipes e departamentos. Gemba Walks funciona melhor com mais pares de olhos!

Mude um pouco. Adicione parceiros de negócios, investidores, funcionários ou até mesmo clientes e clientes à sua equipe Gemba Walk. Cada um deles trará uma perspectiva única para a dobra.

Por exemplo, se sua empresa estiver usando software ou equipamento especializado, traga um representante de seu fornecedor. Ver como seu produto está sendo usado pode fornecer alguns comentários muito úteis.

9 Mantenha-o flexível

Quando se trata de ter uma programação regular do Gemba Walk, mantenha-a flexível. Como mencionamos anteriormente, é aconselhável anunciar seu Gemba Walk antes que ele aconteça e torná-lo um evento regular. Mas, você não tem que manter um cronograma rígido. Tem um Gemba Walk toda primeira segunda-feira do mês? É melhor mantê-lo muito mais flexível do que isso.

Anuncie sua caminhada no Gemba com uma semana ou vários dias de antecedência. Isso não interromperá seu fluxo de trabalho e os funcionários terão tempo para se preparar. Se eles soubessem que um Gemba Walk estava acontecendo todos os meses ao mesmo tempo, o feedback poderia se tornar menos perspicaz e mais previsível e a própria tarefa perderia sua dinâmica.

10 Obtenha feedback dos funcionários (e dê feedback)

Fazer perguntas durante o Gemba Walk é necessário, e perguntar depois é incrivelmente útil. Forneça aos seus funcionários um relatório de acompanhamento sobre o que você aprendeu com o Gemba Walk e quais melhorias podem ser feitas.

Você pode fazer isso por e-mail, pessoalmente ou por meio de um software de gerenciamento de equipe. Permita que as pessoas façam perguntas e dêem seus comentários. Se você valoriza suas sugestões, seus funcionários saberão que sua opinião é importante. Isso fortalecerá o trabalho em equipe e o solidificará como líder de escritório.

11 Faça outro Gemba Walk (e outro)

Uma das principais vantagens de um Gemba Walk é que dá espaço para crescimento e melhorias. Você pode corrigir certos erros, se livrar de contratempos, otimizar seu fluxo de negócios. Depois de implementar as mudanças necessárias que você obteve em sua primeira caminhada no Gemba, comece a se preparar para outra.

Seriamente? Um não é suficiente?

Absolutamente. É apenas o começo da melhoria contínua. Quando Ohno desenvolveu originalmente o Gemba Walk, ele sabia que sempre há espaço para melhorias. O progresso não é finito e sua empresa nunca deve limitar seu espaço para crescimento.

Preparando-se para andar

Com uma lista de verificação como esta, você está pronto para ir. Ok, você também precisa personalizá-lo e planejar sua primeira caminhada no Gemba com antecedência, mas mantenha uma atitude positiva e encoraje-se de que essa será uma atividade recorrente de longo prazo.

Se você deseja que seu negócio evolua, não há mudança instantânea para levá-lo ao próximo nível. Você precisa tomar medidas, e um Gemba Walk o levará até lá. A longo prazo, sua equipe se acostumará com melhorias que levarão a uma maior produtividade, com a firme convicção de que a administração realmente valoriza seus esforços.